接待标准流程

接待标准流程一、目的为规范公司对外接待和参观指导工作，保证接待工作的高效有序进行，树立公司良好形象，保证给来访公司的领导与客户提供一个满意的接待服务。二、适用范围本制度适用于公司的商务接待（含审计接待）活动。三、职责1、人事行政部作为参观接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，提供后勤保障。2、各部门作为来宾接待部门，负责配合人事行政部的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待。四、接待流程1、处理接待信息1.1、来宾对接部门或公司领导获悉来宾来访通知后，及时传递信息至人事行政部；如因时间紧急，应及时电话通知人事行政部负责人。1.2、人事行政部及时沟通来宾对接部门全面了解来宾基本情况，包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。1.3、人事行政部根据来宾的重要性，确定接待规格。2、接待规格操作流程2.1、一级接待规格操作程序（涉及质量体系官方、客户及政务部门审计或参观）2.1.1、编制接待方案：人事行政部在全面了解来宾信息的基础上拟定接待方案，排出接待议程，酌情安排接待标准（包含日期、时间、事件、地点、会议室布置、接待用品、人员工作分工、就餐菜单、车辆安排、住宿安排、台牌制作等内容），并报公司领导审批。2.1.2、接待前期准备工作接待方案通过公司领导审批后，人事行政部开展接待前期准备工作：①会议室布置：（1）桌椅摆放：根据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局，文件编号：SMP-MO-006-00主客桌要安排恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶紧整洁，椅子左右距离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前准备好椅子。（2）台牌：根据与会人员名单提前将台牌打好，并确认摆放位置。（3）电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、按规定位置摆放，确保物品干净整洁，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完毕；各种设备都有备用会前，五分钟检查设备设施是否能够正常使用。（4）白板笔、白板刷、便签纸、记事本：白板笔（黑色两支）需提前备齐放在指定位置并检查是否有墨，便签纸或记事本放在指定位置。（5）茶水、点心准备：确定点心、水果品种、数量，提前一天完成购买；会议前1个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三季摆放茶水）。（6）空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽。（7）会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。（8）参观用品准备：人事行政部根据来宾信息准备欢迎牌，，根据客人数量准备白大褂、安全帽、防护镜、一次性头套、贵宾卡等，所备物品必须摆放整齐；（9）如来宾需要公司安排住宿的，则由人事行政部按规格要求预订酒店，并事先到酒店考察是否符合要求；如有需要，为来宾办理入住、退房手续；在来宾住宿期间，根据来宾要求与酒店进行沟通协调。②车辆安排确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机，司机接受用车任务后，按要求接送。③就餐安排据来宾情况，酌情安排用餐标准、酒水，与餐馆方确认菜谱（菜谱中需有一两道菜是根据客人口味安排的），确定宴请时间、地点、出席者名单等信息，同时通知公司宴请出席人员相关信息。2.1.3、接待准备工作前期确认来宾到达的前一天，对各项接待准备工作进行前期确认，确保每一项准备都落实到文件编号：SMP-MO-006-00位。2.1.4、正式接待（1）有接来宾至公司任务的人事行政部司机须提前30分钟到指定接送地点准备；（2）人事行政部消警队根据来访时间，提前15分钟立岗迎接；（3）来宾到达前半个小时，开放会议室空调，会议室一切准备工作已就绪。（4）来宾快到达厂区时，接待负责人应组织参与陪同人员在会议室门前场地站立迎接以示礼貌。接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发，佩戴工作牌。（5）来宾到达公司后，接待负责人引领来宾到指定会议室就坐。（6）来宾入座1分钟内，为来宾斟茶。会议期间，接待人员应做到：（1）会议进行期间，每隔30分钟续水或咖啡一次；（2）会议期间及时提供服务，如临时资料的准备、复印、打印等，如有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班；（3）会议期间，做好保洁工作，尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁；（4）为客人指示洗手间和吸烟区方向。2.1.5就餐安排（1）餐馆就餐：按照接待方案安排向宴请出席者发布具体通知。（2）购买外卖：人事行政部根据就餐人员数量和要求，购买外卖，并按指定位置摆放好，同时放上纸巾，就餐完毕负责餐后清洁。2.2、二级接待规格操作程序（涉及政务部门、专家组检查或参观）2.2.1、接待前期准备工作①会议室布置：（1）桌椅摆放：根据会议类型、性质、人数，结合会议室具体情况安排会场布局，主客桌要安排恰当，会议用桌要平整，无污垢，无破损，椅子要赶紧整洁，椅子左右距离合适，桌椅各成直线。如与会人数较多，需提前准备好椅子。（2）电器设备：包括电脑、投影仪、翻阅/激光笔、按规定位置摆放，确保物品干净整洁，无破损，能够正常使用。投影仪正确摆放，确保投影仪不歪斜，对正投影幕，应提前1小时调试完毕；各种设备都有备用，会前五分钟检查设备设施是否能够正常使用。（3）白板笔、白板刷、便签纸、记事本：白板笔（黑色两支）需提前备齐放在指定文件编号：SMP-MO-006-00位置并检查是否有墨，便签纸或记事本放在指定位置。（4）茶水、点心准备：确定点心、水果品种、数量，提前一天完成购买；会议前1个小时，将点心、水果（洗净）放在托盘上放置在指定位置；准备好放果皮的托盘和纸巾，放于指定位置；将茶水杯或矿泉水摆放会议桌的所定位置（通常夏季摆放矿泉水，春秋冬三季摆放茶水）。（5）空调：夏天将空调提前30分钟打开，保持室内凉爽。（6）会议室卫生：保洁员在会议前1个小时做好桌子、椅子、地面、窗帘等卫生情况，各个地方都要打扫到位，保证会议室内外无异味、无杂物。（7）参观用品准备：人事行政部根据来宾信息准备欢迎牌，根据客人数量准备安全帽、贵宾卡等，所备物品必须摆放整齐；（8）如来宾需要公司安排住宿的，则由人事行政部按规格要求预订酒店，并事先到酒店考察是否符合要求；如有需要，为来宾办理入住、退房手续；在来宾住宿期间，根据来宾要求与酒店进行沟通协调。②车辆安排确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机，司机接受用车任务后，按要求接送。③就餐安排据来宾情况，临时安排人员餐馆就餐。2.2.2、接待准备工作前期确认来宾到达的前一天，对各项接待准备工作进行前期确认，确保每一项准备都落实到位。2.2.3、正式接待（1）有接来宾至公司任务的人事行政部司机须提前30分钟到指定接送地点准备；（2）人事行政部消警队根据来访时间，提前15分钟立岗迎接；（3）来宾到达前半个小时，开放会议室空调，会议室一切准备工作已就绪。（4）来宾快到达厂区时，接待负责人应组织参与陪同人员在会议室门前场地站立迎接以示礼貌。接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发，佩戴工作牌。（5）来宾到达公司后，接待负责人引领来宾到指定会议室就坐。（6）来宾入座1分钟内，为来宾斟茶。会议期间，接待人员应做到：文件编号：SMP-MO-006-00（1）会议进行期间，每隔30分钟续水或咖啡一次；（2）会议期间及时提供服务，如临时资料的准备、复印、打印等，如有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班；（3）会议期间，做好保洁工作，尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁；（4）为客人指示洗手间和吸烟区方向。2.2.4、就餐安排（1）餐馆就餐：据来宾情况，临时安排人员就餐。2.3、三级接待规格操作程序（总公司领导、供应商、工程洽谈及外部企业参观人员）2.3.1、正式接待（1）有接来宾至公司任务的人事行政部司机须提前30分钟到指定接送地点准备；（2）人事行政部消警队根据来访客人及时通知办公室招待人员；（3）来宾到达前半个小时，开放会议室空调，会议室一切准备工作已就绪。（4）来宾到达公司后，接待负责人引领来宾到指定会议室就坐。（6）来宾入座1分钟内，为来宾斟茶。会议期间，接待人员应做到：（1）会议进行期间，每隔30分钟续水或咖啡一次；（2）会议期间及时提供服务，如临时资料的准备、复印、打印等；（3）会议期间，做好保洁工作，保持台面整洁；（4）为客人指示洗手间和吸烟区方向。2.3.3、车辆安排确定司机、车辆安排及用车时间点，并将信息告知司机，司机接受用车任务后，按要求接送。2.3.2、就餐安排（1）安排来宾员工食堂就餐。五、附则1、本规定由人事行政部负责制定与解释。六、相关文件/记录修版本日期内容编制审核批准文件编号：SMP-MO-006-00订记录