公务员考试公文的格式

第三章公文的格式学习提要：•公文写作与其他文体写作的最大区别，就在于公文格式的规范，这种规范既体现在公文的内容上，也体现在公文处理的程式化、程序化和文面结构的相对固定化上。撰制公文是一项十分严肃的工作，探讨公文的格式，也就使公文写作更加规范化、标准化，从而增强公文外在形式的美好效果，更能符合通行惯例，使受文者更加准确、快速地了解公文精神，从而大大提高公文办理的效率和质量。第一节公文格式的组成公文的格式一般包括三部分内容：•公文的书面格式•公文的用纸格式•公文的印装格式《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》第三章对公文格式作了明确规定：•公文的书面格式由眉首、主体、版记三部分组成（如图）。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即154mm）以上的各要素统称眉首；至于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首部分001XX人民政府文件X政发[2000]1号机密一年特急关于XXXXX的通知主体部分各县、XXXXX:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx附件：1.XXXXXXXXXX2XXXXXXXXXX（印章）二OOO年一月一日（XXXXX）版记部分主题词：XXXXXX抄送：XXX、XXX、XXX、XXXXXXXXXX2000年XX月XX日印发•公文的用纸格式，一般采用国际标准A4型（210mmX297mm），左侧装订。公文用纸天头（上白边）为37mm＋1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm＋1mm，版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。•公文的印装格式，文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行28个字。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。第二节公文的眉首部分一、公文份数公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。二、秘密等级和保密期限•秘密等级简称密级，即表明公文保密程度的标识符号。依据公文内容涉及国家秘密的程度通常划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用隔开，如保密6个月、机密3个月、绝密长期。三、紧急程度•紧急程度表明对公文递送和办理急缓的要求，公文分为特急件、急件、普通件、限时送达件四种。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。•紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，密级等顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。四、发文机关标识•发文机关即公文的发送机关，用于表明公文的责任者，展示公文的法定权威性。•发文机关标识，有发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上缘为25mm，对于上级的公文，发文机关标识上边缘至版心上缘为80mm。发文机关标识推荐使用小宋字体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观的为原则酌定，但最大不能等于或者大于22mmX15mm。五、发文字号•发文字号，指发文机关一年中所发文件的统一编号。发文字号由机关代字、年份、序号三部分组成，如“国发[2000]23号”就是国务院2000年发布的第23号文件。联合发文时，只标明主办机关的发文字号。•机关代字，表明发文机关或主办单位。六、签发人签发人指批准发布公文的机关领导人姓名，上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字体标识签发人姓名。第三节公文的主体部分公文的主体部分，由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注几个内容要素组成。一、公文的标题公文的标题是标明公文内容的概括性名称。公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，完整的公文标题一般由发文机关名称、事由、公文种类三部分组成。1.标题中的发文机关名称一般要标注机关名称的全称。公布性、知照性公文可以省略发文机关和事由，只标明文种。2.标题中的发文机关名称，一般要标明机关名称的全称。公布性、知照性公文可以省略发文机关和事由，只标明文种。3.标题中的事由，应用最少的词语把公文的主要内容准确、简要地概括出来，使人一看便知公文主旨。4.标题中的公文种类，应以法定公文文种名称为准。0000001机密★20年特急重庆市文化局渝教发〔2004〕1号××××××××××××关于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××重庆市公安局重庆市教育委员会文件-1-0000001机密★20年特急渝教发〔2004〕1号××××××××××××关于××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××重庆市教育委员会文件-1-二、主送机关•主送机关又叫做收文机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。•主送机关的标识，在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移到版记中的主题词下，抄送之上，标识方法同抄送。•主送机关的标识应注意：1、上行公文一般只有一个主送机关2、下行公文多为两个以上主送机关三、公文正文•公文正文位于主送机关名称下一行，每自然段，左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。公文正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。（一）开头部分•开头部分又称为序引，其内容主要阐明撰写的依据、目的、缘由等。•开头的主要作用是强调发文的必要性、针对性，引起下文。•开头的撰写要精确、简洁、概括性强，要尽快引入主体部分。（二）主体部分•主体部分又称为中段，是正文的核心，其内容主要阐述公文的具体事项、意图。•正文部分应使受文者对公文所表达的信息获得具体明确的认识。•主体部分应主旨明确，重点突出，直陈其事。（三）结尾部分•公文结尾一般十分简洁，其内容写法主要有两种：套语式结尾或文章式结尾。•套语式结尾指人们约定成俗，长期惯用的文书套语结尾。•文章式结尾，即撰写一般文章式结尾。四、附件•附件，是附属于公文正文后面的文件或材料，它是对公文正文的补充、说明或是公文的具体化。•附件标识，在正文下一行左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。•附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。五、制文机关•制文机关亦叫叫落款，指发文使用的名义，它是公文格式中的一个重要组成部分。•党的机关公文一般在落款处暑发文机关名称，应用全称或规范化简称。•行政机关公文在落款处不属发文机关名称，只标识成文时间，并加盖公章；当联合行文需加盖三个以上印章时，才暑发文机关名称。•落款的文职，应在正文右下方，成文时间上方，正文与落款间应有一定距离（一般为两三行间距），如有附件，落款则要放在附件标注的右下侧。×××××××××××。附件：1.×××××2.×××××二〇〇四年一月一日主题词：××××××抄送：××，××，××××，××××。××××2004年×月×日印发3个及以上机关联合行文-2-成文日期此处空2个字位置×××单位×××单位×××单位×××单位×××单位六、成文时间•成文时间，指公文发布的确切日期，用于表明公文开始发挥效用的时间。•成文时间的标识，要用汉字将年、月、日标全，“零”写为0；成文时间的标识位置，应在公文末页“公文正文”或“附件”之后，成文时间空4字。•成文时间以负责人签发的日期为准，联合行为以最后签发机关负责人的签发日期为准。×××××××××××。附件：1.×××××2.×××××（×××××）主题词：××××××抄送：××，××，××××，××××。××××2004年×月×日印发成文日期-2-此处空4个字位置二○○四年一月一日七、印章•印章，即机关权利象征的的图章，它是公文生效标识。公文印章必须与发文机关一致。•单一机关制发的公文在落款处不属发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章应上距正文2～4mm端正、居中下压成文时间，印章用红色。•联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。八、附注•公文的附注，指公文需要说明的其他事项的注释与说明。•公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。第四节公文的版记部分及页码•公文的版记部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个内容要素。•版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。一、主题词•主题词又称“叙词”、“关键词”，是反映公文主题思想或主要内容的代表性词语。•它一般有3～5个规范化词目（即词或词组）构成，每个词目间要空一格。•如“XX省公安厅关于打击走私活动的会议纪要”一文，的主题词为“公文缉私纪要”。（一）主题词的标引方法•一份文件的标引，最多不超过5个主题词。•主题词的标引顺序是：先标反映文件内容的类别词和类属词，然后标反映文件形式的公文文种词。•一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”，然后再标翻印第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议、纪要”。•当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。（二）主题词的标识•主题词位于“抄送机关”上方。•“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；•词目用3号小标宋体字；•词目之间1字。二、抄送机关•抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。•抄送机关的排列顺序，要根据机关的性质、职权、隶属等关系排列。同系统、同性质的机关集中排列之间用顿号隔开；不同系统、不同性质机关之间用逗号隔开。•公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，“标送”后标全角冒号，行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后句号，如主机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。三、印发机关、印发时间•印发机关，即公文引发部门的名称。•印发时间，以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。•印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置，用3号仿宋体字，印发机关左空1字，印发时间右空1字。•印发机关和印发时间是版记的最后一个要素，所以，应置于公文最后一页的最后一行。四、版记中的反线•版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。五、页码•公文的页码，用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的也不标识页码。思考题：1.为什么公文要有一定的格式？公文格