市场管理部行政管理制度

制度编号行政管理制度（市场管理部）版本号第1页共5页SZ3002002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：1.0总则1.1为规范管理，建立行政管理的标准和程序，结合市场管理部实际情况，制定本制度。1.2人力资源中心负责行政事务的规范化管理，市场管理部人力资源科负责具体实施。1.3本制度适用于各市场管理部内勤人员，市场外勤人员参照执行。2.0办公纪律2.1着装要求2.1.1工作期间,员工应保持着装整洁、大方。男员工穿衬衣、系领带、着西装长裤，穿正规皮鞋；女员工着装要求大方得体、正式庄重，与办公环境协调，着正规皮鞋（夏季可穿不露趾皮凉鞋）、穿丝袜，不得穿无袖、低胸服装。2.1.2周五可穿休闲装、凉鞋，但不得穿超短裙、透视装、背心、短裤、拖鞋等不得体装束（孕妇除外）。有重要会议或会见客户时，要求员工着职业装。2.2办公环境2.2.1人力资源科负责办公区整体布局。办公区要求整洁美观、布局合理。不得堆放有碍美观、卫生的物品。不得乱扔纸屑，随地吐痰。2.2.2员工下班或外出时，要求清理桌面物品及文件，将重要资料锁入抽屉。2.3工作纪律2.3.1工作时间不得在办公区大声喧哗、不得串岗、闲聊，不得吃零食、嚼口香糖，不得阅读与工作无关的书刊和处理私人事务等。2.3.2同事之间以职务或姓名相称。2.3.3礼貌热情接待来访客人，不允许与其争吵或态度冷漠、无礼等。2.3.4接听电话时应使用规范用语，如“你好！某某市管部/科”“请问您找谁？”“请稍等！”等。2.3.5严禁在办公区内吸烟。3.0电话、传真、复印及计算机管理3.1电话管理3.1.1拨打公务电话时应稍加构思，长话短说，不得超过15分钟，超出部分费用自理。3.1.2工作时间原则上不准拨打私人电话，确有需要，须经部门负责人批准，填写《私人电话登记表》（格式见SZ300201），并按实缴付电话费用。接听私人电话时间不超过3分钟。3.1.3严禁拨打非工作用途的声讯电话。3.1.4人力资源科每月定期打印长途话费清单备查。3.2传真管理3.2.1传真机应专人保管，严禁业务外传真。3.2.2下班时，应将传真机设为自动传真模式。制度编号行政管理制度（市场管理部）版本号第2页共5页SZ3002002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：3.3复印管理3.3.1复印机由人力资源科指定专人保管，登记使用，其它人员未经允许不得自行开机。3.3.2不得擅自复印机密文件和个人资料。3.4计算机管理见《资讯管理制度（市场管理部）》。4.0邮寄管理4.1人力资源科负责公务邮寄管理。4.2公务邮寄分平信、挂号信、包裹、特快专递及中铁快运等。4.2.1平信、挂号信：一般合同、信件、委托书、证明等函件资料类；4.2.2包裹：名片、产品、样品等一般物品类；4.2.3特快专递：小型灯箱片、案件材料、车辆证件、经销协议、银行汇票及其它特殊、紧急情况下需特快专递邮寄的物品等；4.2.4中铁快运：大型灯箱片等。4.3邮寄原则上不保价。价值3000元以上的贵重物品，根据实际情况申请保价金额，由人力资源科审核，总经理审批。4.4各市场及人力资源科必须设置邮件收发登记记录，详细记录往来函件收发情况，以备查询。4.5严禁以公务名义寄发私人邮件。5.0名片管理5.1名片由人力资源中心统一设计和印制。5.2市场管理部名片印制申请资格：主管以上(含主管)员工；业务代表、终端督导、超市代表、客户代表等市场外勤人员。5.3印制名片须提前15个工作日申请，每人每次限印一盒。5.4市场管理部人力资源科填写《名片印制申请表》（格式见SZ300201），市场管理部总经理审核，人力资源中心审批。5.5人力资源中心行政部将名片邮寄至市场管理部，由人力资源科负责人签收，并在1个工作日内传真至人力资源中心行政部备案。5.6每盒名片原则上使用期限不少于一个季度。5.7员工离职，其名片必须退回，由市场管理部人力资源科负责销毁。6.0报刊管理6.1为丰富员工业余文化生活，市场管理部可根据当地情况按每年三报二刊的标准订阅报刊。6.2订阅的报刊应具有知识性、合法性、严肃性，并对市场管理部实际工作有一定帮助。6.3人力资源科负责报刊收集、整理、保管。6.4市场管理部可定期将过期报刊进行变卖处理，变卖收入及时入账。制度编号行政管理制度（市场管理部）版本号第3页共5页SZ3002002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：7.0办公用品管理7.1办公用品分为易耗性办公用品和耐耗性办公用品。7.1.1易耗性办公用品是使用期短，一次性耗费的办公用品。具体分为易耗性个人办公用品和易耗性公用办公用品两类。7.1.2耐耗性办公用品是长期使用的办公用品。具体分为耐耗性个人办公用品和耐耗性公用办公用品两类。7.1.3易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制度，其中总经理标准为40元/季，部门负责人(包括市场负责人)为30元/季，职员为15元/季。7.1.4耐耗性办公用品实行限量使用、以旧换新制，原领用的未核销或缴回时，不发放同类用品。员工离职，须退还所领用的耐耗性办公用品，如有损坏，由人力资源科视具体情况要求给予赔偿。7.2公用办公用品由部门负责人或市场负责人签字领用，专人保管。7.3办公用品实行季度计划申购制度。7.3.1人力资源科根据相关标准审核员工及部门季度申领计划，将个人申领办公用品费用控制在标准内，将公共办公用品费用控制在合理范围内。7.3.2人力资源科按照总经理批准的申购计划指定专人采购、保管、发放、分品种验收登记入帐。7.4人力资源科负责每月对库存办公用品进行盘点，编制办公用品收、发、存月报表，财务科负责监督执行并予以审核。8.0租房管理8.1办公租房必须签订租赁合同或协议，按公司规定的标准执行。8.2员工房租按公司规定标准执行，超标部分费用自理。9.0公务车辆管理9.1维修保养9.1.1车辆维修保养实行申请审批、定点维修制度。9.1.2司机应及时掌握车辆运行情况，确需修理时，填写《车辆维修保养申请单》（格式见SZ300201），凡单项维修保养费用在1000元以下的，经人力资源科审查，财务科审核并报总经理审批后安排定点维修；单项维修保养费用在1000元（含1000元）以上的需提供3家以上报价及历次大修理记录，报营销中心、人力资源中心审核，总经理助理审批。维修完毕后由司机、财务科及人力资源科负责人验收，签字确认。9.1.3出车途中需进行维修，须总经理同意，并在返程后办理相关手续。9.1.4司机行车时要实行“三检”：即在出车前、行驶中及收车下班前要对车辆进行例行检查。由于使用不当造成部件损坏，经鉴定属实，司机承担全部修理费用。9.1.5司机应建立车辆维修保养档案，记录车辆保养、故障、维修、证件办理、审验及保险等情况，每年应对汽车费用进行统计分析。9.1.6人力资源科每周至少检查一次车辆状况，包括机油、刹车油、方向油、轮胎、制度编号行政管理制度（市场管理部）版本号第4页共5页SZ3002002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：水箱、仪表、灯光、刹车及发动机等，填写《车辆状况检查表》（格式见SZ300201），并记录留存。9.2保险9.2.1市场管理部车辆应在当地投保，投保险种可为：车辆损失险、第三者责任险、乘客座位责任险、司机座位责任、全车盗抢险、前后挡风玻璃单独爆裂险、无过错损失补偿险、中国境内险等。投保金额根据实际情况确定。9.2.2人力资源科原则上选择二家以上保险公司，对资质条件、理赔条件及保险费率进行比较后，报营销中心、人力资源中心及总经理助理审批。9.3用车管理9.3.1用车资格9.3.1.1部门经理以上人员业务需要；9.3.1.2接送公司客户及深圳总部来人；9.3.1.3部门经理以上人员出差，可派车到车站码头（或机场）接送；9.3.1.4总经理上下班可派车接送，总经理访问经销商及到所辖区域内考察指导工作；9.3.1.5员工家庭出现突发意外事件，可派车予以帮助；9.3.1.6其它情况（如携带重要物品、现金、不易携带物品或时间紧迫、交通不便等特殊情况），须由部门负责人和总经理签批。9.3.2公务车辆由人力资源科统一管理和调度。实行定人定车制度，严禁任何人（包括总经理）私自驾车。9.3.3司机或其他人员未经批准擅自动用车辆，否则每次处以500元的罚款，情节严重者予以开除，因司机违章或其他人员私自动用车辆造成车辆、财产损失或交通事故，由当事人全额赔偿。9.3.4未经市场管理部总经理同意，司机不得私自将车辆交他人驾驶，一经发现，立即开除。由此造成事故、损失，由当事人全额赔偿。9.3.5公务用车由人力资源科负责人统一调度登记备查，用车人须在《行车登记表》（格式见SZ300201）上签名。私事用车须由申请人填写《派车申请单》（格式见SZ300201），由人力资源科负责人审核，总经理审批后方可派车。9.3.6无出差任务时（包括下班后），司机应将车辆停放在指定的停车点，并检查车辆安全后方可离开。特殊情况下需停放在其它地方时，应由人力资源科负责人批准。否则，一经发现，立即开除，并承担由此而造成的一切后果。工作时间内（因公出差除外），原则上司机应在指定地点待命，保证随叫随到。9.3.7公务车辆实行定点加油制度。原则上在市场管理部所在市区内行驶的车辆不使用现金加油，长途行驶在市外需加油的可按实际需要适量加油，但必须有同车人在发票背面签字证明。9.4事故处理9.4.1发生交通事故，司机应立即向当地交通管理部门和保险公司报案，在协助做好事故现场处理工作同时。将事故情况（时间、地点、车辆、相关人员、伤亡、损失情况等）报告人力资源科负责人及总经理。严禁私自同肇事方私下交易，否则由此产生的一切后果由其本人承担。制度编号行政管理制度（市场管理部）版本号第5页共5页SZ3002002002年第1版拟稿：审核：审批：签发：9.4.2人力资源科应尽快向保险公司办理保险索赔工作。9.4.3因公出差发生交通事故，根据交通管理部门鉴定的事故双方责任比例，由司机承担除保险公司赔款外的相应损失及罚金。9.4.4司机因违章行驶或证件不全被罚款的，费用不予报销，违章造成的后果由司机负责。10.0安全管理10.1市场管理部应树立、强化全员防范意识，做好安全保卫工作，发现异常情况应及时查问、上报。10.2员工下班时应进行办公设备、设施的检查。锁好文件柜、保险柜和办公室门窗。10.3员工必须妥善保管市场管理部的专用钥匙，不得擅自配制或转交他人。妥善保管使用市场管理部的贵重物品，如有损坏或遗失，须照价赔偿。10.4注意防火、防盗，严禁携带危险物品到公司，严格遵守各项消防安全管理规定。10.5员工必须熟记火警电话“119”，熟悉走火通道及出口位置，熟悉灭火器具的使用方法。如发生火警，无论程度大小，必须采取以下措施：10.5.1保持镇静，不可惊慌失措；10.5.2呼唤附近的同事援助并报告市场管理部总经理；10.5.3直拨火警电话“119”，清楚地说出火警地点、燃烧物质、火势情况及单位名称、本人姓名；10.5.4在不影响人员安全疏散的情况下，把火警现场的所有门窗关闭，切勿使用电梯，要从楼梯上下。10.6市场管理部应根据实际情况制定相关的应急方案。11.0礼品管理11.1市场管理部因工作关系所收取的礼品，应上交人力资源科登记保管。11.2贵重礼品处理须上报人力资源中心批准，人力资源科每月公布礼品上交及使用情况，保证礼品上交及使用的真实性和合理性。12.0执行监督12.1人力资源科负责行政管理制度的执行与监督，如出现疏于检查、处罚不公、徇私舞弊等现象，将追究人力资源科相关人员责任。12.2对违纪行为纳入该员工考核，视情节轻重给予相应的行政处罚。13.0附则13.1本制度由人力资源中心制定并负责解释。13.2本制度自2002年4月1日起施行，凡与本规定相抵触的制度，同时废止。13.3各市场管理部根据实际情况，依据本制度制定实施细则。