平兴建设项目文件材料立卷归档管理办法

广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目文件材料立卷归档管理办法广东平兴高速公路有限公司广东华路交通科技有限公司（监理）北京华宏工程咨询有限公司（监理）二○一三年三月目录第一章总则·············································1第二章组织与管理·······································2第三章公路建设项目文件材料的形成与积累·················5第四章公路建设项目文件材料的整理与归档·················9第五章竣工图表的编制···································17第六章公路建设项目档案的分类和案卷的编目···············18第七章案卷的装订·······································22第八章公路建设项目档案的移交···························22第九章公路建设项目档案的验收···························24第十章公路建设项目档案的进馆···························26第十一章附则·············································26附件1、公路建设项目文件材料归档范围保管期限及分类表·····27附件2、单位、分部、分项工程的划分·······················31附件3、竣工图章、档号章样式·····························33附件4、竣工图封面样式···································34附件5、竣工图目录样式···································35附件6、变更文件与竣工图修改对照一览表···················36附件7、案卷目录样式·····································37附件8、卷内目录样式·····································38附件9、平兴公路建设项目档案分类及档号编制一览表·········39附件10、施工单位项目档案质量自检评定表···················40附件11、路基、桥涵、隧道各分项工程质检用表排序···········42附件12、路面、机电交安各分项工程质检用表排序（待续）······631第一章总则第一条为规范广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目（以下简称本项目）文件材料的立卷归档工作，保证本项目档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥项目档案在建设、运营和养护管理等方面的作用，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）、交通部2004年第3号令《公路工程竣（交）工验收办法》、交通运输部《关于印发公路工程（竣）交工验收办法实施细则的通知》（交公路发〔2010〕65号）、《关于印发〈公路建设项目文件材料立卷归档管理办法〉的通知》（交办发〔2010〕382号）、广东省交通运输厅《关于印发〈广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法〉的通知》（粤交办〔2012〕406号）及国家和省有关公路建设项目档案管理的法规及标准，结合本项目的实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目所有参建单位的项目档案管理工作。第三条本办法所称公路建设项目文件材料是指项目立项审批（核准）至竣工验收过程中产生的反映项目准备阶段、施工质量、工程进度、费用控制、安全管理和科研项目等方面工作，对建成后的工程管理、运营、养护、改建和扩建具查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。公路建设项目档案是竣工验收、运营管理、运行维护、内部控制、外部维权等工作的重要依据。第四条本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目文件材料的组卷要求，经系统整理归档的公路建设项目全套文件材料。2第二章组织与管理第五条广东平兴高速公路有限公司（以下简称“公司”）为本项目建设单位，负责管理本项目的公路建设项目文件材料的收集、整理、汇总立卷归档工作，承担各参建单位项目文件材料的收集归档工作的组织协调、监督指导、交付验收等管理职责。要将项目文件材料立卷归档工作纳入项目建设计划和管理程序、纳入合同管理及监理工作内容，纳入相关人员的岗位职责。根据项目实际情况，采取有效措施，实现与工程建设同步形成、同步收集、同步整理，保证项目文件材料收集、立卷的及时、文件的准确、完整、系统和安全。并接受广东省档案局、广东省交通运输厅档案管理信息中心、省交通集团、广东省交通工程质量监督站、广东交通实业投资有限公司等上级单位的检查监督和指导。第六条公司成立公路建设项目档案工作领导机构及综合档案室。综合档案室隶属总工办，公司副总经理、总工程师分管档案工作。综合档案室负责实施档案管理各项工作，建立健全档案管理各项规章制度，制定建设项目文件材料的立卷归档办法，对本单位各部门及参建单位项目文件材料的收集范围、整理质量及归档工作进度提出明确要求，并给予正确指导；配备具有公路建设、信息管理相关专业学历或技术职称、能够适应项目档案管理工作的专兼职档案管理人员并保持其稳定性；同时协调解决档案工作所需经费、设备和场地等问题，保证按时、按质、按量完成本项目档案管理工作，通过项目档案专项验收并获得优秀，争创广东省重大建设项目档案“金册奖”荣誉。第七条各参建单位在开工一个月内应成立项目文件材料立卷归档工作领导小组，要由总监、总工或技术负责人负责，并配备具有相关工程专业知3识、责任心强的专兼职档案人员，要持证上岗（具有经省档案局档案专业培训颁发的上岗资格证书）并保持其稳定性；明确档案工作各级人员的职责和要求，认真做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第八条建设单位在监理工程师签发开工令后一个月内向项目交通主管部门或初步设计审批单位档案管理部门报送《交通建设项目档案管理登记表一》，项目合同段交工验收后一个月内报送《交通建设项目档案管理登记表二》。第九条建设项目文件材料的立卷归档工作应纳入工程合同管理，立卷归档工作的形成质量要与工程计量支付挂钩，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责立卷归档，不得委托他人。第十条监理单位除了要按时完成本单位应归档文件的组卷工作外，还应负责对全线项目施工文件的形成、整理立卷进行检查、监督；负责编制《广东省平远（赣粤界）至兴宁公路建设项目文件材料立卷归档办法》，更要会同各监理组审核全线竣工图绘制是否完整准确，修改是否到位，严格把关，确保竣工图的内在质量，并签字确认。第十一条在工程施工过程中，建设单位将采取定期或不定期的方式，对全线施工单位的施工文件形成、收集积累、整理工作进度和质量情况进行检查。检查的主要内容有各分项工程的施检原始记录、试验文件、各种统计表、汇总表、中间交工验收记录等是否完整齐全，责任人签名是否完备，原材料质保文件是否完整、文件质量是否符合规范，竣工图绘制是否及时、准确，相关的工程变更是否修改到位等内容。第十二条本项目施工文件材料的收集、整理归档实行施工单位自检、4监理审核、建设单位抽检三级质量管理保证体系。施工单位要明确自己的职责，收集、整理归档施工过程中形成的各种施工检测记录、各种试验、报检、质量评定、统计、汇总表及原材料合格证和试验检测等文件，要及时组织自检，其主要技术负责人要签名确认；竣工图的绘制工作要有专人负责，要与工程施工同步，即施工结束，竣工图亦应绘制完毕（可以是初稿），待工程变更文件全部批复后，竣工图绘制工作结束。立卷工作完成后，监理工程师要负责复审，并敦促施工单位提交档案移交申请报告，报请建设单位对全线各标段施工文件进行抽检。移交的案卷目录前要附上项目文件立卷说明，叙述立卷内容、依据及做法，并填写《施工单位项目档案质量自检评定表》一并移交。第十三条施工单位在规定时间内须向建设单位移交1套完整的施工文件原件、1套施工照片（主要收集隐蔽工程施工过程照片）及其电子版，5套竣工图及CAD和PDF格式电子版各1套（如原设计图是计算机出图的，竣工图可采用计算机出图，如原设计图是蓝图，则竣工图须晒制成蓝图）；另2套纸质案卷目录（含卷内目录）。第十四条建设单位将审查各参建单位制定的档案管理制度，对其应归档文件的收集、整理立卷归档进行业务指导，对各参建单位移交的档案进行抽检。第十五条加快档案信息化工作进程，购置并应用先进的设施设备及档案管理系统，实现项目文件全部数字化，达到文件的快速准确查找利用及有效保存的目的。第十六条公路建设项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，5未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行或通过项目的交、竣工验收。第十七条本项目在竣工验收后三个月内，按规定做好建设项目档案的进馆移交工作。第三章公路建设项目文件材料的形成与积累第十八条凡是反映本项目建设的重要科技活动形成的具有查考利用保存价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全。具体收集范围、保管期限、分类、归档责任，均按广东省交通运输厅粤交办〔2012〕406号的附表《广东省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》要求执行，详见附件1。第十九条公路建设项目文件材料的形成与积累工作应与项目建设同步实施。各参建单位应按照责任分工，遵循项目建设程序的不同阶段文件材料形成的自然过程，分别做好项目文件材料的收集积累和预立卷工作，在项目建设过程中，建设单位将结合项目进度，对文件材料的形成与积累工作进行检查与指导。第二十条收集的文件材料应为原件。凡主送、抄送、发送不是本单位的文件，可收集复印件，并在备考表中注明原件存放处；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在清晰的复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。第二十一条收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。实地勘测及测量基础文件，施工记录须是现场原始记录。本项目应用广东省交通工程质量监督管理系统软件辅助管理项目，现场形成的经相关责6任人亲笔签名并在其封面上加盖相关单位公章的原始记录本，与相对应、经计算机辅助形成的相关责任人亲笔签名后的电子数据文件制成的纸质文件一并归档。第二十二条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678，1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）要求。第二十三条建设单位声像档案应从项目管理方面收集；监理单位声像档案应从项目质量监控角度方面进行收集；施工单位声像档案应从施工过程（隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）进行收集。第二十四条数码照片应记录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片，或使用彩色打印机将图片及相关文字（分组说明及照片六要素）一并打印组卷；照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。第二十五条文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的原材料出场证明、材质合格证等应粘帖在A4纸上；使用不易褪色的书写材料，禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性的要求；使用热敏材料形成的文件，应复印保存。第二十六条建设单位文件材料的形成与积累项目准备阶段形成的项目建设依据性文件（立项报批文件、工程可行性报告、工程可行性报告评估及评审意见、环境影响评价报告书及批复、水土7保持方案及审批文件、项目用地预审意见，文物调查、地震、矿产资源调查及其他文件分别建预立卷存放；设计单位形成的地质勘察报告、初步设计、两阶段施工图设计、设计变更等文件由建设单位按项目行进方向分合同段建立预立卷。工程管理文件按征地拆迁有关