平圩电厂《印章、介绍信使用管理办法实施细则》

印章、介绍信使用管理办法实施细则1目的规范中国电力平圩发电有限责任公司（以下简称“公司”）印章、介绍信使用、管理，维护印章、介绍信的权威性、严肃性，保持良好工作秩序。2适用范围适用于公司印章、介绍信管理。3规定和程序3.1总则3.1.1公司的印章、介绍信是公司职权的标识和对外联系的凭证，具有法定性和权威性。3.1.2公司印章分四类，一是公司党委章、公章及其钢印、总经理印章、财务专用章、合同专用章；二是各种业务专用章；三是党群组织及各种专业管理委员会章；四是部门印章。3.2印章的制发及介绍信印制3.2.1刻制印章3.2.1.1当公司机构变更时，由文书根据相关文件，刻制印章。3.2.1.2印章毁损或无法正常使用时，由需用部门提出申请，填写《刻制印章申请单》(附录3)，方可刻制.3.2.1.3公司四类印章均由文书出具公司介绍信，在有法定资质的营业单位刻制。3.2.1.4印章的规格、尺寸，按《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》执行。3.2.1.5部门印章直径不得大于40mm.3.2.2印章启用印章刻制完成，由需用部门根据启用文件，领取印章并交回作废印章。3.2.3公司介绍信由综合部按使用要求统一负责印制。3.3印章、介绍信的使用3.3.1使用原则3.3.1.1印章严格按其使用范围及管理权限使用，不得超出业务2范围或违反业务操作程序使用。3.3.1.2用印实行事前审批，严格遵守审批程序，做好使用登记。3.3.2印章及介绍信使用程序3.3.2.1除公司领导按程序签发的文件及已经签字的文书合同、报表等，可由保管人审核后直接用印外，使用公章、党委章、总经理印章应当履行以下审批程序：a）申请人填写《印章、介绍信使用申请单》。b）由申请人所在部门负责人审核签字、报公司领导或领导授权人审批。c)保管人根据申请单填报事项用印，并将审批单留存。3.3.2.2本公司员工身份等相关证明需加盖公章时，由申请人所在部门出具介绍信，相关部门负责人核准，综合部同意后可直接用印。3.3.2.3财务专用章、合同专用章、公章钢印、纪委、工会等印章的使用，须经公司分管领导批准，由保管人直接审核、用印，并做好记录。3.3.2.4部门印章的使用，由所在部门比照本规定和程序由部门负责人批准后使用。3.3.2.5开具介绍信时，使用人必须持有相关证明或公司领导已审批的文件或《印章、介绍信使用申请单》(见附录4)。3.3.3印章使用范围3.3.3.1公司公章、党委章a)公司及党委公文、公函。b)介绍信函和重要证明文书。c)公司各部门按规定必须定期上报的月度、季度、年度报表（如财务报表、劳资报表、人事报表、统计报表、计划总结等）。d)奖状和奖励证书。e)必须盖公章及党委章的其它重要文书。3.3.3.2总经理印章在一般情况下，下列文书应加盖总经理印章：a)按规定需要报送的财务报表、计划、合同、协议以及聘书等文书。b)银行业务印鉴的总经理印章只限于对银行收付票据上使3用，不应用于其它用途。3.3.3.3财务专用章为办理单位会计核算和银行结算业务使用，主要用于发票及收据等相关票据。3.3.3.4合同专用章用于签订的各类合同专用。3.3.3.5业务专用章按照业务管理专项职能，使用于相关业务。3.3.3.6公司公章钢印、纪委、工会、团委等印章，按其业务范围和工作需要使用。3.3.3.7部门印章，用于部门事务、对外或公司内处理职权范围内的一般事务及专项事务。3.3.4印章的效力等级a）公司党委章、公章及其钢印、总经理印章具有同等效力，居于最高等级，分别在各自范围内使用。总经理印章与总经理签名具有相同效力。b）财务专用章与合同专用章具有同等效力，居于第二层次，分别在各自范围内使用。c）业务专用章居于第三层次，在其业务范围内使用。d）部门印章效力等级最低，用于部门事务。3.3.5印章、介绍信的使用要求3.3.5.1印章的使用要求a)所有盖印必须清晰、端正、规范。b)印章保管人在用印前，必须依照审批权限规定，查看用印件审批结果，审批手续完备的文件方可用印。对于超越审批权限或未经审批的文件，印章保管员有权拒绝用印，并及时向上级领导报告。c)印章保管人应对文件内容和用章审批单上载明的签署情况予以核准,经核对无误方可盖章。严禁在空白的介绍信、合同、公文用纸等凭证上加盖印章。3.3.5.2介绍信使用要求a)公司介绍信，供以公司员工身份外出办理事务时使用,须加盖公司公章方为有效.4b)填写介绍信时应清楚、完整地按介绍信栏目要求逐一填写，各项内容必须与存根内容相符。c)严禁出具空白介绍信。3.3.5.3印章保管人应备有用印登记册，每次用印都要登记，登记册要妥善保存，以便日后核查。3.3.5.4印章保管人对所盖印章的文字内容必须认真审阅，尤其是对一些特别情况的用印，更要审阅清楚，必要时复印一份存档，以便备查。3.3.5.5印章必须由印章保管人盖章，如不让印章保管人经手，必须由领导明确批示，并登记清楚，否则不能用印。3.3.5.6戳盖印章、出具介绍信时限为半个工作日。3.3.6印章、介绍信的保管3.3.6.1公司公章、总经理章、介绍信由综合部文书保管。3.3.6.2党委印章由党群工作部指定专人保管。3.3.6.3公章钢印由人事劳动部指定专人保管。合同专用章由商务部指定专人保管。财务专用章及总经理印由财务部指定专人保管。3.3.6.4第二、三、四类印章按业务管理范围由各部门指定专人保管，并报综合部备案。3.3.6.5印章、介绍信应保管在有一定安全措施的保险柜或铁柜内。对于不按规定保管印章并造成不良后果的，由保管人负责。印章保管人员应及时维护印章，确保印章完好、清晰。3.3.6.6印章、介绍信应在保管的部门内使用，一般不得携带外出使用。若特殊情况需将公章及党委章、总经理印章带出公司使用，须在申请单上说明外出使用原因及事项，由保管的部门负责人签字，公章、总经理印章经总经理批准、党委章由党委主要负责人批准并由保管人携带，以确保印章安全使用，在使用完毕后及时将印章送回公司。若须带往其他部门使用，经保管的部门负责人同意即可使用，使用完毕后及时将印章送回。3.3.6.7印章保管人员临时请假、出差，应由领导指定临时保管人，不得出现无人管理监督、任人使用的现象。3.3.7印章的改制、更换、废止管理3.3.7.1印章遗失、被盗，保管人应迅速向综合部书面说明原因，5由综合部公告作废，并按本细则的规定重新制发新印章。3.3.7.2因机构撤并、更名等原因，印章不能继续使用的，保管人应将印章交综合部登记销毁。3.3.7.3印章毁损或无法正常使用情况下，按本细则的规定制发新印章，并由所在部门保管人将原印章交综合部登记、销毁。4职责4.1综合部4.1.1综合部是印章、介绍信的归口管理部门；4.1.2负责制订和完善印章、介绍信管理办法，并确保制度的有效性。4.2各部门4.2.1负责制度的执行，提出执行过程中存在的问题，并提出修改建议。4.2.2负责按照规定的审批程序和要求使用印章。4.2.3负责有关印章的管理和使用。5持续改善5.1记录综合部及其他印章保管部门应及时填写《制度执行情况检查评价表》（见附录2），记录执行过程，跟踪执行效果。5.2检查与评价5.2.1综合部应及时对制度执行情况进行检查评估，每年至少组织一次。5.3反馈综合部文书应做到制度反馈闭环，及时收集制度中的反馈信息。5.4修正综合部应收集、分析制度执行情况检查评价表，根据制度执行及检查评价反馈信息，及时进行制度修订。6定义和缩略语6.1印章是指冠有公司名称的各种印章、专用章等。6.2介绍信是公司员工与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。7引用、参考标准及相关文件《印章、介绍信及资质证件管理办法》(ZGDL-12-03-03/L)68附录附录1“党委章、公章、总经理印章及介绍信使用管理流程图”（其他印章流程图可参照此流程图）附录2“制度执行情况检查评价表”附录3“印章刻制申请单”附录4“印章、介绍信使用申请单”附录5“印章使用登记单”7附录1党委章、公章、总经理印章及介绍信使用管理流程图8附录2制度执行情况检查评价表版次：02页码：9/12印章、介绍信使用管理办法实施细则ZGDL-12-03-03/L/PWFD制度执行情况检查评价表检查时间：年月日序号评价内容评价1印章、介绍信是否按规定安全保管是否；原因：2印章、介绍信使用是否合乎规定是否；原因：3印章、介绍信审批手续是否齐全是否；原因4存在的问题及建议存在的问题：1、2、3、改进的建议：修订的建议：部门审核意见：分管领导意见；检查人：部门审核人：分管领导：9附录3印章刻制申请单年月日印章名称刻制原因申请人及部门部门负责人综合部负责人审批公司领导审批备注1011附录4印章、介绍信使用申请单部门使用人时间申请原因部门负责人审批公司领导审批备注附录5.印章使用登记单序号时间用印内容审批领导用印单位使用人12