广东南美大酒店有限公司公文管理制度

-1-广东南美大酒店文件广东南美〔2006〕1号关于印发《广东南美大酒店公文管理制度》的通知各部门：为提高酒店公文处理工作的效率和质量，促使公文管理规范化、制度化，现将《广东南美大酒店公文管理制度》印发给你们，请遵照执行。附件：广东南美大酒店公文管理制度二00六年九月二十三日抄送：董事总经理-2-目录第一章总则..................................................3第二章公文种类..............................................3第三章公文格式..............................................4第四章行文规则..............................................8第五章发文办理..............................................9第六章内部邮件.............................................12第七章收文处理.............................................13第八章公文归档.............................................14第九章附则.................................................14-3-第一章总则第一条为使广东南美大酒店有限公司（以下简称“酒店”）的公文处理规范化、制度化，提高公文处理工作效率和质量，根据酒店实际，特制定本制度。第二条本规定适用于酒店总办及各部门。第三条公文（包括电子文书，下同）是指酒店在实施管理过程中各部门之间以及和其它组织之间为处理内外事务而形成的各种来往文书和记录文本。第四条总经理办公室是酒店公文事务的归口管理职能部门，配备专职人员负责酒店的公文的上传下达工作；各部门暂不设专门文员,而由兼职文员代理文员工作。第二章公文种类第五条酒店公文有以下几种文体：（一）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）通告：适用于公布各有关方面需要周知的事项。（三）通知：发布规章制度，转发政府机构、行业机构以及批转下属部门的公文，要求下属部门办理和需要周知的共同执行事项，用“通知”。（四）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。（五）章程、制度、规定、条例：酒店董事会、总经理办公室制定的，载明机构的设立、职责以及运作程序等内容的文本用“章程”；对各部门工作事务进行原则性的规范和约束用“制度”、“规定”或“条例”，一般而言，原则性的规范用“制度”，实施细则和具体管理措施用“规定”或“条例”。（六）报告、请示：向董事总经理汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告”；向董事总经理请求指示、批准，需要明确答复的，用“请示”。（七）批复：答复请示事项，用“批复”。（八）函：与不相隶属部门、供应商、施工单位之间相互商洽工作，-4-询问或答复问题，以及向政府机构和行业机构请求批准等，用“函”。（九）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求相关部门共同遵守、执行的，用“会议纪要”。（十）工作简报：记录并传播、公布阶段性工作情况用“工作简报”。第六条根据发文字号的不同，酒店公文又分为3类，即酒店红头文件、酒店普通文件、其它公文。（一）红头文件适用于印发酒店重要规章、公告、通报、通知、请示、报告、批复、决定、决议等。一般情况下，制度、规定、重要工作计划、部门和人事异动、对外发布酒店信息、转发国家和行业主管机构的有关政策和规定以及有关酒店权益的投资、资产重组等事项的决定，用红头文件（机构和人事异动具体指酒店各部门的设立、撤消、合并，酒店中层及以上人员的人事调整）。（二）普通文件适用于以酒店各部门字号发出的文件。一般情况下，酒店各部门已得到批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的，应使用普通文件格式发文。（三）其它公文1、公函：适用于以酒店或酒店各部门名义向酒店以外单位发出的，商洽有关事项、通报有关信息的文本。2、会议纪要适用于酒店经营或重要工作会议记录。3、传真件适用于酒店公务往来传真件。第三章公文格式第七条公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页反线以上的各要素统称眉首；置于反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词及以下的各要素统称版记。-5-（一）眉首依需要由秘密等级、紧急程序、发文部门标识、发文字号、签发人组成。1、发文部门标识由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成，酒店红头文件、普通文件和各类公函的发文标识均为“广东南美大酒店文件”。2、发文字号由发文部门代字、年份和序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字，正确标识如“广东南美〔2006〕X号”。发文序号由总办统一编制。3、公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文分为“特急”、“急件”。秘密等级和紧急程度由拟稿人提出，核稿人和签发人审定。秘密等级和紧急程度标识在版心的右上角。（1）公文的具体密级由总办审核确定或酒店领导直接确定。直接影响酒店权益的重要决策文件、资料为绝密级。酒店的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、合同、协议为机密级。酒店的人事档案、员工工资收入及尚未公开的各类信息为秘密级。（2）公文紧急程度由总办审核确定。因工作需要，要求有关部门或人员自公文送达之时起半个工作日内处理或知晓的公文标“急件”；在1个小时内处理或知晓的标“特急”。（二）主体一般由公文标题、主送部门、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注组成。1、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，年份使用阿拉伯数字。标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、主送部门指公文的主要受理部门（或个人），应当使用全称或规范化简称、统称。为规范行文，对酒店主送部门等名词的使用和其它事项约定如下。在酒店制度和其它公文中可直接使用以下名词简称和约定，不必-6-另作解释。酒店：是广东南美大酒店有限公司的简称。各部门：指酒店各营业及后勤部门。董事会领导：分别指南美花园集团董事会成员。集团领导：一般指南美花园集团董事长、董事、总会计师等。酒店中层干部：是指经酒店红头文件任命的本酒店各部门的总监、正副经理。各部门负责人：是指酒店各部门正职或持全面工作的副职。基层管理人员：包含酒店各部门主管、部长。各员工：包含与酒店各部门签订劳动合同的合同制员工和临时工。各相关部门：指涉及或与事务处理范围相关的部门。（2）其它简称：集团内其他酒店：如上海南美水疗会馆简称“上海会馆”，机场路水疗会馆简称“机场路会馆”。（3）酒店下属部门简称：称呼酒店下属部门，统一用其名称作简称，如“酒店工程部”简称“工程部”。3、公文正文在主送部门下一行，每自然段左空2字，回行顶格。正文中的年份、数字一律使用阿拉伯数，不得回行。4、附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，应当使用阿拉伯数字注明顺序和名称。在正文下空一行左空2字标识（如：“附件：1、XXXXXX”）。附件应当与公文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号的要标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。5、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“O”。6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文部门签署人姓名。（1）以电子文档形式签发的公文，在落款处不署发文部门名称，只标-7-识成文时间。其他纸质公文需加盖印章，印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。（2）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”的方法解决。（3）联合上报的呈文，由主办部门正职或负责部门工作的副职签名；联合发布的公文，所有发文部门的正职(或负责部门工作的副职)都应签名。联合发文的签名顺序（从左至右），应与发文部门的排列顺序相同。7、附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，不是对公文的内容作出解释或注释。公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。“请示”公文必须在附注标明联系人及电话。（三）版记由抄送部门组成1、抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。2、抄送部门不能在版心出现时，应设单独一页放在最后。第八条公文用纸采用A4型纸，文字从左至右横写、横排，标题用2号加粗宋体字，正文用13号仿宋体字，公文中图文的颜色为黑色。第九条各类公文特定的书写格式。（一）红头文件1、格式见附件一。2、发文字号：广东南美〔XXXX〕X号，总经理办公室发文字号，以总经理办公室名义行文；南美董〔XXXX〕X号，集团董事会发文字号，以集团董事会名义行文。（二）酒店普通公文1、格式见附件二。2、发文字号：广东南美人〔XXXX〕X号，人力资源部发文字号，以酒店人事行政部名义行文；-8-广东南美工〔XXXX〕X号，工程部发文字号，以酒店工程部名义行文；广东南美财〔XXXX〕X号，财务部发文字号，以酒店财务部名义行文。（三）其它公文1、公函：（1）格式见附件三。（2）发文字号：广东南美函〔XXXX〕X号，以酒店名义行文。2、会议纪要：（1）格式见附件四。（2）发文字号：酒店领导班子会议或其他重要会议，使用酒店发文字号；一般性的经营会议，使用会议主办部门发文字号。3、传真件：格式见附件五。第十条处理公文的表格（一）发文稿纸酒店各类通知性公文正式送审前均应填写发文稿纸，并随正式文件一起送董事总经理签发。格式见附件六。（二）公文审批表各部门向董事总经理报送的请示或请示性公文（如需报批的方案、计划等）应在前面附上公文审批表，格式见附件七。（三）文件传阅笺酒店各部门收到公文（除拟发文件和请示性公文外）需进行处理，在收件前附上文件传阅笺。格式见附件八。第四章行文规则第十一条各类文件应遵循以下行文规则：（一）酒店可以向海珠区政府及直属机关、部门行文；可以对下属部门行文；可以与合作伙伴联合行文，但上级和下级不得联合行文；一般不得越级行文。（二）酒店各部门可以以部门名义向其他部门发布一般性通知，但不-9-得以部门的名义对外行文，更不能对外报送请示性公文。因业务需要对外行文时，可以用酒店名义拟稿，经总经理办公室核稿和董事总经理签发后，以酒店名义行文。（三）酒店各部门之间对有关问题未经协调一致，不得各自行文。（四）请示公文要坚持一文一事制度，只写一个主送部门，不得同时抄送其他部门。“报告”不得夹带请示事项。（五）凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题，不要再行文。（六）某项工作方针已经明确，执行过程中不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不要再行文。（七）印发规章制度的公文，必须注意与已印发的同类规章制度相衔接，内容不得抵触。若有新的规定，必须在行文时说明原印发的规章制度同时废止；已有的规章制度未废止前，不要重复印发同类规章制度。（八）只有原则性意见，尚未有切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。第五章发文办理第十二条酒店公文的发文处理程序一般分为拟稿、审核、会签、签发、登记、分送等阶段。相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务。（一）拟稿1、起草公文是在领导决策过程中的一项重要的参谋工作。公文起草人员要在充分调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草以酒店名义发文的文件，应在认真研究和取得酒店董事总经理意见的基础上，由业务主办部门领导亲自动手或亲自指导、主持进行。2、公文起草的基本要求：（1）全面、准确