建设集团文件管理制度

筑龙网、总则1.1施工文件是工程建设活动的产物，是对该工程进行管理、签定、扩建、维修、恢复等工作不可缺少的依据。1.2施工文件是指建筑安装、市政工程及其管理活动中所形成的应归档的，以图纸、图表、文字、声像等为载体的文件材料。1.3施工文件是对施工活动的真实记录和反映，并对工程质量可具追溯性，是建筑施工技术资源的储备，对于总结经验提高工程质量和提高工作效率具有重要价值。2、术语2.1单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.2分部工程：单位工程中可以独立组织施工的工程。2.3施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。2.4竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.5建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档的保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2.6案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.7立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.8归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3、施工文件的归档3.1单位工程竣工后，有关部门应将各项技术资料和文件准备齐全，作为工程交工时一项必要的技术文件。3.2单位工程施工文件不少于三份，其中一份交建设单位，一份存入城市档案管,一份由公司自存。3.3一级项目工程、特殊结构工程、省优工程，部分施工文件由公司档案室归档管理（见附表A），获鲁班奖的工程施工文件全部由公司档案室归档管理，其它工程施工文件也一并由公司归档管理。3.4采用新技术、新工艺、新材料的工程项目，其工程技术文件由公司档案室归档管理。筑龙网公司自筹基建工程竣工文件按《河北省建筑工程技术资料管理规程》的归档要求由公司档案室归档管理。3.7归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。3.8归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。3.9施工文件归档时应进行验收，验收内容如下：（1）施工文件档案齐全、系统、完整；（2）施工文件的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；（3）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，并盖有竣工图章；（4）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备;（5）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。4、施工文件的归档范围及质量要求4.1施工文件的归档范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4.1.2凡在本省行政区内，新建、扩建、改建投资额在20万或建筑面积在500平方米及其以上的建设工程施工文件均应归档。4.1.3施工文件的具体归档范围应符合附录A的要求。4.2归档文件的质量要求：4.2.1归档的施工文件应为原件，当施工文件为复印件时，应注明原件存放地。4.2.2施工文件的内容及其深度必须符合国家有关施工方面的技术规范、标准和规程。4.2.3施工文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续齐全完备。4.2.4施工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.2.5施工文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅。纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图。计算机出图必须清晰。筑龙网所有竣工图均应加盖竣工图章。（1）竣工图章的基本内容应包括:“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。（2）竣工图章见《河北省建筑工程技术资料管理规程》（DB13（J）35-2002），竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.2.7利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。4.2.8不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）,图标栏露在外面。所有竣工图必须分专业装订成册。4.2.9卷内目录、卷内务考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，统一采用A4幅面。5、施工文件的立卷5.1立卷的原则和方法。5.1.1立卷应遵循施工文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，施工文件应按单位工程组卷。5.1.3立卷可采用以下方法：施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求：（1）案卷不易过厚，一般不超过40mm。（2）案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。5.2卷内文件的排列5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5.3案卷的编目5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：筑龙网（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。（3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（5）每个建设项目应设总目录卷，按卷顺序号登记排列。5.3.2卷内目录编制应符合下列规定：（1）卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。（2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。（4）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。（5）文件题名：填写文件标题的全称。（6）日期：填写文件形成的日期。（7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。昀后一份文件填写起止页号。（8）卷内目录排在卷内文件首页之前。5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：（1）卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求（2）卷内备考表主要标明卷宗内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。（3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。5.3.4案卷封面的编制应符合下列规定：（1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。（2）案卷封面的内容应包括：档号、档案室名称、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。（3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。（4）档案馆代号由档案馆填写，自存资料不填写。（5）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工筑龙网程名称、专业名称、卷内文件的内容。（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。（7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。（8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期详见附录A。永久：是指工程档案需永久保存。长期：是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期：是指工程档案保存20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。5.4案卷装订5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。5.4.2装订时必须剔除金属物。5.5卷盒、卷夹5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。（1）卷盒的外表尺寸为310mmX220mm，厚度分别为20、30、40、50mm.。（2）卷夹的外表尺寸为310mmX220mm,厚度一般为20~30mm.。（3）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。6、施工文件档案管理6.1公司档案室所接收的施工文件档案，本着便于保管和便于利用的原则，及时进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。6.2档案管理人员应熟悉了解档案的库存情况，编制检索工具及参考资料，及时提供利用为生产、管理服务。6.3做好施工文件档案的接收、保管、利用、移交、销毁等情况的统计工作。6.4施工文件借阅时应进行登记筑龙网施工文件归档范围及保管期限保存单位和保管期限鲁班奖一级、省优、其它工程序号归档文件总公司总公司工程准备阶段和竣工验收资料一决策立项阶段文件1施工承包合同长期短期二工程质量监督手续1建设工程质量整改通知单长期短期2建设工程质量整改情况报告书长期短期三工程竣工验收文件1单位（子单位）工程质量竣工验收记录长期短期2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录长期短期3单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录长期短期4单位（子单位）工程观感质量检记录长期短期5河北省建设工程竣工验收报告长期短期6规划验收认可文件长期短期7公安消防验收意见书长期短期8环保验收合格证长期短期9其它专项验收认可证明长期短期10交付使用财产总表和财产明细长期短期监理资料一承包单位与项目监理机构工作联系用表1施工组织设计（方案）报审表长期短期2施工测量放线报验单长期短期3工程报验单短期短期4监理工程师通知回复单长期短期二项目监理机构与承包单位工作联系用表1工程昀终延期审批表长期短期2砌体/混凝土检验批验收认柯通知长期短期3合同争议处理意见长期短期4合同变更资料长期短期5工程变更资料长期短期筑龙网保存单位和保管期限鲁班奖一级、省优、其它工程序号归档文件总公司总公司施工资料一工程管理资料1施工组织设计长期长期2技术交底短期短期3施工日志短期短期4预检工程记录短期短期5施工现场质量管理共查记录短期短期6工程竣工总结长期短期7工捐款质量保修书长期短期8竣工图长期短期二工程质量控制资料核查记录建筑与结构1图纸会审、设计变更、洽商记录长期短期2工程定位测量、放线记录长期短期3原材料出厂合格证、进场检（试）验报告短期短期4施工试验报告及见证检测报告短期短期5隐蔽工程验收记录长期短期6施工记录长期短期7地基、基础、主体结构检验及抽样检测资料长期长期8分部（子分部）工程质量验收记录长期短期9分项工程质量验收记录长期短期10新材料、新工艺施工记录长期长期给排水与采暖1图纸会审、设计变更、洽商记录长期长期2材料、配件、设备出厂合格证及进场检（试）验报告短期短期3管道、设备强度试验、严密性试验记录短期短期4隐蔽工程验收记录短期短期5系统清洗、灌水、通水、通球试验记录短期短期6施工记录短期短期7分部（子分部）工程质量验收记录长期短期8分项工程质量验收记录长期短期建筑电气1图纸会审、设计变更、洽商记录长期长期2隐蔽工程验收记录长期短期3分部（子分部）工程质量验收记录长期短期4分项工程质量验收记录长期短期通风与空调1图纸会审、设计变更、洽商记录长期长期筑龙网保存单位和保管期限鲁班奖一级、省优、其它工程序号归档文件总公司总公司2材料、配件、设备出厂合格证及进场检（试）验报告短期短期3制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录短期短期4隐蔽工程验收记录短期短期5制冷设备运行调试记录短期短期6通风、空调系统调试记录短期7分部（子分部）工程质量验收记录长期短期8分项工程质量验收记录长期短期电梯1图纸会审、设计变更、洽商