怎样制定系统化与科学化的行政管理制度

第一章行政管理制度第1条物资审报流程1.本流程适用于固定资产、办公耗材、名片等物资的审报。2.物资审报的时间在每月5日下班前。3.部门经理是物资审报、领用、保管的第一责任人，部门经理填《物资申报表》相关领导审批后，由行政专员安排集中采购。4.物资购买到位后，由行政专员编制《办公费用台帐》，开具入库单，报财务清点审核。5.物资发放，以部门、人员为单发放，并详细记录。6.行政专员每月5日前总结上月物资购买情况，报相关领导审批。7.行政专员每年1月底前配合财务部进行固定资产清点，总结分析报相关领导审批。第2条设备维修流程1.本流程适用于电脑、网络、软件、家具等设备维修审报。2.设备出现故障，非专业人员不得擅自拆卸,应立即报告部门经理，由部门经理填《维修申请表》，分管领导审核后由行政专员安排维修。3.部门经理是设备维修审报、使用、保管的第一责任人。4.行政专员及时跟进维修情况。5.行政专员每月5日前总结上月设备维修情况，报相关领导审批。6.行政专员每年1月底总结上年度设备维修情况，报相关领导审批。第3条文件发放流程1.本流程适用于公司正式文件的拟定与发放。2.相关部门需要发文，由部门经理拟定初稿，行政人事经理按标准格式成文报行政人事总监审核，总经理盖章后发到相关部门，并做好记录。3.相关责任人收到文件后，及时归档，0.5天内组织本部门人员学习。4.行政专员对照发放记录，每季度末、次年1月检查各部门文件归档情况，做好总结反馈工作。5.年底时回收各部门上年度各种文件在行政人事总监处备档。第4条资料拷贝流程1.本流程适用于所有公司电脑中的资料的拷出或将资料拷贝到公司电脑中。2.申请人填《资料拷贝登记表》，报部门经理审核，相关领导审批后，由行政专员执行。3.行政专员按《资料拷贝登记表》登记的内容亲自逐个文件审核后亲自拷贝。第5条制度检查与处罚流程1.作为管理人员，应以身作则，起到模范带头作用。2.管理人员、行政人事部应随时随地的走动管理，发现有违反公司制度的情况发生，应立即纠正，做好记录，报行政专员执行处罚。3.处罚遵循及时性、真实性原则。发现问题立即解决，不放走任何问题。行政专员对违纪人员开出罚单，罚款金额≤50元的，以现金形式交纳罚款，不得以任何理由拒缴罚款，对拒缴罚款人员按一般违纪行为进行处罚。罚款金额＞50元的，款项当月工资中扣除。4.行政专员编制《违纪日报表》，报相关领导审核后，在次日12：00前公示。5.行政专员编制《违纪日报表》，在次月3日公示，报相关领导审批后，报财务部。6.所有罚金在次月3日前交财务部。7.处罚公示前部门负责人、相关领导做好处罚沟通工作。第6条违反制度的责任与处罚1.凡有下列行为之一者为轻微违纪。对轻微违纪者处罚标准如下：批评，罚款10元。（1）物资发放，未按要求详细记录。（2）行政专员未按时将文件下发到相关部门。（3）文件发放未详细进行登记。（4）未及时公示《违纪日报表》《违纪月报表》。（5）其它违反公司相关制度被认定的此类违纪行为。2.凡有下列行为之一者，属一般违纪行为，对一般违纪者处罚如下：记过，罚款50元。（1）管理人员发现员工犯错未如实上报。（2）员工拒绝缴纳罚款。（3）行政专员未按时、保质、保量的提供《违纪日报表》《违纪月报表》。（4）行政专员未在规定时间与财务交接当月罚款。（5）未办理审批手续或审批手续不全，进行拷贝。（6）资料拷贝，相关责任人未逐一审核。（7）文件下发后，未在0.5天内组织学习。（8）公司文件随意摆放，存在安全隐患。（9）行政专员未按时检查，反馈各部门文件归档情况。（10）未经公司批准，擅自发放文件。（11）设备出现故障，非专业人员擅自拆卸。（12）行政专员未及时跟进维修情况。（13）行政专员每月5日前未总结上月设备维修情况，报相关领导审批。（14）行政专员每年1月底未总结上年度设备维修情况，报相关领导审批。（15）相关责任人未及时申报相关物资，影响工作正常开展。（16）行政专员每月5日前未总结上月物资购买情况，报相关领导审批。（17）行政专员每年1月底前未配合财务部进行固定资产清点，总结分析报相关领导审批。（18）行政专员未及时更新、编制《办公费用台帐》，未及时开具入库单。（19）其它违反公司相关制度被认定的此类违纪行为。3.凡有下列行为之一者，为严重违纪行为。对严重违纪者处罚如下：降级或降职，罚款200元。（1）丢失公司文件。（2）其它违反公司相关制度被认定的此类违纪行为。4.凡有下列行为之一者，为特别严重违纪行为。对特别严重违纪者处罚如下：辞退或开除，视情节严重处以1000—5000元罚金，或扣除一切提成和工资。构成犯罪的，移交司法机关处理。（1）其它违反公司相关制度被认定的此类违纪行为。