恒生集团行政管理制度

1河北恒生集团行政管理制度汇编二零一四年十一月2目录目录……………………………………………………………………………………2第一章固定资产管理制度…………………………………………………………3第二章办公用品管理制度…………………………………………………………12第三章公务车辆管理制度…………………………………………………………19第四章员工宿舍管理制度…………………………………………………………25第五章卫生管理制度………………………………………………………………29第六章门卫管理制度………………………………………………………………35第七章餐厅管理制度………………………………………………………………40第八章电话网络管理制度…………………………………………………………48第九章例会制度……………………………………………………………………50第十章档案管理制度………………………………………………………………54第十一章印章管理制度……………………………………………………………573第一章固定资产管理制度为规范固定资产采购、分配、保管、使用、转移、报废程序，确保集团资产的安全与完整，提高使用效益，特制定本制度。一、适用范围（一）本制度适用于集团及各分子公司。（二）本制度所指固定资产是指企业拥有的单位价值500元以上、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机械、设备、交通运输工具以及其他与生产经营有关物品。部分物品虽价值不足500元，但使用期限超过一年的，也可按照固定资产进行管理。（三）本制度固定资产的范围不同于税法、会计准则的规定。财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的固定资产，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。二、固定资产管理归口（一）行政部门作为固定资产的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责固定资产的管理，并监督、指导各相关部门保管、使用、维护固定资产。（二）固定资产的管理遵循“谁使用、谁保管、谁维护”的原则，行政部对各项固定资产的安全、完整和有效使用负有监管责任，各部门对配属本部门使用的固定资产负有保管、使用和养护的责任。（三）固定资产财务记账、费用分摊及折旧计提由财务部门负责。三、固定资产购置（一）购置申请各部门/单位根据实际需求并结合本部门预算填写《固定资产申购单》，经部门经理、单位负责人、行政部负责人、财务负责人、常务副总裁逐级审批后方可购买。单位价值超过20000元的，还需经总裁批准后方可购买。（二）采购程序1、常用办公固定资产采购由行政部负责；生产设备等固定资产采购由申请部门负责，行政部进行监督；常用固定资产应建立供应商名录，以便于追溯。大额固定资产（采购总价超过20000元的）应提报成本合约部通过招标形式采购，并签订采购合同。特殊情况不经过招标的，必须经过总裁批准。42、采购员接到审批完毕的《固定资产申购单》后，首先检视是否可以通过内部调剂满足需要，通过内部调剂确实无法满足需要的，须在规定时间内组织采购。在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。3、固定资产采购回来后，采购员要及时与固定资产管理员进行交接。固定资产管理员须认真清点固定资产数目、型号，清点无误后填写入库单，两人共同在入库单上签字。需要安装、调试的设备，由使用单位组织验收，并于安装调试完毕、确认达到设计的性能指标后方可办理入库手续。入库单一式两联，一份由办公用品管理员留存，一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。4、采购员凭发票、《固定资产购置申请单》及固定资产管理员签字的入库清单，经逐级审批后报销采购费用。四、固定资产的使用保管（一）固定资产管理员应建立固定资产台账，详细登记各类固定资产的名称、型号、数量、采购时间、供应商及领用情况。（二）员工领用固定资产，须填写《固定资产领用登记表》，履行审批程序后方可领用。固定资产领取须由本人签字领取，领用人即为保管人，负有妥善保管和合理使用的责任。多人合用的固定资产，由部门负责人领用，部门负责人为保管责任人。（三）固定资产无特殊情况禁止他人代领和代人领取（副总经理以上级别可由行政部代领，但必须有使用人签字确认）。（四）各部门应建立各岗位员工固定资产配备清单。新员工入职，行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备固定资产。固定资产领用原则上以固定资产配置清单为依据，特殊情况需要单独配备的，须经主管副总裁批准。对于大件器具类固定资产应本着多人合用原则分配领用。（五）固定资产管理实行采购、发放两条线管理。采购的固定资产必须先由固定资产管理员验收入库，后领用。严禁自采、自发、自用。（六）在库固定资产应分类存放，做到类别明晰、摆放有序，防虫防鼠防潮。（七）固定资产管理员至少每半年对固定资产进行一次盘点，并与固定资产账目进行核对，做到账目相符。（八）员工如发生工作调动或离职等情况，须将个人领用的固定资产交回行政部。部门内部需要继续留用的，或多人合用的办公用品，应及时变更使用人。（九）需随调动人转移的固定资产，应由本人填写《固定资产调拨单》，按规定履行审批5程序后方可办理固定资产的转移手续。（十）办公用固定资产需要维修的，应报行政部，由行政部统一安排维修。生产用固定资产，一般由配属部门报行政部同意后，自行联系维修，行政部监督维修。对于非正常损坏的固定资产，由损坏人/使用人照价赔偿。（十一）生产设备、实验仪器、测量仪器等，需要定期年检的，由配属部门按照检验标准进行自检，自检合格后方可报检。（十二）政府部门到公司对生产设备、仪器等进行检查的，由设备配属部门负责接待。相关部门在接到通知后应立即通知单位负责人及集团常务副总裁。单位负责人负责按照相关标准先组织内部自检，自检过程中发现的问题，及时向常务副总裁汇报，并提出应对方案，经常务副总裁批准后实施。（十三）测量仪器统一纳入固定资产管理，由行政部负责保管。各部门有需要时填写《测量仪器借用登记表》借用，用完后及时归还。行政部负责验收。五、固定资产的清查（一）固定资产清查从盘点实物开始。在盘点过程中，要认真核对固定资产型号、数量、目前状态等。（二）盘点过程中如果发现盘盈、盘亏和固定资产毁损，由负责保管或负责使用的部门查明原因，写出书面报告后按程序处理。（三）公司出售、转移固定资产必须经集团总裁确认后办理，出售收入减除清理费用和固定资产净值的差额，计入当年损益。（四）分公司之间固定资产调拨或集团与分公司之间固定资产调拨须经常务副总裁批准。（五）对于经过清查核实的固定资产，属于需要进行清理的，应及时清理，该入账的要入账，该报废的要报废。做到手续完备，账目清楚，一般应在年度决算前处理完毕。六、固定资产处置的管理（一）各部门暂时闲置和不需用的固定资产应报行政部备案，或办理固定资产退还手续，退回行政部统一保管、重新调配或处置。（二）固定资产出租的，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明出租原因,按程序经部门负责人、单位负责人、行政经理、财务经理、常务副总、总裁同意，并应签定合同。合同内容应包括双方如何负担固定资产的修缮保养费用及税费，租金金额、支付时间、支付方式等，运输费用由谁负担，归还期限，归还时的固定资产状况，附属设备明细表，违反合同的惩罚条款等。6（三）固定资产出售的，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明出售原因、按程序经部门负责人、单位负责人、行政经理、财务经理、常务副总、总裁审批后方可办理。固定资产出售应签订正式合同。合同内容应包括售价、对方单位、付款方式、付款时间、交货方式等内容。（四）固定资产的报废正常的固定资产报废，由配属部门填写《固定资产处置申请表》，说明该项资产的购买、领用或调入时间、规格型号、报废原因、原价及残值处理情况等，按程序经部门负责人、单位负责人、行政经理、财务经理、常务副总裁、总裁逐级批准后办理注销。（五）非正常报废的固定资产分不同情况进行处理：1、由于意外事故或不可抗力造成的固定资产报废，以固定资产账面净额与清理费用之和扣除保险公司赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。2、由于有关人员故意或过失造成的固定资产损坏、报废，应追究相关人员责任，令其全部或部分赔偿。固定资产账面净额与清理费用之和扣除责任人赔款、保险公司赔偿金额和残料价值后的余额计入当期损益。7附：固定资产管理流程任务名称责任标准备注采购1、使用部门填写《固定资产申购单》按程序履行审批手续后报行政部。2、行政部根据申购单，确定固定资产采购方式：一般办公用固定资产由行政部采购；生产性固定资产由使用部门采购；大额固定资产采购（超过20000元的），提交成本合约部组织招标。入库1、采购到位，采购员与管理员进行交接。2、清点核对无误，管理员填写入库单双方签字后办理入库手续。3、专业性设备或需要安装、调试的设备，还需经申报部门验收合格、达到设计性能方可入库。领用1、领用人填写《固定资产领用登记表》。2、管理员发放固定资产/办理固定资产移交手续。3、员工离职、调动等，固定资产必须收回或变更保管人。维修维护1、使用部门通知行政部；2、行政部了解情况或现场查看；3、行政部安排维修；4、专业设备由行政部授权使用部门联系维修，并进行监督。报废处置1、闲置不用的固定资产报办公室备案或退回办公室；2、固定资产出租出售的，库存管理1、每半年至少进行一次盘点，盘点表报行政经理；8固定资产申购单申购人部门单位申购日期申购物品名称申购数量预计金额规格或技术性能要求部门经理申购单位单位负责人：板块副总：行政经理财务板块财务经理：财务副总：总裁常务副总：总裁：9固定资产处置申请表申请人部门单位填表日期处置物品名称购置时间处置方式□出租□出售处置物品详情及处置计划处置原因部门经理业务板块单位负责人：板块副总：行政经理财务板块财务经理：财务副总：总裁常务副总：总裁：10固定资产领用登记表编号名称规格/型号领用数量领用人批准人备注12234567891011121314151617181920212223242526272829303111固定资产盘点表编号名称规格/型号数量配属部门保管人12234567891011121314151617181920212223242526272829303112第二章办公用品管理制度未规范办公用品采购、分配、保管、使用、转移程序，确保集团资产的安全与完整，提高使用效益，特制定本制度。一、适用范围（一）本制度适用于集团及各分子公司。（二）本制度所指办公用品是指企业拥有的单位价值500元以下、使用期限在一年以内、不作为固定资产核算的办公用品用具、食堂宿舍用品、劳保用品、保洁用品、福利用品及烟酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生产一线使用的原材料、耗材不在本制度管辖范围。（三）本制度办公用品的范围不同于税法、会计准则的规定。财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的办公用品，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。二、相关部门职责：（一）行政部门作为办公用品的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责办公用品的采购和管理，并监督、指导各相关部门使用办公用品。（二）办公用品财务记账、费用分摊由财务部门负责。三、办公用品采购（一）采购与管理分开，双人负责。（二）行政部应建立常用办公用品参考价目表。（三）办公用品采购程序：1、行政部办公用品管理员每月25日前下发《办公用品需求统计表》。各部门根据需要填写办公用品需求，经部门负责人签字后于月底前报行政部。2、行政部办公用品管理员每月底前统计汇总各部门办公用品需求情况，结合库存情况核定采购数量，制作《月度办公用品采购清单》。3、《月度办公用品采购清单》经行政经理签字后由交采购员进行采购。4、采购员接到《月度办公用品采购清单》后应在三个工作日内完成采购。在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。常用办公用品采购应建立供应商名录，以便进行追溯。专业性或紧急办公用品采购，可由行政部授权申报部门自行采购，行政部进行监督。135、采购员将办公用品采购回来后与办公用品