十周年聚会系列方案

西南交通大学2003级通信工程3班毕业十年聚会活动方案（讨论稿）时光荏苒，匆匆华年。今年是我班毕业十周年，回到成都、回到交大，与同窗寻青春、叙友情，是十年后全体同学的美好愿望。为举办好这次聚会，保证各项活动组织有力、环节紧凑、内容丰富，确保参加聚会的同学期望得以满足、身心得以放松，制定如下活动方案。一、活动时间2017年5月28日至30日（端午节假期），共3天二、活动地点西南交通大学九里校区、犀浦校区、成都市区三、活动主题忆往昔共话同窗情，再回首共燃青春梦四、活动内容5月28日：抵达报到。5月29日：聚会日，主要包括6项活动：重游校园：上午，游览校区观赏美景；重回课堂：上午，认真听讲重温知识；再吃食堂：中午，食堂打饭再尝旧味；再游故地：下午，塔山公园再寻青春；共品美食：晚上，品尝美食共度佳节；对酒当歌：晚上，把盏言欢共叙友情。5月30日：离蓉返回。主要流程：28日，参加聚会的同学陆续抵达并报到；提前到达的同学自行组织在九里校区游玩。28日晚，已经报到的同学在九里校区参加第一次聚餐。29日上午，从九里校区统一乘校车赴犀浦校区，先回课堂上课（易安林老师授课），再游览学校，中午在食堂打饭用餐。饭后，先乘校车返回九里校区，再乘车前往塔子山公园。在塔子山公园游玩后，乘车前往用餐地点参加第二次聚餐，吃火锅和成都小吃。饭后，在KTV或酒吧娱乐。晚上，返回酒店休息。30日，在九里校区食堂用早餐之后，各位同学陆续离开成都。五、活动组织1．本方案、组委会组成人员及分工等均在同学群内公示。经半数以上同学同意后，组委会按照方案负责此次活动的组织工作。2.参加聚会同学请妥善安排好工作生活，提前预订往返成都的机票或车票。预定购买好往返机票（车票）后，请及时告知会务组出发和抵达时间、航班号、车次等信息。会务组负责统计抵达和离开时间，提前做好迎接和送别工作。3．参加聚会的同学每人缴纳1000元活动经费（包括住宿费、早餐费、聚餐费、食堂饭费、晚间KTV或酒吧娱乐费、市内交通费、横幅手册材料费等）。每位同学的支出将根据住宿的天数、参加的活动环节单独实际结算。如果遇经费不足，请同学及时补缴。如有结余，公示期结束后半日内退还。财务情况在活动结束后1天内公示，公示期1天。4．4月15日前，可以参加聚会的同学向组委会报名，由组委会初步确定聚会人数；5月1日前，确定参加聚会的同学组委会财务负责人转账缴纳活动经费，以便组委会开展预定住宿宾馆、聚餐酒店等前期工作。5．住宿宾馆、聚餐地点、娱乐地点的选择由组委会讨论决定，并在提前完成预定工作。6．组委会负责做好汇总同学名单、购买学校食堂饭票或准备饭卡、与学校沟通预留教室、购买校车车票、制作欢迎横幅、打印活动手册等工作。西南交通大学2003级通信工程3班毕业十年聚会活动组委会人员名单及分工（排名不分先后）理事长：陈海清副理事长：易安林龚玉超成员：张为李晓鸣高杰高炜余建兴责任分工：陈海清负责活动总体事务，具体负责活动前期安排、抵达离开时间汇总、活动报到、现场组织、日常沟通、同学名单整理等工作。易安林负责财务管理工作，并负责宾馆预订、教室预留、课堂授课、食堂饭卡准备、校车车票购买、活动手册制定等工作。龚玉超负责塔子山公园、聚餐酒店、KTV酒吧娱乐地点的考察及预订工作。各成员负责本组同学的沟通联络、意见集中和反馈、现场组织等工作。组委会工作细则为进一步做好组委会的各项工作，确保活动顺利开展，制定如下细则：1.做好预订工作。3月底至4月初，初步统计参加聚会的人数；4月底前，根据参加人数，完成聚会活动各个地点的考察工作；5月10前，确定参加聚会的人数，完成各个地点的预定工作。2.发送邀请函。通过微信等方式向所有同学和辅导员老师发送电子邀请函，邀请大家参加聚会。4月10日前组委会讨论通过初稿，4月15日前完成发送工作。3.汇总同学名单。统计全班同学的姓名、性别、现居住地、工作单位或从事职业、职务、联系电话等有关信息，并汇总成表，方便同学之间联系。表中标注是否参加此次聚会活动。5月10前汇总完成。4.制作活动手册。根据最终确定的活动内容，制作活动手册，内容包括活动主题、日程安排、同学名单、活动地点简介、宾馆房间号分配等。5月25日前制作完成。制作数量根据参加同学人数确定。5.制作横幅。制作两个横幅：欢迎横幅，上书写“亲爱的同学，欢迎你重回交大”等字样。聚会横幅，上书写“西南交大2003级通信3班毕业十年聚会”等字样。5月25日前制作完成。6.做好报到工作。悬挂报到横幅在住宿宾馆大厅。在宾馆大厅设立报到处，请到达的同学签到，并发放活动手册。报到后，与活动前的报名名单进行核对。5月27日晚完成横幅的悬挂和报到处的设立工作。7．做好现场组织。用抽签的形式将参加聚会的同学进行分组，每个组由一个组委会成员负责。每个成员组织好该组的出行、就餐、游玩等工作，确保活动组织有序。5月27日下午前，组委会准备好抽签工具。抽签环节在5月27日晚在住宿宾馆进行。8.做好食堂就餐工作。及早确定购买方式，如买票打饭，组委会确定用餐类型并按人数统一购买，分给组委会成员，由各成员发给所负责的组内同学，由同学凭票各自打饭用餐。9.做好酒店聚餐工作。28日晚上的聚餐地点邀请已经报到的所有同学参加，地点就近选择在九里校区，组委会28日下午前选好就餐地点。29日下午，联系聚餐酒店提前在就餐包厢（大厅）悬挂好聚餐横幅。所有聚餐提前做好联系沟通工作，减少聚餐等待时间。白酒提前采购并送至聚餐酒店，不宜在酒店购买。10.做好财务工作。活动经费统一收取，公开透明使用，详细记录收支情况，并在活动结束后一天内进行公示。在活动期间如果发现经费不足，及时向同学说明并再次收取。如有结余，活动结束后根据每人花费状况退还。活动经费最终采取均摊的方式计算。如有同学提前到达成都住宿或活动期间某个环节未参加，则根据住宿费或该项活动的人均消费数量在个人开支中给予增减。11．做好其他临时性的工作。活动日程5月28日（星期日）上午9:00开始全天报到（地点：西南交通大学九里校区镜湖宾馆）（待定）中午12:00午餐（自行解决）晚上18:00报到结束18:30晚餐（地点：九里校区北门外烧烤店）（待定）20:30自由活动23:00休息5月29日（星期一）上午8:00早餐（地点:九里校区第一食堂）（待定）8:30乘校车前往犀浦校区9:30抵达，重回课堂听讲（地点：1号教学楼1234教室）（待定）10:00游览校园中午12:00午餐，（食堂打饭，地点：第一食堂）（待定）下午13:00乘坐校车返回九里校区14:00乘车前往塔子山公园（统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式；路程11.4公里，行驶约30分钟）14:30游玩塔子山公园17:30出发前往酒店（统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式；距离待定）晚上18:00抵达酒店，晚餐（地点：待定）20:30前往KTV或酒吧（距离、交通方式待定）21:00抵达，把酒言欢（地点：待定）24:00返回宾馆（统一组织乘滴滴快车、神州专车等方式；距离待定）5月30日（星期二）上午9:00早餐9:30陆续离蓉