领跑企业信息化-CIO工作手册

领跑企业信息化CIO工作手册CIO职责分析实践证明，企业在强有力的领导之下，才有实现信息化的可能，这正是诞生CIO的大背景。CIO所担负的任务从计算机网络建设、应用软件开发上升到更高的战略层面，开始成为具有战略思考的职位特征，成为企业信息化的领军人物，而且职责范围更为宽广。我们把CIO视为企业信息化的推动者或领跑者，首先CIO是进入企业决策圈的角色，有义务对企业的长期发展负责，通过组织起一支专业的队伍来完成其使命，而整合外部资源也是其中之一。职责之一：战略时至今日，业界已经普遍认识到企业信息化的两个关键点是信息规划和CIO工作机制，战略规划、整合信息资源、跟踪信息化发展是CIO的工作内容，只有学会从战略高度来思考问题，与CEO平等对话，CIO的价值和作用才相应地发挥出来。■信息资源规划信息资源规划自然是CIO的首要职责，信息化的第一步应该是信息资源规划而不是具体的产品选型。首先需要确定的是企业的信息资源产生于企业的采购周期、生产周期和销售周期各个阶段;信息资源产生于企业内部，也产生于与伙伴之间的合作，也就是供应链及客户两个方面;更广泛的角度来看，信息资源还包括因特网所传递的几乎无限的信息。■整合信息资源信息之所以受到如此广泛重视，关键是信息对决策的贡献。企业的任何经营活动、战略方向都离不开信息。随着信息化水平的提升，全面的系统进入企业：ERP为企业建立起更高效的决策体系和执行体系;SCM为企业处理对外关系提供来自于合作层面的信息;CRM帮助企业关注客户方面的信息，总结销售成效。这些系统的应用帮助企业建立起更全面的信息框架，整合信息的任务范围更为广泛。因特网的发展使企业的市场行为更公开，对于竞争环境的关注引起更高重视，进行战略规划的观念成为企业发展的支撑点，信息化也从具体的产品、项目转向进行规划。信息资源的概念、范围都在调整之中，CIO对信息的处理范围进一步扩大，包括了企业内部和外部。把握信息对决策的贡献，及时准确地处理信息是重要职责，需要强调的是整合的全面性。■跟踪市场发展企业在进行信息化规划和选型中开始产生诸多迷惑，一方面要借助第三方的咨询服务来把握企业信息化进程，另一方面CIO必须要在企业信息化规划中发挥作用，为企业理解企业信息化市场上的各种技术发展趋势，跟踪市场发展是CIO的又一个重要职责。这一职责也就要求CIO能把握信息技术的发展趋势，特别是众多信息系统集成的可能性。企业原来自行开发的小系统，在购入ERP系统时大多遇到两难的问题：这些小系统按照企业的需求而开发，有自己独到的功能，连ERP也未必都能涵盖;企业信息化好像不能给这些小系统继续生存的空间。职责之二：推行企业信息化不是纸上谈兵的事，现实中存在3大阻力：理解差异、流程分析、权力分配CIO需要进行大量的协调工作，有时甚至给人超越权限的感觉，要干涉到企业的管理流程、作业方法。实际上CIO及IT工作团队，在为企业理清业务流程中，扮演的角色的确是管理规则和流程的制定者，必然要改变企业的现行作业，代之以建立在信息化系统上的新格局。■推动流程重组在企业管理上面的参与程度是区别CIO和IT负责人的重要标志，在信息化建设普遍受到重视的时代里，设立IT负责人来解决信息化的技术和产品问题是非常普遍的，但只有安排其参与到企业的管理与运作之中，对信息流、物流、资金流的整合上负起责任来，才能符合CIO的地位。流程重组观念的建立是基于对新的管理思想、管理理念的理解和接受上的，CIO对管理的影响正在这个方面，一个称职的CIO需要关注的不仅仅是技术方面或产品方面，更要关注到企业的管理方面，我们甚至可以把业务流程重组看成是管理改造过程。如果只是把眼光放在ERP、SCM、CRM的选型上面，而不关注企业的状况和流程重组的压力的话，CIO并没有完成其工作职责，信息化仍然会拖企业的后腿。■项目选型决策CIO不仅仅是企业的战略顾问，更要负责和参与具体的项目，对产品的选型负责，包括ERP项目、SCM项目和CRM项目等。项目选型所需要关注的是企业需求和市场供应两方面的问题，必须考虑的方向有：市场考察落实到具体的项目，不能主观盲目地定义需求，首先应该从市场供应方面，其他企业的应用情况方面找到自己选型定位的依据，适当超越并不是无限拔高。业务分析对企业内部的业务流程要能准确把握，而且要制作成分析文档，进行必要的工作分析是很重要的，不仅CIO需要理解，所有参与的人员都需要了解。需求分析主要是衡量信息系统将在哪些方面发挥作用，对将来系统应用中的重要功能给与描述，业务流图、数据流图等工具都能有效提供帮助。方案论证邀请供应商根据企业的业务分析、需求分析提出解决方案、实施方案和二次开发方案，这三者是密切配合的。详细研究三个方案才能得出未来的远景，对目标有准确的预期。投资决策现在市场供应是多方面的，采用货比三家的方法才能真正选择出企业优秀的供应商，为企业信息化服务，而投资效益比较当然不可缺少，有句广告说得很好：“只选对的，不选贵的”。■信息化教育永远不能忘记展开信息化教育这件事，也就是CIO的重要工作职责。在信息化教育中需要让员工充分体会到信息技术所带来的广泛影响，体会到信息在信息管理系统中如何迅速传递，并影响决策。在许多时候阅读信息的一方有没有机会进行验证，保证信息系统的完整性和准确性，全靠员工对工作的认真细致，一丝不苟。企业建立ERP系统其实只是信息化的一种起步，从中所能获得只是一些数字信息，当员工知道这些数字怎么在决策和执行中起作用时，便更能自觉地参与到信息化的工作之中，维护系统的正常运行，保证录入数据的准确性，这些目标的达成与信息化教育密不可分。职责之三：管理CIO工作不是单枪匹马来完成的，许多日常的事务需要通过建立IT团队来完成。同样要通过时刻检查反应信息化水平的各种KPI指标来跟踪企业的运作，一旦出现业务上的调整变化，就需要与之配合，这种反应能力就是建立在日常管理之上的。■组建工作团队正如企业需要把人力资源放在首要位置一样，CIO成为“光杆司令”也就无所作为了，需要组织起一个工作团队才能担负企业信息化的重担。这个团队至少需要有负责网络建设、硬件维护的人，还要有负责软件开发、项目实施、教育培训、业务分析的人。企业信息化所需要的人才的专业特点，要求CIO不能依赖于人力资源负责人来组织这支队伍，即便有了一支队伍，也还要有负责其工作，为他们提出工作目标，分配具体任务，进行绩效评价等等。CIO所需要的人力资源还远超过这样的要求，许多时候还需要调动外部的人力资源共同完成目标。一些企业根据自己的情况还会把信息技术外包出去，而负责沟通、评价的重担仍然是由CIO来负责的。对于如此专业的方向，人力资源的调度是胜任工作的基础。■保证系统安全保证系统安全的主要任务包括：数据备份安排好完整的数据备份策略，以防在万一的情况下出现系统损坏、崩溃或其他灾害时能有重新恢复数据的基础;紧急恢复针对可能出现的系统崩溃，进行操作演练，安排备份系统，在系统出现崩溃时能在企业可以接受的时间内重建系统，恢复运行;防止病毒选购专业的防病毒软件，根据系统的有源点分布情况进行部署，检查和防止病毒的侵犯;防范攻击如果企业在电子商务、供应链管理、客户关系管理方面有所投资的话，就自然有系统要连接到因特网上，便需要更完善的措施来防范黑客的攻击和窃密。无论是数据备份、紧急恢复、防止病毒、防范攻击都是企业信息系统的重要方面，也是CIO必须为企业制定出安全策略的职责。已经出现针对计算机安全问题提供信息化审计服务的公司，CIO自然可以利用这样的资源来检查企业的信息化安全措施。■管理竞争情报当企业都非常关注信息，对信息的价值有新的认识时，CIO所管理的信息还包括许多竞争性情报的内容，其实任何一套信息管理系统中的数据，都具有非常高的竞争性情报价值。因此，我们要把CIO的一个可能被人遗忘的工作职责特别提出来，CIO应该能够注意开发获得竞争性情报的渠道，也要负责保护好企业的竞争性情报。获取竞争性情报需要建立起有效的信息渠道，包括与专门机构的合作、安排从因特网收集情报、管理自己的情报队伍;保护内部资料主要信息中心的数据安全，制定与员工的保密协议，甚至帮助人事部门、营销部门、采购部门制定相关制度，注意应聘者及客户的行为。竞争性情报在因特网高度发达、信息流量大增的时代受到更多重视，成为需要管理的一个方面，无论从制度入手、还是从技术上入手，都是CIO的工作职责之一。谁可以当CIO经过这几年的发展，企业对CIO的认识已逐渐增强，信息产业部也推出了一系列围绕CIO的认证培训，对CIO这支队伍进行全面定位和补课，完善其知识结构，形成了交流环境。从这些CIO中，我们看到所具有特质包括对IT潮流的领悟、丰富的管理知识、自我学习能力等等。对IT潮流的领悟中国是信息技术的输入国，特别是在加入WTO之后，我们的企业更因为要与国际跨国公司合作，在信息化方面产生强烈的需求。在这样的背景下，我们甚至提出要以信息化来带动工业化，毫无疑问CIO需要为企业的信息化提供战略性的规划目标。CIO的这一任务和信息技术的高技术含量表明，CIO必须具有对信息技术发展趋势的领悟能力，越是能准确地预见到信息技术对发展方向，将信息化的价值及时发挥出来，就越能增强企业的核心竞争力，信息化带动工业化才能落到实处。管理中经常受到关注的“外行领导内行”的现象也不容忽视，因此要强调CIO的技术能力背景，有项目开发经验、实施经验、规划经验都是非常重要的。丰富的现代企业管理知识分析企业的信息流、物流、资金流也不是简单地从业务部门找到报表，更需要理解企业的生产特点，企业内外各环节上的价值链是如何形成的，它们的依赖关系如何。这些理解需要的是企业运行的管理知识，价值分析更是最为重要的分析工具，CIO所需要的这些素质仅仅来自于理解和设计系统是不足够的，更需要全面学习和掌握现代企业管理知识。企业信息化过程伴随的不仅仅是IT部门日常维护任务的完成，许多建设任务需要详尽地规划，与生产、采购、销售等部门协同才能完成，也有许多需要外包的任务。作为企业的CIO特别需要具备项目管理、目标管理和价值管理的经验和能力。可以为企业发展“把脉”CIO为企业规划信息化战略方案时，同样要能发展地看问题，具有企业发展的综合分析能力，不是静态地观察企业当前的情况，更要分析企业外来的发展机会，如何将信息化与企业的发展战略密切联系起来。CIO的这种综合分析能力当然更体现在对信息化系统的价值评估上面，比较过硬的方面包括对企业流程重组的理解，企业联盟战略的理解，企业购并运作的理解，新产品开发策略的理解。这些方面正是企业发展的动力所在，信息化永远都是一种平台工具的作用，要帮助企业在这些战略行动中建立适宜的信息化系统。企业发展不是孤立的，信息化发展也不是孤立。发展的信息化提升企业的决策体系与执行体系的效率，发展的企业为信息化提供必需的人力、物力基础，CIO的角色是要协调好他们的关系，具有分析信息化投资价值的能力。自我学习企业的CIO肩负为企业规划信息化战略的任务，学习能力是最重要的考量因素之一。在信息领域，知识的生命周期是短短的18个月，一切过去的知识都可能在很短的时间里失去效用。学习便是CIO的终身任务，信息技术、管理技术、规划和实施技术都是要加以学习的方面。信息技术和信息系统的多样化还要求CIO的学习不能是机械的，需要的是整合其他学科方向的知识。如果为生产企业服务便需要掌握生产管理的知识，理解企业的生产模型，把握企业采购周期、生产周期和销售周期中的信息流关系;如果为流通企业服务，便需要理解销售分析、物流管理的知识。虽然，ERP项目有行业解决方案，但CIO这个职位目前可能还没有行业的划分，具有CIO素质的人才在进入企业时，需要迅速理解企业的运作。创新、胆略CIO这个职位的出现已经说明信息技术在企业的发展中占据越来越重要的位置，CIO不仅仅是要保证计算机网络的正常运行，更重要的是参与到企业的发展规划中，为企业的发展修好路、备好车。参与企业发展规划，CIO所需要的不仅是信息技术知识，创新意识和胆略同样重要，新的商业模式所需要的当然也就是新的信息系统框架，通过信息系统建设为企业的决策体系和执