PPT制作方法及常用技巧教案

-1-PPT制作方法及常用技巧百度公司董事长兼首席执行官李彦宏说过：建议未来的政府工作报告不要只用纯文字，可以在现场大屏幕上放一些PPT，把这些数字用图表或者图片的形式表达的话，更能够帮忙大家理解这些东西。在我们的工作中，基本上所有人都要与PPT打交道，要不是做、要不是看，可以说PPT以一种方便、不可缺少的形象，出现在我们周围。下面，我主要从PPT、页面（也就是幻灯片）、动画（或者说流程）及一些其他的技巧等方面来讲解一下PPT的制作。PPT作为我们常接触的软件之一，很多人都很熟悉，甚至比较精通。今天，我只是把我理解的说一下，如有不对之处，请各位批评指正。配合PPT制作方法及常用技巧课件（PPT）使用。（首先，看第一点）一、PPT概述（一）何为PPT（什么是PPT）（在讲PPT之前，先看一下什么是多媒体课件）1．多媒体课件。多媒体课件是指根据教案，把需要讲述的内容通过计算机多媒体（视频、音频、动画）图片、文字来表述-2-并构成的课堂要件。它可以生动、形象地描述各种教学问题，增加教学气氛，提高学习兴趣，拓宽知识视野。由此可以看出，多媒体课件的重心还是在多媒体上，而多媒体简单来说就是多种媒体的综合，使用的媒体包括文字、图片、照片、声音、动画和影片，以及程式所提供的互动功能。再看一下什么是PPT2．PPT。MicrosoftOfficePowerPoint，是微软公司设计的演示文稿软件。MicrosoftOfficePowerPoint做出来的东西叫演示文稿，演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。PPT是一种应用最广泛的多媒体课件形式。因为它的编辑、播放以及各种操作都相对简单易学。当然Office这套软件也是我们接触最早的软件之一，对Office软件里的word、excel、ppt等的操作都比较熟悉，可也是选择PPT的一个原因之一。3．PPT的版本。PPT作为MSOffice组件的一部分，其版本和MSOffice的版本一致。MSOffice版本有：Office97、Office2000、OfficeXP、Office2003、Office2007、Office2010、Office2013，目前最新的是Office2013版。其中Office2003于2014年4月8日停止更新补丁等服务。2015年1月22日，微软宣布将在2015年的下半年推出Office2016。（二）用途及分类-3-PPT仅是一种辅助表达的工具，其目的是让PPT的受众能够快速地抓住表达的要点和重点。一般情况下，我们可以根据PPT的用途，把PPT分成两大类：主流用途和非主流用途。PPT的主流用途有：用于公开演讲、商务沟通、页面报告、培训课件等正式工作场合。非主流用途有：个人相册、搞笑动画、自测题库等娱乐休闲场合。而在PPT的主流用途中，又可以将PPT分为说服型的PPT的培训型的PPT。下表是从使用目的、观众接受度、时间、沟通要点和设计要求等方面对这两种PPT进行了一个比较。说服型的PPT培训型的PPT使用目的影响观众信念，促使观众行动使观众接受，支持某个观点中立立场，向观众传递信息传递知识，解释、说明复杂事物观众接受度多被动灌输，戒备心态，接受度低多主动充电，空杯心态，接受度高时间相对紧张相对宽松沟通要点简明扼要，逻辑清晰系统全面，架构完整设计要求金字塔结构，用图表说话内容要详尽，字略多无妨从比较来看，两类PPT的差别还是很明显的，在制作PPT的-4-时候，根据不同类型，我们可以制作不同风格的PPT。（三）制作工具多媒体课件常说的一般有：Director、Authorware、Flash、PPT等。其中Director、Authorware、Flash这类软件制作课件的过程相对复杂一些，当然制作的效果、动画、交互方面可能会更好一些。但这不太适合所有人使用（不大众化，需要有一定的基础）。所以，很多人选择了使用PPT，而现在的PPT也确实很强大，在多媒体课件的制作过程和效果，不比其他软件差，由于是专门制作课件的工具，某些方面，PPT还存在着优势，比如：简单易学，模板多，播放方式多等。目前的PowerPoint已经到了2013版本，下半年可能就更新到了2016版本了，但现在大部分人办公电脑上或者笔记本上安装的Office可能还停留在2003版，或者是2007版。有人认为Office主要是用Word或Excel，或许对Word这类软件来说，日常的操作就是文字输入，2003和2013差别不大，都能完成文字编辑，对word的操作还熟悉，加之不愿去了解熟悉从2007版就革新使用的Ribbon（即功能区）界面，所以对PowerPoint能做什么的判断还停留在2003版上。可对于PowerPoint来说，两个版本区别可谓是天壤之别。或者说它和2003版是两个软件都毫不为过。这里我想说一点是，在条件允许的情况下，我们应该尽量的-5-去熟悉Office的新版本的界面，尤其是Office2007以后界面。因为，Office2003虽然是我们熟悉的软件，操作方法、编辑方式、命令位置我们都很熟悉，但Office2003毕竟已经停止补丁支持了，也就是在民网上停止使用，而以后的Office界面都是以Office2007的Ribbon界面形式，所以我想这是必须转变的。另外做多媒体也是新的软件操作的好一些。那我们用什么来制作PPT呢？这个问题，好像有些多余，PPT顾名思义是用PPT制作的，这还用想吗？之前说过，PowerPoint的版本对PPT的制作影响非常大，我建议使用PPT2010版（当然就是Office2010）和Office2013版,最好是用2013版。因为Office2003版本里的PPT确实太简陋，Office2007是有一个大变化，甚至是一种革新，但是还不是太成熟，而Office2011在Office2007之上再升级改变，使用起来已经很人性化了。Office2013是最新版本，虽然我认为一般最新版本的软件都不是太成熟、太稳定，并且硬件或软件系统支持可能都不是太好，但Office2013自2012年7月份发布预览版以来，已经很长时间了，很成熟了，肯定不会影响使用，而且PPT2013版在2010上又有提高，是编辑效果最好，最人性化的一个版本。其实Office2013和Office2010在功能上差别不大，主要一点就是Office2013增加了云存储功能，用户用在微软注册的账号登陆后，可以把文件存储在云存储上，下一次在任何地方，任何平台（台式机、笔记本、平板）等地方使用Office-6-2013账号登陆后，可以继续处理文件，Office2013甚至可以记住，我们上一次离开时，编辑或阅读的位置，当然这对于我们的工作没有任何作用。另外，Office2010支持XP系统，Office2013不支持XP系统。PPT文件的格式一般有：.ppt，.pps，.pptx，.ppsx等，其中文件格式里的x是基于XML(可扩展的标记语言)的压缩文件格式，也就是说两个版本保存的文件内部编码是不一样的。Word,Excel的情况与此相同，这也是为什么Office2003打不开后缀带x的文件的原因，当然给Office2003安装一下2003－2007兼容包后，Office2003就可以打开高版本的文件，不过正如刚才说的一样，不如换成使用Office的新版本程序。下面，简要介绍一下PPT的功能菜单。（操作）二、页面设计接下来讲一下PPT的具体制作，之前说过，我们日常接触的PPT从整体上说可以分为说服型的PPT和培训型的PPT。这两种PPT的区别（我认为）主要在于一个是演讲（销售）人员使用，一个是授课（汇报）人员使用。演讲人员使用的PPT可以做的抽象一些，比如，可以凭着一时的内心触动去选择一张大图片放在屏幕上，或者是少量的元素，而演讲人围绕着PPT展开，引人入胜，一般是全图型。培训型的PPT以授人知识或汇报为目的，要求逻辑清晰、页面整洁、内容详实，相对而言就是普通型。今天主要讲的是普通型的PPT，比较适合上课、汇报等场合。-7-（一）PPT的结构一个完整的PPT一般包含：片头动画、封面、前言、目录、过渡页、内容页、封底、片尾动画等。除去片头动画、片尾动画两个不常用的外，一个完整的PPT可以简化一下：封面、前言、目录、过渡页、内容页、封底组成。其中前言（也叫摘要）、总结页可有可无，制作也比较简单，和内容页差不多，我们现在看的这个PPT就做了前言，没有内容页，所以前言和总结页不多讲解。封面和封底需要设计，而目录页、过渡页、内容页会重复出现，都比较重要。下面对这些页面进行逐一介绍。封面：封面就是PPT的脸面。要达到吸引人的眼球、让人眼前一亮的感觉最好。封面一般包含企业（单位）LOGO、简明的标题（有时可以对标题内的重点词语，用不同的字体、颜色、大小等作以强调）、切合意境的高清图片、和单位名称（培训授课的PPT可以写上授课人）。在我们工作中使用的封面标题一般就是教案等文件的标题，但在其他场合，可以从课程的“目的”或“重要性”两方面入手，吸引观众的注意力。比如：我今天用的标题是“PPT制作常用方法和技巧”，中规中矩，但如果我用“如何成为PPT高手”效果立即就不一样了。（当然，只是举例，水平有限，这种成为高手的课，我讲不来。）颜色一般根据主题或单位的VI（全称VisualIdentity,即-8-企业VI视觉设计）进行选择，像我们一般选择蓝色。封面设计：常用全图型、半图型、艺术型还有拼图型、文字型等这里只举3例说明。目录：PPT提供丰富的视觉化表达方式。与Word不同，Word适合作为资料阅读，一般情况下，短篇文章都没设目录。而PPT最好是提供目录，不仅是文章里的一级标题，小标题等也可以列出目录，使整个PPT的结构更加清晰。一是形象化的表明我们要说几点，二是让观众知道我们讲到了哪一点，在哪个位置。目录设计：传统型、图文型、图表型还有流程型、时间线型等这里同样只举3例说明。过渡页：又叫转场页，是为了从一个完整讲解单元切入下一个完整讲解单元时，通过过渡页设置引导性标题和画面，让观众能对新的单元有清晰认识，并自然从上一单元内容中过渡到新的单元，使内容之间有衔接，转场不显得突兀，这个可以，但常常被忽略。一般有三种形式，一种是纯标题式，文字一般用标题、标题加图片等简单的方式；一种是与PPT目录布局相同的过渡页，只是通过突显目录的颜色、位置、大小等多种方式，展示当前课程进度；还有一种是标题加下一章纲要式，让观众对接下来要讲的内容更了解。我的这个PPT用的是第二种颜色突显式。内容页：内容页是呈现主要内容的地方，是整个PPT制作的重要部分。在PPT的内容页里，内容不能像在Word里那样，面-9-面俱到。要尽量突出主题，尽量做到每一张内容页能说明一个问题，在制作的时候需要根据其要放的内容提炼出一个主题、设计出一种恰当的表达方式。一般一张内容页上应该有标题栏、内容区两块。分局部标题设计、图文排版和纯文字设计，其中后两项是对内容区的设计。①局部标题设计：这里的标题是局部标题，指除一级标题、二级标题、三级标题等逻辑标题（一般设计幻灯片背景时已考虑过这些大标题的位置）之外的各局部内容（段落内）的标题，也可以称为子标题。如标题就像网站上“我的位置”一样，让PPT观众能够随时了解当前内容在整个PPT中的位置，这样，观众就能牢牢地跟上授课人的思路。注意：标题栏上相同级别的标题，字体和位置要保持一致，不要把逻辑搞混。局部标题设计简洁式、点缀式、背景式，还有图文式、导航式等。②图文排版：常说文不如字、字不如表、表不如图，为了更好地辅助表达，PPT设计中常采用大量图片、图表来增加信息量，或使信息更为直观。有单图排版（左右、上下）、多图排版（对称、并列、艺术化）、图表排版（横向、居中辐射）等多种形式，排版方式是灵活多变的，主要靠平时观察与积累。幻灯片内人物：孙中山、袁农平、比尔盖茨、张瑞敏（现任海尔集团董事局主席兼首席执行官）-10-③纯文字设计：文字太多的时候，或者文字少却没有图片资源的时候，或者需要“留白