某公司车辆与船只燃油及维修管理办法

第1页共4页公司车辆、船只燃油及维修管理办法1目的为规范公司车辆、船只使用管理，准确核算费用开支，有效控制成本费用支出，制定本办法。2范围适用于公司各单位对车辆、船只燃油采购及维修过程的管理。3职责3.1各用车、用船单位：按办法规定履行加油、维修程序。3.2财务部负责按办法规定执行报销程序，检查使用记录，准确核算费用。3.3物资采购部负责建立并维护和维修相关的《供应商名录》。4定义无。5内容5.1车辆燃油管理各单位应建立健全车辆管理制度，履行使用审批及使用记录管理程序，加强作业及燃油消耗管理。各单位财务部门在燃油报销时，需对《日行车记录表》的填写及相关内容进行审核检查。5.1.1使用**信用卡5.1.1.1公司**地区等单位可办理及使用**信用卡的，驾驶员需办理**信用卡。5.1.1.2**信用卡为实名制，每个驾驶员单独设立密码、单独使用，每次加油后，到油站POS机上刷卡消费，并开据消费小票及正式发票。5.1.1.3驾驶员报销时，需提供正式发票和消费小票，按消费小票实际支付金额为依据，填报《综合费用报销单》。5.1.1.4驾驶员使用**信用卡，不得用于除公司车辆加油外的其它任何个人消费及存取款业务。5.1.1.5驾驶员在加油金额超出信用卡可透支额度或信用卡还款日前，及时报销，自行到银行网点还款，因延期还款产生的利息及滞纳金由驾驶员自行承担。5.1.1.6驾驶员办理并使用**信用卡后，现金加油一律不予报销，特殊情况须注明原因并由部门经理签字认可。第2页共4页5.1.1.7驾驶员每次出车后，应根据《用车申请表》填写《日行车记录表》，部门负责人定期审核。在报销燃油时需提供部门负责人审核后的《日行车记录表》，财务部门审核车辆行驶里程、用油量及油耗后给予报销，并在《日行车记录表》上标注燃油报销备查记录。5.1.2预存油卡5.1.2.1无办理**信用卡的单位，可就近选择固定加油站办理预存油款办理加油卡，定点加油。5.1.2.2预存油卡可一个车辆单独使用或多个车辆共用，不得为公司外车辆加油。5.1.2.3财务部门在预存油款时，借记“原材料”科目，驾驶员每月末上报加油卡加油明细及《日行车记录表》，财务部门审核车辆行驶里程、用油量及油耗后，按车辆用油数量列支相关车辆费用，并在《日行车记录表》上标注燃油报销备查记录。5.1.3批量购油分次领用5.1.3.1需要批量购买燃油储存分次领用的单位，要指定专人做好存储及领用管理，登记车辆加油情况及库存燃油存量保管账，每月末盘点库存燃油数量，与燃油保管账存量核对，出现偏差及时查找原因，上报单位负责人处理。5.1.3.2驾驶员每次领用燃油时，要开具《领料单》，经相关人员批准后领用。5.1.3.3各单位在购买燃油时，需填写《外购材料与外购商品入库单》，履行报销程序，财务部门借记“原材料”科目，驾驶员每月末上报当月用油《领料单》及《日行车记录表》，财务部门审核车辆行驶里程、用油量及油耗后，按车辆用油数量列支相关车辆费用，并在《日行车记录表》上标注燃油报销备查记录。5.1.4现金加油5.1.4.1因无法使用上述三种加油方式，确需现金加油的，报销程序同4.1.1.7。5.2车辆维修管理5.2.1定点维修5.2.1.1物资采购部每年需进行市场调研，进行供方评审，确定指定维修厂家，建立并维护《供应商名录》。5.2.1.2公司车辆维修或保养，需提前填报《设施设备维修保养申请》，根据人力资源部《集分权手册》相关程序批准后，到公司指定的维修厂家进行维修或保养。5.2.1.3驾驶员持批准后的《设施设备维修保养申请》，到指定的维修企业按照指定项第3页共4页目进行维修，完工验收后，驾驶员在维修明细上签字确认。5.2.1.4物资采购部以批准后的《设施设备维修保养申请》为依据，定期与维修厂家进行核对，审核维修记录，结算维修费用。5.2.1.5若发现维修厂家与公司驾驶员有虚报维修记录等损害公司利益的不当行为，应立即选择更换维修厂家，违规驾驶员按公司《工作奖罚制度》处理。5.2.1.6除**、**市内（包括**）地区外，其他地区公司可自行选择指定维修厂家，报采购中心批准，维修程序参照上述规定。5.2.2应急维修5.2.2.1单位车辆若因发生紧急故障，不能到公司指定维修厂家维修的，需及时联系单位负责人批准，就近选择维修厂家维修。5.2.2.2维修后，所在单位需及时补填《设施设备维修保养申请》，附维修费用明细，履行审批程序。5.2.3自行维修5.2.3.1单位有能力维修车辆一般故障或进行车辆一般保养的，可申请购买配件，自行维修。5.2.3.2维修机件的采购、保管及领用管理按公司相关制度执行。5.2.3.3各单位应建立车辆维修记录，注明更换零部件名称、金额、更换时间及里程等。5.3船舶燃油管理各单位要建立健全船只管理制度，各机动船只需指定专人填写《船只航行记录表》，记录每日船只作业内容、航程、油耗等数据，加强船只作业及燃油消耗管理。各单位财务部门负责对《船只航行记录表》的填写及相关内容进行审核检查。5.3.1自行加油5.3.1.1需要自行到燃料公司加油的船只，填写《采购验收记录表》，履行报销程序，并根据加油量登记《船只航行记录表》相关内容。5.3.1.2大型运输船只月末油箱存油量较大的，在加油时做采购入库处理，月末盘查实存油量，计算当月消耗油量，报财务计入成本，并与《船只航行记录表》核对，计算油耗是否合理。5.3.2批量购油分次领用5.3.2.1养殖业潜水船、尾挂船等需要批量购买燃油储存分次领用的，每次领用燃油时，要开具《领料单》，经相关人员批准后领用。第4页共4页5.3.2.2各单位要指定专人做好存储及领用管理，登记各船舶加油情况及库存燃油存量保管账，每月末盘点库存燃油数量，与燃油保管账存量核对，出现偏差及时查找原因，上报单位负责人处理。5.3.2.3各单位在购买燃油时，需填写《外购材料与外购商品入库单》，履行报销程序，财务部门借记“原材料”科目，每月末根据燃油保管员上报的当月用油《领料单》及相关船只《船只航行记录表》，审核船只作业航程、用油量及油耗后，按用油数量列支相关船只费用，并在《船只航行记录表》上标注燃油报销备查记录。5.4船舶维修管理5.4.1定点维修参照5.2.1车辆定点维修管理程序。5.2.3自行维修5.2.3.1为保证船只正常运行，单位应根据实际情况，申请购买维修配件，自行维修。5.2.3.2维修机件的采购、保管及领用管理按公司相关制度执行。5.2.3.3各单位应建立船只维修记录，注明更换零部件名称、金额时间等。6相关文件《集分权手册》DZF-RLB-TR-0137记录7.1《日行车记录表》DZF-XZB-TR-006-017.2《外购材料与外购商品入库单》DZF-CWB-TR-018-077.3《领料单》DZF-CWB-TR-018-087.4《用车申请表》DZF-XZB-TR-006-027.5《设施设备维修保养申请》DZF-QF-005-067.6《船只航行记录表》DZF-CWB-TR-038-017.7《采购验收记录表》DZF-WCB-TR-001-087.8《设施设备验收记录》DZF-QP-05-087.9《供应商名录》DZF-WCB-TR-001-14