32字处理和电子表格

字处理和电子表格学习目标：了解三种简化文档编辑的基本字处理软件解释“选择”文档一部分的含义了解现代字处理器中普遍存在的五种特殊功能区分桌面出版软件和字处理软件文档文档文件：又称公文资料文件，除了包含汉字机内码、ASCII码外，还包含图形、图表和在排版时设置的各类控制符，如字体、行距、颜色等设置。版面控制符的内部码由各个文字处理系统自行规定，因此文档文件不具有通用性。文档文本文件：文本文件是一种无格式的，纯ASCII代码的文件，如源程序文件、数据文件等。它不带非规范的控制符号，也不允许插入打印格式与排版控制符，因此具有通用性。字处理程序应用软件提供创建各种文档的工具增强文档的功能Word功能文字处理：字符、段落格式化版面设计–合并字符；带圈字符；–格式——背景——水印表格处理图文混排制作Web页启动和退出WordWord的启动方法①从“开始”的级联式菜单启动。②通过Office工具栏启动。③用桌面上的Word快捷方式启动。④打开Word文档等启动和退出WordWord的退出方法：①选取“文件”菜单中的“退出”菜单项。②单击主窗口右上角的关闭按钮③双击主窗口左上角的Word控制菜单框。④按Alt+F4键。Word界面标题栏（显示程序名及文档名）菜单栏常用工具栏格式具栏状态栏滚动条标尺文本区视图按钮控制菜单图标插入点选定区单击：选中一行双击：选中一段三击：选中全文Word界面1.标题栏：应用程序名称和正在编辑文档的文件名。2.菜单栏3.工具栏：视图——工具栏；右击工具栏可以显示或隐藏4.标尺：调整段落缩进，页面边距；可从视图菜单中显示或隐藏5.文本区：插入点“|”；左边有文本选定区。6.滚动条：工具——选项——视图7.状态栏：显示页码、编号、等信息文档基本操作建立文档编辑文档查找与替换、自动更正、校对文档的显示建立文档•创建一个新文档•文件——新建•“文档1”为新空文档名称•输入文字•保存文档•保存未命名的文档：弹出“另存为”对话框。扩展名为doc。•保存已命名文档：文件——保存建立文档•保存为RTF文件。RTF文件是一种Word能够存取，并且在多种软件之间通用的文件格式。解决了Word文档不能在低版本中打开的缺陷。•自动保存文档：工具——选项——保存编辑文档打开文档选定文本内容编辑文本打开文档打开最近使用的文件“文件”菜单列表中选择；工具/选项/常规设置文件菜单底部列出的文件数目打开以前的文件文件/打开，可设置预览、属性等。文件的操作通过快捷菜单对文件复制、删除、移动和重命名选定文本内容“先选定，后操作”1)用鼠标拖动选定文本：拖动；按住Alt可选矩形块2)在选定区选定文本：单击一行；双击一段；三击全选(按Ctrl单击)；拖动选多行3)组合方式选定长文本：Shift+上、下、左、右键取消选定：单击非选定区域。使用鼠标选定文本与图形鼠标位置执行选定拖动鼠标光标所扫过的文本双击一个单词或分句三击整个段落在段落中Ctrl+单击句子单击一行双击一段三击整篇文档拖动多行文本在选定栏中双击并拖动多个段落在图形中单击图形使用键盘选定文本与图形按键将选定范围扩大到Shift+→Shift+←Shift+↓Shift+↑Shift+EndShift+HomeCtrl+Shift+→Ctrl+Shift+←Ctrl+Shift+↓Ctrl+Shift+↑Ctrl+Shift+EndCtrl+Shift+HomeShift+PgUpShift+PgDnCtrl+ACtrl+Shift+F8，再按方向键插入点右边的一个字符或汉字插入点左边的一个字符或汉字向下一行向上一行行尾行首单词的结尾单词的开头段落的结尾段落的开头从插入点到文档结尾之间的整块文本从插入点到文档开头之间的整块文本向上一屏向下一屏整个文档竖列文本删除若要删除执行选定的项目插入点前面的字符插入点处的字符插入点前面的单词插入点后面的单词单击“剪切”钮，或按Backspace或Del键按Backspace键按Del键按Ctrl+Backspace键按Ctrl+Del键使用键盘移动或复制文字和图形若要操作复制到剪贴板上移动到剪贴板上粘贴上移段落下移段落Ctrl+CCtrl+X或Shift+DelCtrl+V或Shift+InsAlt+Shift+↑Alt+Shift+↓撤销与重复•在删除之后立即恢复时，可以单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。•如果要撤消多项操作，可以单击“撤消”按钮旁边的向下箭头，然后在列表框中拖动以选择要撤消的操作。•如果恢复某一项删除操作之后，又改变了主意，可以单击“重做”按钮。文档的显示1.普通视图：初次进入Word的情形。不能看见页眉、页脚、页码等；不能显示图文内容以及分栏效果；多于一页用分页线。2.Web版式视图：可以看到背景、自选图形和其他再Web文档及屏幕上查看文档时常用的效果。3.大纲视图：显示文档框架。文档的显示1.打印预览：显示文档的打印效果。文件——打印预览2.全屏显示：视图——全屏显示。Alt+F返回其他视图；或单击“关闭全屏显示”按钮。页面设置页眉Header页脚FooterPageSize左页边距右页边距顶页边距底页边距纸张大小方向页眉、页脚页边距标尺分页规则插入“分页符”字符修饰文档排版设置字符格式字体、字号、字形、颜色、特殊效果、字符间距TrueType字体打印机字体高效修饰工具:高级查找/替换命令宋体三号字，楷体四号字，黑体16点字，隶书24点字字符间距H2O字符缩放上标下标添加边框和底纹段落修饰段落标记对齐方式、行间距、段落边框、缩排定位、符号、数字列表标尺缩排定位（Indent）高效修饰:段落样式制表位（Tab）默认值：每隔0.5英寸就设置一个制表位。自定义制表位：制表位位置对齐方式前导字符自定义方法：利用标尺设置格式菜单制表符命令删除自定义制表符：拖离标尺。标尺制表位类型切换按钮示例分栏排版设置栏数、栏宽、栏与栏的间距，以及是否在两栏之间加线排版多种分栏形式共存文档排版首字下沉使用“格式”/“首字下沉”菜单命令打开“首字下沉”对话框文档排版图文混排文字对象和图片对象的“层次关系”“文字环绕”效果：四周型、紧密型、穿越型、无环绕、上下型同层下方上方剪贴画库绘制自选图形外部图形文件绘制图形绘制自选图形在图形中添加文字设置图形内部填充色和边框线颜色设置阴影和三维效果旋转和翻转图形组合和取消组合图形对象No.1制作水印制作艺术字②③④…①插入外部对象应用程序间共享数据，实现在Word文档中使用其他应用软件制作的数据FdxFydxdyRr表格的编辑“自由表格”工具栏的使用文字对齐（垂直方向、水平方向）数字对齐（以小数点居中对齐）单元格合并自动套用格式模板模板是一种特殊类型文档，它使用户能够很容易地完成文件的创建工作。Normal模板是适用于任何类型文档的模板。当启动Word或单击“新建”命令时，Word会基于Normal模板新建一篇空文档。与Internet相关的功能HTML语言将标准的文本文档转换为HTML格式HTML模板桌面出版软件DTPDTP中的文档设计功能1.式样控制2.图形控制3.页面布局和文档控制4.预印刷控制电子表格软件电子表格类似于我们平日写报表使用的表格，它以行和列的形式组织数据信息，用户可以方使快捷地对表格中的数据进行分析和计算。图表将数据信息以饼图、面积图、散点图等各种图形来表示，利用它可以更为直观地分析和观察数据。电子表格软件数据清单信息是由行列组成的相关数据信息的集合，可以对数据清单中的数据进行排序、筛选，建立数据透视表，进行分类汇总。Excel2003基本操作新建工作薄当启动Excel后，Excel自动新建一个名为Book1的工作薄。如果要在操作过程中创建一个新的工作薄，操作步骤如下：①“文件”菜单“新建”,出现的“新建”对话框。②“常用”选项卡“工作薄”图标；如果要使用模板建立一个工作薄，单击“电子表格模板”选项卡，单击所需的模板图标。③单击“确定”按钮。Excel将自动以Book1，Book2，Book3……的顺序给新工作薄命名。新建打开工作薄①“文件”菜单“打开”命令，或者单击常用工具栏中的“打开”按钮。②在“查找范围”下拉列表框中指定要打开文件所在的目录，在“文件类型”列表框中选择文件类型，此时对话框中显示出所有符合扩展名要求的文件，在“文件名”文本框输入文件名。单击“打开”按钮或者直接在文件列表框中双击要选择的文件的文件名，即可打开已存在的工作薄。打开工作薄保存工作薄使用“文件”菜单中的“保存”命令使用“文件”菜单中的“另存为”命令数据输入可输入数据分为1.数值数据：数字0～9、正负号（+和-）、小数点（.）、百分比符号（%）、千位分隔符（，）、美元符号（$）、左括号“（”、右括号“）”、科学计算符号（E，e）、冒号（：）、除号（/）。2.字符数据：字符数据包括中英文字符、字母和数字的组合。单元格数据的输入数值数据输入：Excel单元格中可直接输入整数、小数和分数；也可以使用科学计数法；输入到单元格中的数值数据，Excel将自动向右对齐。所输入的内容将同时出现在选中的单元格和编辑栏中，并且编辑栏中会增加三个按钮：“×”（取消输入）、“√”(确认输入)和“=”(用于编辑公式)。单元格数据的输入字符数据输入字符数据是指一串字符，非数字字符可直接输入，Excel会自动将输入的文字在单元格中向左对齐，故称“左对齐”。如果需要输入纯数字组成的字符，如输入产品登记号“1123”，则须在输入第一字符前，先输入一个单引号(‘)即可，如’1123，或者先输入一个等于号(=)，再在数字前后加上双引号，例如：=“1123”。公式输入公式输入先以等号开头，再输入相应的公式例如：金额=数量*单价。先选中E3单元格，输入：=C3*D3。函数输入例如，要求数量合计，操作步骤是：先选中C8单元格，单击工具栏的自动求和按钮“∑”，单元格中将显示“＝SUM（C3:C7）”；单击编辑栏的“√”，则C3至C7五个单元格中数值的和显示在C8单元格中。日期和时间的输入•Excel具有对日期和时间的运算能力。日期和时间的表现形式有很多种，例如：输入“3/10”，一般在单元格中显示3月10日，如希望显示的是“2001-3-10”或“2001年3月10日”，则需要重新设置日期或时间格式。表格的编辑单元格的选定（1）选定一个单元格（2）选定连续区域的单元格（3）不连续区域的选定（4）整行或整列的选定（5）选定整个工作表键单元格指针移动位置↑向上移动一个单元格↓向下移动一个单元格→或Tab向右移动一个单元格←或Shift+Tab向左移动一个单元格Home单元格所在行的A列Ctrl+Home工作表的第一个单元格(A1)Ctrl+光标移动键或End+光标移动键依箭头方向移动到边界单元格(如单元格指针所在行有数据，则移动数据区的最左边或最右边，若无数据，则移到第A列或最后一列(IV)）Ctrl+End工作表使用区域的右下角PgDn同一列中向下翻一屏后的单元格PgUp同一列中向上翻一屏后的单元格Ctrl+PgDn同一列中向右翻一屏后的单元格Ctrl+PgUp同一列中向左翻一屏后的单元格单元格格式编辑“分类”列表框显示格式举例说明常规1234.567不包含特定的数字格式数值1,234.567数字显示,包括小数点、千分位和负数货币￥1,234.57除包含数值格式外，还增加￥等货币符号会计专用￥1,234.57与货币格式相似，增加小数点对齐日期2006年9月12日把日期、时间序列的数字以日期形式显示时间下午2时23分把日期、时间序列的数字以时间形式显示百分比123456.70%将数字乘以100再加%号也可指定小数位分数123455/97以分数显示，分母为两位数科学记数12346E+03以科学记数法表示，可指定小数位数文本1234．567数字作为文本处理特殊壹仟贰佰叁拾肆.伍陆柒以中文大小写、邮政编码、电话号码显示自定义￥1，234.57用户自定义所需的格式