某某某公司合同会签管理制度

某某某公司合同会签管理制度1目的1.1理顺合同管理程序,明确合同管理职责,规范合同内容，防范经营风险，提高管理水平。1.2依法维护本企业的合法权益和经济利益。2适用范围2.1厂所辖各职能部门代表本厂对外购销、建设工程、加工承揽、运输、供热、财产租赁、借款、财产保险、技术开发、设计、劳务、联合经营及涉及到与对方产生权利义务的经济往来，都必须签订书面合同或协议。2.2在对外签订各项合同（包括物资采购、燃料采购、大修、基建工程需招投标的合同）时，一律凭法定代表人身份证明及法定代表授权委托书才能签订经济合同，同时实行会签管理，即由厂长授权部门会签审核。3合同会签管理规定3.1合同会签管理实行承办部门负责制与审查会签部门责任制相结合。3.2合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。3.3审查会签部门根据本部门职责及本制度的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。3.4合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐,实行履约跟踪统计报告责任制。4会签程序及要求4.1立项4.1.1各职能部门对外签订经济合同时，必须事先到办公室（监察审计室）办理“法人授权委托书。4.1.2由承办部门填写经济合同会签单，注明立项依据及资金来源。4.1.3意向接触确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询。4.1.4资信调查，确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括：4.1.4.1具有经年检的营业执照及其他证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。4.1.4.2经营范围能够充分满足合同项目的需要。4.1.4.3具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。4.1.4.4具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。4.1.4.5在签署本合同时，不存在任何司法机关、冲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。4.1.4.6其他与合同签订、履行相关的事项。4.1.5对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。4.2合同文本凡国家、行业或分公司有标准或示范文本，应结合实际适用或借鉴。4.2.1合同必备条款按照《合同法》第十二条的规定和实际情况确定。4.2.2合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。4.2.3合同文本份数按实际需要确定，但我方至少保证承办部门存档、财务付款手续留存、归口管理部门备案各一份。4.3谈判根据项目的实际情况，需要组织进行谈判的，应由承办部门组织成立谈判小组同对方进行谈判，一般应有财务、法律、审计、监察及与合同内容相关的其他部门人员参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围。4.3.1承办部门统一部署谈判工作，包括召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员。4.3.2承办部门对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门分管领导请示。4.3.3谈判结束后，承办人制作谈判会议纪要，并经我方全体参加人员签字确认。会议纪要应记载会议时间、地点、参加人员；谈判内容；谈判情况，包括进展情况；取得的结论；双方存在的主要分歧；保留意见，法律意见和建议；需要请示有关领导的事项等。4.4审查会签4.4.1对符合本制度规定的程序和要求,所附资料齐全的合同,由办公室（监察审计室）初审,统一编号；对未按本制度规定履行相应程序、所付资料不全的合同，由办公室（监察审计室）提出补正意见，由承办部门整改。4.4.2办公室（监察审计室）初审后,牵头组织财务部、生产技术与工程部、及合同承办部门人员会签，由承办人将合同草案及相关资料送财务总监(伍万元以上)审批,主管副厂长审批，报厂长审批。4.4.3法定代表人签署后，送办公室（监察审计室）统一加盖“某某某公司合同专用章”，无此印章合同无效，财务及有关部门不得受理。4.4.4办公室（监察审计室）负责将合同文稿、合同正本及会签单登记存档。重大经济合同应将合同文稿正本及会签单归档永久保存。4.4.5对外重大合同的签订，必须由厂长召开有关部门参加的会签会议，决定后方可签约。并向市公证部门办理经济合同公证手续。4.4.6对外签订的各项合同，必须遵守国家法律、法规、政策，符合上级主管部门及厂各项计划的要求，避免签约的非法性、盲目性和随意性。4.5履行程序4.5.1合同经签字、盖章，且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。合同生效之前，不得实际履行。4.5.2承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事项，并及时填写《合同履行情况统计表》，按年度报归口管理部门备案。如有付款事项，承办人应向财务部门提供合同原件。4.5.3承办部门实施履约跟踪统计，掌握实际履行情况。对出现的各种问题，及时获取证据和协调处理，并向归口管理等相关部门报告。重大事项，必须及时向合同签署人报告。4.6变更或解除程序4.6.1合同需要变更或解除时，合同承办部门应同合同归口管理等部门沟通情况后，以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本办法4.4的相关规定办理。4.6.2合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法4.4的相关规定办理。4.6.3对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方或者及时取得对方4.6.2中情况的证明材料，主动与合同有关各方协商处理。4.6.4有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。4.6.5需经有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。4.6.6经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。4.6.7涉外合同的变更或解除，法律有特殊规定的应按规定办理。4.7纠纷处理程序4.7.1合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。4.7.2出现纠纷，承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。4.7.3合同纠纷协商、调解,应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应与归口管理部门协商确定代理人、应对方案等，并向法定代表人请示。4.8档案管理与使用程序4.8.1归口管理部门依据合同审核情况，建立适时动态统计台账。4.8.2合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由承办人整理、保管合同档案，并按某某某公司有关档案管理的规定及时归档。具体范围包括：4.8.2.1合同正式文本及附件。4.8.2.2合同会签单。4.8.2.3与合同签署有关的基础、背景资料。4.8.2.4合同他方当事人资信证明材料。4.8.2.5双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。4.8.2.6合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。4.8.2.7或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。4.8.2.8或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。4.8.2.9其它应当存档的相关资料。4.8.3档案的使用，按某某某公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。5签订合同必须具备以下基本条款5.1标的（指双方当事人权利和义务所指对象,即工程项目、货物、劳务等）。5.2数量与质量（数量要准确、质量要具体）。5.3价款、酬金及结算办法。5.4履行的期限、地点、交接方式。5.5违约责任。5.6解决争议的方法（诉讼或仲裁）。5.7除以上基本条款外，承办单位还要根据实际情况，经双方协商一致订立其它条款。每一条款内容要具体，责任要分明，用语要确切，使合同完备无异。5.8签订合同时，承办人要认真了解对方单位情况。要求双方当事人提供《营业执照》或《营业执照》复印件，必要时去工商行政部门查档。严禁与不具备法人资格、没在其生产经营范围内或不具备生产技术条件及产品质次价高的法人、其它组织签订经济合同，凡利用合同营私舞弊、中饱私囊、牟取非法收入者要给予行政处罚，对触犯刑律者还要依法追究刑事责任。5.9签订合同有规定的示范合同文本的，使用规范的合同文本。5.10合同签订后，因某种原因需要中止、变更或解除时，承办单位必须及时报告主管副厂长、会签单位，并说明原因和理由。未经主管副厂长同意，承办单位不得自行决定中止、变更或解除合同。合同履行完毕后，承办单位要及时通知办公室（监察审计室），以检查合同履行情况。5.11凡对外签订各项合同，都必须依照国家税法交纳相应的税费。5.12禁止各部门以本厂法人名义为其它单位代订合同或以厂法人名义为其它单位作担保，否则出现一切后果自负，并追究各部门的主管主任及其责任人员的法律责任。5.13凡土建、安装等工程合同必须附有工程概（预）算。物资采购合同必须有三个以上厂家的报价单，否则不予会签，财务不予支付预付款和工程进度款。6职能与责任6.1基建工程合同，由相关部门按《建筑工程勘察设计合同》与《建筑工程承包合同》草拟合同底稿，申报会签。6.2更改、大修工程合同，由生产技术与工程部参照《合同法》草拟合同底稿，申报会签。6.3有关技术开发、转让、咨询服务合同，由生产技术与工程部或办公室（监察审计室）按《技术开发（转让、咨询、服务）合同》草拟合同底稿，申报会签。6.4有关劳务合同，由人事劳动部按《经济合同法》和《劳动法》有关规定草拟合同底稿，申报会签。6.5购销材料合同，由计划与市场营销部按《经济合同法》并结合《合同法》相关条例规定草拟合同书，同时按《某某某公司招投标（竞标）实施办法》申报会签。6.6供热合同由供热管理部按《城市供用热力合同》和《赤峰市供热管理办法》有关规定草拟合同底稿，申报会签。6.7燃料供应合同由燃料管理部按《合同法》和上级主管部门的有关规定草拟合同底稿，申报会签。6.8特殊主体的合同，需由厂长特别授权委托业务部门草拟合同底稿，申报会签。7会签部门及其职责7.1会签单位由办公室（监察审计室）、财务部、生产技术与工程部、相关部门及厂长依据合同内所涉及有关业务特别授权会签单位负责人组成，办公室（监察审计室）为牵头单位。7.2会签部门职责7.2.1归口管理部门职责归口管理部门是对合同的主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性进行审查及备案管理的部门。某某某公司办公室是合同管理的归口管理部门。7.2.1.1建立健全本厂合同管理制度,监督、检查考核各部门合同管理情况。7.2.1.2负责审核合同的主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。7.2.1.3贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。7.2.1.4负责对审查会签合格的合同加盖合同专用章。7.2.1.5负责合同备案文本的管理,执行合同登记、统计制度。7.2.1.6参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。7.2.1.7办理合同公证、鉴证事宜，管理合同专用章。7.2.1.6其他相关管理工作。7.2.2合同承办部门职责7.2.2.1负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查。7.2.2.2组织合同的谈判。7.2.2.3起草合同文本，并负责合同文本审查会签的流转。7.2.2.4组织合同的签订,办理所需的法定代表人授权委托书。7.2.2.5负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。7.2.2.6收集本办法的执行情况信息，提出修改意见。7.2.2.7建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制。7