某综合性集团企业公文管理制度

行字[2009]005号第1页共4页xxxxx有限公司公文管理规范第一章总则为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际来执行。第二章应用范围适用于职能管理过程中形成的具有约束效力和规范体式的所有文书，包括：外来公文之政府部门批文，上级文件通知，员工个人意见或建议等；内部公文之决定，通告，通知，通报，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要，总结计划等。第三章相关应用部门总经理：是公司公文发布的主管领导，审核公司对外发布的各类重要公文。行政部：是公司公文处理的主管机构，确认公司对外发布的各类重要公文，督促检查各部门的公文办理工作。其它部门：负责公司公文的执行，部门公文的建立、发布等事项。第四章文档管理4.1.文件分类4.1.1请示：适用于向上级单位请求指示、批准，也可称为“申请”。4.1.2报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。4.1.3意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.4通知：适用于公司传达要求各部门及所属员工办理和周知或者执行的事项，任免人员。4.1.5函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，向外单位询问和答复问题。4.1.6通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4.1.7决定：适用于对重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员。4.1.8会议纪要：适用于记载、传达会议情况和决定事项。4.2．文件编号分类。4.2.1文件的文号编制，以部门分类，统一使用“xxxxx（部门）字[本年的数字]xxx号”。4.2.1.1公司文号：行字[2009]005号第2页共4页4.2.1.1.1xxxxx[本年的数字]xxx号。4.2.1.1.2对外公文：xxxxx函字[]xxx号。4.2.2部门文号：4.2.2.1行政部：xxxxx行字[]xxx号。4.2.2.2财务部：xxxxx财字[]xxx号。4.2.2.3工程部：xxxxx工字[]xxx号。4.2.2.4招商部：xxxxx招字[]xxx号。4.2.2.5企划部：xxxxx企字[]xxx号。公司文号的分类和管理由行政部专人负责，各部门文号由各部门派专人管理。各部门要使用公司文号时，须到行政部门申请编号，行政部做好登记，经总经理在文件上签字后，再交行政部存档、盖章并统一发文。4.3．文件草拟、格式与处理4.3.1文件的草拟4.3.1.1拟稿：按照“谁主管，谁拟办”的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办。稿件需按公司统一范本做面页，按规定要求拟稿。4.3.1.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政部审核，从公文规格、内容上把关。4.3.3签发：以公司名义的发文，由公司总经理签发。4.3.4编号：由行政部统一登记、编号、计算份数等。4.3.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。4.3.6盖章：由公章负责人盖章并做好用印登记。4.3.7分发：由行政部助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。4.4文件格式4.4.1公文的内容格式：4.4.1.1文件页眉：写公司名称之标准全称加“文件”字样。4.4.1.2发文字号：由发文单位代字、年份和序号组成。联合发文按主办部门定发文字号。4.4.1.3保密级别：“机密”（只公开给文件直接相关的人员），可公开则无需标注。行字[2009]005号第3页共4页4.4.1.4紧急程度：“急件”（仅用于确属事关重大、时间急迫的公文），普通则无需标注。4.4.1.5公文标题：概括公文的主要内容，标明发文单位公文种类（决定，通告，通知，通报，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要，总结计划）。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.4.1.6公文正文：按相关内容进行简要编辑。如果有附件，用书名号说明附件内容。4.4.1.7发文单位：写全称或者规范简称；联合行文，应将主办部门排列在前。4.4.1.8相关印章：公文除“会议纪要”外一律加盖印章，无相应印章临时由部门负责人签名；联合下发的文件，联合发文单位都应加盖印章。4.4.1.9发文日期：用阿拉伯数字按照“年-月-日”顺序进行标注。4.4.1.10主题词：引用公文标题简语及文件细类。4.4.1.11抄送单位：说明行文的对象或公布的地点，使用全称或者规范简称、统称。4.4.1.12经办信息：包括经办人、电话。4.4.2.公文的排版格式：公文用纸一般采用国际标准型A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文的格式和文字排版参照《标准公文格式》4.4.2.1落款：4.4.2.1.1文件，应在右下角加注撰文部门。4.4.2.1.2公司发布的公文和外发公函，应视需要，使用公章或部门章，落款和公章名称必须一致。4.5．收文的处理4.5.1拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由行政部拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由行政部拆封存档并复印给相关部门。4.5.2登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由行政部登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。4.5.3拟办：行政部根据公文内容、性质提出拟办意见。行字[2009]005号第4页共4页4.5.4呈阅、呈批：根据拟办意见，由行政文员呈送公司领导批示或分送有关部门办理。4.5.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。xxxxx有限公司行政部年月日