某综合性集团企业物品采购管理制度

行字[2009]007第1页共4页xxxx有限公司物品采购、管理制度第一章目的及适用范围1.1厉行节约，杜绝浪费，物尽其用.1.2公司所有办公用品、设施设备、耗材、工程材料的申购、领用、发放等相关事项均适用本办法。第二章管理部门2.1采购部负责公司办公用品、设施设备、耗材、工程材料的采购；各专用部门负责保管、使用；行政部负责入库、发放；财务部负责审核报销。2.2各部门经理对部门的固定资产和办公用品的使用有管理权，并及时进行登记和清查。第三章管理内容3.1办公用品的申请3.1.1各部门指定专人负责办公用品及耗材管理，根据部门需求填写《物品申购单》（附件1），经过部门经理签字后，交采购部经理。3.1.2采购部经理确认后，主管副总签字后，采购部派人采购。3.1.3审批权限：伍仟元以下由主管副总审批；伍仟元以上壹万元以下由总经理审批；壹万元以上由董事长审批。3.2办公用品购置3.2.1采购专员应本着货比三家，物美价廉的原则购买物品，购买到位后，交给行政部文员进行验收，并办理入库手续，填写《物品入库登记表》（附件2）。3.2.2办公用品原则上由采购部统一采购，如采购部不能采购，可以委托别的部门或指定人员代买，但购买后须采购部经理签字后才能报销。3.2.3财务专用办公用品可由财务部自行执行采购，但申购、入出库手续必须遵守采购审批规定。3.2.4工程材料的采购：由工程部经理提出采购申请，经行政副总签字后由采购部实施采购。3.3办公用品的入库3.3.1行政部文员认真检查验收，填写《物品入库登记表》，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。3.3.2行政部文员应每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符。每月进行物品统计，填写《物品库存台帐》（附件3）。3.3.3对于大件器具类办公用品，采购人员应将相应的保修单和联系电话留给行政部，以便行字[2009]007第2页共4页于后期的维保联系。3.4办公用品的领用保管3.4.1行政部文员在入库完成后，联系各部门办公用品领用人领取，办理出库手续，填写《物品出库登记表》（附件4）。3.4.2对于大件器具类办公用品，行政部应本着多人合用原则组织领用；同时确定使用人。3.4.3如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回行政部，需要本部门继续留用的，确定新的使用人后报行政部，便于行政部跟踪办公用品的使用情况。3.5机器耗材（配件）管理3.5.1对于打印机、传真机耗材、计算机配件如键盘、鼠标等大件物品出现故障需要维修或更换的，需填写《设施设备维修申请\记录单》（附件5），经部门经理确认后报行政部，行政部联系相关部门维修；确认不能维修的，重新填写《物品申购单》，并将已坏配件归还行政部。3.5.2各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知行政部；同时行政部作为管理部门，应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。3.6办公用品及耗材的盘点3.6.1行政部文员每月末应对库存物品进行盘点，保证库存物品帐物相符。3.6.2报销：采购部采购人员以《物品申购单》、《物品入库登记表》作为报销依据进行报销（《物品入库登记表》由采购部存档备案）。3.7相关说明3.7.1对于不能按采购流程提报《物品申购单》的部门，财务部有权认为该部门采购无效，不予报销。3.7.2物品报废：非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经相关负责人审核，并报相关领导同意后，到行政部文员处办理报废备注。第四章附表4.1《物品申购单》4.2《物品入库登记表》4.3《物品库存台帐》4.4《物品出库登记表》4.5《设施设备维修申请\记录单》行字[2009]007第3页共4页4.6《设施设备报修流程图》4.7《物品采购流程图》物品采购、领用流程图行字[2009]007第4页共4页申请部门提交《物品申购单》采购部经理确认主管副总签字采购部或指定代买人进行物品采购文员进行物品入库、库存登记设施设备报修流程图部门填写《设施设备维修申请单》部门经理或主管副总审批文员核对情况，联系保修单位xxxx有限公司行政部年月日采购部拿发票和入库单进行报销文员联系各部门进行物品出库部门填写《设施设备维修记录单》