株洲瑛辉服饰有限责任公司管理制度汇编(最终版)

瑛辉罚则定义1罚则定义一、员工分类：1.第一类：文员级、仓管级的员工。2.第二类：经理级、主管级的员工。3.第三类：不论其级别为何，凡与公司或公司所属部门存有股份约定或其它约定，并每月领取一定生活费的员工。二、奖惩对应标准：1、第一类员工奖惩标准为1分＝50元。2、第二类员工奖惩标准为1分＝60元。3、第三类员工奖惩标准为1分＝100元。瑛辉行政事务管理制度2第一篇行政事务管理制度在激烈的公司竞争中，企业要赢得竞争力，长期的生存与发展，就必须具备科学有效的管理。行政事务管理制度是公司管理制度的缩影，它折射出公司的管理是否科学，是否正确。为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项行政事务工作管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本制度。瑛辉行政事务管理制度3第一节办公秩序管理规定一、卡座区规定：1.办公桌与辅桌：桌面除电脑、笔记本、文件盒、水杯、电话、烟灰缸、文具、少量临时文件外，不允许放其它物品，且所有物品必须摆放整齐，不得凌乱。2.坐椅：靠背、坐椅上一律不能放任何物品。3.电脑：置写字台台面上，摆放方向应整体一致。4.垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下，公共垃圾篓置墙角。5.外衣手袋：放置于抽屉内，严禁随意放在办公桌椅上。注：以上规定如有违反视情形扣罚0.2～0.4分／次。二、办公室规定：1.办公桌：桌面上允许摆放的物品为：电脑、笔记本、水杯、电话、烟灰缸、文具、文件盒、笔筒、少量临时文件。所有物品必须摆放整齐，不得凌乱。2.电脑：置于桌上正中1／3空间处，主机置于桌面下。3.垃圾篓：置办公桌坐人一侧靠墙放置,以不妨碍抽屉打开为度，或置于桌面下与墙角。4.饮水机：摆放于不影响行走的靠墙位置，且不得随意移动。5.报刊：必须上报架或归相应部门自行保存，不得四散。6.文件：以文件夹为载体，放置于文件盒或文件柜、抽屉内。7.外衣手袋：放置于抽屉内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。注：以上规定如有违反视情形扣罚0.2～0.4分／次。瑛辉行政事务管理制度4第二节办公风貌管理规定一、办公仪表规定：办公区域工作的员工于工作日内，要求头发梳理整齐，衣着平整，皮鞋亮净，风格不另类。其他员工工作日着装应整洁、大方得体。二、办公语言规定：1.交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，麻烦您，谢谢，拜拜。2.电话语言：您好，请问，谢谢，再见。3.接待语言：您好，请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记，我马上去联系，打扰您一下，好的，行。瑛辉行政事务管理制度5第三节办公行为规定1.工作时间内必须佩戴工牌并坚守工作岗位，不得因与工作无关之事项而串岗。2.保持办公室正常工作秩序，不准在办公室高声喧哗、打闹、工作期间不准做与工作无关的事情如吃零食、看报、聚众聊天、与工作无关的网聊等，早上上班后不得吃早餐（或外出写字楼吃早餐）、化妆。3.上班时间内，如有宾客来访，前台人员或首问责任人应问明情况后，再做出引领或其它正确处理，不得放任由宾客自行步入办公区。4.上班时间内，公司员工不得个人无故或与私客一起逗留、交流于公共办公区（以卡座办公的区域）或前台所定义的范围内（定义见本节第六大条）超过2分钟，违者一经查实，扣罚0.2分／次；只能在接待区或独立的办公室内进行接待，且接待时间不得超过15分钟。特殊原因需要延长时间的，在获得主管上级领导的许可后，做事假处理。5.爱护公共财物。最后离开办公室者应检查电灯、电器及门窗的关闭情况，确保安全。各人所用电脑下班时必须正常关机。6.不得因私事打公司长途电话，凡因私事打长途电话，发现一次视情形扣罚0.2～0.6分。7.不得在公司电脑上发私人邮件或上网聊天以及电话聊天，发现一次视情形扣罚0.4～0.8分。8.不得随意使用其他部门的电脑，同时，私客未经公司领导批准，任何员工不得让其使用公司电脑。瑛辉行政事务管理制度69.所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以公司名义发出的邮件须经公司领导批准。10.未经部门经理授意或公司领导批准，不得索取、打印、复印其它部门的资料。11.任何员工应自觉维护公司良好的公共环境卫生，不得随地吐痰，乱扔杂物、纸屑等。12.保持办公环境卫生，时刻注意清理各自办公室、办公桌，使之整齐、清洁。办公用品按要求摆放整齐规范，办公桌及其附属区域不得粘贴表格、字画、电话一览表、月历等。13.所有员工上班时不得穿拖鞋（无后帮鞋类），午休时，必须在各自办公区域休息，不得在公共区接待区午休、闲聊，午休时不得在非封闭的视野下及环境中横躺于沙发上或腿放在办公桌上休息。14.公司秘密性质的文件草稿纸应立即撕碎销毁于纸蒌中，不准乱丢，未经部门主管同意，任何人严禁将秘密性质的文件及其复印件带离公司。15.值班人员中午必须坚守岗位，淑之家人员必须到前台值班、阿依莲人员在办公区值班，进行电话接听与客户接待。因离开而误事，一经查实，视情形处以责任人0.2～0.6分／次扣罚；值班人员同时应维护各办公区纪律，并于下午上班前叫醒同事。注：以上未注明处罚标准的行为规定如有违反，视情形扣罚0.2～1分／次。瑛辉行政事务管理制度7第四节形象区域管理规定公司前台、接待区、营销办公区域是公司形象展示的核心区域，公司花费了巨大的人力、物力、财力对写字楼进行装修改造，同时，为了更好地提升和维护公司整体形象的完整、美观，特制订如下管理制度：前台定义：公司大门以内、办公区走廊以外、淑之家营销中心入口与接待区入口所夹之地带为前台。1.前台文员每天早上上班后必须将大厅灯光、接待区灯光和展厅通道灯光调至规定亮度（另行口头规定到本人）。2.前台文员须保持前台、接待区的卫生整洁，发现卫生或其它方面的问题必须及时处理好，下班前必须将灯光、电脑、打印机等关闭电源。3.接待区的沙发与桌面不得随意移动位置。在接待区沙发、桌面无使用的情况下，靠枕应置于沙发的椅背靠两侧的位置，烟灰缸置于桌面正中；在来客使用完毕后，前台文员应及时通知保洁员处理好卫生，在保洁员繁忙，且前台文员工作稍空闲的情况下，前台文员应主动协助保洁员处理好卫生状况。4.当有宾客来访并进入公司办公区时前台文员须主动发出问候或微笑点头致意，树立良好的公司形象，为公司争荣。5.所有员工于正常上班时间（含中午）无打印、复印的工作需要不得逗留于前台里面（前台地柜靠淑之家一侧的垂直线为前台边缘范围）（值班、替班员工当班时间例外）。瑛辉行政事务管理制度86.凡有违上条规定的，在前台内聊天、打电话、看报纸的等一切未能遵守规定的行为、经确认后，依制度约定的处罚标准论处。7.中午休息前各办公区域必须及时将灯光进行调整，除留普通照明灯外，其余灯光必须关闭，待午休后再调至上班状态。8.各营销办公区须安排专人值日，中午值日员除接听电话、接待来访客人等工作外，还必须对本部门区域（包括所有品牌展厅）的灯光、电话等电器设备进行有效管理，午休前和下班前必须将所有电源及时关闭，确保安全、节能。9.各营销办公区值日员每天下班前必须交班给次日值班同事，如有需要须正确标好次日的员工去向牌状态后方可下班。10.前台接待区设置报架到位，同时也将提供杂志以为客户参阅，故：1)凡当日报纸送达公司后，员工不得先阅，当日负责前台工作的员工须于8分钟内将报纸上报架完毕，报架须每日保持7日报纸量；2)员工只能在午休及下班后阅览报纸与杂志且须原样归还原位；3)客户及来宾参阅后的报刊杂志由前台文员及时将之归位；11.以上未注明处罚标准的行为规定，如有违反或未能遵照执行者，公司将依情形对责任人扣罚0.2～1分／次。瑛辉行政事务管理制度9第五节印章使用管理规定一、公司可以对外使用的公章公司行政章、公司财务专用章、公司合同专用章。二、公司行政章使用范围1.公司各项证照的办理与年审、年检。2.以公司名义下发的通知和其它文件。3.以公司名义向党政机关发出的重要公函和文件。4.以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。5.以公司名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信、刻制印章证明。三、公司财务专用章使用范围就有关计划、财务等方面业务代表公司用章。四、公司合同专用章使用范围以公司名义签订的协议、合同等。五、公司印章使用手续瑛辉行政事务管理制度10员工提出使用印章申请行政章、合同章使用申请财务章使用申请报行政部经理批准报财务部经理批准请示总经理批准行政部或财务部经理审核所须加盖公章的文件申请人填写公章使用登记表加盖公章使用登记表存档备案六、印章外出规定：任何印章需外出使用时必须经总经理同意后方可。使用人必须进行公章使用登记，且在事由这一栏注明印章外出原因。附：公章使用登记表时间申请部门事由印别申请人签名瑛辉行政事务管理制度11第六节首问责任制操作规程一、目的确保全体员工具有良好的服务意识，持续改进、提高公司的整体服务质量。二、管理办法1.凡公司员工于写字楼走廊与前台等公共区域走动时，须提高注意力，密切关注周围人群。2.当发现有非公司员工的人员到公司咨询、投诉、探访时，公司员工应主动与之招呼并问候。该第一发现人即为首问责任人，即启动首问责任制工作。3.任何公司员工，无论是否当班，无论是否是本人的工作职责范围，均需热情接待并使用礼貌用语，问清来客入公司意图。4.当事员工应依照来客的意图将其引领至相应的部门进行接待；当事员工如无法根据来客意图判断出引领至何部门接待时，一律将来客引领至行政部，由行政部负责接待及后续接待工作的安排。5.在上条所述基础上当事员工如遇上应接待部门或行政部门无人的情况时，应将来客引领至接待区休息，并及时与相应部门人员进行联系。相应部门人员到位之瑛辉行政事务管理制度12后，当事员工即引领来客交相应部门接待。三、注意事项及处罚规定1.前台文员在非忙碌及非离岗时，应做好前台流动人员的观察与控制，第一时间做好首问责任工作。2.如公司员工存在不积极、不作为迹象，导致来客事实上是第二、第三……第五等后续发现人接待的情况时，经举报、投诉与（或）查实，处以被查实员工0.4分／次扣罚。3.不论出于何种动机，不论通过什么方法，当事员工不得将来客引领至与其本人意图（意愿）所不相符的部门。一经查实，同上条办法处理。4.当来客表现出主动与员工沟通的意愿时，而当事员工却故意或恶意回避与推脱的，一经查实，处以当事员工1分／次扣罚。5.本公司任何员工，任何时候不能出现“这事不归我管”“你去打听”“你去找某某”“这事我管不了”这些语言，否则，一经查实视情形扣罚0.6～1分／次。瑛辉行政事务管理制度13第七节打印、复印管理制度1.凡各部门需打印材料，由各部门自行录入文字与排版。2.有复印需求时或需打印的材料录入及排版完毕后，当事员工必须根据所需耗纸量如实在前台的《打、复印记录本》上进行登记。3.将需打印的文档保存在共享的文件夹内或优盘内。4.当事员工在《打、复印记录本》上登记后，经前台文员审核文件名属一般公用文件范畴后，根据《打、复印记录本》上所列出的文件名将保存在共享文件夹内或优盘内的文档打开，确认内容与文件名相符（或确认文件名与所需复印的材料相符），再进行打印或开展相关复印工作（如不符前台文员可拒绝打印或复印），但不得进行私自复制。5.前台文员将《打、复印记录本》进行分部门保存。6.如各部门员工因特殊情况需前台文员协助进行文字录入与排版的，可由员工本人向行政部进行申请，前台文员凭办公室主任口头确认进行文字录入、排版及打印（当办公室主任因事务外出时，前台文员以接办公室主任电话通知为准）。7.所有因特殊情况而打印的文档，其相关的打印记录也归之于要求打印的相应部门的《打、复印记录本》中瑛辉行政事务管理制度14进行保存。8.非公资料，一律不得在公司进行打印、复印，发现一次，处以当事员工0.4分／次扣罚（所耗成本费用另交），前台文员有参与行为的，并罚。9.所有需送交前台文员处进行打印的文件，其书面底稿须书写工整，故须先行交由行政部审核，如字迹经行政部判定确系模糊、潦草的，行政经理可予以拒绝。10.每月行政部不定期依《打、复印记录本》上的实耗纸张数的汇总数目与实物纸张剩余进行核对，纸张的出入情况纳入前台文员本职工作考核范围。11.前台文员要树立严格的保密观念，不得将打印、复印