档案管理制度

***************有限公司管理标准编号：***************档案管理制度编制：日期：复核：日期：审核：日期：批准：日期：2***************有限公司管理标准修改履历文件名称档案管理制度编号*****************序号修改日期修改内容起草部门备注0新规制定3**************有限公司管理标准档案管理制度编号：*******************一、档案管理总则1目的为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度（以下简称“本制度”）。2适用范围本制度适用于公司所有员工，但不包括以下人员：（1）公司高层领导；（2）临时工；（3）试用期员工；（4）严重违反公司规章制度，应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。遵守《档案管理制度》是每位员工的责任和义务，对不遵守本制度的员工，公司将依据制度进行相应惩戒。3管理职责档案室任职人员须保持相对稳定，具体职责为：3.1负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；3.2负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3.3负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；3.4负责档案提供利用服务；3.5严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。4文件材料的形成和归档4档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（基建工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。5归档时间和归档程序5.1公司各部门所产生的文书档案（含单据等），根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。5.2基建工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内统一整理后有序归档。5.3设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。5.4会计档案在会计年度结束后，暂由财务运营部保管一年，一年后由财务运营部整理后统一向公司档案室归档。5.5人事档案分为入职档案和离职档案两种。入职档案（含转正材料）在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档；离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。5.6声像、实物档案，在产生后及时归档。5.7凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。6归档要求6.1归档的文件、资料必须完整。6.2归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。6.3电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。6.4各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。56.5各类文件归档应及时、有效，不得将应归档的文件长时间积压在个人手中，各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查，如果因个人原因导致文件归档不及时，一经查实，将追究其相关责任。档案归档流程图流程说明档案室负责人档案室档案管理员部门负责人各部门兼职档案管理员员工开始个人文件资料的立卷整理部门文件资料的立卷整理审核各部门归档文件的验收及核对审核归档文件的立卷及入柜存档结束卷内目录档案移交表档案移交表档案案卷封面67档案的利用7.1档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。7.2档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。8档案保管期限的划分及鉴定8.1档案管理员须根据各类档案管理细则中的《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（附表1）确定档案的保管期限及档案的价值。8.2档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上（不含10年），短期为10年以下（含10年）。8.3对公司有长远利用价值的档案须永久保存。8.4对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。8.5凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。9档案保密规定9.1严格遵守本制度，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。9.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。9.3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。9.4整理档案应在档案室办公区内进行。不得将档案带出档案室办公区，以防失密或丢失。9.5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。9.6公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。9.7发现档案丢失，损坏要及时报告。10档案查阅、借阅规定10.1借阅档案要认真执行档案管理制度和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。10.2因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅审批表》（附表2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，由查阅人部门负7责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可查阅。10.3查阅重要档案资料，除办理10.2条中规定的正常签字手续外，还应在档案管理人员的监控范围内查阅。10.4档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，先由经办部门工作人员填写《档案借阅审批表》，由部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后，方可办理登记手续，并在经办人员及档案管理人员的监控范围内查阅。10.5复印档案资料需填写《档案借阅审批表》，由复印人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可复印。10.6档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案借阅审批表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可外借。10.7借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。10.8借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。10.9借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。10.10借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记台账》8（附表3）上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。档案借阅流程图流程说明董事长总经理档案室负责人部门负责人员工审核复核验收交还的档案档案借阅审批表档案借阅审批表档案借阅审批表复核档案消借填写《档案借阅审批表》档案消借回执提取要借阅的档案开始结束审批911档案室制度11.1档案室实行专人管理，非档案室工作人员未经许可不得入内。11.2档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。11.3要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。11.4要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。11.5档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。11.6下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。11.7认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。11.8案卷归还后，及时放回原处。11.9每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。12档案销毁规定12.1按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。12.2销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附表4），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案室负责人审核、公司总经理及董事长批准后，进行销毁。12.3严禁将销毁档案转做其它用途。12.4档案销毁清册需归档，并长期保存。二、档案管理细则1目的为加强公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。2主要内容及适用范围2.1本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及制度。2.2本细则适用于公司的所有文书档案管理。103档案的收集与管理3.1坚持部门收集、暂管文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，交由档案室集中统一归档和保管。3.2凡公司缮印发出的公文，一律由办公室统一收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.3由多个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.4公司级会议文件由办公室收集整理后交由档案室集中统一归档和保管；部门级会议文件由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。3.5档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。3.6档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。4归档要求4.1党群、行政、经营、生产技术管理文件材料及各类单据的归档要求。4.1.1凡是在工作中形成的具有保存价值的文件材料及各类单据应由各部门兼职档案员负责收集、分类、整理、保管、立卷，并向档案室移交、归档。4.1.2归档的文件材料及各类单据应完整、准确、纸质优良、无金属物、手写文稿或底稿应用蓝黑或黑墨水书写，且字迹工整。4.1.3归档的文件材料及各类单据应按自然形成规律，保持文件或单据之间的有机联系，按年度、组织机构分门别类。4.1.4卷内文件应按文件内容主次、时间顺序排列，并编写页号，填写卷内目录。4.1.5移交档案时应由各部门兼职档案员填写移交清单一式两份，经过档案室逐项核对后，双方签字。4.1.6对一般管理性文件按年度归档，每年上半年接收上年度的文件材料，对特殊的专门性文件材料可针对具体情况放宽归档时间。已实行计算机管理档案的，电子版可随时归档。114.1.7对企业重大专项活动形成的文件材料，应由有关部门负责按专题对形成的文件材料进行积累、整理、组卷，活动结束后归档。4.2音像档案的归档要求4.2.1音像档案是指企业在各项活动中形成的有保存价值的，以感光、磁性等材料为载体，以声音、影像为主要反映形式的历史记录。4.2.2音像材料形成部门负责归档音像材料的收集、鉴定、整理和移交工作。4.2.3归档的音像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档。4.2.4归档的照片、底片、文字说明（概括反映照片的事由、时间、地点、人物等要素）三者应齐全。4.2.5归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料制作。4.2.6音像材料采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄影者整理并编写文字说明后向档案室移交。4.3电子文件归档要求4.3.1电子文件是指计算机及网络环境中生产的社会记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。4.3.2电子文件形成部门负责电子文件的形成积累和整理工作，并随时向档案室移交。4.3.3归档电子文件同时存在相应的纸质或者其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.3.4具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。4.4实物归档的归档要求实物包括企业