QP-S4-01-成文信息控制程序

文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次0/10文件履历纪要页文件发行单位文件管制等级文控中心管制文件非管制文件文件履历纪录制(修)订日期制(修)订版次修订内容制(修)单位编撰者制修单位主管签核权责单位主管签核2017.04.011.0按照IATF16949:2016要求新订人事行政部温陆召文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次1/101.0目的确保与ISO9001&IATF16949质量管理体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序2.0范围适用于本公司与ISO9001&IATF16949质量管理体系相关的内部及外来文件、所有同ISO9001&IATF16949质量管理体系相关的记录。3.0权责文控中心：负责本程序由的制定及管理相关部门：各相关人员配合执行本程序之规定。4.0定义4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明，以本公司及ISO9001&IATF16949质量管理体系的总的纲领。是本公司IATF16949汽车行业质量管理体系的纲领性文件。4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。4.3作业指导书:为执行品质要求、环境要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。5.0内容5.1文件的分类：A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；环境手册；二级文件为程序文件；三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录、资料等。5.2文件与资料编号方法说明。5.2.1．文件编号：□□-□□□流水号，001、002、……文件类别代码：QM-质量手册，EM环境手册；QP-程序文件W-作业文件文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次2/105.2.2．记录编号：R-X-□□□-□□□流水顺序号，001、002………必要时，对应的文件编号或部门代码，可省略版本号5.2.3．部门代码（序号）：人事行政部:HR（01）生产部：MD（02）技术部：TD（03）采购部：PD（04）业务部：BD（05）财务部：FD（06）工务科：WD(07)5.2.4．实例说明A.质量手册的编号为QM-001。B.程序文件的编号为QP-□□-□□；六位编码，QP代表质量管理体系程序文件；中间两位□□代表过程编号；最后两位□□代表文件的流水顺序号，从01、02、……依序进行编号。C.作业指导书的编号为W-□□-□□。W代表作业指导书的类别；中间两位□□代表过程编号；最后两位□□代表文件的流水顺序号，从01、02、……依序进行编号。D.外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，其编号为WLF-□□□□□。WLF代表外来文件，其前面的两个□代表年份，后面的三个□代表外来文件的文件流水顺序号。E.各种表单的编号原则：文件编号加序号加版本，□□-□□-□□-□□，或以部门代码加序号加版本，在其后添加0或X补齐位，后2个□为流水号。F．各文件编号均可在编号前加上HHC，代表公司名（汇合彩）。5.3文件版本说明：A.版本编号方法：□□。前一个□表示文件的版本号（编号从1—9），后一个□表示修订次数（编号从0—9）。B.版本说明：文件首次发行，初版为A.0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A.0→A.1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A.1→B.05.4文件的编写、审核、批准及分发层次：文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次3/10文件名称制订审核批准分发单位质量手册技术部管理者代表总经理各单位主管程序文件各过程拥有者管理者代表总经理各单位主管三级文件负责人单位主管管理者代表各相关单位5.5文件控制流程文件控制过程确定需要分类编制审核批准背景材料文件更改更改评估预测发布/发放发放控制使用归档保存记录文件清单撤出作废或失效的文件定期评审环境适当防止丢失、损坏便于取阅归口管理部门层次结构符合性可操作性系统性审查完整性审查适宜性审查充分性审查外来文件明确获取途径适宜性审查编码编号受控标识版本标识更改标识发放签收划改换页换版多次更改更改最大控制范围来源保留销毁标识5.6记录控制流程文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次4/10记录控制过程过程产品体系供方顾客记录编制格式及内容名称编码编号№标识标识审批使用保护贮存归档处置（销毁）贮存传递/收集填写记录清单查阅/检索查阅/检索方面提供符合归档的客观证据提供追溯的依据提供分析的信息规范及时完整准确清晰丢失受潮霉烂污染防治环境适宜保存期限文件规定法律、法规标准要求实际使用价值5.7文件的制定A.各部门制定草案，经相关权责人审核（必要时经讨论/会签）、批准。B.文件的修订：文件使用部门发现文件与实际不符、有错误，或冲突时，填写《受控文件申请表》说明原因及变更内容后，由管理者代表审批后由原文件制定部门对文件进行修改。文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次5/105.8文件的发行A.受控文件的发行：a.由文件编制部门确定发行范围,文控填写《文件分发/回收记录表》后，加盖“受控文件”印章后发放文件至使用单位,并要求使用单位在《文件分发/回收记录表》上签名确认。b.文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可发放新版文件至使用单位。B.非受控文件发行(不须加盖“受控文件”印章)a.依据外部需求由公司相关单位依据文件规定作业。b.公司相关单位将非受控文件交至外部需求者。5.9文件的使用与管理。A.对ISO9001&IATF16949质量管理体系运作起重要作用的各个场所，都应有相应有效版本文件。B.受控文件应保持干净、严禁涂改。C.本公司未签盖“受控文件”印章的文件或签盖“受控文件”印章再复印的文件，一律无效。D.受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可申请更换或补发。E.本公司对受控文件的借阅须经管理者代表核准后方可向文控借阅。F.文控应在《文件一览表》标明文件最新版本状况。G.回收的旧版文件由文控统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“作废文件”印章）。5.10外来文件资料的管制：（需加盖“外来文件”印章）5.10.1对于与质量系统有关的外来标准，如国际、国家、行业标准由文控定期向提供此类标准的单位咨询并购买，经管理者代表核准后作业。5.10.2各责任部门对与产品有关的法律法规文件、与产品和过程有关的标准和规范、来自顾客或供方的标准、图样、验收准则等外来文件的识别和外来文件更改的识别结果交文控中心。5.11为了更有效地控制文件，文控中心列出受控文件清单，说明成文的部门和用文的场所。受控文件清单可包括：1)ISO&IATF16949质量管理体系手册；2)ISO&IATF16949质量管理体系程序；3)作业指导书；4)程序和作业指导书所引申的表单；5)工程图纸（产品配方/工装/设施/设备用图纸）；6)软件、软件说明书；文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次6/107)工程标准（技术规范/材料规范）；8)零件清单；9)试验计划；10)检验规范；11)国际/国家/行业标准；12)顾客提供的规范、图纸与资料；13)购置设备所带的技术资料；14)采购合同与外包合同；15)生产工艺文件（如工艺流程图、控制计划）。5.12技术部负责确保对顾客的工程标准或工程图纸包括变更，能得到及时的评审，分发与执行，以满足：a)市场竞争的需要；b)提升组织快速反应的能力及工作效率；c)与顾客互动与沟通的需要。5.13技术部负责设计记录的更改与保存。做好每项更改在生产实施中的记录。此更改包括对控制计划，FMEA的更改；控制计划，FMEA更改后，必须更新PPAP记录，当顾客需要时，更改后的控制计划，FMEA等必须提交顾客重新评审与批准。5.14记录控制5.14.1记录的设计要求系统性、可操作性、可检查性、可追溯性、可见证性，栏目明确，格式标准便于填写。5.14.2所有记录由文控中心登记在《记录一览表》中。5.14.3记录存档，由各责任部门设专人负责本部门使用记录的存档，标识及保管。A.存档形式：可视需要采用纸、硬盘、软盘等。B.记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失。C.保存期：如合同或有关法规有规定的按规定执行，其它记录由文控中心根据其重要性分级确定保存期并登录《记录一览表》。文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次7/105.14.4对于已作废不用的空白记录表格应及时回收、销毁，保证实际使用为最新版的记录形式，对于微小的空白记录表格修改可以在修改处签名的方式继续使用。5.14.5填写记录的要求A.内容完整，记录表格中无缺项、漏项等。B.填表人应对记录的真实性和准确性负责，填写规范、及时、字体整洁，应避免涂改，如有涂改应盖上涂改人校改章或签字确认。5.14.6非本单位人员或在合同中规定，顾客或其代表及其他外部人员要求查阅记录时，需经记录的保管部门主管批准。5.14.7各部门每季度针对保管的记录进行整理将超过保存期限又无保留必要性的予以直接销毁。5.14.8记录要分门别类，按时间先后顺序装订成册，做好标识。5.14.9记录的保存需要满足顾客和适用的法律法规规定的要求。5.15记录保存期满后，由保存部门负责销毁。5.16电子文件的控制5.16.1各部门自行起草打印的文件经批准发行后，由起草部门负责将电脑文件送交文控中心处，由文控中心分类归档备查。5.16.2文控中心的电脑每周进行一次病毒清查，以保证电脑中的资料的完好性，且应每个月一次检查所保存的电脑资料，必要时刻录备份。5.17文件的保密5.17.1涉密成文信息以下成文信息涉及保密:公司未来发展动向和重大决策;员工薪资及档案;财务报表;顾客详细联络信息及其他公司要求的事项。总经理组织制定公司的保密制度,明确保密的级别和相应涉秘人员的权限。文件名称成文信息控制程序文件编号QP-S4-01发行日期2017.04.01版次A.0(广州市汇合彩颜料有限公司发行)頁次8/105.17.2日常管理公司各级管理人员及涉密人员谨遵公司保密制度,妥善管理及慎重使用涉密成文信息,不得翻印,不得越级知密,不得泄密。5.18网上发布文件的管理5.18.1文控中心设置文件的查阅权限(除本部门特定人员外,其他人员及其工作电脑只有“只读”权限),将相关文件发布于公司内部网络。文控中心以(必须回复的提醒邮件等形式)将查询路径通知对应的单位,以文件的修改日期作为辅助的版本标识,对于变更的成文信息,须以《受控文件申请表》的形式书面通知相关单位。5.18.2网上发布的文件由文控中心做好硬盘备份,并更新和保存最新的纸质版本。6.0文件和记录控制过程的识别6.1.过程输入：标准和法规要求;顾客及政府相关要求;行业和公司要求;过程标准化需求;文件新增/变更申请单；质量文件记录,作业标准；需要控制的记录。6.2.过程输出：品质手册；程序文件；作业指导书及技术文件；记录；外来文件；各使用文件部门可获得适宜版本的最新文件；文件和资料发放/回收登记；作废文件，销毁文件记录；质量记录及文件一览表；文件管理规定;各场所文件管理状态；符合要求的记录格式；已得到控制