河南烟草商业物资采购管理办法

1河南烟草商业物资采购管理办法第一章总则第一条为加强对全省烟草商业物资采购活动的管理和监督，规范企业物资采购行为，提高企业采购资金的使用效益，节约成本，降低费用，堵塞漏洞，促进党风廉政建设，根据国家相关法律、法规和行业有关规定，制订本办法。第二条本办法所称物资采购，是指企业每年纳入预算范围、有偿取得各类物资的行为。主要包括：烟叶种植各种配套物资；复烤企业烟机零配件；交通工具；专用设备及办公设备；燃料；防灾救灾物资；信息化软件；批量在1万元以上的办公耗材、劳保用品、福利性实物、纪念品及各种宣传品。劳务、租赁、聘用中介机构、咨询服务、工程监理、法律顾问、财产保险等服务采购参照本办法执行。第三条各单位要建立物资采购领导小组，由法定代表人或单位负责人担任组长。领导小组下设办公室，具体负责本单位物资采购的日常工作。第四条物资采购应当遵循公开、公平、公正和维护企业利益的原则。第二章物资采购方式第五条物资采购分集中采购和分散采购两种形式。集2中采购是指按照《河南烟草商业企业大宗物资采购管理暂行办法》（豫烟财〔2005〕20号）的规定，列入单位年度集中采购物资目录的商品。列入省公司集中采购目录的物资，由省公司统一组织采购；列入市公司集中采购目录的物资，由市公司统一组织采购；未列入省、市公司集中采购目录的物资，由各单位按程序分散采购。物资采购按金额标准确定采购方式：（一）单项或批量在100万元（含100万元）以上的物资，必须采用公开招标。各单位不得化整为零或以其他任何方式规避公开招标。单项或批量低于100万元的物资，根据实际情况也可以采用公开招标；（二）单项或批量在50万元（含50万元）以上、100万元以下的物资，必须采用邀请招标。单项或批量低于50万元的物资，根据实际情况也可以采用邀请招标；（三）单项或批量在10万元（含10万元）以上、50万元以下的物资，必须采用竞争性谈判。单项或批量低于10万元的物资，根据实际情况也可以采用竞争性谈判；（四）单项或批量在10万元以下的物资，必须采用竞争性谈判或者询价方式采购。（五）符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：1、只有唯一的供应商；32、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3、为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，必须继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。（六）对实行招标方式采购的，由于招标后没有供应商投标，或者没有合格供应商，或者重新招标未能成立的，以及因特殊情况无法招标的，经本单位物资采购领导小组签署意见后上报上一级物资采购办公室批准，可以改用其他采购方式。第六条各单位可以委托具有政府采购（或企业采购）业务代理资格的招标中介机构代理采购。招标中介机构代理企业采购业务的，应当具备下列条件：（一）依法设立并具备招标代理资格的法人，且具有良好的信誉和财务状况；（二）招标中介机构近三年内，未发现法人、法定代表人和财务主管有违反法律、法规和规章的行为，没有被停业整顿及主要管理人员没有职业犯罪记录；（三）熟悉有关政府采购和企业采购的法律、法规和政策，并有1/3以上的人员接受过省级以上政府采购（企业采购）的业务培训；（四）具有一定数量能胜任工作的专业人员，其中中级4职称以上的经济、技术、法律专业人员应占机构人员总数的60%以上，且具有一定比例的高级职称；（五）具有较完善的供应商信息、招标投标业务资料库及完成政府采购和企业采购代理业务的能力。第七条招标中介机构必须由企业监察、审计、财务和业务部门共同考察，根据采购业务量的大小，经集体研究，择优确定2至3家。在进行采购前，由监督部门参加在预先选定的代理机构中随机确定中介代理机构。每年对招标中介机构实行动态管理。第三章物资采购决策程序第八条物资采购计划必须按采购项目的类别分别经本单位局长（经理）办公会议、投资管理委员会、薪酬管理委员会等决策机构批准，经预算管理委员会审定纳入年度预算范围。未列入年度财务预算的项目，不得组织采购活动。第九条物资采购计划在具体实施时，按照以下办法由相应的决策机构和决策人批准实施：省公司、市公司单项或批量采购金额超过20万元（含20万元）的项目由局长（经理）办公会集体研究决定；县分公司单项或批量采购金额超过10万元（含10万元）的项目由局长（经理）办公会集体研究决定；单项或批量采购金额低于以上标准但超过1万元的项目，由承办部门提报局长（经理）批准；单项或批量采5购金额低于1万元的项目由承办部门提报主管领导批准。第四章物资采购实施程序第十条承办部门根据批准的物资采购计划，对拟采购物资的名称、数量、质量、规格、技术要求和交付使用时间等提出书面申请，按照审批权限分别提交局长（经理）办公会、局长（经理）、主管领导决定，并根据金额大小和项目性质确定采购方式。第十一条采用公开招标或邀请招标方式采购的，承办部门要按照公告、发布招标书、接受投标、组织开标、评标、定标等法定程序组织采购活动，并在法定时间内完成招标采购工作。采用竞争性谈判、询价、单一来源等方式采购的，原则上在15个工作日内完成采购工作。第十二条需要委托招标中介机构代理采购的，由相关承办部门通过实地考察后报局长（经理）办公会确定招标中介机构。招标中介机构按法定程序代理采购活动，承办部门负责协调和督办。第十三条采用竞争性谈判和询价方式采购的，企业要成立谈判小组或询价小组。各小组由承办部门牵头，由纪检、审计、法规、财务等部门人员共同参加。第十四条合同的签订。物资采购的供应商确定以后，承办部门负责与供应商接洽，拟定合同文本，经单位法规部6门或法律顾问审核后，履行合同流转程序，由企业法定代表人或被授权人签订采购合同。采购合同内容应当包括采购物资的名称、数量、规格、质量、性能、技术标准、价格以及履行合同的时间、地点、方式、违约责任、廉政责任等内容。第十五条承办部门负责具体执行合同，按照合同内容严格进行供货质量的验收把关，监督检查供应商合同履行情况，并做好实物的管理与台帐登记工作。第十六条承办部门严格按合同办理货款支付手续。货款支付和审批实行全省统一格式（格式附后）。第五章供应商管理第十七条供应商参加企业采购活动应当具备下列条件：（一）本国境内注册的法人或者具有独立承担民事责任能力的其他组织和个人；（二）具有良好的资金能力和财务状况；（三）具有良好的履行合同能力和良好的履约记录；（四）遵守国家法律、法规、规章和政策，具有良好的信誉；（五）近三年内没有重大违规行为，主要管理人员没有职业犯罪的记录。第十八条各承办部门负责建立供应商管理档案。供应7商管理档案应包括供应商的名称、供应物资范围、资质、联系方式、联系人等相关内容。对供货商实行动态管理机制，每年末对供应商质量、服务、信誉、履约情况等进行评价，在此基础上决定其是否准入。第六章物资采购监督程序第十九条建立物资采购公示制度，对单项或批量在5万元以上的物资采购必须进行公示。实行招标方式的（包括公开招标和邀请招标），按照法定程序进行公示；采用委托招标中介机构进行招标的，应将委托代理机构的基本情况和资质情况在本单位公示；未实行招标，但单项或批量采购金额在5万元以上的，应在实施后将供应商、采购数量、金额等情况在本单位进行公示。公示期不少于3天。第二十条企业内部监督管理机构应当参与物资采购工作，对物资采购实行全过程监督，定期或不定期对本单位物资采购工作进行检查，建立并保存检查记录，及时发现和纠正物资采购过程中的不规范问题。主要监督内容：（一）实行招标方式的，主要监督项目的审批是否符合程序；招标形式是否与批准的形式相符；选定的招标中介机构是否履行了必要的程序、是否符合条件；招标文件是否按程序进行研究；评分标准是否设置合理、充分细化；评标委8员会是否符合有关规定；开标程序是否合法；项目实施是否与确定的中标人一致。（二）实行招标以外方式的，主要监督项目的审批是否符合程序；确定的采购方式是否符合规定；承办部门采用的采购方式是否与批准的方式相符；是否按有关要求成立谈判小组或询价小组；供应商的确定是否合理；与采购同一项目的其他单位相比，采购价格是否合理。第二十一条单位审计部门应定期或不定期组织物资采购工作专项审计，提出审计报告，并公告审计结果，促进单位规范、有序地开展物资采购工作。第二十二条委托招标中介机构公开招标的物资采购项目，企业在资格预审、开标、评标、定标等关键环节，应当主动邀请纪检监察等部门对采购活动进行外部监督，确保物资采购活动的合法、合规、公开、公正、公平。企业组织的物资采购活动，可以根据实际邀请外部监督。第二十三条物资采购实行回避制度。参与采购人员与潜在供应商有利害关系的，应当自行回避。第二十四条物资采购建立举报制度。公布举报电话，畅通举报渠道，主动接受其他组织或个人的举报监督，并对举报内容认真进行核查落实，确实存在问题的，要按相关规定及时处理。9第七章物资采购档案管理第二十五条物资采购必须分类建立规范的物资采购管理档案，实行痕迹化管理。物资采购档案应包括反映物资采购制度、决策、运作、监督等环节及内容的相关资料，包括参加投标或报价，但未中标的单位或个人提交的相关材料。物资采购档案要做到目录清晰、页码连续、装订整齐、整理规范，内容真实、全面、完整。第二十六条按照“谁主办、谁负责”的原则，由承办部门负责物资采购档案的整理和保管。采用公开招标或邀请招标方式采购的，档案保管期限不低于10年；采用其他方式采购的，档案保管期限不低于5年。国家法律法规另有规定的，按其规定办理。第八章纪律要求与责任追究第二十七条在物资采购决策程序中，违反规定，并造成经济损失的，按有关规定给予处理。第二十八条在物资采购实施过程中，单位领导、承办部门负责人、承办人违反本规定，有下列情形之一，造成严重后果或经济损失的，视情节分别给予相应的处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。（一）不按规定方式进行采购的。如应招标而不招标的；以化整为零或其他方式规避招标的；应采用竞争性谈判、询10价或单一来源方式采购而未按规定实施的；（二）委托不具备政府采购（或企业采购）业务代理资格的招标中介机构代理采购事务的；（三）以暗示、授意、递条子、打招呼等形式影响项目招标、采购正常进行的，以行政权力指定、强令、干预招标、影响采购工作正常开展的，或者不经集体讨论擅自决定招标、采购事宜的；（四）设定非法的投标许可、资质验证等手续，以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的，强制要求投标人组成联合体共同投标的，或者限制投标人之间竞争的；（五）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（六）中标、成交通知书发出后不与中标、成交供应商签订采购合同的；（七）向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况，泄漏未公开的招标相关信息或者泄露标底的；在谈判中，向他人透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息的；（八）违反规定程序确定评标委员会、谈判小组、询价小组组成人员的；（九）私下接触投标人或潜在供应商并收受钱物，接受11投标人或潜在供应商、招标或采购代理机构宴请或参与其他消费活动、报销个人费用的，或者有其他不廉洁行为的；（十）与投标人、潜在供应商恶意串通，损害本单位利益的；（十一）其他违法违纪的行为。第二十九条发现招标中介机构在代理采购业务中有不规范行为的，取消其代理资格；造成企业损失的，通过诉讼等途径追究其法律责任。第三十条承办部门或承办人在实施过程中未按企业研究的意见进行采购的，应责令改正，并给予承办部门负责人和承办人通报批评；造成损失的，应赔偿损失，并视情节给予撤职或留用察看处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第三十一条审计、纪检等监督部门的工作人员在实施监督检查中违反本规定滥用职权，玩忽职守，徇私舞弊的，视情节给予相应的行政处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第三十二条违反本办法档案管理规定的，责成其改正，并完善档案资料；遗失、提前销毁档案资料，情节严重的，视情节给予部门负责人及具体责任人相应的行政处分。第三十三条每年3月份各单位要对本单位上年度物资采购情况依照本办法进行自查