浙江省行政村档案管理办法

浙江省档案局浙江省民政厅关于印发《浙江省行政村档案管理办法》的通知浙档〔2006〕50号各市、县(市、区)档案局、民政局：为加强行政村档案的规范化管理，更好地为社会主义新农村建设服务，我们制定了《浙江省行政村档案管理办法》。现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。原《浙江省村级档案管理办法》废止。附件：1、浙江省行政村档案管理办法2、浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表3、浙江省行政村档案管理制度(范本)4、村民档案卷盒式样及规格浙江省档案局浙江省民政局二○○六年八月二十九日附件1：浙江省行政村档案管理办法一、总则第一条为加强和规范行政村的档案管理，更好地为社会主义新农村建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》及国家有关法律、法规，结合本省实际情况，制定本办法。第二条行政村档案是指行政村党组织、村委会及群团组织、村集体经济组织在其工作中直接形成的，对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。第三条行政村档案工作是发展农村基层民主，加强农村“三个文明”建设，维护农民切身利益的一项重要基础性工作。行政村各级组织应当重视档案工作，加强领导，将档案工作纳入村规范化管理要求和各项建设内容。第四条行政村形成的档案归村集体所有，村民依法继承或取得的档案归村民个人所有，它们均受法律保护。二、档案机构及其职责第五条行政村档案管理机构在村党组织、村民委员会领导下，负责本村各类档案的收集、管理和利用工作，并对村所属单位的档案工作进行监督和指导。第六条行政村档案工作在业务上受乡(镇)人民政府、街道办事处和县(市、区)档案行政管理部门的指导和监督。第七条村委会应设立档案室，对本村各类档案实行集中统一管理。不具备统一保管条件的行政村，其档案可暂时由乡(镇)代管，并指定专人负责本村档案的收集和移交工作。行政村财务实行乡(镇)统一核算的，其会计档案由乡(镇)统一保管，村档案室根据需要可保存一套复制件。第八条行政村党组织、村委会应明确领导分管档案工作，并确定专人管理本村各类档案。档案管理人员应具有初中以上学历，并经过档案业务培训。第九条对在开展行政村档案工作中成绩显著的单位和个人，由当地人民政府给予表彰和奖励。三、档案管理第十条行政村应根据本办法的规定，建立健全档案收集、保管、利用、鉴定销毁等制度，实现档案管理制度化、规范化。为促进行政村档案管理制度的贯彻执行，行政村档案室的档案借阅场所，应将《浙江省行政村档案管理制度(范本)》(见附件3)上墙。第十一条凡是由行政村党组织、村民委员会及所属企事业单位在工作活动中形成的，具有查考保存价值的，或关系村民切身利益的各种文件材料，都应归档保存，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。第十二条行政村档案以行政村为立档单位，村党组织、村民委员会和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗。村与村集体经济组织合一的单位，形成的档案归入村同一全宗。规模较大的村所属单位的档案可以独立构成全宗的，由该单位自行管理；不能独立构成全宗的，移交村档案室集中统一管理。第十三条行政村档案按门类可分为文书档案、科技档案(包括产品档案、设备仪器档案、基本建设档案、科学研究档案)、村民档案、会计档案、声像档案和实物档案等。村民档案指行政村和上级部门针对村民，以及村民在生产、生活中直接形成的具有保存价值的各类档案。行政村暂住人口档案按《浙江省暂住人口管理办法》的有关规定，由公安部门管理或行政村档案室代管。以上各类档案的具体归档范围和保管期限划分参照《浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表》。第十四条各村根据《浙江省行政村档案归档范围和保管期限表》对村务公开和民主管理工作中形成的各种载体形式的文件材料及时立卷归档，集中保管，特别是在讨论村民授权的重大事务和涉及村民切身利益的有关事项，以及村民代表会议决定的事项时应及时形成规范的会议记录或书面材料并归档保存。第十五条各类文件材料的归档时间为：(一)文书材料于次年6月底前归档；(二)会计材料由会计人员在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档。(三)基本建设文件材料在项目竣工验收后3个月内归档；(四)照片在活动结束后3个月内，由拍摄者连同底片、说明等一并归档；(五)村民档案材料在形成后3个月内归档；(六)电子、声像和实物档案等其他门类和载体的文件材料，应在活动结束或办理完毕后随时归档。第十六条行政村各种门类档案按下列规则进行分类编号。(一)文书档案按年度或年度——问题分类，以卷为单位整理。有条件的行政村可按件整理。(二)会计档案按年度和形式(凭证、报表、帐簿等)分类整理。(三)科技档案中的基建档案按工程项目分类整理；产品、设备仪器档案按型号分类整理；科研档案按课题分类整理。(四)村民档案以户为单位，一人一册，一户一盒整理(卷盒式样和规格见附件4，也可直接采用《归档文件整理规则》指定的文书卷盒)。(五)声像档案按载体形式分类整理。(六)实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理。(七)其他各种专门档案按有关规定整理。第十七条行政村各类档案整理质量的基本要求：(一)文件材料装订结实、整齐，无金属物。(二)案卷题名简明确切，能揭示卷内文件内容。(三)卷内文件目录填写清楚、准确。(四)卷内文件排列有序，凡有文字、印章等信息的页面均应编有页号。(五)备考表填写真实、清楚。(六)保管期限划分准确。第十八条开展行政村考核、评比等活动需要档案材料时，应通过复制等方式制作，不得随意拆卷。第十九条行政村档案应设专室或专柜保管，采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫等措施，确保档案的安全。第二十条行政村档案的鉴定和销毁工作，应按照国家档案行政管理部门的有关制度和办法进行。禁止擅自销毁档案。第二十一条国家鼓励行政村有关单位、村民向当地国家档案馆捐赠、寄存和出卖对国家、社会具有保存价值的档案资料。四、档案开发利用第二十二条行政村档案室应当建立档案借阅利用制度。除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开的外，村档案室应为借阅利用档案提供便利。借阅利用时应遵循借阅利用手续。利用者不得涂改、污损档案，未经批准，不得抄录、复制档案。第二十三条行政村档案室应加强档案信息资源的开发利用，围绕村中心工作和村民利用需求，开展档案利用和编研工作，定期公布档案开放目录。第二十四条行政村档案管理应积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理信息化、现代化。第二十五条行政村各级组织和村民发现档案损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等违法行为时，有责任上报当地政府和档案行政管理部门予以依法查处。五、附则第二十六条本办法由浙江省档案局负责解释。实行农村社区化管理的地区，可参照本办法执行。行政村农民专业合作组织档案的管理办法，由浙江省档案局另行制定。第二十七条本办法自发布之日起执行。附件2：浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表门类类别序号归档范围说明保管期限文书档案党群村务类1上级针对本村设立、撤销、范围调整的通知、批复永久2上级针对本村党组织建设、村务管理、村务公开和民主管理等工作下发的通报、通知、批复等重要的永久一般的长期3上级关于社会主义新农村建设、公民素质教育等全面性工作的计划、总结、报告、决定、通知需执行的长期不需执行的短期4上级普发的关于财务、财产、税收、物价、统计、人口普查、审计、收益分配工作的规定、意见、报告、通知需执行的长期不需执行的短期5上级领导人来本村视察、检查工作中形成的讲话、批示等有关材料永久6村党组织、村委会、村务公开监督小组、民主理财小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会等群团组织的年度工作计划、总结、报告年度以上长期年度以下短期7村党组织、村委会、村务公开监督小组、民主理财小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会等群团组织的会议记录、学习记录、讨论通过的决议、规定等永久8本村民委员会及下属企事业单位、组织的工作规划、计划、总结、意见、决定、通知、报告、情况汇报、简报、调查研究、目标责任制考核、创业承诺等永久9上级针对本村和本村关于召开党员大会、村民代表会议、村民会议、劳模表彰会等重要工作会议的通知、名册、决定、会议报告、会议记录、典型材料等永久10上级针对本村和本村关于召开民主恳谈会、村务听证会、民兵会议等一般工作会议的通知、名册、会议报告、会议记录等材料长期11本村党组织、村委会、妇委会、老年协会、计划生育协会、共青团、民兵等行政村各级组织的换届选举材料和上级批准文书等永久12本村村民代表选举有关材料等永久13上级针对本村和本村关于村党组织、村委会、经济合作组织、各类群团组织的机构设置和调整（撤并、更名）、启用印章的通知、批复、决定等永久14上级针对本村和本村关于党（团）员发展、干部教育培养、干部任免、分工、违纪处理、廉政建设的规定、决定、意见、通知长期15本村党组织、团支部关于入党（团）批准书存根、预备党团员转正存根、组织关系介绍信和存根等长期16本村党员、团员、干部、村民、教师、职工、暂住人口基本情况登记表、名册，先进集体、劳动模范、先进工作者呈批材料等长期17本村土改、镇反、四清、社教等运动形成的阶级成份登记表、名册，纠正错划阶级成份登记表、名册，平反冤假错案落实政策的决定、综合材料永久18上级针对本村和本村关于国民经济计划、财产管理、集体经济项目承包的规定、计划、报告、通知永久19上级针对本村和本村关于民兵、征兵退伍、计划生育、婚姻、妇女工作、自然灾害、交通安全事故等有关民政、文教、卫生、交通、安全等工作的意见、决定、计划、总结、处理报告、通报、通知、名册、审批表等重要的长期一般的短期20本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动中形成的文件材料长期21本村关于税收征管工作的统计报表、登记表等文件材料年度以上长期年度以下短期22本村民主评议村干部形成的材料，村务、财务公开全过程形成的材料，重要决策事项、重大建设项目各阶段公开意见反馈记录，以及村务公开和民主管理过程中形成的其他文件材料长期23上级机关对财务公开内容的批复意见，对村级财务的审计结论等长期24本村关于村民建房、建墓用地呈报表、审批表、临时用地审批表，村民宅基地调查登记表等永久25本村在拆迁安置、移民过程中形成的通告、办法、意见、规定等文件材料长期26本村与有关单位、个人签订的土地转让、房屋转让、资产转让、拍卖和评估等各类合同、协议书、契约、承包方案、责任状等永久27村各个历史时期形成的土地房产证存根、林权证存根，水库、塘堰使用权证、界定图纸和登记表等永久28村固定资产登记，村集体资产产权证书永久29本村人口统计年报及四项变动（本村出生、户口迁入、迁出、死亡人口）登记表、计划生育统计年报，暂住人口登记材料，其他关于人口普查、户口登记工作的统计表、登记表、名册等永久30本村农业、工业、村集体经济、农村经济收入分配和效益统计年报等各类统计报表年度以上长期年度以下短期31本村其他各类统计报表年度以上长期年度以下短期32本村形成的重要专题调查材料、汇报材料及村文化古迹保护等文件材料长期33上级针对本村和本村关于实施乡镇康庄工程、农村电网建设与改造工程、信息网、流通网等基础设施建设的计划、总结、决定、通知长期34本村在小康示范村、文明村、示范村、生态村、优秀党组织、先进个人和组织等“三个文明”建设先进单位的评比和建设活动中形成的计划、总结、报告、决定、通知、先进事迹、经验介绍、申报、验收等文件材料长期35上级针对本村和本村关于实施“千村示范、万村整治”工程的计划、总结、决定、报告、通知、申报、验收等文件材料长期36上级针对本村和本村关于实施“水资源保障”、“千库保安”、“千万农民饮用水工程”、“千万亩十亿方节水”、“万里清水河道”等工程的计划、总结、决定、报告、通知、申报、验收等文件材料长期37环境卫生、绿化、美化等事务性工作中产生的文件材料短期38有关本村区划调整、地界设置、区域平面图、概况及说明文件等材料永久39村所属房产、土地、重要资产登记表，重要财务使用、所有权变更，工资名册、财产、物资等交接凭证、清册、统计台帐等永久