海运公司技术档案管理办法

海运公司技术档案管理办法宋成钊为了做好船舶设备档案资料的管理工作，根据本公司实际情况制订本档案管理办法。一、编制依据：GB/T11822—2000科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T27678.1—1999电子文件归档与档案管理二、船舶档案的归档范围1、船舶购置和建造中形成的文件：购置和建造的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，调研报告（二手船舶的勘验报告，船舶建造厂的考察报告等），报价单，各类合同（购买合同、建造合同、补充合同及合同附件）2、图纸：船舶的方案设计（如果有）、送审图、退审图、生产设计、设计变更及完工图。3、设备资料4、船舶监理资料及交船资料；5、船舶营运及修理资料；三、船舶档案的收集1、机务部经理全面负责船舶档案资料的收集2、主管机务员负责各自船舶档案资料的收集、整理和归案工作。3、机务档案管理员(专职或兼职)应按船舶系统进行分类装订、立卷，编写卷内卷外目录和电子目录。立卷完成经机务部经理审核确认后（或交公司档案室）存档。4、如发现用途不明的资料应由机务部经理审阅,确定其用途。四、船舶档案编码及排列1、船舶档案按船舶系列及单船进行分类，序列船为船名（汉字的第一个汉拼音的字母）+序号，非序列船取汉字的第一个汉拼音的字母，之后为卷号；系列船用系列表示例:舟山（zhōushān）（68第五卷用“ZS68-5”表示浙江（zhèjiāng）第6卷用“ZJ-6”表示50000吨系列第七卷用50000--7表示；2、案卷的排列2.1、二手船舶购船资料排列：购置的可行性报告，董事会决议，各类报批文件，二手船舶的勘验报告，报价单，购买合同、补充合同及合同附件。2.2、二手船船舶资料的排列:原船资料是有序排列的,按原船资料排列顺序排列;原船资料无序排列的,按下列顺序排列:船舶证书、船舶质量证明书（如果有）、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。2.3、新建船舶资料分为两部分,同类船舶建造数在两艘以上的,分系列船舶档案和单船档案。系列船舶档案的排列：船舶建造的可行性报告（如果有），董事会决议，各类报批文件，建造厂的考察报告（如果有），报价单（招投标书），建造合同、补充合同及合同附件，船舶监理资料，船舶规格书、方案设计图（如果有）、送审图、退审图、生产设计图（视情）、设计变更及认可资料。单船档案的排列：船舶证书、船舶质量证明书、船体完工图、轮机完工图、电器完工图、轮机设备说明书书、舾装设备说明书、电气说明书（包括通信、助航设备），船舶营运及修理资料。如新建船舶为一艘的，则上述的系列船舶档案排列改为单船档案排列。2.4、船舶设备资料的排列：主机及轴系、主发电机组、应急发电机组、舵机、锅炉、空压机、供油单元、燃油分油机、滑油分油机、自清滤器、冷却器、油水分离器、生活污水处理装置、造水机、海淡水泵、阀门遥控、空调及冷藏、维修设备（机舱吊装设备、车床、钻床等），锚机绞缆机、救生设备（救生艇、救助艇及救生筏）、舷梯、甲板吊装设备（货吊、物料吊、油管吊等）、开舱设备、厨房设备，主发电机、应急发电机、主配电板、应急配电板、充放电板、集控台、驾控台、CO2系统及火灾报警、机舱水雾系统、通用报警、内通、外通、助航、生电器及娱乐设备。2.5、设备资料按设备厂家提供的资料进行船机电统一归类。例：救生艇包括艇架、艇、发动机及电瓶等。2.6、营运船舶资料归档2.6.1船舶技术月报2.6.2厂修资料:船厂考察报告(如果有),船舶上报工程单,机务审核后定稿工程单,船厂报价单,完工工程及结算单,船舶修理合同,主管机务的修理总结;2.6.3航修资料:航修单位考察报告(如果有),航修单位联系方式,航修报修单,航修完工工程及结算单,航修协议或合同(如果有);2.6.4到期的证书、检验报告及其他需要归档的资料；2.6.5跨年修理船舶的修理资料归入下一年度;2.6.6船舶年度资料的归档时间为次年的第一季度末.五、案卷编目1、每类案卷（系列或单船）设立卷外目录，卷外目录分总目录和卷内目录。总目录在前，对卷内目录进行分类编排，总目录格式见图一。2、卷内目录对本卷内的文件进行登记，卷内目录格式见图二。3、立卷完成后，立卷人要填写法卷内备考表，并送部门负责人审核签字确认；卷内备考表格式见图三。4、船舶的营运资料和修理资料遂年增加，或由于某种原因资料的增加，可增加案卷。但卷号要连续，同时卷号不能重复。案卷增加后，对总目录要作相应的修改。5、案卷封面写明类号、卷号及立卷日期，案卷脊背（长宽两方向）写明类号和卷号。字体采用仿宋体。案卷脊背的字体大小要根据卷盒的厚度适当书写。六、电子文件00卷为电子文件卷。1、电子文件收集对船舶从建造（或购置）到船舶处理（出卖或报废）的整个过程中产生的电子文件进行收集归档，归档内容如下：1.1、图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；1.2、图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；1.3、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。1.4、文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。1.5、系统软件、支撑软件和应用软件的程序。配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。2、整理方法2.1、完工图纸和设备说明书原则都要整理成电子文件，电子文件的排列原则上按纸质档案的排列；并编制光盘目录；2.2、鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；2.3、检查载体有无病毒、有无划痕；3、电子文件档案的管理3.1、归档的电子文件至少一式两套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。必要时，复制第三套，异地保存。3.2、当电子档案转换成的纸质档案时，要及时归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理。3.3、每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬平台发生改变，则应及时转换。检查、拷贝、转换电子文件等情况要及时登记。七、档案资料的查阅与利用1.本部门人员借阅档案、资料须经本部门的档案管理员(专职或兼职)登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过三个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。2.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。3.借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失。档案管理人员对归还的档案要认真检查清点，发现缺失及时向主管领导汇报。4.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。5.查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案。6.查阅档案者有义务将利用结果反馈给档案管理人员，以利更好地做好档案管理工作。附录：图一：案卷总目录卷号：序号目录卷数备注图二：卷内目录卷号：序号编号图纸名称页数备注图三：卷内备考表本卷共有文件共页说明立卷年月日审核年月日图四：案卷脊背项目填写卷号2填写类号ZS28注：上述各图设置页脚内容如下**海运有限公司船舶技术档案以上为本人对海运公司船舶档案管理的一些看法。欢迎相互交流。联系电话：[phone]EMAIL：SCZHA@MAIL.139