炼化公司物资供应制度

-1-Q/LHYW炼化公司制度Q/LHYW010—2012D陕西延长石油集团炼化公司物资供应管理制度2012年7月27日发布2012年7月27日起实施陕西延长石油集团炼化公司发布-2-陕西延长石油集团炼化公司物资供应管理制度第一章总则第一条为使炼化公司物资供应工作达到管理科学、安全高效、节资降储，更好的服务于公司生产建设的总体目标,结合炼化公司行业特点,特制定本制度。第二条本制度遵循“统一管理、分级授权、公开透明、高效快捷”的原则，使物资管理工作满足炼化公司现代化管理要求。第三条本制度适用于陕西延长石油(集团)有限责任公司炼化公司及下属各厂、炼化项目指挥部，陕西延长石油精细化工科技有限公司、榆林综合服务公司参照执行。第二章术语、机构和职责第四条术语（一）物资指在生产、建设中由炼化集中采购、各厂自行采购的一切交由供应科负责保管、发放的设备和材料。（二）仓库指物资储存和保管的场所（包括：库房、露天堆场、集装-3-箱库以及其它临时储存场所）。（三）物资供应管理物资供应管理指对从物资需求计划提出到采购、验收、保管、发放等一系列管理工作。第五条机构设置（一）二级管理体制炼化公司物资管理实行二级管理体制。即炼化公司物资部及所属各厂、项目指挥部供应科（以下简称供应科）两级.（二）权责明确原则供应科岗位设置应遵守权责明确原则并满足物资部业务管理的统一要求。第六条职责（一）物资部职责1、负责公司物资采购有关制度的建立和贯彻执行；2、负责对供应科的业务指导，监督管理工作；3、物资部参与物资采购招标和行使招标以外的其他职能，招标办行使物资采购招标的组织职能。公司所属供应科参与物资采购招标和行使招标以外的其他职能，招标办行使物资采购招标的组织职能；4、负责统一炼化公司物资供应系统的业务流程、工作标准、各种表格；-4-5、根据公司生产、项目建设、年度计划和下属各厂的具体情况,负责接收、汇总、编制物资采购净需求计划，并负责公司所属各单位计划的调整和监督执行；6、负责物资（按分类）分级采购权限的划分，对供应科具体单项计划的采购有授予和收回的权力；7、负责向公司招标办公室提供物资采购招标工作所需的基础文件及日常业务中需提交招标领导小组讨论的相关事宜；8、负责物资采购资金预算、申报、使用及管理；9、对已准入协作企业（网络供货厂商）的合同履约能力、售后服务、产品质量、资质信誉等情况，有如实反馈信息的职责；10、负责公司物资系统的建档管理；11、负责建立维护物资管理系统网络信息平台及功能的开发创新；12、负责接收各厂报废物资处理、作价变卖的申请，并提请招标领导小组明确解决办法；13、负责整合各类物资定额（1）物资部负责储备资金管理和一般材料的储备定额制定和监督实施；（2）机动设备部负责组织各厂制定机动设备的配件、备品的合理储备定额，物资部负责实施；（3）科技部负责制定各厂化工原材料的合理储备定额，-5-物资部负责实施；（4）物资部依据相关单位提供的储备定额，整理汇编形成炼化公司库存定额管理方案。14、负责公司所属单位的物资供应业务指导和采供人员的业务培训。（二）供应科职责供应科职责由各厂、项目指挥部依据本制度原则精神自行制定。第三章计划管理第七条计划管理（一）计划编制原则和要求1、准确及时，保障实际使用需要；2、充分了解、灵活利用市场信息；3、优先平衡库存，积极利用、代用闲置物资；4、周密细致，考虑全面，尽量减少补报计划和应急计划，在保障科学合理库存的前提下，应考虑经济批量；5、明确计划科目、使用去向和具体要求（如到货时间、品牌、建议厂商、原始计划责任人等）；6、各厂编制的物资计划必须是通过公司相关职能部门审批的生产、项目建设需求计划（按科技部、机动部、安质部、办公室等相关部门的审批程序遵照执行）。编报单位负责人为其-6-准确性负责并承担相应责任；7、各类表格必须符合物资部统一格式要求。凡呈报的计划、审批表等必须提出时间要求，有报出人签名和领导确认签字，并加盖公章。（二）计划管理体制物资需求计划实行两级编报制度，即:供应科在汇编本单位物资计划时必须平衡现有库存，形成本单位净需求采购计划后根据采购权限实施。物资部按照集采权限在公司范围内再次进行平衡后实施。计划编制、审核、审批、汇编上报等各环节应有明确的责任人，对计划的准确性、严肃性、节约性承担责任。物资部、供应科可根据造成不良资产的库存物资追究相关人员责任。（三）跟踪分析计划供应科每月10日前将各单位上月入库物资统计表和库存动态分析报表（按NC系统规定格式）上报物资部。物资部牵头做好各库余缺调剂，努力降低库存。第八条计划的执行（一）试车物资计划试车物资由试生产单位编制计划报公司相关专业部门和主管领导审批，批复后转各厂按分级采购权限负责实施；（二）生产计划-7-1、生产消耗性材料化工原材料的计划申报审批程序：各厂根据本单位下月生产计划、当月消耗和消耗定额编制下月需求计划，并于本月25日前上报公司科技部。由科技部审定、主管领导批复后转交各厂，供应科依据审批后的计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；新筛选的化工原材料按《炼化公司化工原材料管理制度》执行；2、大修计划大修物资计划，依据各厂年度大修计划编制，检修材料计划的审核按照炼化公司机动部《装置检修管理制度》执行；供应科依据审批后的计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；3、维护修理计划正常维护修理物资计划在各厂按照程序审批完结后，依据炼化公司计划管理及审批程序审批后转供应科，供应科依据审批后的计划，平衡库存后按分级采购权限负责实施；4、设备配件设备备品备件计划的编制、审核程序按照《炼化公司备品备件管理制度》执行。（三）技改技措计划技改、技措计划经批复后，实施单位依据相应项目设计文件编制项目物资计划，报科技部审核、主管领导审批。批复后的物资计划作为采购计划依据，由各厂报供应科平衡库存后按-8-照采购权限执行采购（附相关批文）。上报时间应充分考虑物资供应周期，以免影响项目实施进度。（四）项目建设计划由炼化项目建设指挥部管理的建设项目，指挥部供应科依据物资部对指挥部的物资采购权限划分组织实施（附指挥部物资采购权限目录）。（五）设备购置计划设备购置年度计划（含计划外设备购置）执行时，由机动设备部征得呈报单位意见后分月转生产计划部上报集团公司审批。审批后的计划由机动设备部转交各厂，供应科依据审批后的计划，按分级采购权限负责实施（各类轿车，集团统一采购设备除外）。（六）安全专项费用计划安全费用购置计划经集团公司审核批复后，审批后的计划由安全环保质检部转交各厂，供应科依据审批后的计划，按分级采购权限负责实施。（七）紧急救援物资计划此类计划应遵守抢救在先、快速高效的原则，依据相关计划由物资部或供应科直接采购,可不经过招标程序。但事前应请示领导同意或会议决定（会议纪要）。-9-第四章采购管理第九条采购原则（一）遵章守法原则认真执行国家政策、法规、法令、规范，符合集团公司相关制度规定的要求。（二）比质比价原则比质比价原则：同样产品比质量，同等质量比价格，同等价格比交货期、比服务。（三）供货厂商选定原则原则上所有物资采购必须在炼化公司供货商网络内进行，特殊情况需经法律事务部审核确定后方可在供货厂商网络外采购。首选厂家直供（包括厂家指定区域代理、进口物资的中方唯一代理）；其次选厂家的品牌代理商或区域代理；最后选择一般供货商（即中间商）。此条款由纪检监察部门负责监督执行。（四）采购批次、金额划定原则几个计划中的同一种物资应由一个批次采购，坚决杜绝将可一次采购的划分为几个批次采购。集采物资中的材料类物资（钢材、电缆）批次采购资金在五万元以下者，由物资部按照市场采购的方式直接采购；自采物资批次采购资金在五万元以下者根据生产实际由主管领导审批后供应科可自行采购，五万-10-元以上必须转招标办实施。（五）采购方式的分类非招标项目（市场采购、单一来源采购、订单采购、比质比价采购、会议比质比价采购）、邀请招标采购、公开招标采购；采购方式的审定由各级招标领导小组确定。第十条采购权限划分（一）采购权限按物资大类划分。采购行使权分两部分：物资部采购部分和供应科采购部分；（二）物资部根据地域性原则、发挥集中优势原则、方便性原则、节约原则、保障生产原则，合理划分供应科的采购权限范围（权限划分见附件）。第十一条采购程序（一）采购需求编制1、集采物资需求编制物资部负责接收各厂集采物资需求申请计划，收到计划后首先进行库存需求汇总平衡，生成净需求采购计划；同时编制物资需求请购单，经部门经理审批后，转招标办实施（订单采购物资部直接实施）。2、自采物资需求编制供应科负责接收各使用单位物资需求申请计划，收到计划后首先进行库存需求汇总平衡，生成净需求采购计划，集采物-11-资上报物资部，自采物资编制物资需求请购单，经供应科长审批后，转招标办实施（订单采购供应科直接实施）。（二）采购实施请购单编制审批完成后，公开招标、邀请招标、订单采购（生产消耗性材料应当以年度计划需求计算，原则上进行一次性招标）、会议比质比价、比质比价的采购方式由招标办公室组织招标比价活动并将中标结果（通过物资管理NC系统）转送物资部（供应科）。物资部（供应科）依此进行商务合同签订。1、单一来源经招标领导小组会议决定后由物资部（供应科）进行商务谈判和合同签订。2、市场采购经招标领导小组会议决定后由物资部（供应科）组织，相关部门参与进行商务谈判。报账发票必须有经办人、验收人、物资部经理（供应科长）、主管领导签字后按财务制度报账。3、订单采购，物资部（供应科）依据招标办年度招标结果，签订年度供货协议。依据实际供货数量签订合同。（三）施工方代为采购物资价格的确认办法1、施工承包方代为采购物资的计划（或采购清单）必须由我方确认的施工代表及负责人审核签字；2、由承包施工方代为采购物资时必须采用控制价的办法管理。预决算部门提供代为采购物资的控制价，控制价提出的依据为：在设计文件的概算价（估算价）或市场询价的基础上-12-根据物资分类下浮百分点的方法提出；3、我方负责控制价的主管领导、项目负责人或授权指派的价格确认人员，在接到承包方采购清单后，三个工作日内必须依据我方内定的物资采购控制价一览表予以答复；特殊情况必须在五个工作日内予以答复；4、当施工承包方代为采购物资价格高于控制价时，我方价格确认人员应呈报负责控制价的领导审批。超出控制价百分之三（含百分之三）的由负责控制价的领导报公司领导或公司招标领导小组审批。第五章合同管理第十二条物资采购合同管理原则（一）遵章守法原则所有合同必须符合《合同法》、《陕西延长石油（集团）炼化公司合同管理办法》要求。（二）真实性原则坚决做到合同的“五不”签约资质不符者不签；超出履约能力者不签；信誉和经营状况不好者不签；代理人超代理权限不签；“三证”（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）“一-13-书”（授权委托书）不全不签。（三）维权性原则杜绝隐含限制一方权力和扩大一方义务的条款存在。（四）资金安全原则合同条款中应坚持货到验收合格后凭发票付款，一般不付预付款。但遇大型设备、进口设备等确需预付款条件时，在预付款条款中应有银行担保条约或按国际惯例实行。（五）保密性原则合同文本及其附件必须在保证炼化公司相应权益的前提下保管。未经领导同意，不得向合同以外的任何第三方透露合同内容和保密信息。（六）标准约定原则合同条款中，要求供货商必须按照《炼化公司设备材料采购标识规定》、《炼化公司包装储运图示标志》、《炼化公司危险货物包装标志》、《炼化公司设备材料运输包装一般规定》执行。合同文本必须符合炼化公司法律事务部的规范要求并统一编注合同编号。电子档案、纸质档案必须按照物资部统一格式建档。（七）质量技术保证原则技术附件是合同文本的重要组成部分，与主合同具有同等的法律效力。技术部门负责合同技术附件（技术协议、技术合-14-同）的谈判和签约；物资部（供应科）负责商务合同条款的谈判和签约。没有技术附件（协议）的合同应在质量条款中明确说明产品的材质、执行的标准及编号、质量等级、精度以及附加的质量要求等，必要时应注明产品检验方式。（八）合同业务规范原则1、