电大《电算化会计》课程新版讲议(前9章)

1《电算化会计》实务操作部分一、系统安装本课程所用是教材所附光盘。1、硬件要求：CPU为PⅢ550或以上，内存128M或以上，硬盘10G或以上，配置光驱。2、安装方法：将光盘放入光盘驱动器中，光盘自启动并在桌面上显示如下窗口：点击“基础环境安装”（即首先安装SQL数据库系统），显示如下窗口，点击“确定”：系统开始进行安装：SQL系统安装完毕后，如系统提示：须重新启动系统（如下图所示），点击“确定”进行系统重启动：2系统重启动后，点击下图所示窗口中的“用友通标准版10.1”，进行“用友通”的系统安装：“用友通”系统开始安装：点击“下一步”：3点击“是”，接受“许可证协议”：系统安装目录可以通过“浏览”按钮改变，如对文件目录概念不是很清楚，则采用系统默认安装路径，直接点击“下一步”：系统默认是“全部安装”，勿改变！直接点击“下一步”：4系统开始进行“用友通”的安装：系统安装完毕后，提示“立即重新启动计算机”，点击“完成”：系统重新启动后，桌面是应该有“系统管理”图标：和“用友通”图标：注意：如果你的计算机中已安装SQL系统，必须清楚安装时所设的密码，否则“用友通”将不能与SQL正常连接！如不清楚SQL密码则应卸载SQL，安装本光盘所附SQL。二、实验一：系统管理实验重点掌握：系统管理的主要功能、系统管理员的主要职责和登录方法、建立账套、增减操作员、设置操作权限、账套恢复与备份，账套主管在系统管理中的主要职责及登录方法、修改账套等。实验主要内容：增加操作员、建立账套、操作员权限设置、账套备份与恢复、修改账套。实验资料：见教材P230操作步骤：1、系统管理员登录系统管理：（系统管理员：Admin）双击桌面“系统管理”图标：打开“系统管理”窗口（下图）：5点击菜单“系统”下的“注册”命令项（下图）：在“注册[控制台]”窗口中“用户名”输入系统管理员：admin（系统默认的系统管理员名）密码不要设置！（实际应用中“系统管理员”的操作密码是非常重要的）（下图）“系统管理员”注册互“系统管理”后如下图所示：系统管理员的主要职责：建立账套、数据备份与恢复、操作员管理、操作权限设置、系统安全管理等。2、增加操作员：6只有系统管理员才有权限设置操作员。点击菜单“权限”下的“操作员”（下图）：在“操作员管理”窗口中点击“增加”按钮（下图）：在打开的“增加操作员”窗口中输入新增加的操作员编号、姓名、口令和所属部门等（下图）：注：操作员编码必须唯一。操作员口令输入时为保密用*表示且需输入两次。操作员一旦被引用即不被修改和删除。按照上法将操作员“陈明”、“王晶”、“马方”和你本人增加进去。3、建立单位账套：点击菜单“账套”中的“建立”命令项（下图）：在“账套信息”窗口中输入：账套号（可自定，但不能重复）、账套名称（可自定，一般采用单位名称），账套路径可改变（对文7件目录概念不十分清楚则不要改变），账套启用会计期：当年第一个月（启用会计期概念十分重要，请回故相关的理论部分）。（下图）上述信息输入完毕，点击“下一步”。在“单位信息”窗口中输入：单位名称（必须是全称，且必须输入）、简称。其他项目可以省略。输入完毕，点击“下一步”：（下图）在“核算类型”窗口中确定：本币、企业类型、行业性质（新会计制度科目）、账套主管。其中“行业性质”不可选错，否则影响后面的“科目编码级次”。另外，“按行业性质预置科目”一项不要选择，如果选择系统将根据行业性质将主要会计科目自动设置。本实验要求所用科目另行手工输入。（下图）8在“基础信息”窗口中分别将：存货、客户、供应商和外币核算选上（此四项选择与否，直接影响到后面相关的客户档案、供应商档案、外币设置、辅助核算设置），点击“完成”：（下图）系统提示：“可以创建账套吗？”，点击“是”：系统开始根据前面所确定的信息建立账套。系统在建立账套过程中提问：系统各类编码原则（即：分类编码方案）及数据精度。其中注意：科目编码级次为42222。客户分类编码、结算方式编码等均可在此进行设置。（下图）数据精度设置（本实验默认）（左图）。系统提示“账套创建成功”（右图）。9系统提示：“是否立即启用账套？”，点击“是”：（下图）点击“总账”前面的“GL”选项，选择总账启用日期（如：当年第一个月的第一天）：（下图）系统提示如下（此是因本系统为教学演示版所至，点击“是”即可）：（下图）总账系统启用：（下图）4、设置操作员的操作权限：点击菜单“权限”中的“权限”：（下图）10如果在前面建立账套的操作过程中，没有确定或要改变“账套主管”，可在“操作员权限”窗口中选择“账套”（右上角），选择操作员（如：陈明），选择“账套主管”一项：（下图）一个账套中可以有多个账套主管。账套主管拥有该账套的所有权限。选择操作员（如：王晶），点击“增加”：（下图）在“增加权限”窗口中双击左侧的“授权”项：（下图）11“增加权限”窗口中右侧为某权限类中的“明细权限”，双击则可进行明细权限的设置：（下图）注：本实验中要求：王晶：出纳员（现金管理、出纳签字等权限）（下图）马方：会计（总账、往来、财务报表等权限）（下图）125、数据备份：只有“系统管理员”才有权限进行数据的备份和恢复。数据备份：为防止系统数据丢失，需定期将系统数据备份并将备份文件放于安全的地方。点击菜单“账套”中的“备份”命令项：（下图）选择要备份的账套（如果要删除某账套，为了数据安全性，也将先进行数据备份后方可删除账套），点击“确认”按钮：（下图）系统开始进行数据备份（在此期间不要做其他操作）：（下图）系统提示选择账套数据备份位置：（左图）。选择确认后系统提示备份完毕（右图）。数据备份完成后，在指定的位置中即会有两个文件（此文件不可删除任一个，也不可直接打开，只有使用数据恢复功能后在总账系统中使用该文件中数据）：（下图）136、数据恢复：数据恢复：当系统中数据受到损坏，可将备份的数据恢复到系统中。点击菜单“账套”中的“恢复”命令项：（下图）选择要恢复的数据文件：（下图）7、账套的修改：以该账套的“账套主管”身份注册到“系统管理”，菜单“账套”中的“修改”对账套进行修改。三、实验二：基础档案设置实验掌握重点：掌握“部门及职员档案”、“客户分类及客户档案”、“供应商分类及供应商档案”、“地区分类”、“外币设置”、“结算方式”等的基本操作方法和注意事项。实验主要内容：部门档案、职员档案、客户分类及客户档案、供应商分类及供应商档案、地区分类、外币设置、结算方式。实验资料：教材P236操作步骤：4、启动并注册到用友通：双击桌面的图标，打开“控制台”注册窗口（如下图）。用户名：11（陈明）密码：1账套：实验一中所建立的账套会计年度：2006操作日期：2006-01-01注册后系统所显示的是一个快捷操作窗口，可以关闭，也可以点击左下角的“下次启动时显示本页面”项，将该项中的“√”14取消，即显示“用友通”主窗口。（见下二图）“用友通”主窗口“账务”子系统菜单简介：“文件”菜单“基础设置”菜单“总账”菜单“往来”菜单“现金”菜单“项目”菜单152、部门档案：点击菜单“基础设置”中的“机构设置”下的“部门档案”命令项即可进入部门档案窗口：在该窗口中点击“增加”按钮，在右侧输入部门的信息，点击“保存”按钮即完成一个部门档案的增加：3、职员档案：点击菜单“基础设置”中的“机构设置”下的“职员档案”命令项即可进入职员档案窗口：在该窗口中点击“增加”按钮，在下方输入职员信息，回车增加一行即完成一个职员档案的增加：注意：必须增加一条空行才能保存最后一条信息。4、客户分类：点击“基础设置”菜单下的“往来单位”中的“客户分类”命令项，进入客户分类窗口：16注意：在建账时如果没有选择“客户分类”，则不能进行客户分类。在建账时如果选择了“客户分类”，则必须先进行客户分类，才能输入客户档案。点击“增加”按钮输入新的客户分类信息，输入完毕点击“保存”按钮：（见下图）5、客户档案：点击“基础设置”菜单下的“往来单位”中的“客户档案”命令项，进入客户档案窗口：选择客户所属分类后，点击“增加”按钮：（见下图）（注意：客户档案必须建立在最末级分类下）在“基本”标签下输入客户基本信息：17在“联系”标签下输入客户联系方式等信息：（见下图）在“信用”标签下可输入客户的信用信息：在“其它”标签下可输入其它相关信息：（注意：客户的发展日期默认是当前日期）客户信息输入完毕，点击“保存”按钮。（见上图）6、供应商分类：点击“基础设置”菜单下的“往来单位”中的“供应商分类”命令项，进入供应商分类窗口：18点击“增加”按钮输入新的供应商分类信息，输入完毕点击“保存”按钮：（见下图）7、供应商档案：点击“基础设置”菜单下的“往来单位”中的“供应商档案”命令项，进入供应商档案窗口：选择供应商所属分类后，点击“增加”按钮：（见下图）在“基本”标签下输入供应商的基本信息：（见下图）在“联系”标签下输入供应商的联系方式信息：19在“信用”标签下可输入供应商的信用信息：在“其他”标签下可输入供应商的其他信息：（注意：发展日期默认是当前日期）供应商信息输入完毕，点击“保存”按钮。（见上图）8、地区分类：点击“基础设置”菜单中的“往来单位”下的“地区分类”命令项：点击“增加”按钮后输入新的地区分类信息，点击“保存”按钮：209、外币设置：点击“基础设置”菜单中的“财务”下的“外币种类”命令项：在“外币设置”项中输入：币符、币名，双击“记账汇率”月份，输入汇率：（见下图）外币汇率设置影响到后面的凭证处理，请注意正确性。10、结算方式设置：点击“基础设置”菜单下的“收付结算”中的“结算方式”命令项：点击“增加”按钮，输入新的结算方式：（注意：票据管理标志的选择）注意：如果某种结算方式需进行票据管理，则应选择“票据管理标志”。21四、实验三：总账管理系统初始设置实验掌握重点：总账系统初始化设置的主要内容，理解系统初始化的重要意义，熟练掌握总账系统初始化设置的操作方法。实验主要内容：设置总账控制参数、设置会计科目及辅助核算项目、指定会计科目、设置凭证类别、设置项目目录、录入期初余额并试算平衡、数据明细权限分配等。实验资料：教材P241—P244操作员：陈明操作日期：当年的1月1日操作：1、设置总账控制参数：点击“总账”菜单下的“设置”中的“选项”命令项，打开“选项”窗口：在“凭证”标签下设置选项，并理解其各选的含意：（见下图）（制单序时控制、支票控制、制单权限控制到科目、允许修改作废他人填制的凭证、凭证审核控制到操作员、出纳凭证必须经由出纳签字等）在“账簿”标签下设置“明细账查询权限控制到科目”并理解其中的含意，会修改“明细账打印方式”和“凭证、账簿套打”的设置：22查看“会计日历”：在“其他”标签下设置“部门、个人、项目排序方式”和小数位设置：（见下图）注意：在“总账控制参数”的设置中，应重点理解“控制参数”的设置对后续的操作将会产生十分重要的影响。2、设置会计科目及辅助核算项目：点击“基础设置”菜单中的“财务”下的“会计科目”，打开“会计科目”窗口：在前面建立账套时，因为要求“不预置科目”，所以在会计科目窗口中没有会计科目内容。点击“增加”按钮，按教材P241表中的会计科目进行输入。（见下图）输入会计科目的过程中应注意：科目编码应该唯一并准确、科目方向应准确、科目的辅助核算应准确且不能有遗漏。由于教材原因还应该补充科目：1701固定资产清理、2151应付工资、2153应付福利费、2171应交税金、217101应交增值税、21710101进项税、21710105销项税、3131本年利润、410104折旧费、410105其他、5101主营业务收入、5401主营业务成本23会计科目的修改：点击“查找”按钮，输入要修改的科目编码，点击“查找”：系统查找到该科目，点击“修改”按钮：24点击“修改”按钮即进入修改状态：对该科目进行修改并点击“确定”：注意：科目一经使用就不能再增加下级科目，只能增加同级科目。科目的辅助核算对后面的操作将产生重要影响，建立会计科目时要认真检查。已有数据的科目不能修改。已录