物业管理各项制度

档案管理制度●档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。●小区管理保密规定1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。●小区档案资料1、小区验收档案：1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。3）小区机电设备保养合约。4）小区公共区域设施设备验收记录。5）小区公共区域设施设备移交记录。6）单元验收及移交记录。2、小区二次装修档案：1）住户二次装修图纸及审批手续。2）二次装修期间管理处监督检查资料。3、住户资料：1）小区住户入伙资料。2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。4、小区管理文本汇编：1）管理合同、业主公约、用户手册。2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。3）小区各项管理分包合约。5、小区设备维修保养资料：1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。4）住户维修报修单及维修后的回访记录。6、小区设施设备检测：1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。3）小区避雷系统有定期检测报告。4）小区其他设施设备检测记录资料。7、日常文档：1）日常通知、文件的存档。2）小区管理费收缴情况。3）公司管理费财务报告。4）会议记录。5）值班记录。6）安保值班记录。7）其他管理记录。●档案资料的管理要求1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。员工服装管理规定一、制作工作服的人员范围：1、管理员（或相当于管理员）及以上管理人员；2、驾驶员；3、宿舍管理员；4、活动中心管理员；5、收发员；6、安全管理员；7、监控员；8、上述工种的正式员工、试用期员工、实习期限在3个月以上的人员。保安、清洁、绿化、维修人员的工作服暂时不变。二、制作工作服的费用分摊：1、制作工作服的费用由公司承担60%，个人承担40%（分四次在工资中扣除）。2、发放工作服后两年内离开公司的，除个人承担40%外，还须按以下比例承担原公司承担的部分：未满3个月100%满3个月未满半年80%；满1年未满1年半40%满1年未满2年20%三、工作服一经发放，不予退还。综合管理部职责1、全面负责办公室工作、负责制定公司及部门的工作计划和总结。2、负责对本部门和公司的文案进行把关。3、负责公司会议与活动的组织和安排并负责重要会议的秘书工作。4、负责对公司领导批办工作的督办与落实。5、负责公司印章的管理和使用工作以及投诉的处理工作。6、负责办理公司的资质、工商年检、工商变更等手续。7、负责公司IS9001质量管理体系贯标工作。8、督促和考评本部门人员工作进度和品质，对本部门的工作目标负责。9、负责公司的车辆管理和调度。10、负责公司内部的安全工作。11、负责公司物品采购的审批工作。12、负责公司接待管理工作。13、负责与上级业务主管部门和对外媒体的联络、协调。14、负责管理与公司形象有关的策划、宣传、推广、公共关系及其它有关社会活动。15、负责公司企业文化建设和社区文化建设，并做好收集、整理、阐释、传播。16、执行国家和公司人事劳动政策、建立和健全各项人事劳动管理制度。17、在公司总经理的领导下，协助总经理进行劳动管理工作和人力资源管理。18、负责制订公司人事方面的规章制度，并组织实施。19、负责编制员工工号、制作和发放员工工作牌、服务证。20、负责统计、审核、汇总各部门的员工考勤，编制员工工资发放表。21、负责编制员工培训计划，管理处单位委托培训、实习业务的有关事宜并组织实施。22、负责员工的业绩考核工作，并将有关奖惩记录整理归档。23、负责员工劳动合同或聘用合同的签订和管理。24、根据公司质量方针和质量目标的要求，负责质量体系有效运行和贯彻，制定和修改公司质量体系文件。25、负责建立质量体系运行机制，归口管理内部质量体系审核工作。26、负责组织业主委员会委托管理的物业管理服务合同的评审。27、负责质量体系《文件和资料控制程序》、《质量记录的控制》的归口管理。28、负责公司各部门和小区管理处物品和外协服务采购控制的归口管理。29、负责确定各小区服务设施的标识并组织制作的归口管理。30、负责检测器具的管理，制定检测器具周期检定计划，保存检定记录。31、负责对存在现有不合格或潜在不合格的部门实施纠正或预防措施的跟踪验证。32、负责确定物业管理中所需统计技术，对各部门和小区管理处的统计技术应加以督导。33、负责小区创建物业管理优秀住宅小区和文明社区、安全文明小区、规范服务达标活动，制定相关的实施计划和考核标准及办法。34、完成公司领导交办的其它工作任务。管理处经理岗位职责1、认真执行公司的各项方针、政策、计划和各项指令。2、每月月底组织管理处各部门负责人召开例会，总结本月工作完成情况，讨论制订下月工作计划并组织实施。并定期检查，监督查处违章，提出和实施纠正措施，达到规定标准要求。3、负责管理处编制财务预算报告，报公司批准后执行，严格控制日常费用的支出，按时收取各项管理费用和代收代缴费用。4、负责管理处零星有偿服务合同评审，对属本部门合同评审的内容负责。5、负责对业主提供产品的控制。6、负责处理业主的投诉，属管理处管理范围的，坚持在一个工作日内有回应，属其它部门的投诉应及时传递并及时跟踪回复。7、对业主的报修，负责做到“急修不过夜，小修不过二”。8、关心员工生活，确保员工有良好的精神面貌和积极的工作态度，负责提高员工业务素质，坚持“依法管理、规范服务、业主至上”的宗旨，检查监督各岗位员工认真履行职责。9、按公司规定对员工进行考核，做到奖罚分明。10、负责对采购物品的质量控制；对供方的评价和动态控制，并对供方提供的物品质量负责。11、负责对物业管理中各种标识的正确使用和有效性，可追溯性管理。12、对物业管理服务过程中各工序进行控制，对管理部的服务质量负责。13、负责对物业管理中的检验和检查，确保过程处于受控状态。14、负责对检验、测量和试验设备的管理，确保其准确、有效。15、负责物业管理区域范围内全过程的检验和试验状态的控制，确保其准确、有效。16、负责对服务过程中材料、物品的搬运、贮存和防护的控制，保证其质量不受损坏或变质。17、负责物业管理和服务过程记录的归口管理，负责对不合格品或不合格服务进行控制和处理，做好追踪验证工作。18、采用适宜的统计技术，对质量目标的实施情况进行统计、分析。19、定期开展业主调查或访问活动，了解情况，吸取意见，自觉接受业主的监督，与业主保持良好的关系。20、协调管理处与供水、供电、公安、工商、街道等与物业管理有关部门的关系，以便于开展各项工作。21、负责公司领导交办的其它工作任务。管理处助理岗位职责1、全面负责分管的管理责任区域的相关工作，负责制定、落实本部门的岗位责任制，保证为业主提供良好的管理与服务。对管理处经理直接负责。2、负责制定本部门工作要求、工作目的，负责指导、监督、检查本部门各项工作及下属员工的工作完成情况对出现的问题及时做出处理和整改。3、负责与组织年度、月度的物业管理质量检查及评审。4、负责对外谈判项目、合同条款审核、修改，并对外谈判项目的工作情况进行监督、监察、审定。5、负责制定本部门工作计划和物品需求计划，并保证计划贯彻与执行。6、负责受理业主投诉，参与组织业主意见征询活动和社区文化建设，定期了解业主对管理处各项服务的意见和建议。7、负责确保本部门质量记录的完整、准确、有效，并做好归档工作。8、负责做好与管理处其它部门之间的沟通及协调工作。9、负责培训提高本部门员工的业务技能、工作能力和物业服务意识。10、完成领导交办的其它工作任务。管理员岗位职责1、执行各级政府有关物业管理的政策法规和公司的各项方针、计划、指令，严格遵守工作纪律。2、在管理处经理的领导下，对分管的管理责任区域的相关工作全面负责，并收缴物业管理费和代收代缴费用。3、密切联系业主，热情为业主服务，坚持“依法管理，业主至上，服务第一”的宗旨，随时收集反馈业主的需求，对物业管理工作的情况定期提出分析报告，以便不断改进物管工作。4、定时巡视分管的管理责任区域的业主居住情况和公用设施、设备及共用物业的完好状况，发现问题，及时通知有关部门及时处理。5、注意自身形象，不断提高服务质量水平和自身业务素质。熟悉分管的管理责任区域的基本情况，了解业主家庭情况，做到有问心答，有需求尽可能及时帮助解决，并反馈信息。6、做好业主投诉的接受、传递和解释工作。7、做好业主的委托服务工作，根据业主的需求，负责联系和安排相关工作，满足业主的需求，并合理收费。8、服从上级领导，完成领导交办的其他工作。安保主管岗位职责1、负责安保工作，对管理处经理直接负责。2、负责物业管理区域范围内的安全