行政事业单位内控体系建设探讨

甘肃省会计高端人才二期培养班学员作业行政事业单位内部控制体系建设探讨张宗东【前言】2014年10月8日-16日，本人参加了甘肃省高端会计人才培养班在北京国家会计学院的集中培训，期间有幸聆听了财政部会计司王鹏处长对《行政事业单位内控制度规范》的解读，深受感触。在从事财务工作二十多年来，自己先后在企业的记账员、分厂会计、主管会计，行政机关的国资局企业科、财政局监督办、局机关经费会计、教科文科科长等多种岗位工作，一直致力于发挥财务会计职能，加强单位财务管理，在建立和完善单位内控体系方面做了许多探索，但都是一些片面的、浮浅的认识。听了王处长的解读，感觉豁然开朗，对内控体系有了系统的认识。培训结束后，就行政事业单位如何建立和完善内控体系建设进行了深入思考，文中从建立内控体系的重大意义、目前存在的主要问题、内控体系建设中应遵循的主要原则和重点把握的几个环节进行了阐述，提出了自己的观点。【正文】内部控制制度，是一个单位为了保护其资产的安全完整，保证其经营活动符合国家法律、法规和内部规章要求，提高经营管理效率，防止舞弊，控制风险等目的，而在单位内部采取的一系列相互联系、相互制约的制度和方法。一个单位、一个企业自成立起，就在不断的探索和完善其内部控制体系，以使各项政令畅通，运行安全且富有效率。为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，财政部于2013年2月，制定下发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，明确了单位建立与实施内部控制，应当遵循的原则、风险评估和控制方法、单位层面和业务层面的内部控制、内部控制的评价与监督，对指导各行政事业单位建立和完善内控系统，保证单位安全运行各项资金，提高资金利用效率，各项经济业务活动符合相关法律规定，保证国家资产安全完整，提供真实可靠的财务信息有重要的意义。但是，由于内部控制体系建设是一项系统工程，是一个不断完善和探索的过程，其能否发挥应有的作用，与单位内控制度建设、领导与职工的认识、岗位的设置、内外部环境的影响等息息相关，需要我们在实际工作中，以《行政事业单位内部控制规范（试行）》为指针，不断探索完善配套制度，强化学习教育，加强单位管理，规范业务流程，使内控系统真正发挥应有的作用。本人作为一名长期在基层单位工作的财务人员，就行政事业单位如何建立安全有效的内部控制系统进行了思考。一、强化学习教育，充分认识建立单位内控体系的重大意义内部控制是行政事业单位保护财物资产安全的重要手段。完善的内控体系，能够对单位的每一项经济业务活动进行有效的控制与监督，发现问题，及时纠正，能够使行政事业单位的财务管理工作有章可循，更加科学、合理，同时也能杜绝国有资产流失，在源头上防止腐败现象的发生。《会计法》中明确要求，各个单位应该构建起科学、有效的会计内部控制制度，目的就是进一步强化单位内部的会计监督、增强单位内部的自我约束能力，从而保证单位内部的会计信息质量。行政事业单位大部分资金都来自于国家财政资金，要想管好、用好这部分资金，实现单位内部的依法、科学理财，就必须要建立健全有效地内部控制体系，利用严谨的工作处理程序与科学的岗位职责分工，促使经济业务活动在互相制约的情况下形成，从而最大限度地避免错误行为的发生，保证各项经济活动信息资料的真实、可靠与准确，真正做到让单位的经济活动工作有章可循，实现财务管理与收支活动的规范化，最大限度地减少单位内部财务管理行为的随意性，遏制贪污、腐败、非法挪用等经济犯罪类行为的发生，为保证单位内部依法理财的顺利开展提供有力保障。因此，行政事业单位应当加大对内控建设的宣传教育，尤其是加大对领导和干部职工内部控制理论知识的学习培训，让他们深刻认识单位建立内部控制制度对单位的意义和作用，使内部控制的作用传达到各个职工，为单位内部控制体系的建立提供良好的氛围。二、单位在内部控制建设中存在的普遍问题一直以来，各行政事业单位围绕加强单位管理进行了积极探索，在加强单位管理、规范办事流程、夯实资产家底、强化制度建设等方面取得了一定成效，管理水平有了明显提高。但单位防控意识不高、内控系统不完善、内控制度不健全、风险防控不到位等问题仍然存在，突出表现在：（一）对内部控制重要性的认识不够。内部控制意识是内控环境中的一项重要内容,良好的内部控制意识是确保内控制度得以健全和实施的重要保证。和企业相比较，行政事业单位内部控制意识大部分比较薄弱，许多单位的“一把手”缺乏对内部控制知识的基本了解,单位很多员工没有内部控制的意识，对建立健全单位内部控制的重要性和现实意义认识不够,抱着有与没有无所谓的态度。有的单位负责人简单地将财政的部门预算控制等同于内部控制,认为有了部门预算就无所谓内部控制体系了。（二）资产总量家底不清。行政事业单位资产账目与实物不符的问题普遍存在，固定资产增不及时入账，减不及时消账。许多事实已经形成的固定资产不入账，或不及时入账，形成账外资产。有的资产已报损报废，却未及时消账，账面上反映的仍是原始购入价值，造成虚列资产。在会计核算时，将个别购置固定资产支出从费用中列支，却未计入固定资产，或将捐赠及无偿调入的资产不进行会计核算；许多固定资产账面价值因历年没有核对调整而无法确定，导致单位资产家底不清，无法验证资产的真实性、完整性。（三）内部控制制度体系不健全。许多单位的内部控制制度大多数是不科学、不完整、不系统的。有的单位迄今还没有单独制定内部的财务管理等相关的内控制度,许多财务事项的运作与管理措施仅是惯例,管理的随意性较大；有的单位虽有内部方面的管理制度,但很不完整，对经济业务活动的控制不全面，且制度相互之间不相协调配套或流于形式。（四）对财务工作重视程度不够，费用支出缺乏有效控制。在实际工作中,许多单位的财务人员无权参与单位经济业务活动的重要决策,对单位重要事项的决策、实施过程和结果均不了解，未能对经济业务活动实施必要的财务控制和监督，财务部门的工作限于记账、算账、报账。单位负责人仅仅把财会部门当成“钱袋子”,财务人员仅仅扮演“付款员”的角色,与业务控制相互脱节，行政事业经费特别是招待费、办公费、会议费、水电费等的支出，普遍缺乏严格的控制标准，即使制定了内部经费开支标准，但仍较多采用实报实销制，致使财务监督与控制流于形式。（五）财务基础工作欠规范。一部分单位由于受人员、编制的限制，财务机构设置及人员配备不符合要求，财务人员整体素质偏低，多职一岗的现象普遍存在，岗位之间难以形成相互牵制和相互监督的作用。财务人员的态度不严谨，重形式轻内容，原始单据、会计档案和财务资料保管不规范，没有及时分类归档，并保留凭证、账簿、报表；设置的会计账簿不符合国家相关财经会计制度的规定和财务管理制度的要求，很多没有季度、财务分析报告等等。（六）内部控制体系不健全。业务流程和控制方法体系是内部控制的核心环节,其合理、有效与否直接决定着能否实现控制的目的。但是，许多单位基于编制有限、人手紧张等原因,大多有不合理、不合法的兼岗现象,不相容职务未能合法合理分离，岗位安排不尽合理，存在一人多岗、不相容岗位兼职现象，出现管理漏洞。对经济业务活动没有合理的业务流程，有些经济事项没有明确的审批控制流程，有些经济事项的流程控制过于简单,仅仅局限在事后审批上,缺乏事前控制程序,费用开支实行事后“实报实销”，流程控制的先后顺序不尽合理。三、建立和完善内控体系应坚持的原则（一）全面性原则。在内部控制程序的所有环节中，有一个环节没有发挥作用，所有起作用的环节，也会变得无用。因此，内部控制应当考虑贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程，覆盖单位的各种业务和事项，实现对经济活动的全面控制。（二）重要性原则。内部控制不能防范所有风险，但要关注重要业务事项和高风险领域，防范颠覆性风险。由于行业、规模、性质、所处地域、组织形式等不同，高风险领域不同。内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。（三）制衡性原则。内部控制的核心思想是权力平衡，制约对象是权力，控制的难点是约束适当。内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的体系，同时兼顾运营效率。风险大的业务，首先是防范风险，其次才是兼顾运营效率。同时，应考虑内部控制设计的复杂程度，过于复杂会影响效率。（四）适应性原则。内部控制应当符合国家有关规定和与单位的规模、职责状况和风险水平等相适应，并能随着情况的变化及时加以调整。内部控制不能拷贝，也不能克隆。别人的成功经验，拿过来不一定能用。（五）成本效益原则。内部控制的设计和运行受制于成本与效益原则。如果仅从控制的角度考虑，单位参与控制的人员越多，控制环节越复杂，控制流程越明晰，控制措施越严密，控制的效果就越好，发生错误和舞弊的可能性就越小，但相应的行政运行控制成本就会大大增加。这就需要单位在设计内控体系时，必须充分考虑成本效益原则，恒量控制投入和产出效益比。对涉及全局性、重大的、经常性的经济业务活动，应进行必要的投入，进行严格控制。对仅在局部发挥作用、影响力较小、不常发生的经济业务活动，可不必投入过多的控制成本，以便减少不必要的资源耗费。四、建立和完善内控体系应重点把握的几个环节（一）认真梳理经济业务活动，制定运行图，找准防控风险点，进行全面风险评估。一是合理的岗位设置和权限划分。要进一步规范和明确内部机构设置以及权限分配，严格做到不相容职位之间的分离，在各个岗位、各个部门之间达到相互牵制、相互监督的目的，保证岗位和部门设置的合理和有效性。二是全面梳理经济业务活动。要结合单位职责和工作实际，对各项经济业务活动进行全面梳理。紧紧围绕问题易发多发的环节和领域，开展清权确权，梳理工作流程，排查风险。全面梳理单位内设机构工作职责，锁定风险易发多发的重点领域和关键岗位，确定重点风险防控环节。三是找准风险点，进行风险评估。要针对查找到的风险点，在认真分析梳理汇总的基础上，按照重点环节和关键岗位的权力运行轨迹，制定风险信息目录、工作责任分解图、权力运行图。征对梳理结果和确定的风险防控点，对单位各项经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。（二）加强制度建设，完善单位内控配套制度。根据各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任，建立重大事项集体决策和会签制度。按照权责对等的原则，对有关经济活动实行统一管理。建立健全本单位议事规则、政务公开、服务承诺、公务接待、财产管理、出差管理、办公耗材购置管理、干部请休假等机关日常管理制度。制定本单位财会管理制度，加强会计机构建设，强化会计人员岗位责任制，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。建立资产日常管理制度和定期清查机制，采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施，确保资产安全完整。根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程，在内部管理制度中明确各项经济活动所涉及的表单和票据，要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。建立健全经济活动相关信息内部公开制度，确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。对制定完善的各项规章制度进行认真梳理修订，形成本单位一套符合单位实际、具有较强操作性、制度之间相互协调、内容全面的制度体系。（三）加强财务管理，完善会计基础工作，为内控提供坚实数据保障。精细化、规范化的会计基础工作是深化财务管理工作,发挥财务管理职能的有效保障。单位要根据《会计基础工作规范》及国家颁布的有关财会法规要求，认真对会计基础工作进行规范，督促财务人员从会计工作最基本的环节抓起，不断改进和加强会计工作、提高会计工作水平。要加大财务人员培训，不断丰富财务知识、提高开拓创新能力，提升财务人员的综合素质和内控意识。建立依法监督检查制度，定期与不定期对财务工作进行检查。对检查中发现的违规违纪问题，要严格按照《会计法》进行责任追究，确保会计基础工作到位和会计信息真实、准确。（四）加快单位信息化建设，实现各类信息共享。根据单位自身实际情况，充分利用现代信息技术手段，对办公自动化、会计电算化、财政大平台、审批网络化等专业管理软件数据共享，做到内控方案设计和信息系统功能的相互衔接，将不相容岗位相互分离、授权审批、流程控制等方法