监理资料管理规程

监理文件资料管理规程山东省工程监理咨询有限公司前言为规范我公司建设工程监理文件资料管理，完善建设项目过程监理技术文件，提高我公司建设工程监理水平，依据国家、行业、地方有关标准，制定本规程。本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建或改建的房屋建筑、市政公用工程施工阶段监理文件资料管理。本规程包括以下内容：1.术语；2.基本规定；3.分类与编号；4.监理工程基础文件资料；5.监理管理文件资料；6.进度控制文件资料；7.质量控制文件资料；8.安全生产管理文件资料；9.造价控制文件资料；10.合同管理文件资料；11.竣工验收文件资料；12.组卷、归档、移交。一、术语1.监理文件资料工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件资料，包括文字、图表、数据、声像、电子文档等各种形式的文件记录。2.监理文件资料管理监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的统称。二、基本规定1.监理文件资料应与建设工程监理过程同步形成，并应真实反映建设工程的建设情况和监理工作成效；文件资料的形成、积累、组卷和归档应齐全、完整、及时、准确。2.建设单位应将监理工程基础文件资料和其他相关文件资料及时提供至项目监理机构。由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相应质量证明文件经施工单位按相应质量标准及采购合同验收合格后，由施工单位及时提供至项目监理机构。3.施工单位应随工程进展情况及时提供相关的施工资料。4.监理文件资料管理应符合下列规定：(1)监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并应指定专人管理。一、基本规定(2)项目监理机构应在第一次工地例会前设立工程信息传递流程和各参建单位的文件资料专人负责管理制度。(3)监理文件资料的审核、审批、签认不应代审、代签及越级签认，不应随意修改、伪造或故意撤换。监理文件资料的编制、填写的文字、图表、印章应内容详实。5.监理文件资料应为原件；当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并注明原件存放处、经办人及经办时间。当为电子签名文档时，应按照国家、地方相应法律、法规执行。6.监理文件资料用内容完整，结论明确，自己清晰，签字、盖章手续齐全，签字应使用档案规定用笔，不宜复写材料。二、分类编号1.分类监理文件资料分为监理工程基础文件资料、监理管理文件资料、进度控制文件资料、质量控制文件资料、安全生产管理文件资料、造价控制文件资料、合同管理文件资料、竣工验收文件资料8卷。监理文件资料监理工程基础文件资料监理管理文件资料进度控制文件资料质量控制文件资料安全生产管理文件资料造价控制文件资料合同管理文件资料竣工验收文件资料二、分类编号2.编号(1)监理文件资料可按资料形成时间的先后顺序编号。(2)文件资料编号应填写在文件资料专用表格右上角的文件资料编号栏中；无专用表格的文件资料，应在文件资料右上角的适当位置注明文件资料编号。(3)工程文件资料的编号应及时填写。三、监理工程基础文件资料监理工程基础文件资料行政审批文件1、建设工程规划许可证；2、图纸审查合格书和备案书；3、消防设计审核意见书；4、工程质量监督手续；5、工程安全监督手续；6、施工许可证。工程技术文件1、地质勘查报告；2、施工图设计文件；3、与施工现场相关的地下管线、气象、水文观测、相邻建筑物、构筑物和地下工程等文件资料工程合同文件1、施工单位中标通知书复印件；2、建设工程施工合同；3、与工程相关的施工招投标文件（电子版）4、监理中标通知书复印件；5、建设工程监理合同；6、分包单位中标通知书复印件；7、专业施工分包合同。施工单位资质资格文件1、总包单位营业执照、资质证书、安全生产许可证、项目管理人员资格证书；2、分包单位资格报审表及拟分包施工单位营业执照、资质证书、安全生产许可证、类似工程业绩、专职管理人员和特种作业人员资格证书；三、工程准备文件资料1.行政审批文件⑴建设单位应在第一次工地会议前，将建设工程规划许可证、图纸审查合格书和备案书、消防设计审核意见书、工程质量监督手续、工程安全监督手续、施工许可证等提供至项目监理机构。⑵法律、法规规定和业主委托的其他相关文件资料。注：以上文件可为复印件，但有效期须在国家规定范围内。三、工程准备文件资料2.工程技术文件⑴建设单位应在第一次工地会议前，将地质勘查报告、施工图设计文件以及与施工现场相关的地下管线、气象、水文观测、相邻建筑物、构筑物和地下工程等文件资料等提供至项目监理机构。⑵与工程实施所需要的其他相关技术文件资料。注：地质勘查报告、施工图设计文件应为原件，其他文件可为复印件。三、工程准备文件资料3.工程合同文件•建设单位应在第一次工地会议前，将施工单位中标通知书复印件、《建设工程施工合同》、与工程相关的施工招、投标文件（电子版）提供至项目监理机构。建设单位•工程监理单位应在第一次工地会议前，将监理中标通知书复印件、《建设工程监理合同》提供至项目监理机构。监理单位•施工单位应在分项工程开工前将专业分包单位中标通知书复印件、专业施工分包合同报送至项目监理机构。施工单位三、工程准备文件资料4.施工单位资质资格文件⑴施工单位应在第一次工地会议前，将营业执照、施工资质证书、安全生产许可证、项目施工管理人员有效资格证书等报送至项目监理机构。⑵施工单位在分包工程开工前，将分包单位资格报审表及拟分包分部/分项工程相关施工单位的营业执照、资质证书、安全生产许可证、类似工程业绩、专职管理人员和特种作业人员的资格、总分包管理制度等文件资料报送至项目监理机构，由专业监理工程师提出审查意见，总监理工程师审核签认。⑶分包单位资格报审表应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.4要求。四、监理管理文件资料监理管理文件资料工作指导文件1、总监理工程师任命书；2、总监理工程师代表任命书；3、监理规划；4、监理实施细则。工作记录文件1、监理日志；2、工作联系单；3、监理通知单；4、监理通知回复单；5、监理会议纪要；6、工程暂停令；7、工程复工报审表、工程复工令工作成果文件1、监理月报；2、监理工作总结；四、监理管理文件资料1.工作指导文件⑴总监理工程师任命书•总监理工程师任命书应在《建设工程监理合同》签订后，由工程监理单位法定代表人书面签署，第一次工地会议前书面通知建设单位•总监理工程师任命书应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.1的格式（2）总监代表授权书•在报请工程监理单位法定代表人同意后。总监理工程师按照《建设工程监理规法》要求并根据工程实际情况设立总监理工程师代表四、监理管理文件资料1.工作指导文件监理规划•监理规划应在签订建设工程监理合同及收到施工图设计文件后开始编制，在召开第一次工地会议前报送建设单位。•监理规划应由总监理工程师组织专业监理工程师编制，总监理工程师签字后由工程监理单位技术负责人审批。•监理规划应针对项目的实际情况，明确项目监理机构的工作目标，确定具体的监理工作制度内容、程序、方法和措施，并具有指导性和针对性。四、监理管理文件资料1.工作指导文件监理规划•监理规划应包括以下主要内容：1）工程概况；2）监理工作的范围、内容、目标；3）监理工作依据；4）监理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责；5）监理工作制度；6）工程质量控制；7）工程造价控制；8）工程进度控制；9）安全生产管理的监理工作；10）合同与信息管理；11）组织协调；12）监理工作设施。•在监理工作实施过程中，如实际情况或外围条件发生变化需要调整监理规划时，应由总监理工程师组织专业监理工程师修改，经工程监理单位技术负责人批准后报建设单位四、监理管理文件资料1.工作指导文件监理实施细则•对专业性较强、危险性较大的分部/分项工程，项目监理机构应编制监理实施细则。•监理实施细则由专业监理工程师编制，并由总监理工程师审批。•监理实施细则应在相应分部/分项工程施工开始前编制完成。•监理实施细则应符合监理规划的要求，并应结合工程项目的专业特点，具有可操作性。•监理实施细则应包括以下主要内容：专业工程特点；监理工作流程；监理工作要点；监理工作方法及措施四、监理管理文件资料1.工作指导文件监理实施细则•项目监理机构应根据工程特点和施工单位报送的施工组织设计或专项施工方案，确定旁站的关键部位、关键工序，编制旁站方案。•在监理工作实施过程中，应根据实际情况进行补充、修改，经总监理工程师批准后实施。四、监理管理文件资料2.工作记录文件监理日志•监理日志由总监理工程师指定专业监理工程师负责记录，监理员参与，专业监理工程师每日签字，总监理工程师定期审阅。•监理日志应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013要求并宜按以下内容撰写：⑴气象情况；⑵施工部位、劳动力、施工机械等和进度是否滞后等情况;⑶隐蔽验收；⑷旁站情况；⑸现场巡视情况；⑹平行检验情况；⑺文件往来情况；⑻材料进场报验和见证取样情况；⑼见证取样试报告返回和结论；⑽重大事件记录；⑾工程例会、专题会提出问题落实情况；⑿有关监理通知单、工作联系单现场落实情况等；四、监理管理文件资料2.工作记录文件工作联系单•工作联系单是项目监理机构与工程建设有关方相互之间的日常书面工作联系，有特殊规定的除外。工作联系的内容包括：告知、督促、建议等事项。本表非特殊注明回复要求，一般不需要书面回复。•工作联系单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表C.0.1的格式。本表发、收、报、送文单位各一份。四、监理管理文件资料2.工作记录文件监理通知单•监理通知单系项目监理机构在实施监理过程中，发现工程存在问题时，由总/专业监理工程师签发的需回复的书面文件资料。•监理通知单填写应包含如下内容：拟通知事由发生的时间、地点（具体部位）、事由的具体内容、拟通知事由的依据、要求、回复标准和回复期限。监理通知使用范围施工过程中出现的违反设计要求、施工技术标准、合同约定的情况在工程质量、进度、造价等方面出现违规、违章、违反合同的行为在安全生产管理等方面出现违规、违章、违反合同的行为使用不合格的材料、构配件和设备等行为四、监理管理文件资料2.工作记录文件监理通知回复单•监理通知回复单是施工单位按照监理通知单要求的时限和标准进行整改完毕后向项目监理机构报送的回复意见。•监理通知回复单应包括针对监理通知单提出问题的整改处理方法（方案），处理结果、达到的标准，必要时附相关资料。•监理通知回复单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.9的格式第一次工地会议纪要由项目监理机构负责整理、归档并下发各方，会议由建设单位于工程开工前组织召开。会议纪要内容应包含：1）建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工。2）建设单位介绍工程开工准备情况。3）施工单位介绍施工准备情况。4）建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。5）总监理工程师介绍监理规划的主要内容并授权监理单位专职文件资料管理人员。6）研究确定各方在施工过程中参加监理例会的主要人员，召开监理例会的周期、地点及主要议题。确定各参建单位专职文件资料管理人员7）其他有关事项。四、监理管理文件资料2.工作记录文件监理会议纪要第一次工地会议纪要监理例会会议纪要专题会议纪要监理例会纪要由项目监理机构负责整理、归档，例会由总监理工程师或其授权的专业监理工程师定期组织并主持。会议纪要内容包括：1）检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因。2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施。3）检查分析工程项目质量、施工安全管理状况，针对存在的问题提出改进措施。4）检查工程量核定及工程款支付情况。5）解决需要协调的有关事项。6）其他有关事宜。由项目监理机构组织并主持，专题会议纪要内容应包含会议时间、地点、参会人员、会议议题、会议内容、会议决议或意见及其他内容。四、监理管理文件资料2.工作记录文件•工程暂停令应在征得建设单位同意后由总监理工程师签发。在紧急情况下，未能事先征得建设单位同意的，应