福建省水运工程建设项目档案管理办法

福建省交通运输厅关于印发《福建省水运工程建设项目档案管理办法》的通知闽交办[2003]2号各设区市交通局(委)和漳州开发区交通局,沿海各港务（口）管理局,福建省港航管理局,福建省交通基本建设工程质量监督检测站,福建省交通建设工程监理咨询公司:《福建省水运工程建设项目档案管理办法》几经讨论定稿，现印发给你们，请认真贯彻执行。二ＯＯ九年十二月二十九日福建省水运工程建设项目档案管理办法第一章总则第一条为深入贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《交通档案管理办法》、《港口工程竣工验收办法》、《航道工程竣工验收办法》、《重大建设项目档案验收办法》、《福建省重点建设管理暂行办法》，根据交通运输部（含原交通部〈以下同〉）印发的《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》、《交通档案进馆办法》、《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》以及省档案局制定的《福建省重点建设项目档案工作分级管理暂行办法》、《福建省重点建设项目档案管理登记办法》、《福建省重点建设项目档案移交办法》（暂行）等有关法律和规定，结合本省水运工程建设项目的实际，特制定本办法。第二条本办法适用于福建省境内由各级交通运输主管部门（港口行政管理部门）负责建设管理的新建、改建和扩建的水运建设项目。第三条水运建设项目档案是指从水运建设项目的提出、立项审批、勘察设计、招投标、征地拆迁、施工、交（竣）工阶段等工程管理全过程形成的具有保存、查考利用价值的各种不同形式和载体的历史记录并经过规范整理的档案资料（包括文字材料、图纸、图表、科研试验材料、计算材料、声像材料、电子文件等）。第二章组织与职责第四条水运建设项目档案管理工作依法实行“统一领导、分级管理”原则和项目业主（投资人）负责制。省交通运输厅负责全省水运建设项目档案工作的监督和指导；省港航管理局具体负责全省水运建设项目档案工作检查与指导；各设区市交通运输主管部门和各港口行政管理部门应根据本职能范围依法对所辖区域内水运建设项目档案工作进行管理，同时接受项目所在地上级和同级档案行政管理部门的指导。项目业主（投资人）必须保证项目档案工作与项目建设同步进行，主动与项目主管单位的档案机构联系、沟通，认真及时地做好项目档案的整理、汇总、登记和申请验收、移交进馆工作。第五条凡交通运输部审批初步设计或由国家发展和改革委员会审批、核准的水运建设项目档案管理登记工作执行《交通建设项目档案管理登记办法》，省重点水运建设项目档案管理登记工作同时执行《福建省重点建设项目档案管理登记办法》，其他水运建设项目档案管理登记工作参照《福建省重点建设项目档案管理登记办法》执行。省交通运输厅负责全省水运建设项目档案管理登记的组织领导、统一部署和汇总报送工作；省港航管理局及各设区市交通运输主管部门和各港口行政管理部门应根据本职能范围分别按照项目管理权限负责本系统、本辖区水运建设项目档案管理登记的具体部署、监督指导和汇总上报工作。第六条凡交通运输部审批初步设计或由国家发展和改革委员会审批、核准的水运建设项目档案专项验收工作执行《交通建设项目档案专项验收办法》，其他水运建设项目档案专项验收工作参照《交通建设项目档案专项验收办法》执行。省交通运输厅负责交通运输部审批初步设计或由国家发展和改革委员会审批、核准的水运建设项目档案省内审查并转报交通运输部档案馆组织专项验收，负责与省档案局联合组织省发改委及本厅（含原省交通厅〈以下同〉）审批初步设计的省重点水运建设项目档案专项验收工作，负责组织本厅审批初步设计的其他水运建设项目档案专项验收工作；省港航管理局具体负责交通运输部和本厅审批初步设计水运建设项目档案审查工作，负责组织本局审批初步设计的水运建设项目档案的专项验收工作；各设区市交通运输主管部门和各港口行政管理部门分别按照项目管理权限负责本部门审批初步设计的水运建设项目档案专项验收的组织检查、验收申请等工作。第七条凡交通运输部和本厅审批初步设计的水运建设项目档案移交进馆工作执行《交通档案进馆办法》，省重点水运建设项目档案移交进馆工作同时执行《福建省重点建设项目档案移交办法》（暂行），其他水运建设项目档案移交进馆工作参照《交通档案进馆办法》执行。省交通运输厅负责组织符合移交交通运输部档案馆的水运建设项目档案的移交进馆工作；省港航局具体负责符合移交交通运输部档案馆的水运建设项目档案的移交进馆的督促、协调工作，以及负责组织符合移交厅综合档案室的水运建设项目档案的移交工作；各设区市交通运输主管部门和各港口行政管理部门的档案机构分别按照项目管理权限负责本辖区水运建设项目按规定必须向其他相关单位移交档案的组织工作。第三章业务管理第八条全省水运工程建设项目档案管理项目业主（投资人）应依照交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2009〕225号）及有关水运工程技术标准规范和本办法制定相应水运建设项目档案管理的实施细则。《实施细则》应涵盖如下内容：1.项目档案分类大纲及分类编号规则；2.项目文件材料归档范围、保管期限及归档单位工程；3.项目竣工图编制要求；4.项目声像档案收集与编制要求；5.项目档案案卷质量标准；6.项目档案的登记要求；7．项目档案的移交及汇总要求。第九条各参建单位应建立水运建设项目档案工作的“四列入”和“三参加”的管理制度。“四列入”即将水运建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入工程计划管理工作；列入施工管理及考核范围；列入有关领导和工程技术人员岗位职责；列入经济责任制。“三参加”即水运建设项目专职或兼职档案人员要参加设备开箱；参加各单项工程验收和项目总验收；参加项目技改鉴定工作。第十条各参建单位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络，层层建立项目档案管理岗位责任制，保障项目档案工作的顺利开展；确定档案工作的分管领导，指定一位总工程师或技术负责人分管项目档案工作；负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查；并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，负责项目文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。第十一条各项目业主（投资人）应遵循交通运输部《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》规定的基本原则，按照项目立项审批（前期阶段）、设计（勘察）审批、工程准备、工程施工、工程监理（监督）、工程竣工、工程管理（含工程招投标及合同管理）、工程科研及试运行等不同阶段或性质，结合本项目经审核批复的单位、分部、分项工程评定划分的特点，制订符合该项目管理要求的档案管理实施细则，实现项目档案分类编号方案科学、准确，编号合理；项目业主（投资人）还必须在工程施工合同段完工的同时组织力量对项目档案进行审查和完善，及时收集、汇总各参建单位已整理编制好的项目档案，同步做好整个建设项目档案的汇总、案卷排列和检索工具的编制工作。各项目业主（投资人）应督促各施工、监理单位按照项目业主（投资人）制定的本水运建设项目档案管理实施细则，建立以各施工、监理合同为立卷归档单位的归档制度，并定期进行检查，各施工、监理单位应及时收集、分类、整理每个单位工程中的分部或分项工程完工时的相关文件材料，并按每个单位、分部、分项的顺序分别进行排列，实现工程完工时档案资料同步完成归档。第十二条项目业主（投资人）与设计、施工、监理、项目科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案收集整理依据、质量要求、归档份数、载体形式、移交内容、移交套数、完成时间及违约责任等要求。第十三条项目业主（投资人）在编制完成项目业主（投资人）档案资料的同时，还要负责组织、协调和指导设计、施工、监理、项目科研单位编制、整理项目档案。项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作，保证相应项目设计档案资料的准确、齐全、完整，同时还必须向项目业主（投资人）提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。监理单位在保证工程建设项目监理档案资料完整、准确、规范的同时，应及时督促、检查所相应监理的施工单位档案资料的形成、收集、整理和归档工作，并把此项工作纳入监理职责范围，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否齐全、完整、准确，符合要求的方可签字。施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目业主（投资人）和质监部门的监督、检查。项目科研单位要做好从科研提出、编制任务书、招投标、签订合同、实施、总结、成果鉴定到成果运用等全过程形成的应归档保存的文件材料的收集、整理、归档工作。第十四条所有水运建设项目须开展档案数字化制作的，都必须与纸质档案原件整理同步进行，其数字化档案管理必须便于工程投入运营时的查找、利用和维护，数字化制作质量应符合国家有关数字化档案的规定要求。第十五条项目业主（投资人）应根据《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省重点建设项目档案管理登记办法》的规定，按照项目档案登记工作管理权限，及时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记办理表”，并按项目档案管理程序向相关单位报送，其中“交通建设项目档案管理登记表二”是交通运输部监督、检查项目档案收集、整理、归档工作是否与项目建设同步的重要依据，各相关的项目法人（建设单位）必须确保每个参建的施工、监理单位准确、及时地进行填报，省交通运输厅将随时根据填报情况开展检查与通报。第十六条各参建单位必须采取有效措施保证项目档案的安全管理，设置与工作任务相适应的档案库房，并配置必要的档案装具和保护设备；在项目档案的收集、整理、编制及数字化制作的过程中，应保证项目档案的安全；项目档案管理所需费用应按国家规定列入工程概算。第四章档案验收及移交第十七条水运工程档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第十八条项目业主（投资人）申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照相应等级项目档案的管理要求进行自检，并形成自检报告。项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容：1.项目建设及项目档案管理概况；2.保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；3.项目文件材料收集整理所依据的标准规范；4.项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况、案卷数量；5.档案在项目建设、管理、试运行中的作用；6.存在的问题及解决措施。第十九条符合水运建设项目档案专项验收条件的，项目业主（投资人）应及时向相应项目主管部门提出项目档案专项验收申请，经审核同意后，按照项目管理权限转报。申请水运建设项目档案专项验收的基本条件：1.已按规定进行项目档案登记；2.完成了项目档案自检工作或已在交工验收阶段完成对项目档案的审查工作；3.竣工文件已按各自参建相应的水运建设项目档案管理实施细则等有关规定编制完成一套完整的纸质档案原件；4.已按相关水运建设项目档案管理的规范完成项目竣工文件的分类、组卷、编目工作。第二十条项目业主（投资人）申请水运建设项目档案专项验收时，需提交下列材料：1.项目档案专项验收申请报告；2.“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记办理表”；3.项目档案自检报告或项目档案审查意见；4.项目档案案卷目录。第二十一条水运建设项目档案已开展数字化制作的，项目业主（投资人）需同时提供项目电子档案进行专项验收。第二十二条水运建设项目设计、施工、监理、科研单位应在工程交工验收后3个月内向项目业主（投资人）移交项目档案资料。项目业主（投资人）完成所有项目档案汇总工作后最迟于项目竣工验收3个月之前完成项目档案专项验收工作。第二十三条凡地理位置重要、吞吐量较大、对经济发展影响较大、并具有重大战略作用的沿海主枢纽港口和地区性重要港口等建设项目；列入“一纵两横两网”骨干航道建设的工程项目；其他具有学说开创性、能代表同期国内先进技术、工艺水平，具有战备特殊性，地理位置、地质结构复杂而重要的建设项目；由交通运输部申报并获得国家科学技术进步奖、全国交通行业学会科学技术奖，