程序文件与管理制度编制

1XX-CX-2013授控状态：___________文件发放号：_部门：持有者：程序文件与管理制度汇编编制审核批准日期日期日期发布日期：2013年3月1日实施日期：2013年3月8日2XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX00-2013目录第0.0章序号文件名称文件代号1管理评审程序XX-CX01-20132文件控制程序XX-CX02-20133档案管理制度XX-CX03-20134记录控制程序XX-CX04-20135合同控制程序XX-CX05-20136设计与开发控制程序XX-CX06-20137采购控制程序XX-CX07-20138分包控制程序XX-CX08-20139材料（零部件）控制程序XX-CX09-201310工艺控制程序XX-CX10-201311生产过程控制程序XX-CX11-201312焊接控制程序XX-CX12-201313热处理控制程序XX-CX13-201314无损检测控制程序XX-CX14-201315理化检验控制程序XX-CX15-201316检验与试验控制程序XX-CX16-201317检验记录和报告控制办法XX-CX17-201318设备控制程序XX-CX18-201319检验与试验装置控制程序XX-CX19-201320不合格品（项）控制程序XX-CX20-201321纠正与预防措施控制程序XX-CX21-201322内部审核控制程序XX-CX22-201323服务控制程序XX-CX23-201324人力资源控制程序XX-CX24-201325执行特种设备许可制度XX-CX25-201326电控系统控制程序XX-CX26-201327质量信息反馈控制程序XX-CX27-20133XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX01-2013管理评审程序第1章1、目的以按照GB/T19001-2008idtISO9001:2008标准建立的质量管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评审，评审应评价公司的质量管理体系变更的需要，包括质量方针和质量目标，以保证质量管理体系的有效运行。2、适用范围适用于对本公司质量管理体系的适宜、充分性和有效性变更的需要的评价。3、职责3.1总经理负责主持质量管理体系的管理评审工作。3.2质保工程师负责编制管理评审计划，并报总经理批准。3.3质保工程师应负责向总经理报告质量管理体系运行情况，并协助总经理进行管理评审。3.4各部门负责提供与本部门工作有关的管理评审资料，并负责落实评审中提出的改进措施的实施工作。3.5管理评审后的改进监督由质保工程师或技术质量部负责。4、工作程序4.1管理评审的频次一般情况下，管理评审按计划的时间间隔每12个月至少一次。遇有特殊情况：如外部环境发生变化时（当合同有特殊要求时），内部质量管理体系需进行重大调整时，大批量的产品质量问题，顾客投诉不断增加等，应适当增加管理评审的频次。4.2管理评审计划的制定管理评审的时间由总经理确定后，由质保工程师负责编制“年度管理评审计划”，内容包括：评审目的、内容（根据“本程序4.3管理评审输入”的要求制订）、评审组成员、评审的时间安排等。由总经理批准，并下发到各职能部门。4.3评审输入4.3.1审核结果：包括各种审核（如第一方、第二方、第三方质量管理体系审核的结果）。4.3.2顾客的反馈：包括顾客满意的测量结果与顾客沟通的结果。4.3.3过程的业绩和产品的符合性：包括过程测量和监控及产品测量和监控的结果。4.3.4预防和纠正措施的状况：如对顾客的满意程度具有重大影响的纠正和预防措施。4.3.5以往管理评审跟踪措施的实施情况和有效性。4.3.6可能影响质量管理体系的变化，指组织内外部环境的变化，例如法律法规的变化、新技术、新工艺、新设备的开发等。4.4评审程序4.4.1管理评审由总经理主持，公司领导班子成员、各部门负责人组成管理评审组。4.4.2根据总经理的指示，质保工程师在评审前十天向管理评审组成员下发“年度管理评审计划”。4XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX01-2013管理评审程序第1章4.4.3管理评审时，由质保工程师作质量管理体系运行总结报告，评审组进行评审。4.4.4各职能部门根据“年度管理评审计划”，就本部门所需准备的资料进行汇报、包括对这些质量活动情况的自我评价、主要成绩、存在问题、改进措施及目标等。4.4.5评审由办公室对会议作好详细记录，在评审结束后整理成“质量会议纪要”。4.5评审输出4.5.1质量管理体系及其过程有效性的改进：在评审结论中应有关于体系及过程改进的要求、顺序、项目等内容（如顾客满意、过程更改、资源提供等）；4.5.2与顾客要求有关的产品的改进：在产品的改进方面，包括产品质量特性，投放市场的能力等，优先考虑顾客的要求以及产品实现中的薄弱环节；4.5.3确定和提供资源的措施：根据内外部环境的变化，确定资源需求，尤其对关键设备、关键过程、特殊过程、测量设备、人员等方面的需求，予以确认和配置，以适应体系运行的需要。4.6办公室将评审结果写成“管理评审报告”，经质保工程师审核、总经理批准后发到各部门。4.7办公室根据“管理评审报告”中指出的问题，填写“纠正和预防措施记录”，下发至各责任部门制订整改措施。4.8质保工程师或办公室对各责任部门制定的整改措施实施情况进行跟踪、监督和验证。5、记录表式序号代号名称保存期限1JLCX01-01管理评审计划5年2JLCX01-02会议签到表5年3JLCX01-03管理评审报告5年4JLCX01-04管理评审文件发放登记5年5JLCX01-05改进措施要求表5年5XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX02-2013文件控制程序第2章1、目的对与质量管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。2、适用范围适用于质量管理体系所要求的文件控制。3、职责3.1总经理批准并发布质量手册、程序文件等文件。3.2质保工程师负责所有文件的识别、发放、更改控制和管理等工作，并进行审核。3.3技术质量部负责技术文件、质量文件等的编制工作。3.4各有关职能部门负责本部门内使用的文件编制工作。4、工作程序4.1文件的分类和编号4.1.1文件的分类：管理性文件包括：质量手册、程序文件、质量计划及各项管理活动规定、作业指导书。技术文件包括：场（厂）内专用机动车辆电气原理图、工艺指导书等。外来文件包括：法律、法规、安全技术规范、标准，设计文件，设计文件鉴定报告，型式试验报告，监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。4.1.2文件的编号受控文件均进行编号，并填写在“受控文件发放登记表”中。文件编号规则如下：a）公司质量手册的编号说明XX——SC——XX编制年份质量手册公司名称代码b)公司程序文件的编号说明XX——CX——01顺序号程序文件公司名称代码c)公司管理性作业指导书的编号说明6XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX02-2013文件控制程序第2章XX——ZY——01顺序号作业指导书公司名称代码d)公司国家、行业标准的编号说明XX——BZ——01顺序号标准文件公司名称代码e)公司国家、行业法律、法规的编号说明XX——F——01顺序号法律、法规文件公司名称代码f)关于其他文件的编号规则不作统一规定。4.2文件的编写、审核和批准。4.2.1质量手册由质保工程师组织人员编写，质保工程师审核、总经理批准后发布。4.2.2程序文件由办公室负责人编制，经质保工程师审核、总经理批准后发布。4.2.3其它质量文件作业指导书（含技术文件）由各职能部门负责人编制，工艺责任人审核、技术负责人批准后发布。质量记录表式由各职能部门负责人编制，质保工程师审核，总经理批准后发布。4.3文件的发放4.3.1受控文件由文件管理部门负责人（质保工程师）按要求发放至所需部门1人。4.3.2文件领用人在“受控文件发放登记表”上签名，领取注明发放编号的文件。每份受控文件备有不同的编号以便追溯。4.3.3当使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续交回破损文件、补发新文件。新文件的编号仍用原文件的编号，文件管理部门（质保工程师）填写“文件销毁/留用登记表”将破损文件销毁。4.3.4当文件使用人不慎将文件丢失后，应按规定办理申请领用手续。文件管理部门在补发文件时，应给予新的编号并注明丢失文件的编号作废。必要时将丢失文件的编号及时通知各部门防止误用。7XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX02-2013文件控制程序第2章4.3.5非受控文件的发放在“文件借阅单”上做好记录。4.4文件的评审和修改4.4.1每年12月份由质量保证工程师组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，由使用部门对文件的适用性进行评价，填写“文件修订申请单”，把信息反馈给文件编制部门，必要时进行修订，修订后须再次得到批准再下发。4.4.2文件需要修改时，应由文件修改提出人填写“文件修订申请单”并注明原因，对重要的修改还应附有充分的证据。4.4.3文件修改申请批准后，文件管理部门（质量保证工程师）填写“文件修订单”，负责文件修改并标识。4.4.4文件修改内容少于40个连续字进行划改，将原文划掉，盖上“更改”章和修订状态章（如R1、R2……等）。如修改内容超过40个字（不含40）或修改超过3次（不含3次）进行换页。4.5文件的作废4.5.1文件经多次修改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，原版次文件收回作废，换发新版本，原则上5年换版一次。4.5.2作废的文件由文件管理部门按“受控文件发放登记表”收回并由文件管理部门负责人填写“文件销毁/留用登记表”，经总经理批准后，在文件上加盖红色“作废”印章，统一销毁。需要作为作废参考保留文件的，应加盖红色“作废留用”印章后方可留用，一般留用的文件为原版文件。4.6文件的管理4.6.1文件的使用部门应按本部门“文件借阅单”妥善保管有效版本文件。4.6.2文件经审核批准后，由文件管理部门列入现行受控的“受控文件发放登记表”和“文件借阅单”中，并定期检查各现行文件的有效性，确保文件保持清晰，易于识别和检索，确保质量保证体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效版本。4.6.3需临时借阅文件的人员必须填写“文件借阅单”，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应按期归还文件，若到期不还，由文件管理部门收回。原版文件一律不外借，以防文件丢失或损坏。4.6.4文件的保管方式以纸张和电子版本为主。在电子文件保管过程中，应做好防磁、防静电、防潮、防尘和定期拷贝等基础工作。文件保管的设施有电脑、移动优盘、光盘、档案盒和文件柜等，保存期限一般为四年。4.7外来文件的控制4.7.1各部门收集、购买、接收的外来文件由各部门自行登录、管制，同时把外来文件交质量保证工程师一份存档备份。4.7.2质量保证工程师应对外来文件加以识别和管理，要在外来文件上盖“外来文件”印作为标识，需要受控的外来文件要加盖“受控”印，要控制外来文件的分发和更新。8XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX02-2013文件控制程序第2章5、记录表格序号代号名称保存期限1JLCX02-01文件现行修订状态清单长期2JLCX02-02外来（标准）文件一览表长期3JLCX02-03外来（法规）文件一览表长期4JLCX02-04外来（书籍）文件一览表长期5JLCX02-05受控文件发放登记表长期6JLCX02-06文件借阅单5年7JLCX02-07文件申领单5年8JLCX02-08文件修订申请单5期9JLCX02-09文件留用登记表长期10JLCX02-10文件销毁登记表5期9XX有限公司程序文件与管理制度汇编版本：第1版修改：第0次文件编号：XX-CX03-2013档案管理制度第3章1、目的对各种档案的收集、编目、建档、