项目部档案管理制度

档案管理制度1、目的为规范项目部的工程项目档案管理，加强项目部档案管理职责，保证工程项目档案的完整性、准确性及系统性特制定本规定。2、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的施工开始到竣工过程中形成的各种图纸、技术经济往来函件、隐蔽工程验收资料、质量检查评定资料、阶段验收资料、测量试验资料及其他反应工程管理工程的所有相关资料。3、工程项目档案管理机构及职责3.1管理机构工程档案管理是项目工程中的一个重要环节，记录着项目工程活动的全过程。为切实做好工程档案的管理工作，保证工程档案的准确性、完整性以及系统性。项目部成立以项目经理王会勤为首，以项目技术负责人满红山、质检部长陈定国为档案负责人，以马长华为资料员、买尼克为质检资料员、吴雪梅为质评资料员的工程档案管理机构，具体负责工程资料的收集、整理、登记、归档、保管等日常管理工作，同时对项目工程资料管理的准确性、完整性以及系统性负责。3.2工作职责⑴了解施工工作开展情况，掌握文件材料的归档范围，收集文件材料；整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。⑵认真执行平时归档制度，对部门承办工作所产生的文件材料应及时收集，每周进行分类登记，归档，部门资料员应自行编制档案目录。⑶移交档案时，如有电子文档应同时移交相关文件，对于具有重要保存价值的电子文件，应备份内容相同的纸质文件同时归档。对于施工工作中仍需使用的文件和资料，应在归档前自行制作复印件，并在资料室内妥善保管。⑷档案负责人对施工工程资料的真实性、完整性及归档的及时性负总责。4、工程项目档案管理内容与要求4.1接收与整理⑴归档的技术性文件材料，应由工程管理部将所形成的文件材料收集齐全、核对准确，并由资料员加以系统的整理。⑵档案管理机构接收档案时，应该检查所归的材料是否齐全、完整，整理得是否符合要求，发现问题立即查明补正，符合要求后方可归档并办理交接手续。⑶对接收来的档案应进行分类、编目、登记和必要的加工整理、装订成册或归档至相应的档案盒。⑷利用电脑贮存档案文件资料、台账或目录，进行检索，查讯资料。4.2登记与保管⑴资料室对库存档案应定期进行清理、核对工作，做到帐物相符，对破损或褪变的档案，要及时进行修复或复制。⑵建立档案登记制度，对收入和移出的档案要建立登记簿，分类档案要建立分类登记薄，对收入移出的档案要及时登记。4.3利用与保密⑴对各类档案资料分类分层次保存，积极开展档案的利用工作。⑵查阅、借阅档案、图纸都必须办理登记手续，归还时当面检查、注销。⑶借阅者对所借档案，应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失、污损和擅自在档案上填注、涂抹、改字、圈点、抽面或拆散。5、工程项目档案归档职责5.1档案负责人职责⑴档案负责人负责贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策及上级机关有关档案工作的各项规章制度，并监督、检查贯彻执行情况。⑵加强对档案工作的领导，把档案工作列入本项目的工作计划，保证机构人员的编制及档案管理所需经费的落实。⑶布置、检查各项工作的同时要布置检查档案文件材料的形成和归档工作。⑷技术系统的例会，有关工程开工、竣工、会审等会议活动应通知资料员参加。⑸依法查处档案管理工作中的违法违规行为。5.2资料室⑴资料室是贯彻执行《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及省、市、葛洲坝《档案管理条例》及项目部要求的实施部门。⑵资料室设置专职档案管理人员1名，按照项目档案的归档范围，按时完成本项目的档案文件的收集、整理和归档工作，监督档案资料的填写。⑷资料室统一管理本项目的档案材料的形成、积累、整理和立卷归档工作，负责收集、整理施工过程中各种资料，保证施工资料的准确、完整，并及时提供各阶段的检查验收。⑸资料员负责签收、编号、登记、保存及发放各种文件。⑹资料室人员工作变动时，交接双方应对所保管的档案进行清点、登记，并办理移交手续。6、附则⑴本制度由项目部负责解释。⑵本制度由项目部制定、修改，自监理业主批准之日起生效实施。葛洲坝新疆工程局（有限公司）伊犁分公司库尔乌泽克发电厂房工程项目部2015年4月30日