管规009文件资料管理制度

文件編號：管規009版本：第2版發行日期：99年12月28日擬案單位：管理部文件修訂記錄序日期修訂部門核准部門申請單編號備註198年11月7日管理部總經理室無(尚無申請制度)299年12月28日管理部總經理室3456核准審核擬案曾璟煜曾璟煜傅殿偉朱郁喬※除本封面因管理之需要，得加蓋相關印章及相關人員之簽章外，任何人不得對文件之內容進行塗改或作記號，（如有修改之必要時，應按《文件/資料管理制度》之相關規定辦理之）。文件/資料管理制度列管文件發行章1長誠浪板(昆山)有限公司目錄主旨．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3適用範圍．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3發行．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3修訂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3文件/資料管理制度概述．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3文件/資料作業管理辦法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4分類．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4證件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4合同．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5技術資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5人事資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5電腦資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5其它資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5編號說明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6責權部門代碼．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6文件類別代碼．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6非質量體系文件編號方式．．．．．．．．．．．．．．．．．．7編號管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8保管權責．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9證件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9合同．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9技術資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9人事資料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．92長誠浪板(昆山)有限公司外來文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9其它文檔．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9文件制作格式規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10文件制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10表單制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11記錄制作格式．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12文件作業程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12文件的制訂、修訂．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12審核、核准、分發．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12廢止、回收、銷毀．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13歸檔作業．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13借閱、補發．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14翻印．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15電腦作業管理辦法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15網絡維護及相關規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15文件的變更．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16文件的備份．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16文件的刪除．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16載體及程式系統管理規定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．16附則．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17附件一：公司檔案管理人員組織圖．．．．．．．．．．．．．．173長誠浪板(昆山)有限公司檔案文件資料管理制度文件類別一般文件密級機密極機密版本：2擬稿朱郁喬文件編號管規009發行日期99年12月28日共頁核准主旨：為有系統的妥善管理本企業之各類檔案及相關資料(含各類文件)．特制定本辦法執行之。適用范圍：凡本企業內之各類檔案、文件、資料，均適用本辦法．發行：本辦法經執行長核准後發佈實施。修訂：本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強並呈總經理審核、執行長核准後修訂之。壹、文件／資料管理制度概述一、文件／資料管制是指對企業內所有檔案、文件及資料（包括現行運轉文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調閱和銷毀等進行管理之工作．二、由各部門助理擔任日常檔案、文件及資料管理工作，在進行各項文管作業時，應遵循以下三個基本原則：(一).集中管理原則．具體情況包括：1.凡企業接收之外來函件、資料等，一律應由相關部門之文管人員負責接收、登記和分發處理，如文管人員不在時，應確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應及時指定人員代為辦理．2.以本公司名義對外下發或上報之文件，應由承辦部門文管助理統一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經權限主管核準後發放，並將存檔文件、余件歸檔進行妥善保管．3.企業接收的所有文件、資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管．各業務職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於個人處．(二).科學管理原則．4長誠浪板(昆山)有限公司公司各類文件資料均應按《檔案資料保管年限一覽表》(附件二)之規定年限進行保存，以便為歸檔立卷創造條件．(三).嚴格保密原則．凡公司員工因職務及工作之關係，於文件資料之制訂、審核、分發、傳閱、歸檔及銷毀等作業流程中涉及公司之機密均應負有保密責任．(參考文件:《人事行政管理規章》關於員工對於本身職務所涉及之公司機密應負有保密責任之相關規定)貳、文件/資料作業管理辦法一、分類：(一)公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進行管理：1.證件：如公司營業執照、稅務登記證、IC卡……，証件類均由總經理室列管之。2.文件(包括如下)：(1)ISO9002質量體系文件註:上述非質量體系文件中之“記錄”係指各類填寫式表單經填寫內容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業‧(2)非質量體系文件第三階：作業指導書第二階：程序文件第四階：表單/記錄非填寫式表單/記錄管理辦法類文件填寫式表單/記錄政府公函社會機關、組織信函(3)外來文件第一階：手冊公司內部公文(如人事命令、公告)各部門相關事務文件5長誠浪板(昆山)有限公司3.合同註:各類合同之編號及管理，請另參閱《合同管理辦法》之說明．4.技術資料(1)生產技術資料(2)產品及程式設計技術資料(3)儀器、設備相關資料(4)工程設計技術資料(5)內部基本建設資料5.人事資料:如:人事資料表獎懲記錄、考勤表、員工考績表6.電腦資料:各類電腦檔案7.其它資料如各類書刊、照片‧(二)上述各類文件/資料依重要程度及保管方式又可分為：註:1.列管文件係指涉及公司生產經營或內部管理運作方面機密或較為重要之各類文檔資料（如生產統計資料、規章制度、財務報表、研發資料等），對於列管文件之複印、修改或發放、借閱等，均須由權責部門進行管制之．2.合同及技術資料類、財務報表類文件一律列為列管文件．3.ISO9002質量體系范圍內之所有文件均為列管文件．(三)上述各類文件/資料依存檔方式共分為:(1)書面資料業主信函業主合同小包合同其它類合同(1)一般文件(2)列管文件密級文件極機密級文件機密級文件6長誠浪板(昆山)有限公司(2)電腦檔案資料二、編號方式說明：1.編號第一位字符為該份文件/資料之權責部門代碼(部門代號說明如下)：(1)「董」：董事會；(2)「執」：執行長室；(3)「總」：總經理室；(4)「財」：財務部；(5)「管」：管理部；(6)「品」：管理部品保課；(7)「生」：管理部生管課；(8)「務」：管理部總務課；(9)「採」：管理部採購課；(10)「人」：管理部人事課；(11)「資」：資訊部；(12)「業」：業務部；(13)「營」：營服部；(14)「工」：工務部；(15)「廠」：廠務部；(16)「捲」：捲門部；2.編號第二位為文件/資料之類別指示碼．(1)“証”指各類証件;(2)“表S”指各類制式填寫式表單;(3)“表P”指各類制式非填寫式表單(4)“質”指各類質量體系之文件(5)“外”指各類外來文件(政府機關之公函除外)(6)“政”指各類政府機關所發之公函(7)“公”指各類公司內部所發之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)7長誠浪板(昆山)有限公司(8)“規”指各類規章、制度及管理辦法(9)“技”指各類技術資料(10)“事”指各部門承辦事務之相關文件(11)“人”指各類人事資料(12)“圖”指各類圖面資料(13)“書”指各類書刊3.編號代碼之第三位起因文件/資料之不同，共分為以下二種方式進行編號:(1)非質量體系之文件/資料:非質量體系之文件/資料之編號第三位起為該文件/資料之流水編號，以阿拉伯數字記錄，共為三位數(自001號開始，如編至999號則自動上升一碼為第1000號)‧範例:管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下:試實行階段中的文件/表單/資料，應於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為2碼。(2).質量體系範圍內之文件/資料：編號之第三位代碼代表該文件/資料之質量文件級別，共分以4種:“1”為第一階質量文件代碼，即指品質手冊；“2”為第二階質量文件代碼，指各類程序文件；管規流水編號權責部門代碼管理辦法類文件代碼001管規試實行階段中的規章制度類文件流水編號(第一份)試實行階段之代碼規章制度類文件代碼試01權責部門代碼8長誠浪板(昆山)有限公司“3”為第三階質量文件代碼，指各類作業標準書、管理辦法；“4”為第四階質量文件代碼，指各類質量記錄表單；文件編號第四位~第六位為當前文件在ISO9002質量體系中所對應的要素編號，從401~420.(參考文件:附件質量體系要素一覽表)文件編號中最後兩位(第七、八位)代碼為所對應的要素下表單或文件之流水編號．註:質量體系中之文件/資料編號之第三碼及第六碼後應加“－”號分隔。範例：“品質2-410-01”代表為:由品保課主導的“進料檢驗程序”（為二階質量文件，質量體系編號第410要素下之第一份文件）。’質量體系文件中記錄表單之編號方式請參閱非質量體系記錄表單的編號方式。4.若文件或表單內容同屬於質量體系與非質量體系範籌時，均作為非質量體系文件進行編號。三、文件編號的管理：1.文件、表單編號由各部門文管人員依照本辦法進行統一編制；2.各部門須建立本部門內所有文件資料編號對照表；每有新文件產生時，應即時登錄其流水號碼以備查找；3.對於本部門之文件檔案編號，各部門文管助理應每月進行一次核對；發現異常情況後，應及時進行更正並交管理部備案．4.各類編號之流水號，不論原為二碼（二位數最大值為99）或三碼(最大值為999)，如額滿後即自動上升一碼．5.各類文件(含表單)如有更新版本時，新版本之文件（或表單）應註明為第二本文件所對應的質量體系要素為4.104.10要素下第一份程序書品410質2權責部門(品保課)之代碼質量文件代碼二階程序文件代碼019長誠浪板(昆山)有限公司版或第×版。四、各類檔案的保管權責：(一)公司各類証件：除各權責部門專用、常用且重要性較低之証件(如手機之IC卡)得由權責部門保管外，其余較重要之証件一律由總經理室列管．(二)各類文件：1.ISO質量體系文件及其它各類規章、辦法類文件、公司各類空白表單等均由管理部及各權責部門列管之．2.各部門內部使用記錄文件、表單，由各權責部門保管之．(三)合同：由財務部合同管理員參照公司《合同管理辦法》進行管理存檔．(四)技術資料：1.各類生產技術資料、儀