索亚规章制度

江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第1页共74页江苏索亚信息科技有限公司规章管理制度（试行版）二○一四年十一月目录江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第2页共74页编号：印章管理办法拟稿：总经办版本：试行版审核：序号名称编号页码1印章管理办法SY2014-0132档案管理办法SY2014-0273车辆管理规定SY2014-03114会议管理规定SY2014-04185人力资源管理制度SY2014-05226薪酬管理制度SY2014-06417绩效管理制度SY2014-07488考勤制度SY2014-08509公司奖惩制度SY2014-095610个人资质证书使用费用支付标准SY2014-106011财务报销标准及管理制度SY2014-116212工程移交办法SY2014-126913运营分配管理办法SY2014-137214常用表单SY2014-14见附件包15SY2014-16SY2014-17SY2014-江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第3页共74页生效日期：签发：一、目的为了完善公司印章的使用权限，便于分清权属划分，以减少印章使用带来的风险，特制定本办法。二、具体内容2.1印章类别公司的印章包括：1、公章、法人章；2、合同专用章；3、工程部章（a第三项目部；b内科大楼项目部)；4、财务专用章；5、竣工图章（3枚）；6、发票专用章；7、医盟公司印章（公章、财务章、法人章）；8、执业资格印章；9、复印无效章；10、苏迅公司印章（公章、财务章、法人章、合同章）。2.2各印章使用范围及权限划分序号印章类别使用范围审批人员1.1公章、法人章1）工程承包合同、协议，劳务分包合同、协议，合作协议；2）投标书、报价，公司项目工程决算书；3）与供应商的合作协议；4）公司工商变更、股权变更、董事会决议；5）有关涉及到公司法律诉讼的文件；6）融资、银行贷款、对外担保、他人借款文件，开设帐户；7）公章借出；8）送审计的财务报表；9）人事合同、培训协议、聘用协议；10）项目投标联合体协议书；11）涉及到公司经济利益或其它利益的文件；审批人：总经理/常务总经理1.2经审议的公司制度、奖惩决定、社保手续、工伤保险、离职证明、收入证明及其他相关人事材料。审批人：总经办负责人江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第4页共74页1.31）宾馆、酒店、通讯协议以及一般的物管事务；2）经核准的资质、建造师等申请申报材料；3）建造师、五大员等各类人员资格证书考试、会计职称等各类报名资料；4）公司经营用各类证书、人员证书的延期换发、变更、污损、遗失补办资料；5）因备案、报名、资审、投标需要，前往需政府主管部门开具相关证明的准备材料；6）一般性的备案资料。审批人：总经办负责人1.41）公司同意参与项目的投标答疑、回复、确认函；2）公司同意参与项目的介绍信、授权书、报名申请、资格预审文件、建议性方案；3）与授权厂家的有关标前协议。审批人：设计部负责人1.51）合作项目进场报验、竣工验收报告、决算书、施工过程的有关函件（可能影响公司信誉的各类承诺书、回复函、询证函等除外）；2）公司项目工程款申请函；3）项目实施过程中，针对业主、监理及其它配合单位出具的函或回复函；4）公司项目竣工报告等相关竣工资料。5）涉及到售后维保的报价、函件、工作联系单等内容的文件审批人：工程部负责人1.61）每月的报税报表；2）税务登记证及相关证书的年检、换证；3）“外经证”办理、核销；4）银行对账单、存款证明、信贷证明、信用证明及保函办理、退回；5）缴销发票及购票。审批人：财务部负责人1.7公司同意参加的项目因报名、资审、投标，所需的介绍信、一般授权委托书（授权书授权事项特殊的或涉及重大权限的需由总经理审批同意）以及相关表格、资质复印件等。审批人：各部门负责人2合同专用章1）采购合同盖章2）工程项目合同盖章，需要有“合同会签审批表”。审批人：常务总经理3工程部章所有在建工程项目（公司、合作方项目）审批人：工程部负责人4竣工图章以公司名义承接完成的工程项目审批人：设计部负责人5发票专用、财务专用章（由财务部出纳保管）审批人：财务部负责人江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第5页共74页6各类执业印章造价员、建造师等审批人：总经办负责人7复印无效章、用途章公司资质复印件审批人：财务部负责人注：以上用章过程中，涉及到重大金额或对公司产生不利影响时，必须向总经理申请。三、各印章使用流程3.1需要使用各种印章人员须到印章保管人处填写《印章使用情况登记表》，到相应权限人员处进行审批登记，获签名批准后方可使用。如遇对应权限人员不在公司，则需电话请示，获得同意或授权他人审批后方能使用，审批人事后补签。3.2如部门负责人岗位空缺，由总经理指定专人负责执行该空缺岗位的审批权限，直至该部门负责人到岗。3.3执行过程中各部门可以提出合理化建议，便于修改完善。3.4本规定从颁布之日起试行。江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第6页共74页编号：档案管理办法拟稿：总经办版本：试行版审核：生效日期：签发：一、目的为做好公司的档案工作，实现档案工作规范化、制度化、标准化，提高档案管理工作的正确性与效率，提高档案管理水平，确保第一时间正确解决问题。结合公司的实际情况，制定本办法。二、原则2.1档案是公司的宝贵财富。必须确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2.2对规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向总经办移交，集中管理，任何人不得据为己有。禁止出卖属于公司所有的档案。三、公司档案的构成3.1工程档案1）招标文件2）投标文件3）中标通知书4）工程合同（主合同、补充合同及相关采购合同、劳务分包合同等）5）设备清单（原始清单、后续增补清单等）6）竣工资料（竣工决算、竣工报告等）江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第7页共74页3.2整体解决方案的相关文件3.3公司资质、证书3.4公司相关协议、合同3.5公司财务档案由财务部自行保管3.6公司相关重要文件四、责任部门4.1公司档案由总经办负责管理。职责：1）负责收集、鉴定、整理、保管公司的档案资料；2）负责检查公司工程项目的竣工档案编制、整理工作；3）开发利用档案信息资源，编制检索工具、专题资料，做好查（借）阅档案和利用情况登记；4）严格执行保密和资料管理制度，确保档案的安全与完整；5）开展档案宣传工作，提高职工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术，完善档案管理工作，开展公司档案管理上等级工作，不断提高档案管理水平。五、工程部、设计部、市场部有收集所监管项目档案的义务，督促各项目部及时上交各项目的中标公示信息（截图）、中标通知书、施工合同、深化设计后的施工图、竣工资料、决算资料及整体解决方案资料。六、档案收集6.1公司项目由工程部、设计部、市场部相关工作人员提交给总江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第8页共74页经办，各合作方项目由客户经理负责催要，交总经办保管；6.2归档的文件材料，应按照其自然形成规律，保持它们之间的历史联系，分类编号，整理立卷；6.3归档的文件、材料必须是原件。要求线条、字迹、图像清晰，书写端正、纸质优良、格式统一。严禁使用圆珠笔、铅笔、易变色、褪色的墨水书写；6.4各部门在工作中办理完毕的具有存查、利用价值的各种材料，都必须按规定完整地收集保存好，按归档时间移交总经办档案员；6.5总经办对收集和保管的档案进行整理、鉴定、汇编、归档。七、档案资料的交接移交人员将档案资料交总经办时，接收人在交接资料登记本上登记，注明日期、交接内容明细、数量，交接人员签字确认，总经办注明保管方向。八、档案存放案卷经过系统整理后，应存放在相应档案柜内。九、档案的利用与保密9.1总经办应积极、主动地开展档案的利用，根据实际情况和工作需要，编制各种检索工具，编辑专题汇编和参考资料，充分发挥档案的作用。9.2凡公司员工及持有单位合法证明的合作方企业员工，说明查阅档案（非密件）的正当理由，经总经办主要负责人同意，可查阅有关档案。江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第9页共74页十、档案借阅借阅时在借阅本上登记，注明用途及计划归还时间，按时归还，归还后及时核销。10.1工程项目报名、预审、投标等借阅10.1.1公司项目由负责商务标书的相关人员在总经办处借阅；10.1.2合作方项目给公司做的，由负责商务标书的相关人员登记借阅；客户经理负责催要归还给总经办；10.1.3合作方项目自己做的，由客服专员在总经办处登记借阅，并负责催要归还。10.2其他用途借阅，由需借用人员直接在总经办处直接办理登记借阅手续，用完后及时归还，预期不还的由档案员负责催要。10.3在借阅工程中档案的损坏，由借用人员负全部补偿责任。江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第10页共74页编号：车辆管理规定拟稿：总经办版本：试行版审核：生效日期：签发：一、目的意义为加强公司车辆和驾驶员的管理，规范车辆使用，做好后勤保障工作，特制定本规定。二、具体内容2.1派车管理2.1.1公司车辆归总经办统一管理，凡因工作需要动用车辆，应预先提出申请，填写《派车申请表》。2.1.2按下列优先顺序安排用车：（1）项目投标；（2）客户考察；（3）市场拜访；（4）突发情况。2.1.3用车申请流程：1）用车部门提出用车申请（根据总经办提供的供选车辆及司机填写《派车申请表》或用车人在OA申请）2）部门负责人审核（在派车申请表上审核及签字或在OA系统中审批）3）总经办车辆管理负责人审批4）出车司机领取车钥匙（做好领用登记、开始里程记录）5）司机出车（出车前检查、路线查询确定、安全行车、高效安排行程、优质服务）江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第11页共74页6）行车记录登记（结束里程记录）7）交回钥匙并登记（出车司机负责拿钥匙期间车辆违章曝光罚款及出险事宜）8）总经办验收车辆完好状况及检查行车记录及领钥匙登记情况。2.1.4市内用车：原则上按照派车流程管理（特殊情况需常务总经理批准）。长途用车（包括县区）：需常务总经理批准。2.1.5公司车辆的驾驶员应做好车辆的日常维护保养，定期检查车辆运行状况确保车辆状况完好，每次出车必须凭总经办的“派车申请表”，并按照派车申请表的要求填写行车路线、行车里程，并由用车人签字确认，以便按项目等结算成本。2.1.6驾驶员无派车申请表原则上不能出车，否则首次罚款500元，二次罚款全额工资并开除，特殊或紧急情况下在出车回来后补签用车手续。2.2费用管理2.2.1总经办每月统计用车费用报表相关人员签字确认后交财务部进行费用核算。2.2.2公司现有车辆及核定费用如下：序号车型车牌号标准备注1奥迪A8苏CVZ7775元/公里（含油费，过路费另计）使用前需总经理同意2奔驰商务车苏CG851J3元/公里（含油费，过路费另计）3别克林荫大道苏CX33353元/公里（含油费，过路费另计）使用前需经运营总监同意江苏索亚信息科技有限公司—制度汇编第12页共74页4长安面包车苏C658371.5元/公里（含油费，过路费另计）注：以上费用为需核算的用车标准，不包括用车实际发生的过路、过桥费。2.2.3公车原则上不能私用，如特殊情况需提出书面申请，经总经理批准后安排用车，所发生的费用一律按上述核算标准计算。如发现有擅自公车私用的情况，公司有权对当事人进行每次不低于5000元的罚款；如若出现违章或车辆事故，则当事人承担一切责任及费用。2.2.4公司对拥有私家车且用于工作的员工，其本人提出申请获总经理批准后，公司将按照实际使用里程给予补贴。在各部门或各项目费用中列支。2.2.5总经理用车费用按实报销；苏CX3335市场部专用，其他部门使用按以上标准计费。2.2.6享受公司车辆补贴的员工应在公司需要的情况下，有义务对本公司用车提供支持。私家车公用，在本市内办事，不再享受费用报销，享受车补人员也不能报销本市区的出租车或公交车交通费。如在公司允许情况下被公用，则用车期间所发生的汽油费按每公里1元计算补贴给车主。过桥过路费及车费由用车人按实报销。如车主出现违章及事故，则由其本人承担费用及损失（紧急情况下，另外协商）；私家车公用按照公司正常用车流程