综合事务部管理制度

综合事务部管理制度二〇一〇年七月1目录第一部分岗位职责———————————————————2第二部分保密制度———————————————————4第三部分电话管理———————————————————6第四部分公司来宾参观接待办法—————————————6第五部分行政事务管理制度———————————————8第六部分会议管理制度————————————————10第七部分员工宿舍管理制度——————————————12第八部分员工工作服管理制度—————————————15第九部分办公区管理规定———————————————16第十部分综合事务部内部管理制度————————————24第十一部分车辆管理——————————————————25第十二部分采购管理——————————————————27第十三部分企业文化宣传————————————————292第一部分岗位职责1.综合事务部经理职责范围◆组织编制公司行政管理的各项规章制度并报行政副总审批。监督检查制度的落实情况。组织制定年度工作计划和月度工作计划并组织执行；◆采购工作：严格按照公司采购流程管理规定进行采购工作，控制采购环节的各项费用，保证物品采购的及时和准确；◆行政费用控制：按照公司年度费用预算，严格控制公司各项行政费用支出，确认费用范围，按月分摊各项费用；◆行政性财产物资管理：协调公司行政、办公设备及用品，统一安排人员购买。组织对公司行政财产物资进行登记、造册及定期盘点；◆企业文化宣传工作：负责公司的企业文化建设工作，编制、实施、检查、完善公司企业文化建设发展规划，提炼和宣传企业文化。创意、策划、制定、完善企业文化活动项目及规范程序；◆车辆管理：负责公司行政车辆的调度，协调各部门和各项目点公司车辆的使用。安排好公司行政车辆的日常工作内容：3维护、保养及驾驶员的日常管理工作，组织建立公司车辆和驾驶员档案；控制公司的交通费用；◆后勤保障工作：根据公司年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤工作，包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活、福利发放等工作，确保公司整体正常有序地进行；◆负责组织安排公司内部的各项会议，负责安排对外的会议接待、来宾接待、参观等各项活动；4◆完成行政副总交办的临时性工作。◆行政管理方针的制定、实施的建议权力；◆对行政检查中发现的问题，根据有关规定有处罚的建议权力；◆部门内员工考核的权力；◆部门内员工聘任、解聘的建议权力；◆其他相关权力。责任◆对公司行政工作质量负有直接责任；◆因工作失职给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。2、综合事务部内务员办公用品的领取及发放工作；零星物品的市内采购工作；公司固定资产的登记及管理；负责综合事务部与库房的联络工作；参与各项会务准备及接待服务；协助参与本部门内部其它各项事务的处理，接受主管临时交办事务。3、办公文员负责公司各项工作协调处理，资料的管理。文字性档案资料的管理，包括对公司大事纪的登记和存档。负责公司外采工作的订单发放、联络、资料整理及所采购物品的后续跟踪联络工作；通知、电话、传真、信件收发与登记，并保证信息传达准确及时。协助完成公司文化宣传工作。负责协助组织会议准备、接待服务，外来参观人员的接待等工作。负责公司档案整理、保管工作。协助参与本部门内部其它事务的处理，接受主管临时交办事务。权责范围：权力54、司机按照公司要求及时准确的送达各类耗品并做好耗品接收登记及验收工作；严格按照部门计划使用及保养所使用车辆，确保车辆的安全、正常使用；协助参与本部门内部其它事务的处理，接受主管临时交办事务。第二部分保密制度一总则第一条为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条公司附属组织和分支机构以及职员都有保守公司秘密的义务。第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。二保密范围和密级确定第六条公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：(一)公司重大决策中的秘密事项。(二)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。(五)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。(六)公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。(七)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。第七条公司秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。第八条公司秘级的确定：6(一)公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；(二)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；(三)公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。第九条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。三保密措施第十条属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由综合事务部或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由收发双方负责保密工作；第十一条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：(一)非经总经理或主管副总经理批准，不得复制和摘抄；(二)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；(三)在设备完善的保险装置中保存。第十二条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十三条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。第十四条具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：(一)选择具备保密条件的会议场所；(二)根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；(三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。(四)确定会议内容是否传达及传达范围。第十五条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。第十六条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告综合事务部；综合事务部接到报告，应立即作出处理。四责任与处罚第十七条本制度规定的泄密是指下列行为之一：7(一)使公司秘密被不应知悉的；(二)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第十八条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资50元以上5000元以下：(一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(二)违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条、第十七条规定的秘密内容的；(三)已泄露公司秘密但采取补救措施的。第十九条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。(一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(二)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(三)利用职权强制他人违反保密规定的。第三部分电话管理第一条为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。第二条电话的管理由公司综合事务部总筹负责。使用则由各部门主管负责督导与控制。第三条本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。第四条电话使用须知：(一)辖区内的洽公。(二)时间以三分钟为限，自我控制。(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。(五)一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。第五条各办公人员接听电话的标准用语为：您好，包头利和公司其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌第六条员工不经同意即私挂香港或澳门长途电话的，每次罚款50元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予加倍罚款，直至辞退处理。8第七条公司为规定核准报销话费的人员定额报销电话费。第八条本规定自下发之日起开始执行。第四部分公司来宾参观接待办法(一)为促进良好公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密特订定本办法。(二)参观种类：1.定时参观：先以公文或电话预先约定参观时间与范围。(1)团体参观：机关学校或社会团体约定来公司参观者。(2)贵宾参观：政府首长社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允准来参观者。(3)普通参观：一般客户或业务有关人员来参观者。2.临时参观：因业务需要临时决定来参观者。(三)接待方式：1.团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以烟茶招待，否则一律免于招待，至于陪同人员由综合事务部协调有关部门决定。2.贵宾参观：按公司通知以烟茶、水果或其他方式招待的，并由公司高级人员陪同的，由有关单位报公司综合事务部。3.普通参观：以烟茶招待的，由综合事务部或有关部门派员陪同。4.临时参观：同普通参观。(四)参观规则：1.贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前一周内将参观通知送达综合事务部及相关管理管理部门以办理接待。2.普通参观：由公司核准，并于参观前三日内将参观通知送达综合事务部及各相关管理部门，以利接待，但参观涉及两个部门以上者，应比照团体参观办理。3.临时参观：由公司核定，并于参观前一日内将参观通知送达综合事务部及相关管理部门，以利接待，如参观涉及两个部门以上者，综合事务部予以协调办理。4.各相关管理部门接到参观接待通知后，要安排好接待解说人员并做好接待准备（包括参观地点卫生、环境布置、接待物品的准备等），接待人员解说9内容应遵守公司保密制度。5.未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自率领参观人员参观者，得按泄露商业机密论。6.参观人员应严格按照公司安排进行参观。(五)本办法自公布之日起开始施行。第五部分行政事务管理制度(一)总则第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及工作服管理、报刊及邮发管理等。(二)档案管理第三条归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、采购相关资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。第四条各部门档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。第五条档案的借阅与索取：1.总经理、副总经理借阅非密级档案可通过本部门档案管理人员办理借阅手续，直接提档；2.公司其他人员需借阅档案时，要经本部门主管经理批准，并办理借阅手续；3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由行政副总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由本部门主管经理批准方可摘录和复制。第六条档案的销毁：1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经分管副总经理批准后方可销毁，10一般内部档案，须经公司部门负责人批准后方可销毁。3.经批准销毁的公司档案。档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由两人以上专人监督销毁。(三)印鉴管理第七条公司印鉴由公司综合事务部负责保管。第八条公司印鉴的使用一律由分管部门经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。如分管部门经理外出不能前批时，印章使用人员要进行电话请示，复述盖章文件内容，经同意后方可加盖印章，并做好登记。第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说