绿洲房地产公司合同管理制度

绿洲房地产公司合同管理制度2013年6月26日制订目录总则《合同管理制度》总表第一篇合同计划管理第一章合同签订计划第二章合同履行计划第二篇合同签订管理第一章合同签订原则第二章合同签订流程第三章合同权限管理第四章合同编号管理第五章格式合同管理第六章合同注意事项第三篇合同履行管理第一章合同跟踪管理第二章合同履行跟踪第三章对外文书管理第四篇合同考评管理第一章部门合同考评第二章资产合同考评第三章财务合同考评第四章法务合同考评附则各类附表及附件总则合同的主要作用在于防范和控制企业交易和投资的风险，对于企业运营的整个过程起着非常关键的作用；而合同管理则是规范合同签订、降低合同风险、保证合同目的实现(包括达到既定的成果质量标准和确保收付款项无误)的主要控制和保障手段，是公司内部管理系统的重要组成部分。公司的合同管理系统主要包括四大内容：合同计划管理、合同签订管理、合同履行管理及合同考评管理。合同计划管理的主要目的在于做好合同签订及履行的规划和预见工作，确保按计划、有序地安排合同的签订及履行工作，避免出现遗漏或无序状况。合同签订管理的主要目的在于做好客户信誉和综合能力的评估、明确标的物的质量控制内容、优化合同价款及付款方式以及规范合同条款的拟订，确保不因客户论证不到位、质量控制内容不完整、不准确或合同条款表述方面的差错而给合同履行或救济造成困难。合同履行管理的主要目的在于做好合同签订完毕实际履行过程中的各项成果验收和收付款内容的把关和跟踪工作，确保合同标的达到既定的质量标准，收付款项无差错，实现合同目的。为了规范合同履行的跟踪工作，公司特别出台了《合同跟踪内容审批流程》，并配合该流程要求制作了信息化管理系统，以确保合同跟踪内容完整无遗漏，通过系统实时反映合同的真实履行情况。另一方面，为了确保合同履行过程中各项书面依据的规范性和有效性，公司特别针对法务类对外文书的出台了《对外文书(法务类)管理办法》。合同考评管理的主要目的在于确保各责任人遵循合同管理各项已生效的制度及流程，自觉把好合同签订及合同履行中的各道关卡，确保合同目的的实现。为了便于统观整个合同签订、合同履行及合同考评的流程及内容，特制定了《合同管理制度》总表，以供相关人员简单查阅流程，但具体要求尚须查阅具体各篇及各章节内容。法务部作为公司法律风险防范和法律纠纷处理的责任部门，负责与合同管理相关的所有制度的制订及监督执行，并对本制度汇编享有最终解释权。《合同管理制度》总表类目关键环节适用流程质量标准考评办法合同计划25日报月计划12月报年计划部门指定人员制表→部门负责人审核→各项目经理审核→计划交资产、法务、财务审查备案按时上报年度及月度合同签订计划、履行计划，并确保上报的计划内容完整、时间合理、状态真实①逾期上报计划的，每逾期一天扣0.1分；②上报计划不完整或错误的，每一项扣0.1分；③计划的签订时间不合理的，每次扣0.1分；④履行状态不真实的，每次扣0.5分。合同签订招标/报价流程1．目标执行(考核价格)批准流程OA系统中各类“目标执行批准流程”(具体流程按质量部、财务部要求执行)确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分(其他具体要求由质量部、财务部实施考评)2．招标文件(报价信息)批准流程(OA系统中“自由流程”，须关联“目标执行批准流程”)主办部门或法务部起草招标文件(报价信息)→技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核→返回发文者按修改意见修改→(OA系统中“招标文件批准流程”，须关联“目标执行批准流程”及前一“自由流程”)→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→执行董事审批确保招标文件/报价信息内容满足项目实际需求，文字表述无误，不因内容或文字表述差错而造成损失。①招标文件或报价信息内容或文字表述存在明显差错而被指正的，每次扣0.1分；②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分。③审核人逾期完成审核而影响项目进度的，每影响一天扣0.1分(以下环节中涉及审核的，则考评标准与此相同)。3．客户批准流程OA系统中的“客户批准流程”(具体流程按资产采购部要求执行)确保所报客户具备实现合同目的的综合实力和信用等级。签订合同的单位无实际履约能力或信用程度不够的，扣0.5分；因此造成公司损失的，每2万元扣1分。(客户及中标单位批准过程中发生的其他如客户数量提供不足、资料不准确、中标价格不合理等的考核由资产管理中心及执行董事实施考评)4．评标办法审批流程具体流程、质量标准及考评办法按资产采购部要求执行5．中标单位批准流程OA系统中“中标单位批准流程”(具体流程按资产采购部要求执行)确保中标单位具备实现合同目的的综合实力和信用程度。6．合同批准流程(OA系统中“自由流程”，须关联“中标单位批准流程”)主办部门或法务部起草合同→技术责任人、财务责任人、资产责任人同步审核→返回发文者按修改意见修改→(OA系统中“合同批准流程”，须关联“中标单位批准流程”及前一“自由流程”)→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→董事会审批(具体审批权限请查阅《合同审批权限一览表》)确保合同内容符合评标结果，满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。①合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。价格批准流程1．目标执行批准流程OA系统中的“目标执行批准书”(具体流程按质量部要求执行)确保目标执行批准书中各项要求（包括成果内容及品质，完成时间以及对客户的约束要求等）完整、准确，满足合同起草要求目标执行批准书内容不完整，不满足合同起草要求的，每少一项扣0.1分2．考核价格批准流程OA系统中的“考核价格批准书”(按财务要求执行)按财务部要求由财务实施具体考评3．执行价格批准流程OA系统中的“执行价格批准书”(按财务要求执行)按财务部要求4．合同批准流程(OA系统中的“合同批准流程”，须关联“目标执行批准书”、“考核价格批准书”和“执行价格批准书”)：主办部门或法务部起草合同→部门负责人审核→项目总经理审核→法务主管审核→董事会审核(具体审批权限请查阅《合同审批权限一览表》)确保合同内容、价格及付款方式符合目标执行及价格批准结果，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。①合同内容、价格及付款方式未经批准即报批合同，扣0.1分；②合同内容、价格及付款方式与目标执行及价格批准结果不一致，每处扣0.1分；③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，每处扣0.1分；④合同条款因表述存在明显差错而被指正的，每处扣0.1分；因表述的差错而造成公司损失的每2万元扣1分特殊合同批准流程(OA系统中的“特殊合同批准流程”)部门/项目经理提交《特殊合同签订申请表》及合同文本→董事长批准《特殊合同签订申请表》→法务主管审核合同文本→董事长批准合同文本确保合同内容满足项目实际需求，文字表述无误，合同条款符合专业法律及规范要求，不因内容或文字表述差错而造成损失。①合同内容或文字表述存在明显差错或与评标结果不符而被指正，每次扣0.1分；②因内容或文字表述差错而造成公司损失的，每2万元扣1分；③合同条款存在不符合专业法律及规范要求的，则每处扣0.1分。合同履行1．跟踪内容的整理、录入及跟踪(OA系统中的“合同跟踪内容批准流程”)部门行政助理在合同签订完毕后1个工作日内完成跟踪内容(包括合同成果验收、收付款和与成果验收、收付款相对应的事务)的整理及报批→部门负责人审核→财务部经理审核→法务主管复核→行政助理录入项目管理系统→法务主管和财务部经理批准→部门日常跟踪→系统自动生成的报表准确反映合同履行情况在项目管理系统中完成合同跟踪内容的录入与批准，并通过管理系统真实反映合同的具体履行情况。①逾期完成整理、录入的，每逾期1天扣0.1分；②主要成果、收付款内容及与之相对应的事务有遗漏的，每遗漏一条扣0.1分；③所录内容与合同约定或批准不相符的，每条扣0.5分；④未通过项目管理系统反映合同履行情况的，每次扣0.1分。2．合同履行过程中的往来函件及回执的原件须及时存档，发往对方的函件按对外文书要求执行。考评办法参见对外文书部分内容3．合同履行过程中合同各方中任何一方发生违约行为，必须立即采取弥补或救济措施，确保合同目的的实现。未实现合同目的或因弥补救济措施不及时而造成公司损失的，每2万元扣1分。对外文书1．广告文书(OA系统中“广告发布内容批准流程”)：发文→策划部经理审核→项目总经理审核→法务主管审核→分管副总审核→董事长审批须符合广告法及房地产广告管理规定等相关法律法规①若适用流程有误或未达到前述要求的，每次扣0.1分；②因此造成在诉讼或仲裁过程中缺少证据而造成公司损失的，每2万元扣1分。2．催款通知单(OA系统中“催款通知批准流程”)：主办会计发文→财务经理审核→项目总经理审核→资金部审核→法务主管审核→董事长审批确保文书表述无误，且能达到发文目标，文书送达对方后必须取得有效回执并存档，回执须对方有权签字人签收(或以特快专递形式送达，须在邮件详情单的“内件品名”一栏中注明函告的关键内容)，以确保证据效力3．其他文书(OA系统中“对外文书审批流程”)：发文→部门经理审核→财务审核(如不涉及财务内容，则可跳过)→总经理审核(如同属多个项目或不属任一项目，则可跳过)→法务审核→分管领导审核其他1．在合同签订及履行过程中，按要求落实每份合同的各责任人，并根据实际情况及时调整相应的责任人。①若未落实责任人的，每次扣0.1分；②原责任人因离职、换岗等原因需调整新责任人而未及时调整的，每次扣0.1分。2．遵循已批准的《合同管理制度》中的其他规定。违反一次，根据严重程度扣0.1分及以上不等。第一篇合同计划管理第一章合同签订计划一、合同签订计划的目的为了统筹合理地安排合同签订各环节的时间，不影响合同的正常签订，特要求各公司、各部门按年度及月度分别上报合同签订计划，要求完整、合理、准确。二、合同签订计划上报流程1．需求部门于每年的12月份上报下年度合同签订计划；于每月的25日前上报下月合同签订计划(年度合同签订计划表和月度合同签订计划表详见附表1、2)；2．需求部门负责人审核；3．子公司负责人审核；4．法务部及资产采购部备案。第二章合同履行计划一、合同履行计划的目的为了确保合同签订后各项义务的正常履行，避免合同各方发生违约行为，特要求各公司、各部门按月上报合同履行计划，要求完整、准确，符合合同约定及项目实际进度需求，以便按月有计划地履行。二、合同履行计划上报流程1．需求部门于每月的25日前上报下月合同履行计划(详见附表3)；2．需求部门负责人审核；3．子公司负责人审核；4．法务部、财务部及资产采购部备案。第二篇合同签订管理第一章合同签订原则一、合同签订的前提公司所有合同签订前，必须经过客户论证和公开招标(报价)或价格批准(本制度有特殊规定的除外)，确保合同签订的对象具备实现合同目的的综合实力和信用等级，同时，在满足质量及技术要求的前提下，获得最佳的合同价款和付款方式。二、合同签订过程中四大主要责任部门及其基本分工1．需求部门(子公司)：负责客户资料的收集和客户综合实力的论证；负责标的物相关质量、技术标准的论证及技术标的评定；负责招标文件（报价信息）及合同文本的起草（如需求部门/子公司认为有需要，则在目标执行批准书内容完整明确和招投标资料、评标结果完整明确的前提下，可委托法务部起草招标文件/报价书或合同文本）；需求部门对合同签订的整个过程及其引起的后果承担主要责任。2．资产管理中心：负责发布招标(报价)信息，公开、公平、公正地组织招标(报价)的全程活动；负责客户及其资料的补充及再论证；负责如实反映开标、询标、评标过程中的真实情况。3．法务部：负责招标文件(报价信息)及合同的法律审