美佛儿集团人事信息档案管理制度

人力资源管理制度新华信管理咨询第1页共6页美佛儿教育集团人事信息档案管理制度第一章总则第一条.人事信息档案管理的目的是为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，保守档案机密，以及便于档案利用。第二条.本制度所指人事档案应包含集团所有正式员工的应聘材料、员工基本情况、履历表、劳动协议或合同、薪资、考核、奖惩、异动及其他反映员工情况的内容。第三条.集团总部员工人事档案由集团人力资源部负责管理；下属学校员工档案由各学校人力资源部保管。第二章人事档案的形成第四条.新聘用的员工，其应聘材料应转入人事档案保存。第五条.新聘员工入职后，人力资源部应组织其登记填写员工资料(含履历表)，并提交身份证复印件、学历学位证明复印件、职称证明复印件、体检合格证明，经核对无误后，进入人事档案保存。第六条.新聘员工的岗位、工资核定完毕后，人力资源部应及时转入档案保存。第七条.定期考核结束后，员工考核结果、奖惩情况、异动情况、培训情况等内容应及时进入员工档案保存。第三章人事档案保管第八条.新形成的档案材料应及时归档，其基本程序为：1、对材料进行鉴别，看是否规范、无误，符合归档要求；2、按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，并在人事档案整理统计表（见附表一）上补登材料名称及有关内容；3、将新材料放入档案并登记人事档案底账（见附表二）。第九条.检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。必须定期或不定期检查核对，避免损坏。在以下事件之后必须进行检查核对：1、突发事件之后，如被盗、遗失之后；2、对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；人力资源管理制度新华信管理咨询第2页共6页3、发现有些材料有损失之后，如发现有霉变、蛀虫现象时。第十条.为员工建立的内部档案，仅供内部管理使用，不得向集团/学校以外（总裁/校长批准除外）转移。在人员调离时，亦不随之转递。第十一条.人事档案是组织机密的一部分，应对其进行妥善保管，确保防火防潮及档案的安全。第十二条.人力资源部应对人事档案进行及时整理、统计。第四章人事档案的利用第十三条.查阅人事档案必须说明查阅的对象、目的、原因等，经人力资源部审核批准才能查阅，查阅须在人力资源部进行，不得将人事档案带出查阅，人力资源部应进行借阅登记（见附表三）。第十四条.借阅人事档案，必须填写书面申请（见附表四），经总裁/校长核准后方可借阅，所借阅人事档案必须按期归还。在材料归还时，应及时在借档登记上写清归还时间。人力资源管理制度新华信管理咨询第3页共6页附表一：人事档案整理统计表日期档案名称性质（新进/注销/转递）人力资源管理制度新华信管理咨询第4页共6页附表二：人事档案底账编号档案名称备注人力资源管理制度新华信管理咨询第5页共6页附表三：人事档案借阅登记表日期借阅档案借阅原因借阅人归还日期人力资源管理制度新华信管理咨询第6页共6页附表四：人事档案查阅/借出申请申请人姓名所在部门□查阅□借出时间：年月日至年月日查阅/借出档案名称：档案人姓名：档案人基本情况：查阅/借出原因：查阅/借出部门意见：签名：日期：人力资源部意见：签名：日期：