公司资质证件及印章管理规定

公司印章及资质证件管理制度第一章总则第一条制定目的为了加强公司的印章及资质证件管理，规范用印及资质证件的管理程序，维护印章及资质证件的凭信作用与权威性，保持正常的工作秩序，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各中心及其所属部门。公司各分子公司可根据各自实际情况酌情进行调整。第三条资质证件、印章及UKEY的种类以及保管部门归属序号分类内容所属公司保管部门1资质证件类公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证1.财务管理部21.人事行政部3特殊资质类根据公司经营范围决定财务管理部4印章类财务章、发票专用章、人名章全体公司财务管理部5公章、合同章、人事专用章全部公司人事行政部6其他行政管理用章全部公司人事行政部7中心/部门用章根据中心/部门的实际情况决定中心/部门指定人员8UKEY税务专用UKEY全体公司财务管理部9公司银行账户专用UKEY全体公司财务管理部10社保及住房公积金UKEY全体公司人事行政部第四条保管部门的主要职责一、人事行政部门负责制定或修改印章及资质证件管理办法，并对公司印章及资质证件管理进行监督、检查；二、人事行政部负责公司资质申办及印章制发等相关工作；三、根据本制度第三条所示内容对公司的资质证件及印章进行保管；四、保管部门须按照本制定规定的审批程序和要求使用相关的印章及资质证件；1/10五、人事行政部须根据公司经营需要申办相关的公司资质，并在资质证件办理完毕后按本制度规定与财务管理部办理资质证件的交接手续；六、财务管理部门须负责与财务相关的资质证件及印章的变更、备案等手续的办理；七、财务管理部门负责监督、管理资质证件的年检、备案等手续，并配合资质证件的发照主管机关完成相关的信息公示等工作；八、人事行政中心须建立公司资质信息台账，并会同财务管理部门根据实际情况对台账信息进行及时更新；九、中心/部门须根据本制度的相关规定对本中心/部门印章进行有效的申办、保管及使用；十、保管部门对于印章及资质证件须指定专人保管。第五条印章及资质证件保管人员的职责一、负责保管印章、资质证件的安全；二、负责按照规定的审批程序和要求使用相关的印章及资质证件；三、负责执行印章、资质证件及UKEY的备案、年检、续费等手续的办理；四、负责台账信息的更新。第二章印章的制发第六条印章刻制一、国家行政主管机关、银行系统及其他与公司经营相关的主管机构规定的必须刻制及备案的印章，主要为：公章、合同章、发票专用章、法定代表人印章（以2/10下简称“人名章”）、人事专用章。人事行政部可在相关资质证件办理完毕后直接刻制，但须在公司办理备案手续，其中：(一)法定代表人印章（即人名章）须在法定代表人任命文件下发、企业登记或变更登记核准后，由人事行政部办理相关制发手续；所有与该印章相关的文件（包括但不限于审批、授权、备案等文件）须由人事行政部妥善保管。(二)人事行政部须在有法定资质的营业单位刻制该类印章，并按规定向公安部门办理备案手续；印章刻制的备案文件及印鉴卡须根据本制度第三条的规定由主管部门妥善保管。二、公司内部管理所需的印章刻制：(一)公司印章实行内部备案制，且必须经CEO审批通过后方可刻制；(二)公司印章必须由人事行政部统一安排刻制，其他中心/部门无此权限；对于非人事行政中心安排刻制的印章，均属于私刻印章，不具备任何法律效力，一经查出，当即作废，同时，人事行政部有权根据实际情况，对责任人进行处罚；对于情节严重的，按严重违纪处理，公司有权与责任人解除劳动关系，且不承担任何经济补偿；对于因私刻公司印章给公司带来的直接或间接经济损失，公司有权采取法律途径向责任人进行追偿。(三)需求部门须填写《印章刻制申请表》，说明印章的种类、名称、形式、申请原因、使用范围、管理权限等内容，经部门及中心负责人、人事行政部负责人及CEO审批通过后，方可由人事行政部安排印章刻制；(四)印章刻制完成后，人事行政部与需求部门须按本制度规定办理印章备案及交接手续；3/10(五)人事行政中心在完成印章交接手续后两个工作日内发布《印章启用通知》。三、印章的规格、尺寸，按《国务院关于国家行政机关和企业事业单位印章的规定》执行，其中公司内设机构圆形公章的直径不得大于4.5厘米。第三章印章及资质证件的保管第七条印章、资质证件及UKEY的保管部门按本制度第三条所示内容执行。保管部门须指定专人负责印章的使用及日常管理。对于印章及资质证件的指定保管人须经CEO授权方可生效，其中授权文件中应包括长期保管人和临时保管人信息。人事行政中心须妥善保管授权文件。第八条印章及资质证件应存放在有一定安全措施的保险柜或铁皮柜内，不得随意放置。对于不按规定保管印章及资质证件并造成损失的,保管者负全部责任。第九条长期保管人员因请假、出差等情况不在司的，应由授权文件中的临时保管人负责印章、资质证件及UKEY的使用及管理，不得出现无人管理监督、任人使用的现象。第十条印章、资质证件及UKEY保管人员发生异动时（包括但不限于岗位调整、离职、医疗期或工伤期间），保管部门负责人须重新指定保管人并经CEO审批授权后，办理交接手续。人事行政部须对授权文件及交接手续妥善保管。第十一条指定保管人如未尽到保管义务的，公司有权随时更换保管人；对于因保管不当而给公司带来直接或间接经济损失的，公司有权根据实际情况，对保管人进行相应处罚；对于情节严重的，可按严重违纪处理，公司有权解除与保管人的劳动关系，并不承担任何经济补偿。第十二条公司对于指定保管人每月发放300元特殊岗位补助金。当指定保管人离岗(包括但不限于出差、请假)超过五个工作日及以上而无法正常履行保管责任时，4/10则由临时保管人负责相应职责，该期间临时保管人享受该特殊岗位补助金，同时停发指定保定人的特殊岗位补助金。特殊岗位补助金最小计算单位为月，即凡是参与保管的，不管实际保管天数是否足月，均按每月300元发放。第四章印章及资质证件的使用第十三条使用原则一、印章及资质证件实行申请登记制；UKEY根据业务类型，实行专人专管；二、印章及资质证件的使用申请全部采用钉钉（APP）进行线上审批；对于特殊情况的，可采取纸质审批。三、严格按审定的使用范围及管理权限使用，确保印章及资质证件的权威性与严肃性。四、遵守审批、管理程序，无手续或手续不全不得使用。五、人事行政部可随时抽查印章及资质证件的保管及使用情况。第十四条印章及资质证件的最终审批人权限设定范围序号分类印章及资质证件名称授权内容最终审批人1资质证件类公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证及特殊资质类1、经中心负责人审批的一般业务类账号的注册手续，包括但不限于网址域名注册、一般业务备案、微信平台开通、平台账号申请等；2、办理公司资质登记、变更或撤销的；3、办理人事类及财务类日常工作的；4、其他由CEO授权的内容（须有授权文件支持）综合管理中心副总监2除上述授权内容以外的其他情况CEO3印章类财务章、发票专用章、人名章1、办理财务类日常工作的；2、由CEO授权的其他内容的（须有授权文件支持）。财务管理部负责人4与公司经营管理有重大关系的事件CEO5公章1、经CEO审批通过的劳动合同及其他相关用工协议签订的；2、办理公司资质登记、变更或撤销的；综合管理中心副总监5/103、办理人事类及财务类日常工作的；4、其他由CEO授权的内容（须有授权文件支持）。6除上述情况以外的其他情况CEO7合同章经CEO审批通过的合同综合管理中心副总监8除上述情况以外的其他情况CEO9人事专用章仅用于员工证明出具、人事行政部发文通知等与人事工作相关内容人事行政部负责人10其他行政管理用章公司管理制度规定范围内的事项综合管理中心副总监11除上述以外的其他情况CEO12中心/部门用章必须为符合中心/部门用章范围内的事项中心总监第十五条使用程序印章及资质证件的使用应当履行下列审批程序：一、申请人填写《用印或资质证件使用申请表》，其中用印或用证事由、印章或资质证件名称、是否原件、是否外带为必填项。二、在审批授权的范围内，由申请人所在部门负责人、中心负责人、综合管理中心副总监及CEO（必要时）进行逐级审批。三、审批通过后，申请人至保管人员处办理相关手续。四、保管人员仅能依据《用印或用资质证件申请表》填报的申请事项及用印或用证范围加盖印章或提供资质证件；严禁出现超申请范围的用印或用证行为，一经发现，即属于严重违纪行为，公司有权根据实际情况，对相关责任人予以处罚；对于情节严重的，公司有权解除与相关责任人的劳动关系，并不承担任何经济补偿；对于因超申请范围用印或用证行为给公司造成直接或间接经济损失的，公司有权通过法律途径向相关责任人进行追偿。五、使用资质证件复印件时，人事行政部须加盖“复印件使用说明”印章，并注明使用范围；如需在复印件上加盖公章的，则用证申请人须在填写《用印或资质证件使用申请表》上注明“需在复印件上加单公章”，否则保管人员可不6/10予以盖章。六、使用资质证件或加盖印章时，如需出示相关联审批文件的，用印或用证申请人须在申请用印或用证时提供给审批人；对于未提供相关联审批文件的，综合管理中心副总监及CEO有权不予以审批。七、CEO及其合法授权人按程序签发的文稿及法定代表人已经签字的文件，可由印章及资质保管部门负责人审核后直接用印或用证（包括复印件）。八、申请人在办理用印或用证手续时，须进行《用印或用证登记》（纸质）；原则上，公司不允许印章外带，但确因工作需要，需外带印章或资质的，须在登记表上注明预计归还时间、使用原因等，并在归还印章或资质时，填写实际归还时间。九、其他行政管理用章、中心/部门用章及资质证件的使用，由所在中心/部门比照本条规的程序、由中心负责人批准后使用。第十六条印章及资质证件使用要求一、所有资质证件必须分为电子版（资质证件扫描件）与纸质版原件两种形式存档，其中资质证件类电子版文件必须包括资质证件原件扫描件、复印件扫描件及加盖公章的复印件扫描件。扫描件的格式必须为JPG格式。二、所有的印章、资质证件及UKEY必须建立完全信息的台账，并由保管人员负责台账内容的更新。三、所有盖印必须清晰、端正、规范。四、所有印章及资质证件的使用情况必须有完整的记录，并将加盖印章的文书存档。人事行政部及综合管理中心副总监可随时抽查文书登记及存档情况。五、印章及资质证件管理部门要按规定的职权范围正确使用公章及资质证件，不7/10得超越本机构工作职权和业务范围使用，严禁在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸上用印。六、印章及资质证件保管人员必须严格按规定或业务操作程序办事，用印、证前必须检查是否符合要求和范围，是否经有权审批人签字批准。凡不符合规定或违反业务操作程序的，保管人员有权拒绝申请人使用。七、临时保管人员要在事后将临时保管期间的用印及用证依据和用印及用证申请单原件交原保管人员审查、登记、存档。第五章印章的改制、更换、废止及资质证件变更管理第十七条印章及资质证件遗失、被盗，保管人员应迅速向保管部门负责人提交说明原因的报告书，并依法公告作废、按本办法的规定重新制发与原印章具有显著区别的新印章，及向资质证件管理机关申请办理新的资质证件。第十八条因机构撤并、更名或业务变动等原因，印章、资质证件不能继续使用的，所在部门或保管部门应填写《印章启用作废审批表》，并将印章送交综合管理中心登记销毁，该审批表必须经CEO审批。对于特殊需要留存的，经综合管理中心登记后由人事行政部统一封存，封存现场不得少于两名（含）工作人员，并进行书面签字确认。需要制发新印章的，按本办法的规定办理。第十九条对于新办资质证件或印章的，人事行政部须填写《印章及资质交接清单》，并与本制度所规定的印章及资质证件的保管部门负责人办理相关的交接手续。第二十条印章毁损或无法正常使用情况下，按本办法的规定制发与原印章相同的新印章，并由所在部门将原印章交综合管理中心登记、销毁。8/10第六章责任与义务第二十一条各印章及资质证件保管人应严格加强印章及资质证件的管理；印章及资质证件使用人应当在使用期间进行妥善保管。对违反规定、擅自使用印章、资质证件，或失职造成印章、资质证件被窃、丢失的保管人员，一经