汇博通档案管理系统软件使用说明书

软件就是思想1汇博通档案管理系统软件使用说明书概述将处理完毕且有保存价值的信息（文件），分门别类进行整理，即成为档案。要进行档案管理，首先要定义一个特殊的大类，我们可以把它称为档案室、档案中心或档案管理等。绍林科技及其属下机构从事档案管理软件的开发已近20年，，其文档管理软件产品一直是市场上的主流产品，绍林科技积累了相当丰富的档案管理软件开发经验，汇博通全面继承了这些经验，所以，具有很强、且非常专业化的档案管理功能。汇博通所提供的档案管理功能，不但适用于传统的以案卷为中心的档案管理方式，更适用于新的以电子文档管理为核心的档案管理方式，管理不但专业，也非常灵活、简单、方便。汇博通可满足中小机构综合档案室的一般档案管理需要，也可满足大型机构的集中式或分布式的档案管理需求，如某国有金融机构采用汇博通建立了覆盖十三个库房的大型分布式档案管理系统，某超大型中外合资企业采用汇博通建立了覆盖全国所有分支机构的集中式档案中心，等等。档案管理架构的建立要进行档案管理，第一件事就是建立本单位的档案管理架构，再依此架构来对本单位的档案进行统一管理。档案管理的原则与基本要求，有一系列的国家标准和行业标准，我们在建立本单位的档案管理架构时，一般都要遵循这些标准。由于每个单位都有自己独特的地位与业务，所以，每个单位的档案管理架构都会有所不同，也就是说，档案管理架构的建立，要在遵循标准的前提下，体现本单位的特点。汇博通提供了机关单位和企业两种不同性质的档案架构的分类模板，具有一定的通用性，用户在建立自己的档案管理架构时，可以这两种模板为基础，并加以完善，以满足自己的独特需求。档案架构也是采用类型定义的方式来实现的。软件就是思想2机关单位的档案架构机关单位档案架构是根据机关单位档案管理的特点而定义的档案管理模型，汇博通提供了一个初始的机关档案管理架构，可供用户建立自己的档案管理架构时参考。内容如下：文书档案按年度-机构-保管期限的分类方案来管理文书档案。会计档案会计档案分为会计凭证、账簿、报表、其他等类型。基建档案基建档案分为办公房屋、职工宿舍、专用基建项目等。设备档案分为车辆、办公设备、专用设备等。软件就是思想3技术档案可按技术种类或年度-保管期限的分类方案管理。声像档案可按年度-介质分类-保管期限的分类方案管理。干部档案国家标准的干部档案，将每一个人的档案材料分为十大类，并且，其排列亦有一定的规定。干部档案和其他档案相比，还有一个特点，就是每一个人的档案都随时可能添加新的内容，即其内容无法完全固定。根据以上特点，在汇博通中，干部档案的类型对象，可以不作为一个档案对象来处理，将其作为一个基本对象，上层分类可根据机构的需要来进行，但姓名以下的分类，则必须严格按标准规定的十大类来划分，并且，十大类的序号标示全部采用中文数字，即：当然，也可以从姓名开始定义为档案文件夹，除第九大类外，其他类型均定义为案卷（档案最底层分类），第九大类仍然定义为文件夹，其下面的4个分类则定义为案卷，但此时要注意的是，每一个案卷对象都要定义一个唯一的档号。专业档案如检察院的诉讼档案、政府机关与科研机构的人物档案等，用户可根据自己的需要进行分类管理。软件就是思想4企业的档案架构按国家标准，企业档案分为十大类。党群工作包括党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。行政管理包括行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。经营管理请根据单位的特点进行分类管理。生产技术管理请根据单位的特点进行分类管理。产品请根据单位的特点进行分类管理。科学技术研究请根据单位的特点进行分类管理。基本建设请根据单位的特点进行分类管理。设备仪器请根据单位的特点进行分类管理。会计档案按会计凭证、账簿、报表及其他进行分类管理。干部职工档案按干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案进行分类管理。专业档案架构专业档案是机构表述本单位特点的一组档案，如检察院的诉讼档案、公路部门的路产路权档案等。下面是诉讼档案的分类架构示例：软件就是思想5所有诉讼档案都可按年度-保管期限进行分类管理。一种特殊的管理对象–最底层档案类目（或案卷）在传统的档案管理中，案卷是一个非常重要的概念，是档案的最基本单位。2000年12月6日，国家档案局发布了新的《归档文件整理规则》，对于文书档案，取消了案卷这一概念，其中，最显著的变化，是将以卷为单位的档案管理方式，转变为主要以件为单位管理。无论你采用什么方式进行档案管理，都要对档案进行分类和编号。汇博通的档案分类，可分为大类、类、文件夹和子夹，子夹是归档文件的最低一级类目。汇博通对档案的最低一级类目进行了特殊处理，使其既符合传统的以案卷为基础的档案管理方式（子夹即案卷），也符合新的归档文件整理规则（子夹即最低一级档案类目）。档案定义对档案进行整理、分类，并确定最低一级类目（子夹、案卷）的编号，实际上，是档案分类的一个完整编号。档案定义的原则根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。档案定义的方法分类可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的基本稳定。类目编号完整的类目编号一般应包括全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构（问题）等。编号可以是文字、字母、数字或其组合。最低层类目，即档案定义时输入的档案类目(或档号)，应输入类目编号的完整长度，并且，在同一个汇博通数据库中，必须是唯一编号。档案定义菜单在档案文件夹条目点击鼠标右键：软件就是思想6档案定义窗口档案定义实际上是类型定义的一种特例。汇博通对档案档号（类目）的编制未作任何硬性的规定，用户可根据自己的情况做相应的处理，但遵循以下规则将是有帮助的，即：类目的每一部分的长度应保持一致，位数不够时，可用零（或空格）补齐。如：A01.032-003这是由计算机排序的规则所决定的，因为计算机排序时，它将类目的每一位对齐，并由小到大排列，例如：A01.12-001A01.12-002A01.12-003A01.12-008A1.12-239A1.12-78A1.12-8A1.12-9由以上可看出，若每一部分的位数（长度）不保持一致,将不能按实际的大小排列，A1.12-239竟排到A1.12-78的前面去了，这显然不符合我们的要求（若不用0补齐，亦可采用空格）。档案定义菜单软件就是思想7根据有关档案管理的规定，在同一档案全宗内，档号必须唯一，所以，当你输入的档号与已存在的档号重复时，系统将提示：此时，点击“确认”按钮将采用重复的档号，若点击“取消”，则返回重新输入新的档号。确定档号后，系统显示标准的属性页面：请按需要输入案卷或类目的相关属性。归档文件录入对于未预先录入汇博通的待归档文件，需要补充录入。归档文件的录入方法，有多种方式，如采用新建文件菜单、引入新文件等，这里介绍的，是一种表格式的快速录入方法，右键菜单项的名称为归档文件录入。软件就是思想8点击归档文件录入菜单项，即进入归档文件录入窗口：归档文件录入功能的基本内容是：1、每页录入10份文件，新增时可自动翻页。2、新增时，可选择自动继承上一条记录的内容，以减少录入工作量。3、可对目录内容进行任何所需要的修改。4、页号将自动计算，不必输入。5、录入的文件，并未马上加入数据库中，只有在正式点击提交按钮后，才将录入或修改的归档文件录入菜单项软件就是思想9内容存入数据库中。6、归档文件录入功能，可作为归档文件的快速录入与修改工具使用。类目（档号）修改进入类目修改用鼠标右键点击要修改类目（档号）的档案节点，弹出的右键菜单将包含类目（或档号）修改项目，点击该菜单项目，即进入类目（或档号）修改窗口。类目（档号）修改输入输入新类目（档号），按提交按钮，修改即告完成。当修改后的档号在数据库中已存在时，系统会提示：档号修改的右键菜单在这里输入修改后的最底层类目编号（档号）。软件就是思想10按取消按钮可重新输入新的档号（类目），按确定则采用指定的档号（类目）。档案注册与取消注册档案注册档案注册的作用是固定该类目，注册后，只有对该档案具有业务管理权限的用户对它进行取消注册之后才能进行修改。选择注册菜单项时，系统弹出下图所示的提示：单击执行注册按钮，即完成对该档案的注册。档案注册时，系统将自动把当前档案类目下的所有文件的保管期限改为与当前类目一致，并且，系统将自动统计该类目(或案卷)下的文件数量，起止文件日期等，并自动根据最低按下该菜单项即进行档案注册软件就是思想11层档案分类编号（档号）和层内顺序（件号）编制归档号。取消注册档案注册后，可由具有操作权限的用户进行取消注册。对于取消注册的档案类目，可重新进行调整和修改。注：1、档案注册时，将自动把案卷的份数设定为1，如果该案卷不止一份，档案管理员可在案卷属性页面的份数子页面添加份数，取消注册时将自动清除份数。2、注册前，卷内文件是按卷内顺序倒排的，注册完整后，已注册的案卷，显示时，卷内文件将按卷内顺序顺排。3、档案注册与取消注册在有复选框的条目显示区，可进行多选操作，并且，在选中的案卷中，已注册与未注册的案卷混合存在时，将以选中列表中的第一份案卷的状态（指注册、未注册）为准弹出菜单，执行相应功能时，已是相同状态的案卷不再执行重复操作。档案注销对于已注册的档案，还可办理档案注销手续。档案注销可多选操作，并且，注销后的案卷可通过重新执行档案注册来取消注销。档案注销手续，是对超过保管期限，已失去保存价值的档案而言的，是实体档案销毁前的电子档案数据的处理方式。有关档案注销及销毁的具体操作，请看过期档案处理（档案注销与销毁）一节。档案的编辑规则可由具有操作权限的用户对档案进行复制、剪切、删除等操作，操作方法与对类型的编辑方法基本相同，但也有一些例外，如：档案最底层类目（案卷）只能在档案文件夹之间移动；只有案卷才能接收文件，并且，已经注册的案卷内文件不容许移动等。按文件夹重编归档号在档案文件夹上，单击右键，既显示：已进行档案注册的类目，其右键快捷菜单将有取消注册和档案注销的菜单项。软件就是思想12选择“按文件夹重编归档号”菜单项，即显示：确定归档号前缀及件号位数，并进行相关设定，按提交按钮，即可按要求重新编制归档号。归档号前缀：归档号或称归档编号，他由档案分类编号和文件流水号组成，系统缺省的归档号前缀是档案文件夹名，但操作者可根据需要任意修改，它一般应包括档案种类、年度、机构编码、保管期限等内容。件号位数：选择该菜单项即按档案文件夹重编归档号软件就是思想13指定件号的位数。件号缺省为4位数，最多容许6位数，当操作者设定的数等于小于0或大于6时，系统会自动设为4，编制的件号少于设定位数时，将自动用0补齐。归档号前缀为档号：即用档号作为归档号的前缀，件号仍按其他设定项编制。按档案文件夹连续编制件号：档案文件夹内文件按一个顺序编制件号，即按整个文件夹编制的文件流水号，其排列方法是：归档号前缀+流水号，但件号的排序方法仍然遵循档号+件号的顺序。按档号（档案最底层类目）独立编件号：即每一份案卷都独立编制件号，实际上，就是卷内顺序号。件号用–连接：即归档号前缀与件号之间，用–连接。如WS199801.2-0028.件号用()连接：即件号用圆括号括住。如WS199801.2(0028).件号用空格连接：即件号前面插入一个空格。如WS199801.20028.件号无连接符：即件号前面不添加任何连接符号。如WS199801.20028.注：必须在文件夹内的所有档案整理完毕并注册后，才可根据需要按文件夹重编归档号，因为，只有注册后才能获得全面正确的档案信息。实际上，在档案注册时，系统也按档案的最低层分类（档号）和层内顺序编制了一个归档号，“按文件夹重编归档号”提供的是另一种更为灵活的归档号编制方法，用户可根据需要选择。必须具备业务管理权限才能操作该功能。文件归档的基本方法归档文件的收集汇博通提供了多种归档文件的收集方法，分别说明如下。将要归档的文件发送到档案收集箱档案收集箱是一个特殊的类，专门