行政人事部管理制度

无锡市顺牌贸易有限公司制度汇编（第一版）编制日期：二〇一二年一月前言为了加强公司制度化建设，落实执行制度化建设战略方针，使企业内部管理规范化、制度化、科学化，在各项工作中，有章可循，在广泛调查研究和民主征求意见的基础上，经公司管理层反复讨论，对现行的各项规章制度重新修订整理，补充了一些新的规章制度，经汇集整理成册，形成本《制度汇编》，作为公司各项工作的标准和考核依据。希望公司全体同仁认真学习并遵照执行。以前所颁发的各项制度与本《制度汇编》不一致者，以此为准。在执行过程中，发现有不合适的地方，请通过正常渠道反映到公司来，公司将认真听取意见，并讨论修改，使之不断完善，以促进公司管理水平再上台阶。本《制度汇编》从2012年3月1日起正式执行。无锡市顺牌贸易有限公司二〇一二年一月目录第一篇行政管理1.1制度管理办法1.2文件档案管理制度1.3档案管理办法1.4车辆制度1.4.1车辆管理制度1.4.2公司司机人员文明礼仪规定1.4.3司机礼仪注意事项1.5印鉴管理1.5.1公章管理制度1.5.2其他印章管理制度1.6资产管理1.6.1固定资产（低值易耗品）管理制度1.7会务管理1.7.1会议管理制度1.7.2会议室管理制度1.7.3接待管理制度1.8日常管理制度1.8.1关于日常行为规范的相关规定1.8.2关于节约用纸的通知1.8.3关于节约用电的通知1.8.4关于在非吸烟区内禁止吸烟的通知1.8.5关于申领公司外赠品的通知1.8.6关于规范公司内部信息传递渠道的通知第二篇人事管理2.1员工职业道德与行为准则2.2员工礼仪规范2.3人事管理制度2.4培训管理制度（试行）2.5培训学分制管理规定（试行）2.6绩效管理制度2.7薪酬管理制度2.8异动管理制度2.9福利管理制度3.0组织管理制度3.1人事档案管理制度第一篇行政管理1.1制度管理办法1.目的为加强公司规章制度的管理工作，建立和完善公司规章制度体系，规范公司规章制度制定程序，推动规章制度的实施管理。3.执行规章制度遵循的原则3.1健全性原则：执行规章制度涵盖公司经营管理的各个环节，适用于公司每一位员工，每一位员工都要严格执行公司的各项规章制度。3.2事实性原则。以事实为根据，以各项制度为标准。4.制度制定原则和内容4.1制订原则4.1.1完整规范原则：制度规定符合现代企业管理要求，责权利明确，工作流程清晰，接口一目了然。4.1.2可操作性原则：制度规定符合企业实际情况，便于操作，实施后确实能提高工作效率。制度不仅仅是对现存问题的规范和纠正，更应是对将来可能发生的问题的规避和预防。4.1.3协调一致原则：专业制度必须与基本制度相一致，子公司制度必须与总部制度相一致；制度与制度之间必须一致，不一致的，除非特别说明，以后颁布的为准，防止政出多门、自相矛盾。4.1.4注重时效原则：制度一经生效，必须在一定时期内保持相对稳定，不得随意修改。当企业内外部环境发生较大变化时，经原审批部门批准，其他相应制度必须随之变化，做出说明。4.2制度内容本办法所称规章制度是指公司依据国家（地方）有关法律、法规、有关规定、规程，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的文件。5.制度制定流程5.1起草公司各职能部门依据专业分工，承担有关制度的起草任务，并指定人员具体负责。制度的建立和修订可以由领导、职能部门根据企业发展需要提出。5.2征求意见制度起草完毕后，起草部门须向有关部门征求意见，相关部门须在规定时间（不得超过三天）内做出答复，起草部门结合相关部门意见对草案进行修改；无须征求意见的制度草案直接报交领导审核。5.3审核及批准起草部门将修改后的制度报送经部门主管领导审核后，经领导签字后将底稿与电子档一并交行政人事部，由行政人事部提交总经理审批发文并保存，发文审批表及底稿需一并保存。如有修改意见，须将草案返回起草部门进行修改，修改完毕后，重新报送部门领导、总经理审批签字。最终由行政人事部发文、归档。6.规章制度的培训和落实6.1制度起草部门负责确定制度培训需求，向行政人事部提出培训计划并承担培训任务，行政人事部负责培训的组织工作。培训工作在制度颁布后半个月内完成。培训要有时间、地点、培训人、参加培训人并做好记录，作为日后检查规章制度落实的依据。新员工制度培训在入职教育和试用期内进行，由行政人事部和试用部门负责，主要培训内容为公司制度和与岗位密切相关的制度。6.2由制度落实的责任部门从严、从细抓落实，并负责规章制度的指导、检查和监督。6.3对各项规章制度落实要严格考核。规章制度下发后，必须落实到工作中去。对于不能落实规章制度的人和事采取果断的措施，确保规章制度毫不含糊的落实。6.4公司发放的规章制度及文件，各部门要登记、保管、贯彻、落实，部门领导是第一责任人。6.5各部门要落实好自己的职责，工作流程，管理制度，并纳入考核内容。7.本办法自下发之日起执行。1.2文件档案管理制度一、文件、信函的收发、登记、签收规定1．部门文件由各部门负责人负责拟稿，属公司文件由行政人事部主导拟稿。文件形成后，由总经理审批签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项写清楚，并报告报送结果。2．文件及信函签字后，必须由行政人事专员及时将文件、信函登记在册，要注明日期、来源地址、文件信函类别、收件人姓名。收件人在公司应及时将文件信函交与并请收件在登记册上签名确认。收件人外出，文员应将文件信函登记后妥善保管，待收件人回公司后交与，请其签名确认，或与收件人取得联系，征询其意见后另作处理或保管。3.外来的文件由办行政人事专员负责签收。签收人应于接件当日即按文件收件人发送。4.凡来公司文件(除领导订的外)均由公司行政人事专员登记签收。在签收和拆封时，行政人事专员需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。5.文件的传阅与催办。（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政人事部，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。（4）行政人事专员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政人事部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。6.发文的规定（1）全公司上报下发正式文件的权力集中于公司。（2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿分别交办审核。公司同意发文，则方可发文。（3）凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。7.发文编号与修订（1）发文编号要注明编号、序号，即顺牌x字（部门简称）[xxxx]（年号）x号（顺序号），格式如下：顺牌x字[xxxx]xx号公司及各部门文字简称：总经理—总；行政人事部—人；督察部—察；财务部—财；营销部—销，其他文件—发。（2）通知、通报类的公司发文：不需编号；（3）修改需换版时，只对文件编号中的版本进行重新标示，其余的标示沿用。8.发文格式行政人事部接审核后的制度按照发文审批程序，按规定编号、发文。对于公司的正式发文一般用A4纸，文件格式如下：（1）眉首:a)第一行用72号、文鼎长宋字居中书写公司全称；b)第二行用3号仿宋字书写公司发文编号、批准；c)第三行用下划线标识。（2）正文a)文件标题用2号仿宋体加粗书写并居中；b)书写字体一般用3号仿宋体；c)每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。符号一般不单独占一行；d)页边距：上白边(天头)宽2.5±0．5cm下白边(地脚)宽2.5±0．5cm左白边(订口)宽2.8±0．5cm右白边(翻口)宽2.5±0．5cm（3）版记a)主题词：用3号黑体，居左顶格标示，后标全角冒号词目用3号宋体；词目之间空1字；b)主送：左侧顶格，用3号仿宋体字标识，不同部门之间空1字；如需上报总部，将报送与主送分行，左顶格标示；c)起草部门、时间两项平均分布一行；d）打印人、校对及引发分数三项平均分布于最后一行。主题词、主送（报送）部门、起草部门、打印人之间用分隔线隔开。（4）发文由起草部门明确发放范围，未经批准或未履行正常审批擅自进行发放的制度，视为无效。（5）公司发文要求充分利用办公自动化系统及企业邮箱，根据文件制度保密和重要性选择发布范围进行发布，经审核批准下发的文件制度除总经理特别签署要求下发书面文件外，一般采用办公自动化系统、企业邮箱发布，各部门自行打印保存。二、档案归卷制度1.各部门都要建立健全的归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专人负责保管。2.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。3.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专人归卷。4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。1.3档案管理办法一、总则1．为规范档案管理工作，特制定本办法。二、公司建档范围确立为：1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散和清算等方面的文件材料；2.财务、会计及其管理方面的文件材料；3.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；4.经营管理方面的文件材料；5.生产技术管理方面的文件材料；6.产品生产、能源消耗、安全生产方面的文件材料；7.仪器、设备方面的文件材料；8.基础建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；9.科研、技术引进、转让方面的材料；10.教育培训方面的文件材料；11.信息、情报方面的文件材料；12.其他具有利用和保存价值的文件材料。（例如合同、协议、委托书、项目方案、会议记录、通知等）；以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。公司档案还包括声像资料：1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；3.录音档案：唱片、录音带；4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。三、公司档案管理体制1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政人事部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政人事部可设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。四、档案管理工作(一).档案材料的收集：1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。(二).档案的归档、立卷与管理。1.区分全宗，确定立档单位。2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷