行政处罚档案管理办法

余姚市行政处罚档案管理办法余姚市档案局楼洁芳第一章总则•第一条为推进依法行政，提高行政机关实施行政处罚的质量和水平，规范行政执法行为，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规制定本办法。第一章总则•第二条行政处罚档案是指本市各级具有行政处罚权的行政机关,包括法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织或依法受委托实施行政处罚的组织，在实施行政处罚工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。第一章总则•第三条行政处罚档案是国家档案的重要组成部分，是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护行政处罚档案的义务。第一章总则•第四条各级具有行政处罚权的行政机关要高度重视行政处罚档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；市档案行政管理部门将依法加强行政处罚档案工作的监督和指导。第一章总则•第五条行政处罚档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有。确因工作需要，可以由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交行政处罚档案目录。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•第六条行政处罚档案管理部门应根据有关规定，建立健全行政处罚档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保行政处罚档案的齐全完整。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•第七条行政处罚档案归档范围：•（一）简易程序•1.行政处罚决定书；•2.当场处罚备案表；•3.缴纳罚款收据。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（二）一般程序•1.立（受）案文书；•2.案件移送文书；•3.现场检查（勘验）笔录；•4.调查（询问）笔录；•5.先行登记保存证据文书；•6.检验、监测、检疫、鉴定、专家评审文书；第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•7.案件处理内部审批文书；•8.行政处罚事先告知（含听证告知）文书；•9.陈述申辩材料•10.听证通知书、听证笔录、听证报告；•11.案件调查终结报告；•12.行政处罚决定书；第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•13.送达回证；•14.罚没款（物）审批表、清单、票据材料；•15.行政处罚强制执行申请文书；•16.结案报告；•17.重大案件集体讨论记录；•18.案件合议记录。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•第八条行政处罚档案整理方法：•（一）行政处罚档案设单独档案门类进行整理，行政处罚档案应在案件办结后一个月内按规范要求整理归档。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（二）行政处罚档案保管期限：责令停产停业、暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照、行政拘留、处罚金额5万元以上或对社会有较大影响的行政处罚档案保管期限为永久；警告、没收违法所得、没收非法财物或处罚金额5万元以下的行政处罚档案保管期限为长期。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（三）适用简易程序的行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等组成一个案卷。适用一般程序（听证程序）的行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（四）行政处罚档案采用年度—保管期限分类法，归档案卷在分类方案的最低一级类目内，按案件办结时间顺序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一号。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（五）行政处罚档案的档号按DA/T13-1994规定编制。由全宗号、目录号（或类别号）、案卷号组成。档号采用以下两种结构中的一种：•全宗号-目录号-案卷号•全宗号-类别号-案卷号第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。全宗号用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。•目录号：全宗内案卷所属目录的代码。以三位阿位伯数字标识。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•类别号：馆（室）藏档案类别的代码。是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位之间可用间隔符“·”分开。类别号一般不应超过三级。•案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。若设分卷的案卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（六）行政处罚档案卷内文件材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性的放在前面，印证性的材料放在后面。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•行政处罚案件档案卷内文件材料的一般排列顺序是：1、行政处罚决定；2、上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；3、案件受理、立案审批表；4、现场检查笔录；5、登记保存（封存）（扣押）决定书；6、调查笔录；7、案件讨论记录；8、通知存根；9、行政处罚告知书第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•10、送达回证；11、解除登记保存（封存）（扣押）决定书；12、案件移送书；13、案件办理报批书；14、听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；15、建议书；16、检验（检定）（鉴定）委托书；17、涉案物品清单；18、强制执行申请书；19、涉案物品处理记录、处理凭证；20、结案报告；21、其他应归档的文件材料。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（七）行政处罚档案卷内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。各分卷之间不连续编页号。页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（八）行政处罚档案应编制案卷封面、案卷目录、卷内文件目录、备考表。纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作。文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确，签属完备。载体和书写材料应符合耐久性要求。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•案卷封面填写主要包括以下内容：•全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。•档案类别：行政处罚案件档案。•案件名称：简要写明违法主体和违法行为。•处理结果：处罚决定中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。要求分项写明行政处罚的方式。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。•保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。•卷内文件数量：本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和页数。•归档号：行政处罚案件档案的归档顺序号。•案卷封面示例见附录A。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。•案卷目录示例见附录B。•卷内目录包括以下内容：•顺序号：卷内文件的排列序号。用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•文号：文件编号。文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。•责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文填写。责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。责任者用全称或规范化简称。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•题名：文件的标题一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。•日期：文件形成的日期，即文件的签发时间（落款时间）。用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。月、日不足两位时前面加“0”。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•页号：每份文件首尾页上标注的页号。“025-029”。•备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。•卷内备考表内容包括：•本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•立卷人：由责任立卷者签署。•检查人：由案卷质量审核者签署。•立卷时间：完成案卷立卷的日期。•案卷的排列，按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。•卷内目录示例见附录C。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（九）行政处罚案卷格式按GB/T9705-1988规定。案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。•封面用材按照DA/T24-2000执行。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•硬封面尺寸规格采用300mm×220mm（长×宽）。封底尺寸同封面尺寸。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。封面和封底翻口处要另有25mm的折叠保护纸舌，案卷脊背左右两侧各留20mm宽的装订纸舌。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•软封面的规格为封底封面尺寸相同。封面内页可打印或印制案卷卷内目录，封底内页可印制案卷备考表。•案卷装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。第二章行政处罚档案的积累、整理与归档•（十）行政处罚档案应使用余姚市档案行政管理部门认可的档案管理系统，将行政处罚档案案卷目录、卷内目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。•（十一）与行政处罚案件档案相对应的归档电子文件整理按GB/T18894-2002规定执行。第三章行政处罚档案的保管和统计•第九条行政处罚档案管理部门应建立行政处罚档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度，确保行政处罚档案规范化管理。•第十条行政处罚档案管理部门要配备必要的保管设备和防护设施，保证行政处罚档案的安全。第三章行政处罚档案的保管和统计•第十一条行政处罚档案管理部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。•第十二条行政处罚档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。第三章行政处罚档案的保管和统计•第十三条行政处罚档案管理部门应对行政处罚档案的收集、管理、利用、鉴定销毁等情况进行准确统计，填写档案工作基本情况统计报表，定期报送本机关档案管理部门。第四章行政处罚档案的利用•第十四条行政处罚档案管理部门应对行政处罚档案的利用权限作出明确规定，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记，掌握档案的利用情况。第四章行政处罚档案的利用•第十五条司法部门因依法执行公务查阅行政处罚档案，各单位应按规定提供相关档案。各单位保存的行政处罚档案一般不得借出利用。第四章行政处罚档案的利用•第十六条行政处罚档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。第五章行政处罚档案的鉴定销毁•第十七条行政处罚档案保管期满后，应由业务部门提出初步存毁意见，会同本机关档案部门共同鉴定。•第十八条经鉴定对确无保存价值的行政处罚档案应进行登记造册，存放两年后，经本单位负责人同意，并在档案销毁清册上签署意见后销毁。第五章行政处罚档案的鉴定销毁•第十九条销毁行政处罚档案应当在指定的销毁场所，至少指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入本单位档案永久保管。第六章行政处罚档案的移交•第二十条属于进馆范围的行政处罚档案（包括电子文件），应定期移交至本机关综合档案室，由机关档案管理部门定期向市综合档案馆移交。•第二十一条向机关综合档案室移交档案时，应一并移交纸质案卷目录（一式两份）及其电子目录，有电子文件或数字化成果的应同时移交。第七章附则•第二十二条本办法由余姚市档案局负责解释。•第二十三条本办法自发布之日起施行。