适用于各种企业的行政管理制度

四川（）教育发展有限公司东福办公区管理办法一、公司电话管理1、电话分布：公司前台总机接入号码有三部，分别是：分机号使用部门及员工分机号使用部门及员工分机号使用部门及员工总裁公司总经理人力资源部英语教学中心英语教学中心营销部中心集团开发中心财务部加盟部集团人事中心集团行政中心行政部前台VIVI加盟部专用直拨电话：人力资源部专用直拨电话：2、电话功能：公司内部分机与分机（分机号见机身标注）通话无费用，拨打方式为：拿起听筒直拨分机号码。一般各分机只开通市话，如需开通国内长话，请通知行政前台办理，通话完毕，请通知行政前台恢复市话设置。分机号码查询操作方式为：拿起听筒直拨—拨160—听语音拨报。电话交换机故障维修电话为：时间查询：拿起听筒直拨—拨165—听语音拨报。录制铃音：拿起听筒—*107*#—录制内容—挂机听铃音：拿起听筒—*107#3、电话接听要求：请在电话铃第二声铃响之后、第三声铃响之前拿起听筒，并按规定用语接听来电,如有必要请登记或转告。电话接听规范用语：morning，您好！Afternoon，您好**！Evening，您好**！如遇节日请在通话结束之后做相应问候，如：“祝您春节快乐！”工作时间，接打私人电话或发短信不得超过3分钟并尽量不要影响其他同事办公，违者将按10元/次开具《处罚单》。通话需简明扼要，不得电话聊天。二、个人工作QQ及工作QQ群管理1、为保证信息有效沟通、节约时间，“个人工作QQ”统一联系要求如下：校区可随时联系公司各部门，紧急事项可直接电话联系；校区之间联系及公司各部门联系各校区的时间如下:周一\二\五:上午11:00-11:30下午:16:00-16:30周六\周日:上午10：30-11：11：00下午:17:30-18:00在以上规定联系时间内，被联系单位人员可自行安排工作，如因外出而未能联系，其它人员需及时告知被联系人员并及时回复联系人员。个人工作QQ内请勿加私人QQ，否则按10元/个进行处罚；上班时间请勿登录私人QQ，否则按50元/个进行处罚。2、为方便各部门工作方面的交流与沟通，公司行政部特建立了“工作QQ群”，为了更好地管理本群，公司行政部特作如下要求：任何同仁在进入本群后，必须使用真实资料填写群名片。禁止在工作时间内利用本群聊天（工作交流除外）。禁止在群内互相恶意漫骂，进行人身攻击。禁止在群内散播有损形象的谣言。禁止在群内发布工作不相关的广告和链接。禁止恶意刷屏。上班期间，不得无故将自己QQ状态设置为隐身或离开。3、处罚措施：违反1-7条中任何一条，公司行政部将按照违纪处理，视情况处以5-10元/人次的罚款。三、公司上网网络与电话网络管理1、公司上网网络与电话网络开关置放于公司前台的白色双开门小柜子里，公司前台每天早上上班前负责打开上网网络与电话网络电源，请最晚离开公司的同事负责关掉电源总开关。2、网络故障报修电话为：网通10060/66305611（技术员）/66792380（办公室）3、网通上网账号：四、出差及外出管理制度（一）、因公外出1、公司员工因工作需要外出不得超过一天，公司员工须经部门负责人批准、校区员工须经校长批准，并在前台《外出登记表》上登记，返回时填写实际返回时间，否则视为旷工；2、公司总经理因公外出必须在前台《外出登记表》上登记并通知到在公司的部门负责人;校长因公外出必须在前台《外出登记表》上登记并通知到在校区的各部门负责人，否则视为旷工。3、外出地点为单位所在地考勤流程：外出员工前台登记后→所在单位行政人员通过QQ向目的地单位行政发出外出员工姓名、外出时间→目的地单位行政人员通过QQ向该员工所属单位行政人员确认该员工到达时间及离开时间→外出人员返回所属单位时，须在前台填写实际返回时间；4、外出地点为非单位所在地考勤流程：外出员工到前台登记外出→返回时在前台填写实际返回时间。5、外出员工离开临时工作地点后，未回公司（校区）的，如早于本部下班时间视为早退，按考勤制度处理。6、因公外出，一般乘坐公交车，凭票报销车费。因工作需要乘坐出租车的，公司员工须经总经理批准、校区员工须经校长批准，方可报销。（二）、出差员工因工作需要可以申请出差。出差员工到达校区至离开期间，按目的地单位作息时间执行考勤。出差期间应该严格执行《出差申请表》上的工作项、日程、线路安排，因特殊原因需要调整的，报部门负责人批准后方有效。1、出差申请流程出差申请人填报《出差申请表》与《出差工作计划表》→报部门负责人或校长审批后→报总经理（总裁）批准→公司行政部分发公司财务部、目的地单位负责人及行政、所属单位负责人及行政、出差人→出差前，出差人员凭出差申请批复向单位财务借支差旅费用→返回后一个工作日内，上传《出差工作报告表》→返回后三个工作日内，按规定办理费用报销手续并结清借款。（A、公司及公司各部门统一发文的出差安排不需要填写出差申请表。B、为减少出差频率，增加驻校时间，要求每次常规出差时间不低于2天、1个晚上/校。）2、出差考勤1)出差单位所在地：出差人员按目的地单位作息时间及考勤方式执行考勤，出差人离开后一个工作日内，由目的地单位行政如实在《出差申请表》上填写“报到时间”及“离开时间”并签名→报公司行政部考勤负责人审核→公司行政部考勤负责人汇总考勤后传分公司财务部、出差人所在单位行政部和财务部。2)出差非单位所在地：出差人员使用出差地固定电话向所属单位考勤负责人报到，每天两次，分别为所属单位上午上班时间前及下午上班时间前，电话报到视同签到。3、差旅费报销流程出差员工于出差结束后三个工作日内填写《差旅费用报销单》→部门负责人审阅并在《差旅费用报销单》“部门主管”处签字→单位财务核实报销金额并签字确认→单位负责人签字确认→单位财务办理费用报销手续。每月底，如员工未报销当月出差费用，财务部先行在工资里将借款予以扣除，报销时将钱款支付给本人。4、线路及交通工具标准（一般人员在省内火车优先，订票费自理。）1)白天乘车或虽夜间乘车但不超过六小时的一律乘坐非空调火车硬座、轮船普通仓或长途汽车；夜间（晚9时至早7点）乘车（船）连续六小时以上者，准乘坐火车硬席卧铺、轮船三等仓、长途卧铺汽车。如遇特殊情况需要提高乘坐工具标准的，须经分公司总经理批准，需要乘坐飞机的，必须经总裁批准。2)不论选择何种交通工具，均应选择最近直达车（班）次，非经批准，出差人员不等擅自变更乘坐的交通工具乘坐等级，不得私自改变出差地点或绕道旅行，不得延期返回。否则超出部分不予报销。3)去市内办事，一般情况乘坐公共汽车，凭票报销车费。因工作需要乘坐出租车的，要先经分公司总经理批准，方可报销。5、出差补贴标准：五、公司门钥匙管理1、独立办公室办公部门均配有一把办公室门钥匙及一把公司玻璃大门钥匙交所属部门负责人使用；大厅办公的部门配有一把公司玻璃大门钥匙交所属部门负责人使用，请各部门作好内部协调；如周三、四加班需用钥匙的同事请与所在部门负责人协调使用钥匙。2、行政部备有所有门钥匙计两套，第一套由公司前台负责保管，第二套钥匙于周五至次周二交清洁工使用。3、前台的正门钥匙会于每天下午下班之前交由第二天的小故事分享者，由小故事分享者第二天早晨提前20分钟至公司开门，迟到按照考勤制度处理。请小故事分享者在中午下班前将公司正门钥匙交还前台行政处。六、打印机管理1、公司共配备2台打印机，一台置放于公司前台，另一台置放于公司财务部；2、需打印文件的部门可将资料传前台，由前台负责打印，如前台打印机故障可暂时传财务部打印；前台的QQ为603415995。邮箱号为[e-mail]3、打印前必须由所属部门负责人在《打印、复印登记表》签字同意方可打印；七、复印机管理1、公司共配备一台复印机，置放于公司前台，复印机开机后需预热半小时方可使用；2、复印机使用时间：下午13：30——17:30,3、复印前必须由所属部门负责人在《打印、复印登记表》签字同意方可复印；八、空调管理1、开关时间：室内温度达到28度以上，上午11：00——下午17:30。2、空调温度控制标准：26°C九、微波炉管理员工级别目的地类型省会城市二级城市及以下总监及以上级别40元/天30元/天部长、主管级30元/天20元/天主管以下级20元/天15元/天备注：1、因参加会议和培训的出差无出差补贴。2、员工到单位所在地出差，由目的地单位安排入住宿舍。如无法安排入住宿舍或出差非单位所在地，按最高50元/人（80元/2人)入住酒店，并凭票报销。公司配备1台微波炉置放于饮水机旁，主要用于员工热饭。十、关于公司清洁工作与内务工作的安排公司办公区清洁与内务工作由当日在公司人员共同完成，现安排如下：清洁时间：每周两次，分别为周二、周六下午下班后半小时。清洁安排：组别清洁区域清洁人数+清洁方式清洁标准A组内（总裁办公室）到外(总经理办公室)1人负责+清扫地板；2人轮流+用湿拖把清洁地板；2人轮流+用干拖把清洁地板；3人分工+清洁办公桌及隔断；清洁工作标准：A、地板无灰尘、无污渍。B、玻璃办公室隔断无灰尘。内务清洁标准：A、办公桌面只能置放与办公有关的物品与资料，并整齐置放；B、文件架置放于桌面的右边；人离开座位，椅子即归位；C、1个办公桌上最多允许置放1部电话、1个水杯、1到2个文件架、1个饰品；D、办公隔断板上张贴的物品不得影响美观；E、办公桌及桌上物品人手能触摸得到的位置，保证无纸屑与灰尘；桌面上不使用的办公用品及时清理，如笔筒内装笔不超过10支。B组内（总经理办公室）到外（前台门外）1人负责+清扫地板；2人轮流+用湿拖把清洁地板；2人轮流+用干拖把清洁地板；3人分工+清洁办公桌及隔断；C组整个办公区1人负责+清理区域内垃圾桶；十一、公司考勤管理1、公司夏季作息时间：上午9：00——12：00，下午14：00——18：00；冬季作息时间：上午：9：00——12：00，下午：13：30——17：302、考勤负责人：公司前台行政3、考勤办法：上午9：00前在前台签到，下午13:30前签到，过时未签到者视为迟到。十二、公司会议管理1、早会时间：上午9：00；晚会时间：下午17:30。2、周例会时间：前台行政于开会前通知。3、请参会人员按时到会，否则按迟到记考勤。4、使用会议室后，使用人负责将桌椅归位并关灯，不能确定责任人的，则处罚部门负责人，处罚标准为10元/次。十三、公司各部门周、月总结与计划管理1、请集团各中心、分公司各部门于每周五9：00前将部门周总结与计划传至行政前台邮箱，以便于按时打印张贴。2、请集团各中心、分公司各部门于每28日下班前将部门月总结与计划传至行政前台邮箱，以便于按时打印张贴。十四、员工周三、四值班管理1、值班时间：周三、周四2、值班顺序：按照小故事的安排顺序3、值班工作及要求：前台电话值班：当周值班人员周二到行政前台处领取《周三、四值班记录本》，行政前台负责于周二下班前将以上值班电话转接至值班人移动电话。周五早上9：00前将《周三、四值班记录本》交前台行政，行政前台负责于周五早上9：00前取消转接电话。负责按电话标准用语接听值班当日来电，在《周三四值班记录本》上做详细记录，值班人员如未做详细记录视为当日旷工。部门专线电话：由部门内部协调电话值班人并自行转接，未转接专线电话的部门将对部门负责人作旷工处理。值班期间保持移动电话24小时畅通状态，否则作旷工处理。如遇需紧急处理事务，请立即与相关部门联系并协助处理。4、设立电话转接操作：拿起听筒—拨*57*+接如电话号码+#5、取消电话转接操作：拿起听筒—拨#57#十五、公司车辆管理鉴于目前公司车辆较多,总经理和各总监基本配置车辆,所以从08年05月22日起将帕萨特轿车——川J78829确定为公司专用接待车。1、具体用途如下:用于开发中心接待加盟、合作客户到公司或各点考察使用；用于公司领导（部长以上）出席校区（含加盟）开校庆典等大型活动；用于未配车总监（如甘萍）出差使用，如同时用车协调使用；用于公司领导（部长以上）代表公司参加高级会议、比赛、慰问等活动使用；