配件部运营管理办法

配件部的运营管理培训配件的扩销新车的扩销增加进厂台数提高满意度创造新顾客库存合理即时供应收益保证配件部的使命：配件部的任务：“不管何时、何地、立即”地应售后或客户要求供给配件用品。以最低限的必要经费做有效率且合理的库存管理。配件营运最大供给满足客户扩大销售最少经费库存空间库存金额配件部工作职责：实施对专营店配件外售，及组织售后部与销售部对精品外售工作；通过向厂家订购或市场采购方式，保障车间维修配件和辅料的供应；拓展周边商品项目；建立合理和有效的配件库存；配件仓库的管理，供应商的管理。配件部的工作概括：►订、进、销、存培训内容◆配件入库管理◆配件出库管理◆配件库存管理◆配件采购管理配件入库管理厂家配件入库管理外购配件入库管理油品节约入库管理厂家配件入库流程计划员订单仓管员厂家品种确认安排货位信息接受处理签收货运单上架安排出货验收信息验收处理索赔入库管理更新信息存档出库清单、外观、包装多发、少发、错发、损坏(整理收发区)(承运、验收人签字)记帐员作业要求依照随货同行清单清点配件件数，当厂家销货清单与实际收货不符时，应按实际收货数办理入库手续。原则上当天到货必须当天清点、当天上架、当天入库以及当天建卡（80个品种以内）。对于入库品种超80个以上的，可允许顺延1天。零散配件需逐一清对数量，整件配件开箱验收清点。由仓管员依据验收的实际结果在随货同行联或供货发票背后签字确认，并转交记帐员登帐。仓管员必须严格按照仓位归整好配件，并随时登记入出内容，包括：购进时间、配件编号、品名规格、单位、数量，仓管员要切实管理好仓库存卡。记帐员依据仓管员签认的经实际清点验收合格的配件数目清单来办理入库登帐。打印入库单一式四联并签名，同时交计划员签认后，将其中两联及凭证交计划员〔一联（白色）用于留存，另一联（黄色）附于凭证后和财务对帐〕，其它一联（红色）交财务部留存，一联（蓝色）记帐留存。配件部每日应将前日的所有入库单的仓库联和财务联交给财务审核后，在仓库联上签名并退回配件部，财务联则留存财务部。验收不合格的配件，一律摆放于退货区，严禁入库。由计划员负责索赔跟踪。厂家配件验收入库流程仓管员配件主任/主管计划员记帐员财务部复印到货清单输出入库单清点验收数据输入确认安排索赔多发、少发、错发、损坏无货位签字建卡安排上架核对定单交还记帐员及时对未到货部分列表并将紧急部分备件到货情况报相关预定单位或个人按入库单上的新货位号填写在卡上在入库单上填写货位号单据存查财务部摆卡单据存查ABBCCDDEFF复印件原件四联D正确无货号部分一联一联一联入库单两联入库单入库单红色联财务留存黄色联附凭证由计划员与财务对账、兰色联计划员留存白色联记账员留存卡(有货位)外购配件入库流程采购员仓管员记账员财务随货单据对货检核登帐一式四联入库单存查财务单据整理办理报销物料建卡上架AB签名DDDDE外购配件要严格控制，除品牌车的配件只能小部分作库存外，其它社会车辆一律以一进一销处理。严禁外购配件未经验收就入库的情况发生，外购配件入库要求采购员和仓管员同时确认。对于供应商送货的油漆辅料先由车间使用人确认后再到配件部办理入出库手续，精品则按售后通报05－026的规定流程执行。仓管员必须按照“申购单”A所列明的各项品种、数量进行严格的验收和清点（必要时可请车间质检员支持），凡与“申购单”所列明细不相符的品种，一律拒绝入仓，并向配件主任报告。①来货时依据随货同行清单或者发票执行配件的验收和清点。当天到货原则上必须保证当天清点、当天上架、当天入库、当天建卡。②配件逐一清对数量，整件配件需开箱验收清点。③计量的辅料入库前要进行计量，计量时发现问题可拒绝收货。④对于验收不合格的配件，严禁入库。采购员要及时办理退货事宜。由仓管员依据验收的实际结果在随货同行联或供货发票背后签字确认，并转交记帐员登帐。作业要求1记帐员依据仓管员签认的经实际清点验收合格的配件数目清单来办理入库登帐。打印入库单一式四联并签名，同时交采购员签认后，将其中两联及凭证交采购员〔一联（蓝色）用于留存，另一联（黄色）附于凭证后和财务对帐〕，其它一联（红色）交财务部留存，一联（白色）记帐留存。（入库单格式参照各品牌厂家DMS的设定执行）配件部每日应将前日的所有入库单的仓库联和财务联交给财务审核后，在仓库联上签名并退回配件部，财务联则留存财务部。记帐员登帐时发现当前采购的配件价格高于同质配件历史的价格，应立即上报配件主任，同时要求采购员作出解释。作业要求2油品节约入库管理流程维修车间节约的油品经配件部办理入库后才能计算提成。操作流程：⑴每月维修车间把节约油品集中提交配件部仓管员清点。⑵记帐员依据仓管员实际清点的油品数目来办理入库登帐（以“节约入库”的名称，进货价格为“0”的方式登帐）。打印入库单一式四联并签名，同时交仓管员和车间油品提交人签认后，将其中一联交仓管员留存，另一联交车间油品提交人送售后信息员统计），其它一联记帐留存，一联于次日交财务部留存。厂内维修出库管理对外销售出库管理车间自用辅料出库管理借出配件管理配件退货管理配件出库管理配件的出库在遵循流程操作的前提下必须严格按照“先配货、后记卡、再出货”的原则进行，同时按照“先进先出”原则做好配件出库的管理工作。配件出库价格的管理•品牌配件按品牌厂家的商务政策执行出库操作。•外购配件、辅料按《配件销售价格管理规定》执行出库操作（内部操作文件执行）。•折扣情况按企管的《财务裁决权限》文件的规定执行操作。厂内维修配件出库流程确定库存接待员车间记帐员/仓管员计划员需求分析紧急订单外调机制出货指定领料人派工开立工单与领料人共同签字一式四联出库单附于工单（两联）存查财务留存财务派工单领料单配件人员凭车辆维修派工单和经接车员核准的领料单（单据005）办理配件出库操作。在确认出库物料的品种、规格、数量和外观质量后，记帐员、车间领料人均应在一式四联出库单据上签认（白色联由配件留存），同时在维修派工单盖上“已出库”章，其他应与派工单一同交前台结算，并作为结算员核对材料收款的依据；结算后蓝色联作车辆维修档案由前台留存，黄色联送客户、红色联交财务）。如有维修派工单需增加维修项目且需多次领料的，每次领料均要开具领料单和列印出库单，并要求每次出库均要在维修派工单上盖“已出库”章，即如有两次出库必须有两个“已出库”章，避免漏单或漏计。仓管员（发货人）应及时对存卡作减数，同时填入相应的维修派工单号码资料或维修车牌号码并签名以便查询。作业要求车间自用辅料出库管理对于常用的辅料由售后经理会车间主任和配件主任参考历史记录和维修状况制定月使用计划。定期由车间组长依计划开列领料单统一领用。对于超出计划或不常用辅料的领用，由车间主任审核，售后经理批准。车间自用辅料的领料单和出库单上应注明“自用”。借出配件管理配件借出仓库原则上只能用于厂内的维修和外出救援。特殊情况需由配件主任填写借料单并注明归还日期交售后经理审核及总经理批准后才能外借。配件借出仓库时必须按要求填写借料单（单据编号002）。用于厂内维修或外出救援的由车间主任核准并且外包装需保留在仓库，借出配件原则上2天内归还配件部，过期需有售后经理的签批，否则视作借用人购买。配件外借的归还由仓管员负责担当跟催。在外借过程出现配件销售的，借用人需及时到配件部按相关出库流程补办手续。借出用于厂内维修的配件在归还前需送车间质检员检验并签注意见，对于检验不合格的由索赔鉴定员负责办理向厂家索赔，而因人为损坏不能办理索赔的由责任人负责赔偿。对于检验合格配件的归还，配件人员应对配件标示注明，作为以后首选出库对象。因特殊情况而借出的配件，归还时必须为同品牌同编号未经使用且包装完整的配件。对外销售出库流程客户配件部结算前台出单核对单据配件出库收款开票客户自行到配件部购买配件的，由配件人员开列外销出库单（一式三联）交给客户并陪同客户在结算员处交款，同时请客户在出库单上签名。结算员盖收现结算章自留财务联（红色），其他两联交由客户到配件部办理备货提货〔仓管员自留仓库联（白色），提货联（黄色）交给客户〕。客户到售后前台购买配件的，由前台人员引导至配件部办理。对外零售发货时仓管员应主动提醒客人于配件出库时检查配件外观状况，否则出门该配件外观视为合格；同时提醒客人配件出库概不退货，电器件不允许换货。作业要求配件退货入库流程车间质检仓管员担当退货人记帐员签字收货，附退货入库单上架，维修出库首选先出，车间不得拒绝领用签字鉴定签字确认交由相关担当人员解决签字检验确认退货入库退料单配件主任、售后经理签批A否是不能确认无质量问题有质量问题配件退货必须按要求填写退货单（单据编号003），一般的退货由售后经理批准，对于金额较大的（500元以上）由总经理裁决。配件部凭退货单办理退货入库手续。厂家配件在维修保质期内因配件质量原因造成退货的，由售后索赔鉴定员负责向厂家索赔。外购配件在维修保质期内因配件质量原因造成退货的，由配件采购员负责向供应商索赔。因人为因素造成退货的，由担当人承担相关责任。作业要求配件库存管理计划控制仓库管理配件的计划控制配件的分类及库存•配件部应依据配件出库的频率，采用6/6分析法来对库存配件作A、B、C、D分类。•对于C、D类配件原则上是不建立库存。•标准库存月数为1.4（不含外购）。配件的存量数据配件部参考存量的计算公式，结合自有品牌的经营特点设算出仓库配件的管理数据（安全存量，最高存量）并标示于存卡上。⑴安全存量＝月均用量×√库存调整周期×K库存调整周期＝订货周期/30＋进货周期/30K是指库存倍数：参考计算公式：库存成本金额/月出库金额K值的大小会直接到影响安全存量的数据，配件人员应依据单位的实际情况周全考虑设定合适的数据（订货频次越多、进货周期越短，K值可以相应设定小一点）。⑵最高存量＝进货周期月均用量＋安全存量⊙进货周期月均用量＝月均用量/30*进货周期⑶平均存量＝（最高存量+安全存量）/2◆配件订购的操作原则配件订购必须遵循“先申请、后审批、再订购”的原则操作。配件部需每月底预算出次月的配件订购金额及计划明细并按集团财务裁决权限核决后，才能执行次月的配件订购作业（核准的配件订购计划明细需交财务存查）。同时在具体执行每次配件订货作业时，计划单需经过配件主任复查，售后经理审核和总经理裁决后才能执行订货作业。配件计划制定的原则和依据每个品种按照安全库存的三个月销售数量的平均基数，结合车型本身的实际使用周期所需配件的情况和市场销售的变化情况，合理制定计划（计划单－单据004）。计划员在编制计划时要向车间主管、前台主管了解当前的配件需求趋势，确定订货的主导趋势，使供需的沟通达到信息完全对称。同时对车间自销情况进行分析，确保进货品种顺利销售。编制计划需先通过采购员了解市场同类型配件的价格，达到采购成本的最优化。配件订单的优化管理•编制配件订单需考虑的因素①正常运营站点订单：现有库存量、产品来源（进口/国产）、月销量、产品特性（MT/AT）、互换性、保有量（车型）、最高存量、使用频率、预定量、厂家活动、车龄分析、下月预定进厂数、供应率等。②新建站点初期订单：厂家政策及建议、近半年销售的新车数量（车型、配置）、厂家供应时效（正常、紧急）、配件A/B/C架构、当地保有量（车型）等。•订单的优化管理步骤①计划－根据事前的销售计划和预报下阶段的订货计划，通过A、B、C分类法和合理控制库存要素，力求准确。②执行－根据计划认真去执行、落实。③检查－检查计划执行的情况，看看是否到位。④调整－根据实际情况对原来的计划进行客观的调整，如此动态反复，也就使计划在动态中循环提高。在动态管理订单上，根据计划员与售后方面的沟通、库存方面的了解、商品的动销走势、市场需求总量所占的比例等方面因素进行动态的必要的调整和管理。•订单优化管理的基本流程①根据现有库存和以往的经验加以预测和判断制定一份初步的订单；②由计划员通过各渠道收集需求数量及现有库存统计数对初步的订单做出相应的调整；③若遇厂家