礼貌原则在商务英语信函中的运用

-215-校园英语/语言文化礼貌原则在商务英语信函中的运用江西财经职业学院/廖国臣【摘要】礼貌原则是一个重要的语用理论，对国际商务交往活动具有重要的指导意义。在经济全球化背景下，商务英语信函作为国际商务交往媒介的作用愈发突出。本文从礼貌原则的相关理论出发，阐述了礼貌原则在商务英语信函中的运用策略。【关键词】礼貌原则商务英语信函在经济全球化和一体化背景下，各国经贸往来活动日益增加。作为商务活动的重要沟通工具，商务英语信函的使用频率越来越高，其作用也越来越受到重视。一封规范得体的商务信函不仅可以传递交易信息，还有助于建立友好紧密的贸易关系，达成交易目的。因此，在商务英语信函写作中，应遵循一定的原则，力求有效地发挥商务英语信函的作用。一般来说，在商务英语信函写作中，应遵循7个C原则，即clarity(清楚)，conciseness(简洁)，correctness(正确)，concreteness(具体)，consideration(体谅)，completeness(完整)，courtesy(礼貌)。本文拟重点介绍礼貌原则相关理论及其在商务英语信函中的运用。一、关于礼貌原则的理论概述20世纪50年代，美国著名社会学家尔文•戈夫曼(ErvingGoffman)从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗(Brown)和列文森(Levinson)在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子(positiveface)与消极面子(negativeface)，并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇(GeoffreyLeech)提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：I.得体准则(TactMaxim)a.尽量减少他人的损失(minimizethecosttoothers)；b.尽量扩大他人的利益(maximizethebenefittoothers)。II.慷慨准则(GenerosityMaxim)a.尽量减少自身的利益(minimizethebenefittoself)；b.尽量扩大自身的损失(maximizethecosttoself)。III.赞扬准则(ApprobationMaxim)a.尽量减少对他人的贬损(minimizedispraiseofothers)；b.尽量增加对他人的赞扬(maximizepraiseofothers)。IV.谦虚准则(ModestyMaxim)a.尽量减少对自身的赞扬(minimizepraiseofself)；b.尽量增加对自身的贬损(maximizedispraiseofself)。V.赞同准则(AgreementMaxim)a.尽量缩小与他人的不同意见(minimizedisagreementwithothers)；b.尽量扩大与他人的相同意见(maximizeagreementwithothers)。VI.同情准则(SympathyMaxim)a.尽量减少对他人的厌恶(minimizeantipathytowardsothers)；b.尽量增加对他人的同情(maximizesympathytowardsothers)。可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于求同存异的两个方面。二、礼貌原则在商务英语信函中的运用1.词汇层面。(1)合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。例1：Inlightofoursteady,cordialcommercialrelationship,wearepleasedtomakethefollowingoffer.该句使用了steady,cordial,pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主体位置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。例2：Weappreciatetheopportunitytodobusinesswithareputedcompanylikeyou,butcouldyoupleaseofferalowerprice?该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。(2)灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有I’mafraid,perhaps,probably,some,asif,seem,appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。例3：Alltermsseemtobefavorableexceptforthedeliverydate.I’mafraiditcan’tbedoneuntilMay10.该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“I’mafraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。例4：I’mgratefulforyourpricereductionof1%,butIhad-216-校园英语/语言文化expectedsomethingbetter.此句用“somethingbetter”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自主权，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。(3)恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could,should,may,might,would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。例5：WewouldbeverypleasedandthankfulifyoucouldeffectdeliverybeforeAugust20.该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。2.句法层面。(1)正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。例6：Yourorderwillbegivenpromptandbestattentiontoandyoucandependonustofulfilltheshipmentasyourequired.例7：Wewillgivepromptandbestattentiontoyourorderandfulfilltheshipmentasyourequired.显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。例8：Yourimproperpackinghascausedgreatdamagetothegoods.该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。(2)充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。例9：Yourorderhasn’tspecifiedthesizeoftheclothesyourequire.例10：Pleaseletmeknowthespecificsizeoftheclothesyourequireinyourorder.例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。(3)巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。例11：Asstipulatedinthecontract,thegoodsshouldbedeliveredbeforeApril12.However,wewerenotifiedthatthedeliverywasdonejustyesterday,whichhascausedgreatinconveniencetous.例12：Asstipulatedinthecontract,youshoulddeliverthegoodsbeforeApril12.However,wewerenotifiedthatyoudeliveredthegoodsjustyesterday,whichhascausedgreatinconveniencetous.例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实，而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”，有责备之嫌，会让对方面子受损。(4)灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免赤裸裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。例13：1)Wecannotofferalowerprice.2)Wewishwewereabletoofferalowerprice.例14：1)Wewantyoutoofferalowerpricesothatwecanmakealargerorder.2)Wewouldliketosuggestthatyouofferalowerpricesoastoenableustomakealargerorder.(5)恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句(如条件状语从句、让步状语从句)可以较委婉地提出建议或不同意见。例15：I’dliketoremindyouthatthegoodsmustbedeliveredimmediately,orwe’llbeobligedtoaskforarefund.该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。例16：ItwouldbeappreciatedifyoucouldquoteyourpriceofCIFGuangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。三、结语综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助