产品图样和技术文件管理制度

产品图样和技术文件管理制度编制（日期）：审核（日期）：批准（日期）：年月日发布年月日实施有限公司发布前言本制度是根据企业实际情况进行制定而成，作为规范管理产品图样和技术文件的依据。本制度自发布之日起有效期一年，到期复审。本制度自发布之日起，员工认真阅读，严格执行。本制度由有限公司提出。本制度由有限公司起草。本制度由技术部归口管理。本制度主要起草人：孙伟。本制度主要修改人：薛浩渊。一、目的和适用范围为规范管理公司的产品图样和技术文件，本制度规定了公司设计的产品图样、技术文件及外来图纸的存档、保管、复制、发放、更改、使用及回收处理。本制度适用于对公司所有的产品图样和技术文件的管理。二、职责技术部是产品图样和技术文件的归口管理部门，负责产品图样和技术文件的编制、保管、发放、复制、更改、回收及归档管理。三、制度内容1、产品图样和技术文件的编制和发放1.1设计员按照设计程序完成对产品图样和技术文件的设计（编制），标题栏中的编号、名称、日期必须准确、完整，然后交各有关领导审核、批准。1.2经过审核、校对、批准等完整签字后，加盖相应印章（产品图样属于试制产品盖“试制”和“日期”章，含有关键件的产品图样加盖“关键件”章，更改图样经批准后盖“更改”和“日期”章，技术文件盖“受控”章），交资料管理员统一管理，并做好接收记录。1.3需要下发的产品图样和技术文件，经技术部负责人批准后下发各部门，并做好发放记录。1.4产品图样和技术文件的修改，必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。修改前，负责部门（或成员）必须提交修改理由及具体内容，交有关领导审批。修改后，重新找各有关领导审核、批准签字，填发更改通知书。1.5外来图纸、技术文件经技术负责人审查后，交资料管理员管理，需要发放时，由资料管理员发放，并做好发放记录。2、产品图样和技术文件的管理和存档2.1产品图样和技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的数据，必须加强管理，技术部门应指派一名专职资料管理员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、存档和保密工作，保证技术资料的完整、统一等。若暂时未指定资料管理员，由部门负责人暂行代理。部门负责人和资料管理员一同负责技术资料的保密、发放和存档。2.2项目完工验收后，签字领出人应将全部技术资料收回，交资料管理员存档。2.3每一个项目完工后，项目负责人应在十五日内完成项目资料整理，交资料管理员备份、存档。2.4资料档案袋应有款号，以便查找。2.5存档应登记，建立台帐，按产品、款号分类管理。2.6存档时，资料管理员若发现有重号，有责任找设计人员确认、修改。2.7归档后资料不外借，当因设计更改或重新复制等原因，必须出借时，必须填写申请表，经负责人批准后方可借出。2.8设计更改的产品图样和技术文件，归档后，被替代的技术资料盖“作废”章，另行存放。2.9资料管理员对存档复制的产品图样和技术文件的管理：a.验收、登记、建立台帐b.整理、装订成册、保管、出借和收回2.10资料管理员如对技术资料保管不善，如丢失或违反本制度时，情节轻的给予批评，情节严重的经济处罚。3、产品图样和技术文件的利用和保密3.1利用目的a.建立利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案材料在利用过程中，要遵循一定的程序，这是保障管理秩序的重要手段。b.建立利用制度也是为了给档案材料的管理提供规章依据。工作人员必须依照制度行事，这也是对工作人员的基本要求。3.2利用方式：a.查阅利用。短时间在资料室查阅时，可通知资料管理员借阅，不必办理借阅手续，用后自觉交还资料管理员，检查完整和清洁，并放回原位。b.借出使用。需要长时间借出时，必须办理借出手续，资料管理有责任督促如期归还，并检查其完整和清洁，并放回原位。3.3借出利用手续：首先，借档单位（或部门）借用人写借档报告，内容与查档相似。其次，借档单位（或部门）负责人签字。再次，技术部门对其审核、批准。然后，资料管理员做登记记录。把借档时间、资料名称、份数、理由等填清楚，并由借用人员签字。最后，归还时，及时在登记册上注销。3.4保密制度a.产品图样和技术文件任何部门或个人不得打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递，或者使用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出去。因工作需要拷贝的时候，必须递交申请单，经部门负责人签字允许后方可通过资料管理员打印、拷贝。b.为了保证技术资料的保密性，除按照正常程序（员工填写申请表，部门负责人批准签字）办理外，任何人不得私自向外人转让或借出技术资料，一经发现要报公司严肃处理。c.员工用于工作的计算机未经部门负责人允许不得私自拆开，计算机硬盘中的资料属公司机密，硬盘不得私自带出公司。计算机出现故障，需经部门负责人制定专人送修，并保证硬盘中资料的保密性。d.计算机是公司提供给员工用作工作工具，员工不允许安装可以传送文件资料的软件程序，如：QQ、MSN、UC等，本制度公布实施之日起，请每位员工将原来安装的此类软件卸载删除并不得再次安装。公司将有责任不定期抽查员工计算机中安装的软件程序，不经批准安装此类程序者，公司将按照有关规定严厉处罚。e.公司部门负责人以上领导使用的计算机是作为部门唯一可以收发电子邮件窗口，允许安装QQ、MSN、UC等软件程序用于对外联系和收发电子邮件。公司内部计算机互相联网，公用资料可资源共享并收发邮件。职员如需外发邮件，按正常程序填写申请单，经部门负责人批准后，方可使用部门负责人的电脑外发。f.公司所有职员的计算机需设置密码，未经他人允许，不得擅自动用他人计算机。私自泄漏、拷贝他人计算机里资料，经发现属实，公司将采取严肃处理。g.作为技术部门日常使用的设计/开发软件，如CAXA、UG等设计/开发软件，由使用部门自行保管。其他部门需借阅或临时安装时，须经过申请批准，任何人不得随意拷贝。h.若不负责任的遗失技术资料或因种种原因泄漏公司的技术资料，公司将根据保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处分，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。4、产品图样和技术文件的回收和销毁4.1属下列情况，应将产品图样或技术文件收回①原自制生产，后改为取消该件或替代的零部件的产品图样或技术文件；②原自制生产，后改为外购或外协生产的零部件的产品图样或技术文件；③原外购或外协生产，后改为自制件的零部件的产品图样或技术文件；④误发给部门的产品图样或技术文件；⑤技术资料更新、修改或其他原因需更换时，在发新版本的同时将旧版收回，并在《文件发放/回收记录》内记录。4.2销毁①由于新技术的不断更新，越积越多的技术资料占据不必要的空间，因此要对技术资料进行销毁或清除。②需要销毁的技术资料，经资料管理员提出，部门负责人连同有关设计人员进行认真核实核对，然后将销毁理由和销毁文件上报上级领导，由公司法人签字品准后，方可销毁。③销毁的纸质文件必须经过粉碎机或烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。5、技术资料的购置5.1技术部门应掌握有关标准的最近动态，对已有新版本代替旧版本的情况，应及时购置。5.2技术部门如需购置有关标准或技术资料，应先申请，经签字批准后方可购置。购置后，先交资料管理员登记存档，再办理借阅手续。