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一、入门1.1、登录系统系统采用B/S架构,在网络中任何一台电脑只要安装了本系统,所有与此电脑相连接的电脑不需要安装任何文件就可以进行访问。具体操作如下:进入windows系统,打开一个浏览器窗口。然后在浏览器地址栏中输入访问地址:http://服务器端的IP地址:服务端口号/;或者http://服务器域名:服务端口号/,回车,即可进入系统登录界面。然后输入管理员授予的帐户,点击“确定”即可进入到工作平台。1.2、界面概览1.2.1、工具栏说明查看当前在线用户,可查看个人权限中工作交流部门权限范围内的在线用户;发送手机短信,可以发送给系统内用户及自定义接收人,支持群发;通讯录,查看系统内同事及名片夹中相关人员信息,可快捷发送短信、即时消息、邮件;即时消息,可查看即时消息的历史记录,支持单人聊天、群体聊天,发送消息时支持同时短信提醒;返回我的桌面,快捷返回“办公门户”-“个人设定”中“桌面初始页”的设定的页面;返回工作平台,快捷返回个人工作平台页;后退,操作区后退一步;前进,操作区前进一步;刷新,操作区刷新;最大化,操作区界面最大化,隐藏一级、二级菜单及版权信息。1.2.2、消息提醒区说明拟归档处理提醒;待办事宜处理提醒;新邮件提醒;即时消息提醒;资源预约处理提醒;个人日程提醒;二、办公门户办公门户是日常事务管理入口。在这里,可以处理日常工作中的代办事宜、个人日志、档案借阅、知识管理等。下面将分别介绍这菜单的功能。2.1、待办事宜点击“待办事宜”子菜单,工作区出现如下图所示。用户进入后,可以看到各种需要处理的事项,比如有:收文、发文、报表、签报、传阅件、会议、会议通知、会议传达文件、催办信息等几种。点击需要处理的事务类型,即进入处理列表页面。点击要处理的事务,进入到处理页面,如下图所示。返回:返回到前一页面。处理文件:进入到填写意见页面,填写处理意见。文件正文:表单的正文内容,以及查看附件。继续流转:流转到下一个环节。但在继续流转之前,必须处理表单。停止流转:停止流程流转,流程结束。通知:用邮件的方式发送通知到发起人或者其它人,告知事务处理情况。点击“处理文件”,进入处理页面,如下图所示。提示:审批类处理动作具有“处理表单”按钮,编辑类处理动作,只需要点击“保存”按钮即表示处理完成。填写处理意见后(对于需要进行表决“同意”或“否决”的处理动作还必须选择同意或否决),还可以添加附件。密匙文件和口令即为“个人电子签名”。当需要多项代办事项需要处理的时候,可以选择“记住这个数字签名”选项,这样就在下一次处理文件时会省去输入口令的麻烦。点击“确认”完成处理。附件管理:对文件附件的版本控制。处理完成后,点击“继续流转”,则这一环节的处理工作完成,流程进入下一个处理环节。2.2、已办事宜点击“已办事宜”,查看与本人有关的已事务处理列表。界面如下图所示。这里为用户提供一个直观的查找自己已处理的事务的界面。以列表的形式列示出所有您经手处理的事项,包括事项的处理结果(意见)和发起人、文件类型、主题词等信息。提供了多样化的查询方式,可以按照用户的实际情况快速的查找到想要查找的事务。点击相关事务的流程名还可对流程进行跟踪查看所有处理人员的处理情况,在操作栏中还有回辙功能。回辙:当某一事务提交给下一处理人处理时,如对方还未对文件进行处理时,可以通过回辙功能将文件收回重新处理完后再进行流转。2.3、流程绩效点击“流程绩效”,定制及查看流程分析方案。2.3.1、视图查看显示所有定制完的流程绩效图表。设定图表,需先在数据报表子功能中通过自定义的查询条件设置方案,然后在视图管理中定义相应的图表,在视图查看功能中查看相关图表。2.3.2、视图管理根据定制出的数据报表方案,定制相应的图表。设定图表时需指定视图类型,分析项,数据项。可以设定此图表查看范围。2.3.3、数据报表定义保存需要进行绩效分析的方案,通过这些方案定制报表方案和绩效视图。2.4、签报任务点击“签报任务”,进入签报发起页面,如下图所示:标题:签报的标题。引入数据:引入数据采集中采集过来的相关数据,以供领导参阅。主题词:设置签报的主题词。类型:当前签报所属类型。不同的类型对应不同的模版和签报流程。高级编辑:切换到高级编辑状态,调用word对签报正文内容进行编辑。HTML文件:以一个html文件作为签报的正文内容。提示:签报起草中的“高级编辑”,需要在控制面板中的单位设置信息中设置为支持“WebOffice”才可使用。高级编辑状态下的签章、手写签名、调用模版等操作,须到控制面板中的“WebOffice”中设置好模板和权限等信息。2.5、知识管理随着公司的发展,知识管理显得越来越重要。系统的知识管理包括有知识的分类、查询、共享、修改、删除、跟踪以及形成报表等。点击办公门户中的知识管理,如下图所示。公共:或者又称为“知识轮廓”,是从“单位”的角度来管理知识文档。例如:电子期刊、公共文库、部门资料等。公共分类的“类目”由系统管理员统一管理,其它人员可各“类目”下增加文档。个人:或者又称为“个人分类”,是从“个人工作”的角度来管理知识文档。例如:我建的共享知识、转入的电子邮件、我建的私有知识等。个人文件夹的“类目”及文档可由用户自己增加、修改、删除。提示:公共分类目录树由系统管理员在“控制面版”中设置。公共分类的文档是从个人文档中读取。2.6、日程管理日程管理,包括两个方面的管理,个人计划和个人日志。界面如下图所示。计划列表:以列表的方式显示所有的工作计划。点击计划标题,进入下图:在此页面上,可以建立与此计划相关的日志信息,也可以查看与此计划关联的日志信息。日志列表:以列表的方式显示所有的工作日志。新建计划:增加新的日程安排。新建日志:新建工作日志或者总结。工作视图:以图形化的方式显示计划安排情况。日视图周视图月视图点击“新建计划”,进入新建计划页面,如下图所示。标题:填写计划的名称。类型:设置当前计划的事务类型。开始时间、结束时间:设置当前计划的开始时间和结束时间。在工作视图中以此时间显示计划的进度。正文内容:填写计划的内容。提醒时间:设置当前计划提前提醒的时间。选择附件:为计划添加附件。选项:设置当前计划是否共享给其他同事。同时可以设置计划过期后是否自动删除。提示:计划的共享与计划委托(日程委托,在个人设定中设置)是两个不同功能。共享指的是被共享的计划可让其它用户查看到;计划委托指的是当前用户的计划由被委托的人来执行,并显示在被委托人的工作视图中。类型,可由管理员在控制面板“模板管理”中添加修改。2.7、信息共享信息共享管理,包括有:新闻中心、规章制度、知识共享、信息采集、数据采集、出行参考、邮政信息。此子菜单中的内容只提供查看权限。操作界面如下图所示。新闻中心:显示系统发布的内部新闻和外部新闻。规章制度:以列表的方式显示系统发布的规章制度。知识共享:其它用户“知识管理”中共享给您知识,以列表的方式显示在这里。信息采集:以列表的方式显示采集信息。数据采集:显示系统设置好的数据采集方案。有权限的用户可以查看采集过来的数据。出行参考:显示系统预设好的车次信息。邮政信息:显示系统预设好的国内邮政编号、电话区号信息。提示:信息共享中的内容的管理和维护都可在“信息集成”实现。注意:信息采集、数据采集、新闻、规章制度等信息,具有查看权限限制。限制的方式为:“本部门”、“部分部门”、“所有部门”。2.8、工作交流工作交流包括“讨论区”、“公告栏”、“投票”、“意见反馈”四个内容。界面如下图所示:公告栏:用于电子公告的发布。发布的公告将在系统的桌面的“电子公告”栏目中显示。讨论区:交流互动社区,类似于一个电子论坛的功能。提示:电子公告、讨论区内容的查看有权限限制。限制的方式为“本部门”、“部分部门”和“所有部门”。办公门户中的“工作交流”进去以后,一般不具有维护操作。若要做维护操作,须从横向功能模块菜单“工作交流”中进入。投票:用于在线调查和投票。每个用户只能对一个主题投一次票。意见反馈:是用来对工作、公司等各种意见的发表。并支持匿名发表。提示:匿名发表的意见,发表后本人不能再做修改和删除。只有具有此部门信息集成管理的管理员才可以进行删除操作。手机短信:通过软件给相关人员发送短信,收信人员可以是系统中已有的人员、角色等,也可以是直接的手机号码。短信记录:记录所有已发送的短信信息。通讯录:本单位成员通讯录,系统根据组织机构信息字段自动生成通讯录列表。可以供电子邮件、即时消息来调用,也可以在通讯录名录界面直接针对相关人员发送即时消息、邮件和手机短信。名片夹:联系人通讯录。发送邮件的时候,可以直接选择名片夹中的联系人。即时消息:基于B/S应用的即时消息应用,免除了点对点应用的安装麻烦,真正全面支持移动办公,实现团队成员的远程即时交流,消息提醒可以自动弹出。2.9、业务协作业务协作是系统中各种申请的入口。在这里,我们可以填写各种表单,比如:报销、请假、出差申请、项目发起等的。并可以进行流程流转,或者送批。点击“业务协作”按钮便进入了表单类别界面,如下图所示。点击右边“操作”栏目中的“填写表单”图标按钮,即可发起表单,如下图所示。默认流程:点击“默认流程”按钮,表单将按事先设置好的流程进行流转。查看默认流程:查看此表单的默认流程,了解流程走向。新建流程:进入流程定制页面,建立新流程。附件管理:附件都支持签入、签出管理,提供历史版本的管理功能,操作者可以将附件签出,签出后可以对附件进行修改,修改后再签入,原有版本变为历史版本,也可以将附件版本回滚到老版本,将老版本设为当前版本。选择流程:进入流程列表页面,选择所需流程进行流转。送批:直接交送给其他人进行处理。保存:保存当前填写好的表单,暂不进行流转处理。返回:放弃当前发起的表单,并返回到前一页面。注意:表单具有两种类型,审批类和流转类。审批类,发起表单的时候即可进行表单内容的填写,发起人和表单内容填写是同一个人;流转类,发起人和表单填写人可以不一样,发起人一般不填写表单内容。2.10、资源预约能否合理的进行资源配置,是影响一个单位工作成效的重要因素。以下来介绍如何使用本系统的资产申请功能。资产申请工作区界面如下图所示。资源列表:显示所有您有权限预约的资源。审批结果:显示您预约的资源的审批结果。预约列表:以列表的方式列出您申请的所有的预约。历史记录:以列表的方式列出所有资源的出借历史记录。资源视图:以日历的方式按照天、周、月显示当前时间正在使用的资源。日视图周视图月视图点击您要预约的资源,进入预约申请界面。如下图所示。点击“资源预约”按钮,即可填写预约申请。系统会自动把预约申请发送到“资源管理”人员。提示:资源预约和档案借阅的操作方式一样。具有权限的人才可以预约相关的资源。预约申请发送以后,资源管理员收到申请,给予“同意”或“不同意”处理。系统自动会把管理员的处理结果以邮件的方式发送给申请人。注意:系统管理人员不一定是“资产管理员”或者“档案管理员”。2.11、档案借阅档案借阅包括有:收文借阅、发文借阅、签报借阅、人事档案借阅等的。当您提出档案借阅申请后,档案管理人员会收到申请信息,然后会给予“同意”或者“不同意”的审批。点击“档案借阅”按钮便进入了档案借阅界面,如下图所示。选择要借阅的档案类别,如发文档案,查询到要借阅的档案,在右边的操作栏目中点击“提出申请”图标,如下图所示:系统转到申请信息填写界面,如下图所示:设置好申请期限和申请类型,点击“确定”,系统将自动发送申请到档案管理员。由档案管理员进行审批“同意”、“不同意”。提示:档案借阅申请可具有三种类型:阅读、修改、删除。档案管理员申请的档案,自己不能做审批操作,需由其他档案管理员或者备份档案管理员审批通过。注意:在收文、发文档案借阅之前,档案管理人员应先设置好的您的借阅等级权限。没有此对应等级档案借阅权限的用户,不能查看到相关的档案。2.12、网络硬盘网络硬盘,分为文件中转和文件共享,文件中转好比一个网络文件共享区,类似于我们日常用的FTP功能,能上传和下载文件。系统管理员可以对上传的文档进行维护工作。而文件
本文标题:普通用户操作手册
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