印章管理办法

编制审核批准第1页共7页印章管理办法一、目的印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，为维护公司利益，防止不必要损失的产生，特制定本办法。二、适用范围XX公司全体员工三、适用对象本管理办法的适用对象包括实物印章及电子印章两部分，实物印章主要为公司公章、专用章、法定代表人章、部门印章以及公司授权管理的其他实物印章；电子版印章指使用的各类电子印章，包括但不限于word版电子印章、OA系统以及其他系统电子印章。四、印章类别、保管部门及责任人类别使用范围保管部门保管责任人公章公司的印章，体现公司的权利、凭信和职责，可对内对外使用。在获取公司公章使用审批权人的批准后，方可以公司名义在公文、信函、报表、证明及其他材料上使用。总经办XX专用章合同专用章用于签订合同事宜总经办XX财务专用章用于办理公司会计核算和银行结算业务等财务事宜。财务部XX法定代表人章公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注册总经办XX编制审核批准第2页共7页变更、资产落户、协议书、证明等相关文件时使用。使用时须经法定代表人本人审查签字。部门印章原则上是在公司内部使用，不得对外使用。由于实际工作需要而对外使用部门章的，必须经公司书面授权，且部门负责人要承担使用的相关责任。各部门XX电子印章目前所有电子印章暂不开放授权保管人，若有文件加盖电子章即为假章，需承担第八条所述的违约责任。凡以公司或法定代表人名义对外行文，须加盖公司公章或法定代表人章，不得以部门印章代替。五、印章刻制及废止（一）新公司注册须刻制的公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等，由注册人员根据公司批准性文件及规定的手续刻制，完成备案后交由相关部门保管、使用。（二）其他印章刻制流程：（三）其他部门印章废止流程：·（四）印章更换视同废止原印章，刻制新印章，须按上述规定废止原印章、刻制新印章执行。（五）公司印章由人事行政部刻制，严禁私自刻制印章。提出申请使用部门、人员填写《印章制作申请单》审核批准直接主管→最高级主管→总经理刻制人事行政部刻制登记备案刻制完毕3日内，人事行政部填写《印章登记表》领章启用领章人填写《印章登记表》，注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息提出申请印章保管部门填写《印章废止申请单》审核批准总经理批准销毁人事行政部联合保管部门共同销毁登记备案废止后在《印章登记表》更新信息，注明销毁日期编制审核批准第3页共7页否否否六、印章使用及保管（一）印章使用流程序号流程具体事项1用章部门或使用人钉钉提交《用印证照申请》审批申请人须按要求将用章事项、缘由、用章文件份数等列明2各级审核人员要对用章事项及用章文件认真审核，对事项真实性、风险性等发表意见。在逐级审核过程中被否决的文件，须将文件退回，不予盖章。345印章保管人必须根据审批单通过的对用印的文书内容、手续、格式和《用印证照申请》载明的签署情况进行仔细检查，经核对无误的方可盖章。发现问题及时请示领导，以妥善解决。对不符合规定的文件、资料不得用章，印章保管人有权拒绝。对于知情不报、授权他人代为用章或在超出用章授权使用范围的文件或材料上用章，将由印章保管人承担相应责任。注：电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致。提起电子签章的公文、文书需按照上述流程审批通过后方可加盖电子印章。（二）印章使用事项1.印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人，否则所造成的后果由印章保管人员负责。2.公司建立《印章使用登记表》，专人领取和归还印章情况在《出借表》予以记录。印章管理表由法务部保管。3.印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。4.印章保管人若管理不慎使印章遗失、被盗或损毁，需立即上报人事行政部，由人事行政部登记后声明作废并制作新的印章，如印章遗失，需于5日内在公众媒体上发布遗失印章的作废声明。停用的专用章由公司行政部门封存一年后销毁。钉钉提交申请直接主管至最高级主管审批总经理核准法务核验印章保管人盖章编制审核批准第4页共7页5.财务部须制定财务方面的印章登记簿，说明印章制作时间、内容、印章发放时间、保管人等。6.公司法定代表人经公司授权对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。7.用印后该《用印证照申请》作为用印凭据由印章保管人留存，同时应当保存用印后的文件原件，定期整理后交法务部归档，公司用章的记录资料保存时间不得少于两年。8.用章部门、使用人或印章保管人可根据用章的紧急情况，与相关领导电话请示钉钉催促其尽快审批。9.正常情况下，用章部门或使用人员在按照申请审批流程获准使用并经印章保管人核实后，印章保管人应立即给予用章。特殊情况的，经总经理批准后，在最短时间内加盖印章。10.未经公司总经理特别批准，任何单位、个人不得将印章带离公司。若有特殊情况需将印章带离公司，必须事先填写《印章出借申请单》，上报总经理签批。获得批准后，印章出借期间保管部门必须指派专人护章，借用印章归还时须注明归还日期，相关人员，包括保管人、护章人、借用人须确认签字。用印人员应于事务处理完成后第一时间归还印章并不得超过申请的归还时间。印章归还时需要向印章保管人提交盖章文件的复印件备案，并提交原件予以核对。因盖章资料较多，“公司用章”需要拿到公司其他办公室用章的，印章保管人必须现场监印。11.实物印章要存放在指定地点（如保险柜）专人专管，并且采取安全措施，严加保管。印章保管人出差或请假应及时请示领导将印章交办他人，严禁私自委托他人保管、使用印章。印章代保管人即为印章责任人，按本办法对印章保管人的规定执行。12.印章保管人调离岗位或离职需办理移交手续，须在《印章登记表》办理变动手续后方可调离岗位或办理离职手续。七、印章盖章要求1.严禁在空白信纸或空白合同上用章，所有用章文件、材料均须填写有效日期。特殊情况的，必须经总经理特别批准（申请理由中必须有“加盖空白印章的字样”）。2.所有用章文件，必须打印清晰、格式规范；手写证件（证明、介绍信等）一编制审核批准第5页共7页律用黑色签字笔书写，否则不予用章。3.印章需盖得端正、清晰，位置上不压文，下骑年、盖月。4.所有对外资料（包括合同、承诺等）以及公司重要的内部资料需要加盖印章的，均须加盖骑缝章（资料在两页以上的）。5.公司资质证书（如营业执照、税务登记证等）复印使用，注明用途、使用时间和范围。6.资料用印一般应由印章保管人负责，如遇到数量较多的资料盖章，印章保管人应在现场监督用印。7.已盖章资料需要修改或替换，除非修改位置不导致内容发生变化，否则必须重新按照用章流程申请，并说明重新盖章原因，原来已盖章的资料根据印章保管部门要求替换返还或销毁。八、其他一、对于以下情节的，给公司造成损失的（损失金额超过5000元），公司对违纪者可予以辞退处理，造成损失或情节严重的，由行为人承担全部后果，并移送有关机关处理，必要时诉诸法律解决。1.未经批准，私自将印章带离公司。2.借用期间发生印章丢失或申请范围外使用印章的情况。3.无特别批准，在空白文件、空白纸上用章，造成的损失和负面影响将由印章保管人负全权责任。4.印章使用人未按照审批流程申请使用电子章、私自加盖电子章给公司带来损失。5.印章保管人对印章保管不当、控制不严等给公司带来损失，由印章保管人负全部责任。6.违反本制度其他规定的。本办法自发布之日起生效，最终解释权归人事行政部所有。九、附件1.附件1：印章印制申请表2.附件2：印章使用登记表编制审核批准第6页共7页3.附件3：印章出借申请表附件1印章刻制申请表编号：日期：年月日申请部门印信名申请人资料名称份数申请理由：部门主管意见：年月日部门经理意见：年月日总经理意见：年月日备注：1.申请部门/申请人已充分了解公司印章管理制度，刻章不危害公司利益。如违反，承担对公司造成的一切损失并承担相应的法律责任.2.批准人已充分了解公司印章管理制度,需仔细了解申请刻章的用章意图，确定无任何影响公司利益的情况下方可审批.有不能决定的情况需报总经理研究方可审批。如违反，愿与申请人共同承担给公司造成的一切损失并承担相应的法律责任。附件2印章使用登记表编号：日期：年月日序号印章名称申请人申请部门使用时间使用文件保管人签字备注附件3印章出借申请表编号：日期：年月日编制审核批准第7页共7页序号印章名称印章种类使用部门使用人签字领出时间退回人签字退回时间接收人签字备注