《2019年市规划和自然资源局盐田管理局综合档案日常管理和整理数字化》.doc

谢谢观赏谢谢观赏《2019年市规划和自然资源局盐田管理局综合档案日常管理和整理数字化》项目采购需求文件9969、项目信息1、申报项目名称（2019年市规划和自然资源局盐田管理局综合档案日常管理和整理数字化）2、自行采购（单一来源）3、采购预算金额（50万元）4、资金来源（市级部门预算）5、采购单位（市规划和自然资源局盐田管理局）6、经办人姓名及其联系方式（王俊南，25356025）二、投标人资格要求1、注册资金在2000万以上，具有独立法人资格（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）；2、具有甲级地理信息系统工程测绘资质证书；3、具有ISO质量管理体系认证证书；4、本项目不接受联合体投标。三、项目简介1.项目背景在管理局的业务工作中每年将产生大量的综合档案，除供自己使用外还需对社会公众提供查询服务。在档案能够及时收集归档、安全保管及整理数字化是我局业务工作的重要基础，也是提供优质档案查询服务的保证。为保障我局档案工作正常开展，需委托有经验的专业团队管理。该项目上一年度的合同已到期，现需开展《2019年市规划和自然资源局盐田管理局综合档案日常管理和整理数字化》项目。2.项目内容工作内容主要包括：（1）档案接收；（2）档案质量检查和安全管理；（3）档案库房管理；（4）档案公共服务；（5）档案整理数字化。四、项目服务内容要求需完成以下具体服务内容：1、档案接收（1）按照有关规定接收管理局各科室移交的土地出让、市政建设、建筑报建、征地拆迁、地名命名、地矿管理、地质灾害评审、项目成果、房产预售许可、行政文书等各种文件资料。对每份文件资料进行清点，确认接收文件资料为原件、复印件和完整性（2）按照甲方工作流程要求，提供日常同步办文材料的登记、签收和交接工作（3）做好报建图纸的核对、盖章、签字以及发放工作（4）做好规划成果资料的接收，按照委员会统一档案管理标准，完成档案编号和验收入库（5）完成各类零散资料的接收和临时归档工作（6）对暂不符合同步归档要求的办文材料，按要求编制临时档号，统一保管，确保有效查找利用2、档案质量检查和安全管理（1）档案接收质量控制。确保文件资料及时接收、完整归档（2）档案保管质量控制。确保档案实体安全有序地保存谢谢观赏谢谢观赏（3）负责各类已接收档案资料的安全管理工作，防止信息的泄漏（4）协助解决档案接收、库房管理、档案查询利用中遇到的问题（5）检查整理后的档案质量，分类、保管期限等是否准确、合格（6）检查录入的档案信息是否规范、完整、正确，发现错误及时纠正3、档案库房管理（1）对接收入库的各类档案进行装盒上架（2）协助其它岗位查找、调出档案，确保查档窗口档案的调阅（3）对库存档案进行日常进出库管理（4）做好档案的存放位置及库房存放空间记录（5）做好档案库房温度、湿度记录（6）严格按照库房“八防”要求，做好库房安全管理，发现安全隐患及时撰写安全报告（7）对全年档案资料的接收、整理、数字化、入库上架、库房管理等工作量以月报表、年报表的形式进行统计汇总4、档案公共服务（1）通过电话、邮件、开设查档窗口等方式为管理局工作人员提供规划成果、文书、选址意见、用地规划许可、工程规划许可、土地合同、征地拆迁等多个门类的档案查询利用服务（2）通过电话、邮件、开设查档窗口等方式为其他单位提供包括规划成果在内的多个门类的档案公务查询利用服务；向公检法、各教育单位、社保局等单位提供档案证明，满足其办文、办事、办案需求（3）通过电话、邮件、开设查档窗口等方式为社会公众提供包括规划成果在内的多个门类的档案查询利用服务（4）对全年综合档案的查询利用工作量以月报表、年报表的形式进行统计汇总5、档案整理数字化（1）逐一登记档案实体移交清单，清点档案份数与页数（2）严格按照档案整理规范，进行拆钉、粘贴、折叠、排序、编页号、盖章、编目录、填写卷内备考表等处理（3）对每一份档案进行分类，编制档案号，依照档案管理系统上设置的案卷级和文件级字段，完整地著录档案的相关信息（4）建立数字化任务，进行数字化、图像处理、特殊处理、批量上载、合卷等处理（5）100%检查档案数量是否前后一致，100%检查档案整理、著录、数字化是否达到档案质量要求（6）将档案装入标准档案盒，填写档案盒内容（7）向档案管理员移交档案（8）为了确保档案安全，做好各环节档案工作表单记录五、单一来源采购依据1.依据深圳市机构编制委员会办公室文件《关于市规划国土局所属事业单位“八定”方案的批复》（深编办（1997）144号）中关于市规划国土信息中心“八定”方案第三点：职责任务：收集、整理和维护全市规划、土地、测绘、地籍、地名及房地产信息，承担一定时间内相关档案的保管工作，为上级主管部门提供检索、查阅、咨询服务。2.依据市规划国土委关于印发《关于各管理局和监察支队档案信息工作人员统一派驻的工作方案》的通知（深规土[2010]799号）文要求，信息中心统一向管理局派驻档案信息工作人员。自2011年起至今，信息中心已在管理局派驻服务部门。谢谢观赏谢谢观赏3.依据《深圳市财政局关于2019年深圳市政府集中采购目录等事项的通知》要求此项目预算金额约50万元在集中采购限额100万以下且在目录以外，适用自行采购方式采购。4.我局目前在用的档案信息化系统为深圳市规划国土房产信息中心开发建设。为保证服务配套，加强综合档案日常管理和整理数字化。管理局自2011年至今，已连续8年均委托深圳市规划国土房产信息中心提供综合档案日常管理和整理数字化服务，保障了管理局档案工作正常开展，同时也减少了管理局档案工作信息泄漏的风险。综上所述，建议将《2019年市规划和自然资源局盐田管理局综合档案日常管理和整理数字化》项目按照自行采购单一来源方式开展采购工作。供应商为深圳市规划国土房产信息中心。六、商务需求1.项目服务期限：2019年1月1日-2019年12月31日。2.人员要求要求1名骨干型技术人员、1名普通型技术人员驻场提供服务。3.实施要求为确保本次招标项目管理规范、实施有力，投标人应成立项目组，按采购人要求完成项目成果。4.预期成果5.验收办法由甲方组织项目验收。6.投标人应确保投标文件中的人员信息真实、有效。序号工作成果成果表现形式成果介质12019年新增入库实体档案实体档案纸质文档，存放于档案库房22019年档案公共服务工作总结报告档案公共服务工作统计月报、年报等Word、Excel文档32019年新增档案数据库档案系统数据电子数据42019年档案整理数字化工作总结报告档案整理数字化工作统计月报、年报等Word、Excel文档六、付款结算方式谢谢观赏谢谢观赏1.付款方式（1）本项目预算金额50万元。超过此金额报价无效。（2）报价币种为人民币。（3）投标人的报单价应包括（且不限于）人工成本、管理成本以及税金等全部费用。投标人中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。2.结算方式分四期支付：首期：自双方签订合同后，甲方支付乙方合同价款总额的25%，第2期：2019年第二季度，甲方支付乙方合同价款总额的25%，第3期：2019年第三季度，甲方支付乙方合同价款总额的25%，第4期：2019年第四季度，甲方支付乙方合同价款总额的25%。