常用公文写作基础知识

常用公文写作基础知识杨延存文章的含义文学作品实用文章理论文体新闻文体科学文体应用文体党政公文事务文书专用文书日用文书公文概述公文，最早称为“书契”、“简牍”、“文书”和“文案”等。公文一词出现在东汉。秦汉建立大一统中央集权专制社会，我国公文开始走向统一规范。公文代表作有李斯的《谏逐客书》、汉高祖的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。公文概述解放后，不断进行公文的规范化、科学化建设。1981年，国务院办公厅发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》。国务院办公厅于1987年正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，又于1993年修订发布。2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。一、公文的含义：《国家行政机关公文处理办法》公文──就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料，或称文件。二、公文的特征1、有鲜明的政治性。2、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。3、有法定的权威和特定的格式。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言、代表制发机关的法定权威。因此，制发公文必须统一格式，不能各行其是。4、有现实的效用。三、公文的分类：(1)从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件，(2)从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。(5)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。四、公文的作用1、有上传下达、互通情报的作用。2、有工作依据和凭证的作用。3、有宣传教育的作用。4、有规定人们行为的规范作用。五、公文的格式公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999)格式范本六、公文的行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面行文的关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。公文的行文规范行文方向：上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。七、公文写作的主要特点：(1)被动写作，遵命性强。(2)对象明确，针对性强。(3)集思广益，群体性强。(4)决策之作，政策性强。(5)急迫之作，时限性强。(6)讲究格式，规范性强。八、公文写作的基本要求1、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。2、要符合客观实际，符合工作规律。3、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。4、词章必须准确、严密、鲜明、生动。公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。5、要符合保密制度的要求。公文用语切忌公文是代表党政机关来说话的，它必须庄重，严肃，不能够随意。因此，公文的语言有五个忌讳：一忌口语，如娘们儿、咽了气；二忌难以理解的方言，如里手、杀黑、一抹黑；三忌滥用文学语言，如“他的胸中装着整个波涛汹涌的渤海湾、他的风格之高，高过喜马拉雅山。大客车翻下公路边大沟内，如坠入万丈深渊”；四忌学生腔如“嘀哒、嘀哒！时间如白驹过隙，一年的时间转瞬间便消失了。一年来，我们……”；五忌过分修饰，如特大文艺晚会、最有影响、最著名的等等。九、公文写作的一般步骤和方法是：(1)明确发文主旨。(2)收集有关材料。(3)拟出写作提纲。(4)认真起草正文。(5)反复检查修改。国家规范《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国通用语言文字法》《中华人民共和国标准出版物上数字用法的规定》《国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理规定》十、公文的种类规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非规范性公文：常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。规范性公文一：通知通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。通知的类别1、发文通知①转性通知对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。②转发性通知对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。③发布性通知发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。2、知照通知用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》。3、事项通知①置性通知就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。②定性通知上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。③会议通知告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。通知的写作1、标题发文机关+事由+文种事由+文种文种2、正文写明制发通知的原因、依据、理由和目的；通知的事项，如有关政策、规定、需要周知办理、执行的事项等。通知的写作3、结束语特此通知4、落款制发机关和日期功能的多样性运用的广泛性一定的指导性较强的时效性刚收到的通知关于公布2012年上半年全国高校教师网络培训计划的通知各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教育局，有关高等学校：附件1：2012年上半年集中培训课程附件2：在线培训课程教育部高等教育司二○一二年一月二十一日批转、转发性通知的写作（病文）ｘ县人民政府批转县卫生局《关于开展全县健康普查工作的意见》的通知县府直属各单位，各乡党委、人民政府：现将县卫生局《关于开展全县健康普查工作的意见》◆转发给你们。请结合实际情况认真贯彻执行。附件：关于开展全县健康普查工作的意见县人民政府章二000年五月七日问题所在一、标题中的书名号使用不当；二、标题中词义不完整；三、引用不规范；四、转发公文，附件不必标注；五、成文时间书写不规范：汉字与阿拉伯数字混用。更正ХХ县人民政府批转县卫生局关于开展全县健康普查工作意见的通知县府直属各单位，各乡党委、人民政府：现将县卫生局《关于开展全县健康普查工作意见》（）转发给你们。请各单位结合实际情况认真贯彻执行。县人民政府章二○○四年九月六日印发（颁发）性通知（病文）X集团公司关于颁发质量信誉考核管理办法的通知各公司：为建立优胜劣汰的市场机制，提高服务水平，我集团公司通过调查、考察，制定了《质量信誉考核管理办法》。现发给你们，请认真贯彻执行。附件：质量信誉考核管理办法集团公司章二00六年二月十日更正X集团公司关于颁发《质量信誉考核管理办法》的通知各公司：公司董事会于X年X月X日召开会议，批准了《质量信誉考核管理办法》。现发给你们，请认真贯彻执行。集团公司章二○○六年二月十日请指出下面公文的问题会议通知各区、县人民政府：市人民政府决定在市府第二会议厅召开全市高新技术产业开发区工作会议。会议的主要内容是贯彻落实省人民政府《关于进一步推动高新技术问题的通知》精神，总结交流开发区高新技术工作的经验。开发区主管科学技术工作的负责人参加。会议于八月十八日—十九日召开，报到时间安排在八月十七日上午8：30分—12时，下午3时—5时。会务费（含资料费）一百元。附件：一、会议代表名额分配表二、会议回执市人民政府章二00一年七月二十三日问题所在公文标题事由归纳太笼统；公文正文应分条列项写，以便读者好读好记；引用不规范；时间数字书写不规范，应当用阿拉伯数字；时间词“时”不应当用两点代替；资金数字应当用阿拉伯数字；成文时间中的“零”不应当用阿拉伯数字；应当提供联系方式；附件标识不规范。更正关于召开高新技术产业开发区工作会议的通知各区、县人民政府：市人民政府决定召开全市高新技术产业开发区工作会议。有关事项通知如下：一、会议内容：（一）贯彻落实省人民政府《关于进一步推动高新技术问题的通知》（）精神；（二）总结交流开发区高新技术工作的经验。二、参会人：开发区主管科学技术工作的负责三、会议地点：市政府第二会议厅。四、会议时间：8月18日—19日。接上五、报到时间：17日上午8时30分—12时，下午3时—5时。六、会务费（含资料费）：100元。七、联系人：ＸＸＸ，联系电话：附件：1.会议代表名额分配表2.会议回执市人民政府章二○○一年三月二十七日请指出下面公文的问题ＸＸ市公安局通知各旅客：为了贯彻执行省公安厅《关于实行安全技术检查的通告》精神，为确保民航班机的运输安全，决定从2008年11月1日起，对乘坐国际航班中的中、外籍旅客及其携带的行李物品，实行安全技术检查。有关事项通知如下：一、严禁将武器、凶器、弹药和易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞机安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。二、除经特别准许者外，所有旅客及其行李物品，一律进行安全检查，必要时，可进行人身检查，拒绝检查者，不准登机，损失自负。三、……特此通知ＸＸ市公安局二〇〇八年十月十五日问题一、文种错二、标题事由归纳不具体三、引用不完整四、开头文字冗长更正ＸＸ市公安局关于实行安全技术检查的通告为贯彻执行省公安厅《关于实行安全技术检查的通告》（发文字号）精神，为确保公共财产和旅客生命财产的安全，我局决定实行安全技术检查，特通告如下：一、实行安全技术检查从2008年11月1日起开始施行。二、除经特别准许者外，乘坐国际、国内航班中的中、外籍旅客及其携带的行李物品，一律要接受安全检查。必要时，可进行人身检查，拒绝检查者，不准登机，损失自负。三、严禁将武器、凶器、弹药和易燃、剧毒、放射性物品以及其他危害飞机安全的危险品带上飞机或夹在行李、货物中托运。四、……特此通告ＸＸ市公安局章二〇〇八年十月十五日规范性公文二请示（1）功能运用于向上级机关请求指示、批准（2）应用范围a、遇到问题无法解决，需要上级指示b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁f、请上级领导参加活动，指导工作规范性公文二：请示（3）分类a、请求指示的请示b、请求批准的请示主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送