会展场馆管理与经营---复习提纲

1会展场馆管理与经营第一章1.请说明会展中心对城市的作用会展与城市存在着密不可分的内在关系，在一个城市所举办的会展往往对所在城市及其周边区域的产业发展以及社会文化事业产生直接或间接的促进作用，形成明显的作用与反作用以及拉动与放大的互动效应。1）经济带动效应2）资源配置效应3）信息传播效应4）产业规模化效应5）国际化效应6）标准化效应会展业具有强大的关联带动效应和连带功能。能够推动城市加强交通业、运输业、电信业、环保业等基础产业的发展，从而全面提升城市的综合经济实力。会展可以展示城市形象，提高城市在国际、国内的知名度。会展业的发达，还有助于加深政府、国内外团体和商界彼此之间的了解和交流，推动城市间人员的互访和文化的交流。2.为什么大部分的新会展中心建在城市的开发区？1）会展场馆在城市中的位置会影响会展的效果，许多现代化会展中心的场址一般都选在城郊结合部，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证，做到场址选择和市政、交通规划相吻合。会展中心不宜建在最繁华的地段，但交通可达性必须要好。2）会展中心一般应该规划在交通条件便利的地区，使与会者能够方便地到达机场、地铁站、码头、客运站等地方。3）随着会展业的发展和业务的增加，一些会展中心将来很可能有扩建的需要。如果没有预留地，就会成为场馆进一步发展的阻碍因素，给土地使用造成很大限制，不能很好的符合现代化会展活动的要求。3.新会展中心开业前有哪些主要的准备工作？1）筹建管理公司、确定经营模式2）用好开办费、测算日常运行费用3）做好会展场馆的档案资料管理工作4）空间资源的定位及试经营的准备5）做好工程设备管理工作6）展具、会议器材、办公设备、添置设施的选型、招标采购7）搜集信息、跟踪项目、全方位拓展业务8）做好外联工作9）进行CI策划、整体形象、企业文化、团队精神的建设10）为试运营及首次正式会议展览活动的召开做好全面准备11）关于工程竣工验收2第二章1.会展中心的管理体制对经营有影响吗？2.为什么说市场营销部门和现场服务部门是会展中心的支柱部门？3.请说明总经理的职能负责公司整体经营计划的制订、执行和监督工作，公司的日常经营管理工作、处理公司重大突发事件，具体分为：1）组织制定公司年度经营实施计划，经董事长办公会议和董事会批准后，负责组织实施即：负责公司整体经营计划和公司总目标的确定负责向董事会进行汇报，请示批准公司整体经营计划和公司总目标负责公司年度经营计划和公司总目标在各个部门内的展开工作，并进行审核2）主持公司日常各项经营管理工作即：负责全面执行和检查落实董事长办公会议所作出的各项工作决定负责召集和主持总裁办公会议，检查、督促和协调各线业务工作进展负责代表经营班子向董事长办公会议建议并任命经营机构各有关部门和下属公司正副经理负责签署日常行政、业务文件3）负责公司营销和工程方面的全局工作即：负责公司项目策划和营销方面的各项工作负责公司项目工程设计与施工方面的各项工作负责审核项目阶段性策划方案和活动推广预算负责制订工程材料采购阶段性方案及预算4）负责处理公司重大突发事件即：根据授权，处理特殊事项或重大突发事件向董事会汇报特殊事件解决方案，并请求授权事后对解决过程进行总结，向董事会进行汇报5）由董事长授权处理的其他重要事项第三章1.会展中心的中长期规划要注意哪几方面？1）场馆目标：从总体上确定整个会展场馆的未来目标，其中包括所要达到的各项主要指标，对场馆品牌、水平、标准、规模、经营方向、经营内容等的描述，场馆对市场的预测和市场占有情况，场馆各项经济效益增长情况等。2）场馆建设与投资：场馆要确定各种固定资产建设的目标和方向，场馆扩建改建项目长期计划规划期较长，存在着许多不可预见的影响因素。因而在制定长期计划时，既要使规划指标明确、规划具体，同时各项指标要留有充分的余地。在制定长期计划的基础上再制定场馆年度综合计划。2.如何提高场馆的使用率？31）对未建展馆就应做到合理规划；对已有建筑，则要加大发展会展业的力度。这两方面与政府工作有关，政府可以税收、财政等方面给予支撑，同时加大国际展的引进力度。2）此外，展馆还应该做到多样化经营，不光是做展览，有时候可以开演唱会，承办一些宴会，自办展，寻找适合城市发展的展览项目。3.如何评估一场展览会的经济效益和社会效益？1)会展场馆（含具备自办会展职能）直接经济效益的评价指标2）展览综合经济效益的评估方法3）具备饭店功能会展中心所属宾馆的经济效益考核指标4.会展中心的市场定位的依据有哪些？1）按照规模予以市场分类2）按照行业予以市场分类3）按照办展形式予以分类4）按照地区的产业结构和基础定位第四章1.一般会展中心的部门有哪些岗位？1）总经理室人员岗位2）办公室及行政后勤人员岗位3）人力资源部人员岗位4）财务部人员岗位5）会展策划部人员岗位（具备会展公司职能的场馆）6）会展部人员岗位7）会议展览部人员岗位8）场地管理与综合服务部人员岗位9）工程部人员岗位10）保卫部人员岗位11）网络信息部人员岗位12）广告部人员岗位13）质量检查部人员岗位2.为什么说员工的培训十分重要？1）员工培训是培育和形成共同的价值观、增强凝聚力的关键性工作。2）员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径。3）员工培训是激励员工工作积极性的重要措施4）员工培训是建立学习型组织的最佳手段员工培训，是组织人力资源管理与开发的重要组成部分和关键职能，是组织人力资源资产增值的重要途径，也是企业组织效益提高的重要途径。4第六章1.会展中心的设施设备主要有哪些？会议：音响、放映、特殊视听、其他生活服务：照明、空调、排水等能源：应急发电等娱乐：健身、按摩等美化环境、消防保安、交通运载综上所述，即：1）电力系统2）空调系统3）弱电系统4）消防系统2.如何做好设备的保障？1）认真做好设备前期管理工作，为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。注意加强市场调研，做出规划决策。2）需要具有较高专业技术技能的工作人员，还需一套严格的管理方法和科学的检修、维护计划。3）坚持计划内维修为主的理念，平时通过有计划的维护、检查和修理，尽量减少发生设备的突然损坏，以避免引起停业或紧急抢修的情况。要做好备件管理工作，备件采购安排恰当，库存要合理。3.设备的管理方式有哪几种？1）综合管理方法2）全员管理方法3）系统管理方法4）制度管理方法4.目前所使用的展具有哪几种？如何管理？（1）接待桌、洽谈桌、椅、柜、架、台、灯、影、视、音等器材（2）1)展具管理是依据会展场馆在会展活动和经营过程中国的具体目标，统筹整个展具流程，进行设计、组织、指挥和调节。做到质量、数量、形式以及时间、地点的供求适应，保证会展业务活动的顺利进行，充分发挥展具的效用，加速周转，降低费用，提高经济效益。2)加强展具、材料的计划管理，严格操作规程，制定规范化的工作程序，减少无谓的损耗。加强展具的成本核算。加强展览现场的管理，提高展厅现场服务水平。改善运输条件，配备运输工具。3)保管好展具和材料。认真做好展具物资的入库验收制度。准确及时地发放展览用具及材料。实行科学管理，降低储存费用。第七章1.展会服务的阶段性，每个阶段的主要内容是那些？展会的服务贯穿于整个展览会的展前、展中、展后等各个不同的阶段，它既包括信息、餐饮、仓储、交通运输及停车场所等相关行业的配套服务，也包括展会期间应当提供的清洁、保安、5展品运输、展位搭建及顾客所需要的广告位租赁、广告设计和制作等必不可少的行业服务。1）展前：与主办单位的合同2）布展：展位的设计、安排【工作重点：1.物流、展品进馆2.车辆安排3.租赁物品4.展位搭建5.特装管理】3）展出：参展商的联络、预定特装的审图【1.餐饮2.车辆安排3.保洁4.保安5.现场秩序】4）撤展：展品运输【1.人身安全2.消防3.展品回运】2.现场服务的特点？时间紧（现场服务时间短暂，如布展，通常仅有一到两天的时间，因此及时、高效、到位的服务是衡量展馆现场服务水平的重要评价指标）；对象多；内容杂；要求高；硬件相对固定，软件尤为重要。3.会议服务的流程是什么？1）会前准备1.打开会议场所门、灯光、空调（根据会场的大小确定提前时间），按客户要求做好准备工作2.网络部保障人员到位，设备检查3.会议服务责任人再次检查，协助会务项目经理与客户沟通，处理问题2）迎宾与服务1.迎宾员于会前20分钟到位2.抽调服务人员为客人拉椅，协助入座3.派发小毛巾，斟倒茶水3）会中服务1.会议开始后，关闭各通道门2.服务人员必须在合适位置待命，不得擅自离场3.会议进行中，依客人需求相应的添水4.会议休息应进行简单保洁，更换茶水，补充糖果，不得翻动客人的文件资料4）茶点服务茶点、水果应在会前准备妥当，会议开始后15~20分钟布置5）退场服务1.会议结束时及时拉开各通道门2.服务人员站在主通道门，为客人送行；检查现场有无遗留物品；检查展馆物品完好情况3.客人离开后，服务人员着手清场工作，物品撤离，通知清洁，落实安全措施4.展览工程中最值得注意的事项有哪些？1）搭建物必须建在承办单位划定的范围以内。2）所有搭建物不能封顶，与天花的距离不少于50CM，与墙的距离不少于60CM。3）不得使用燃或易燃材料进行搭建和装修，不得将消防器材4）展场内不准生火，如需动火作业（明火、电焊、气焊），必须通过承办单位事前向保安部申报，经批准领取动火证并做好现场防范工作，方可施工或表演。若不按规程和不带焊工证6操作者，予以追究当事人责任。5）所有图纸必须于展前一个星期提交承办单位审阅，展位图纸应包括正、侧、剖面图、标明尺寸、材料、要有文字说明及用电负荷，并附电路图，承办单位有权拒绝设计图，或要求参展商作出修改。6）参展单位聘请私人承建商对展位进行特装工程，须向展馆方支付展场施工管理费。7）所有参展商不得使用万用电源插座及插头。8）展位电力供应将于每日展览会完后三十分钟关闭，若需要二十四小时电力供应，请尽早与承办机构联系并需另付费用。5.最典型的开幕式的程序1．现场服务流程1）时间节点2）领导人的展位3）签到4）音响的控制2.准备工作的流程1）策划2）组织人员岗位3）舞台搭建（背景板）高度6.开幕式时间节点的控制07：30～09：00准备好开幕式的前期工作（电源、音响设备、舞台、桌椅、讲台、花篮、礼炮、气球、现场布置、座位安排、瓶装水、表演节目等）09：00～09：30礼仪小姐带领领导、嘉宾入席09：30～09：35主持人宣布开始，介绍嘉宾与商家09：35～09：50请领导致辞09：50～09：55由主持人宣布管理系第四届商品展销会正式开幕，同时礼炮打响09：55～10：05请领导嘉宾上台剪彩，剪彩完之后放鞭炮声的音乐10：05～10：10请领导嘉宾合照留念10：10～10：15节目——群舞10：15开幕式结束（注：具体节目安排以当天为准）7.一般会展中心的现场广告有哪些形式？横幅、条幅、立体式招牌、电子屏幕显示、霓虹灯、气球广告、高炮广告、彩虹门、刀旗、易拉宝、写真喷绘