经典实用有价值企业管理培训课件：领导为什么喜欢开会

•为什么要开会?开会重要吗?•据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。开会重要吗?•另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于企业和企业人来说，都具有重要的意义。开会的意义:领导为什么喜欢开会?•开会的意义在于其历史性、指导性领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的：•避免武断、独裁，削弱权威；•推卸责任•延迟决策有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式开会有什么作用？•是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法•会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点•会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献•会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务•会议是管理者实施领导的时机和场合•会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期）•会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步的方式。成功召开团队会议的5大好处•良好的团队会议,能够节省大量的时间,因为管理者可以将信息同时传达给许多人.•降低工作中出现错误的频率,因为团队成员可以利用会议互相交流,从而更好地相互理解.•良好的信息交流能够避免重复劳动的发生.•将来会受到会议结果影响的人得以参与决策,他们的认同感得到提高,工作积极性也会增强.•管理者能更好地了解员工的想法、他们的沟通能力和团队精神，从而更有针对性地对他们进行管理。成功召开会议的前提一：确定召开会议的频率•最理想的开会日期是每周一或周五。•您可以在每周召开一次会议，和您的团队一起确定在这一周内要完成的工作，也就是说，您应该在会议中做好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，做好计划。•至少一个月开一次会，否则团队的团结无法得到促进。•最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。只有这样，开会的作用，才能得到充分的发挥。召开会议的黄金规则•永远不要超过两小时！如果您很难遵守这个时间限制，您可以试试站着开会，比方说让大家都站在较高的桌子旁边参与讨论。您将发现即使您在一个小时后稍做休息，要把会议时间控制在2个小时内也不会有困难。召开会议的9大规则1、准时开始。即使与会人员还没有到齐，也应该准时开始会议。这对于迟到的人是一个明确的信号，告诉他您不接受这种不礼貌的举动。2、议事日程。在会议开始时，您应该询问各位与会者，是否接受已准备好的议事日程。您可以做一些补充，但前提是与会者已经预先做好了充分的准备，否则就把这项工作推迟到下一次会议。您必须在会议开始时，再次明确会议的目标。3、顺利展开讨论。您应该依次对议事日程上的各项内容进行分析，但必须留出充分的时间讨论。如果您发现某一项内容所需的时间比您计划的要长，就要和与会者共同商议解决的办法。检讨一下，哪些问题必须马上进行讨论，哪些内容可以延后！召开会议的9大规则4、休息。会议召开45分钟到60分钟时应注意休息一次。这样能使与会者重新高度集中注意力。如果讨论陷入僵局，也可以采取中间休息的办法。休息有时会带来奇迹。气氛缓和后您能够更快地找到解决问题的办法。5、随即应变。如果您发现会议将超过2个小时，就应该安排一个休息时间，让与会者有机会推迟他们后面的约会。6、在会议中尽可能运用视觉手段。议事日程、重要的问题和建议都可以用活动挂图呈现出来。幻灯片则适用于说明复杂的情况与数字。您应该知道：人只能记住听到内容的20％，看到的内容的40％，同时听到和看到的内容，则可以记住60％。召开会议的9大规则7、总结。定期对讨论的进展进行总结，为与会者指出一个明确的方向。这里也可以利用活动挂图取得极好的效果。8、让所有的与会者参与讨论。您要注意，不要因为某个与会者不善于表达自己的观点，就把他排除在讨论之外。许多员工都掌握丰富的专业知识，却因为不善表达而无法得到充分的利用。9、准时结束会议。最后必须对得出的结论进行总结，确定由哪个人在什么时间完成哪些工作，还要做好书面记录。•会议的类型?开会开到死開到死會議的問題在哪裡：1.會議無聊、冗長、單調、乏味2.主席要製造高潮起伏，也就是衝突。要激發不同的意見、使與會者參與討論。但主席要有即時批准的能力，衝突的結果不一定有共識，此時需要主席的決策。一但決策出現，大家必須支持主席的想法。3.開會效果不彰：開會對組織成敗沒有助益，「大雜會」容易讓重要的課題失焦。4.改變開會架構，依不同的目的開不同的會。會議類型需要時間目的及型式成功關鍵每日報備會(DailyCheck-In)5分鐘分享每日行程及活動•不准坐下•只談行政面•即使有人無法參加，也不能取消每週戰術會(WeeklyTactical)45-90分鐘•檢討每週活動•評估指標•克服戰略性障礙及問題•每個人只有約60秒的時間•在大家報告完之前(約15分鐘)，不設定討論議題•策略性議題延至以後討論每月策略會或臨時策略會(MonthlyStrategicorAdHocStrategic)2-4小時討論、分析、腦力激盪、決定影響遠期成敗的重要議題•討論議題限制在一、兩個•事先準備、研究•多加點衝突性每季外地檢討會(QuarterlyOff-siteReview)1-2天評估策略、產業趨勢、競爭狀況、主要人事、團隊發展•離開辦公室•重點放在工作上，不要安排太多社交活動•行程、進度不要排太滿开会的技巧1.會議的時間控制很重要。2.講重點。3.無充分資料可供決策時，不要浪費時間，待下次會一準備好資料再討論。4.不得遲到，或藉故不參加會議。5.重要的問題先討論。6.例行性的議題，或是無趣的問題，最後再談。7.不要打岔。8.不要花時間討論無關緊要的問題。9.會議裏面要有「衝突」，這邊的衝突是指需要解決的不安情境。10.遇到重要而可能引起衝突的議題時，不要逃避。11.衝突不在「怎麼做」，而是「何時做」。12.會議的開場很重要，必須能吸引大家的注意力。13.「探勘」：發現大家意見相左、但又不見得提出來討論的問題，就要逼大家提出來溝通，直到充分表達為止。14.共識其實沒那麼容易達到，不同的意見充分表達後，應由老闆下最後決定，大家則全力配合。•在现代社会里，基本上每个人都在一个组织里，有组织就少不了开会，而你所在的组织越成功，你用于开会的时间就越多。《开会的革命》告诉我们，以保守的估计，一个人一生用于开会的时间超过9000个小时，比整整一年还多。而如果你是中层管理者，你每周可能有35%的时间用于开会。如果是高层管理者，则可能超过50%。至于为开会花的钱，说出来更是一个吓人的数字。作者告诉我们，大多数组织直接花在开会上的费用占人事预算的7%到15%，有的组织还要多些。成功会议5要素•会议的组织者和与会者都希望开一个成功的会议，而什么是和怎么成为成功会议呢？《开会的革命》提出五条要素：•一是必须有一个共同的内容注意点，这是指目的清晰；•二是有一个共同的过程注意点，这是指不跑题；•三是有人负责维护一个开放而配合平衡的会议环境，这是指有人引导；•四是必须有人负责保护与会人员不受人身攻击，这是指与会者的平等待遇；•五是每个人的角色必须分配明确，责任必须划分清楚，这是对与会者的要求。三星的会议艺术韩国三星集团是全球增长最快的企业，其成功在很大程度上得益于其独特、高效的“会议文化改革”。《开会就要学三星》一书详尽系统介绍其会议文化的精髓。以最快的速度了解一个公司的方法就是参加几次职员会议,因为，在召开会议的方式和水平中，融入了该公司的一切。会议是企业文化的主宰，能够成为强有力的竞争武器。1993年，“三星”总裁李健熙通过历时4个月的洛杉矶—法兰克福—尾崎—东京—伦敦的长征式会议，将1800多名高级职员召集到海外，进行500多个小时的漫长讨论，确立了名为“三星新经营”的战略转型。自那时起，“三星”的会议朝着一旦开始，就不是徒费时间，而是直指目标。在书中，作者详尽地介绍了“三星”准备会议的5W1H规则；制定会议思想与行动指南———3种思考、3个原则、7条规定；以及三星会议必须联系工作的原则：将会议内容（word）通过窗口（window）准确地传达给相关者并反映到实际工作（work）中。三星在召开会议时会视工作性质和目的不同而采取不同的方式，有时是将效率提高两倍的站立式会议，有时则采用能改变沉闷气氛、加强感性交流的蒸汽浴会议等等。三星人都必须正确了解并理解“我们召开会议的理由是什么”、“想要做出什么决定”。而三星集团，则从此起步，成为可与美国的通用电气公司比肩的世界一流企业。在有产品的地方现场会议•三星将容易流于桌面空谈的会议改为与现场相联系的窗口来取得成果，这样的情况是很多的。•1995年3月9日，在三星电子欧美工厂的运动场上聚集了2000名职员，他们头上扎着写有“确保质量”的带子，一副悲壮的表情。在职员们的前面挂有如下横幅：“质量是我们的人格，是自尊!”同时，现场有10名工人手中握有铁锤。•手机、无绳电话等15万部产品在运动场中央堆成了一座小山，这些产品折合成钱的话，有近500亿韩元。开始砸毁产品了，产品碎片纷纷飞散开去。破碎的产品碎片又被扔进了赤红色的火坑，经过数十道工序，凝聚着汗水和心血的产品迅间化为了灰烬。这就是“劣质产品焚毁仪式”。•灰烬意味着与过去的决断，手机升级工作就这样从设计开始在灰烬中再次踏上征程。三星就是这样焚毁了自己制造的产品，召开了质量改进会议。尽管无数次强调质量经营，但是在现场，因质量未得到改进而痛下猛药，才有了这誓师式的质量改进会议。•“在开发上应当改进哪些部分呢?”•“在生产上有什么做错了呢?”•“在采购和质量检查上应当完善哪些部分呢?”•三星通过质量改进会议对这些问题进行了讨论，并且与改进活动相联系。就是10年前发生的这场“劣质产品焚毁仪式”，成为了如今Anycall(三星手机品牌)神话的基础。•要点：会议不仅仅是在会议室里召开的，也要在必要的场所召开，以增加现场气氛。现场会议不是由经营者坐在会议桌旁召开的会议，而是直接在制造或销售产品的现场召开以解决问题的解决问题性会议。现场可以是工厂，也可以是百货商店，甚至可以是国外。早起型企业会议•最近，“早起型人”成为了话题。《将人生延长成两倍的早起型人》、《早起型人成功记》、《转变成早起型人吧》等宣扬如果高效率地利用早晨时间，就能够改变人生的书籍引起了人们的关注。而在产业界中，“早起型企业”正在增加。将工作时间提前或者早早地召开干部会议的企业正在不断出现，迎合早起型人的早餐演讲等也在大幅增加。•可以说，这种“早起型人”正是指三星人。•三星引人早晨7点上班，下午4点下班的被称作“7.4”制的早上班制度，进行了工作革新。在引入之后，这一引起许多争议的“7.4”制居然于10年后正式废除，但是早晨早早地上班、以会议来开始一天工作的风气尚在。•在三星，经常是早晨边吃便当边召开干部会议或重要会议。•在上班之前，会议大致是在工作开始前结束，所以具有不占用工作时间的优点。•并且，召开完会议的高级职员就会带着会议内容开始工作或者继续召开干部会议，所以非常有效率。早餐会议以经营会议而非工作会议为主，也邀请外部人士作演讲或就问题事项简单地召开会议。•在早晨召开会议显然比其它时间效率更高：头脑清醒、不拖拖拉拉、在身体上和精神上不受其它工作的影响。•要点：会议要定时。如果会议时间太平，则无法说服参加者；相反，如果太晚，则会议本身的存在价值就失去了。早晨最先召开会议是较为理想的。将效率提高站立式会议•在办公室中召开的会议，一般而言大部分是坐在椅子上的。但是如果坐在舒适的椅子上喝着茶召开会议，则会闲谈或因无关的事情浪费会议时间，这样的例子是很多的。•为了消除这些弊端，三星引入了站立式会议。站立式会议是指撤去会议室的椅子、桌子，所有人都站着开会。•某会议主办者A因一件紧急议案而召集会议，相关部门的所有职员立即聚集到了会议室，但是会议室